Cách tạo và quản lý tài khoản người dùng

Để cấp quyền dùng Viindoo cho một người, vào Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng, bấm Mới, nhập tên và email, chọn mức quyền ở từng ứng dụng trong tab Quyền truy cập, rồi bấm Gửi một email mời. Người đó nhận email, đặt mật khẩu và đăng nhập được. Cũng trên form này, Quản trị viên có thể đổi mật khẩu, liên kết người dùng với nhân viên và chỉnh tùy chọn của họ.

Ai làm	Người dùng có quyền Quản trị viên (Thiết lập).
Ứng dụng	Thiết lập

Cần có trước

• Cài các ứng dụng mà người dùng sẽ làm việc, để cấp được quyền cho họ (Cách cài đặt, nâng cấp và gỡ ứng dụng, module).

• Muốn chọn loại người dùng khác Người dùng Nội bộ, bật chế độ nhà phát triển.

Làm sao để tạo người dùng?

1. Vào Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng và bấm Mới.

2. Nhập Tên và Địa chỉ Email. Địa chỉ email cũng là tên đăng nhập của người dùng. Để thêm ảnh, bấm biểu tượng máy ảnh bên phải.

3. Kiểm tra Công ty được phép và Công ty Mặc định ở mục Đa công ty nếu bạn làm việc với nhiều công ty. Mặc định người dùng được gán công ty bạn đang làm việc.

4. Khi đã bật chế độ nhà phát triển, chọn Loại người dùng (xem bảng bên dưới). Người dùng mới mặc định là Người dùng Nội bộ.

5. Mở tab Tùy chọn và đặt Ngôn ngữ, Múi giờ, Thông báo cho người dùng (xem bảng bên dưới).

6. Với người dùng nội bộ, cấp quyền truy cập (mục tiếp theo). Rồi lưu lại.

Nên chọn loại người dùng nào?

Loại người dùng	Dành cho ai
Người dùng Nội bộ	Nhân viên và bất kỳ ai làm việc trong các ứng dụng Viindoo, ví dụ kế toán thuê ngoài.
Cổng thông tin	Khách hàng và nhà cung cấp chỉ xem chứng từ của chính họ (báo giá, đơn hàng, hóa đơn, dự án) trên cổng thông tin của website.
Công khai	Khách truy cập website chưa đăng nhập. Bạn hiếm khi phải tự tạo loại người dùng này.

Các trường tùy chọn có tác dụng gì?

Trường	Tác dụng
Ngôn ngữ	Ngôn ngữ người dùng nhìn thấy. Xem Cách thêm ngôn ngữ và đổi ngôn ngữ giao diện.
Múi giờ	Ngày giờ trên giao diện và trong email hiển thị theo múi giờ này. Sai múi giờ thì giờ họp và hạn chót bị lệch.
Thông báo	Xử lý bằng email: thông báo được gửi tới email của người dùng. Xử lý trong hệ thống: thông báo nằm trong hộp thư Viindoo. Muốn nhận cả hai, cài phân hệ Inbox Notifications and Emails. Xem Thiết lập và phân loại thông báo trong ứng dụng Viindoo Thảo luận.
Chữ ký Email	Được thêm vào cuối mọi email người dùng gửi từ Viindoo.

Làm sao để cấp quyền cho người dùng nội bộ?

Ở tab Quyền truy cập, mỗi ứng dụng đã cài có một ô. Chọn mức quyền mà vai trò của người đó cần, ví dụ Người dùng hoặc Quản trị viên. Để trống ô nếu không cho dùng ứng dụng đó.

Mẹo

Mỗi ứng dụng giải thích các mức quyền trong bài bắt đầu của nó, ví dụ Bán hàng, Mua hàng và Kho.

Khi bật chế độ nhà phát triển, tab này còn hiện các ô tích Kỹ thuật và Quyền Bổ sung cho những tính năng như xuất dữ liệu, tạo liên hệ hoặc dùng nhiều loại tiền tệ; các ứng dụng bạn cài thêm có ô riêng, ví dụ cho kho hoặc số sê-ri. Một số ô được tích tự động khi bạn bật tùy chọn tương ứng trong thiết lập của ứng dụng.

Để kiểm tra chính xác người dùng được làm gì, xem Cách phân quyền người dùng theo nhóm quyền.

Người dùng mới đăng nhập lần đầu như thế nào?

1. Trên form người dùng, bấm Gửi một email mời.

2. Người dùng mở email và bấm Chấp nhận lời mời.

3. Ở trang vừa mở, người dùng nhập mật khẩu hai lần và xác nhận. Họ được đăng nhập và dùng được Viindoo.

Trạng thái ở đầu form chuyển từ Chưa từng kết nối sang Đã xác nhận sau lần đăng nhập đầu tiên. Nếu người dùng đã từng đăng nhập và quên mật khẩu, dùng Gửi Hướng dẫn đặt lại mật khẩu.

Làm sao để đổi mật khẩu cho người dùng?

Quản trị viên đặt được mật khẩu mới mà không cần biết mật khẩu cũ.

1. Mở người dùng và bấm biểu tượng bánh răng ⚙ ‣ Thay đổi Mật khẩu.

2. Gõ mật khẩu mới vào Mật khẩu mới và bấm Thay đổi Mật khẩu.

Báo mật khẩu mới cho người dùng và nhắc họ đổi lại trong hồ sơ của mình (Cách đổi tùy chọn cá nhân và mật khẩu).

Người dùng được liên kết với liên hệ và nhân viên thế nào?

• Liên hệ: mỗi người dùng có một liên hệ cùng tên, được tạo tự động. Khi bật chế độ nhà phát triển, ô Đối tác liên quan dưới email cho biết liên hệ đó. Dùng liên hệ để lưu địa chỉ và số điện thoại của người đó (Cách tạo liên hệ mới).

• Nhân viên: nếu bạn cài thêm ứng dụng Nhân viên, bấm Tạo nhân viên ở đầu biểu mẫu của người dùng nội bộ để tạo một nhân viên đã liên kết sẵn với người dùng này. Xem Cách liên kết Nhân viên với Tài khoản người dùng.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Người dùng không nhận được email mời.	Kiểm tra địa chỉ email và máy chủ gửi thư đang hoạt động, rồi bấm Gửi một email mời lại.
Người dùng không thấy một ứng dụng.	Ô của ứng dụng đó trong tab Quyền truy cập đang trống. Chọn một mức quyền.
Tôi không tìm thấy Loại người dùng.	Bật chế độ nhà phát triển.

Bước tiếp theo

• Cách phân quyền người dùng theo nhóm quyền: xem chi tiết quyền của một người dùng.

• Cách đổi tùy chọn cá nhân và mật khẩu: những gì mỗi người dùng tự đổi được trong hồ sơ của mình.

• Cách bật xác thực hai lớp: bảo vệ tài khoản bằng xác thực hai yếu tố.