Cách tìm và gộp liên hệ bị trùng

Khi cùng một khách hàng hoặc nhà cung cấp bị lưu nhiều lần, hãy gộp các bản trùng thành một liên hệ trong Danh bạ: chọn chúng ở dạng danh sách, bấm Tác vụ ‣ Hợp nhất, chọn liên hệ cần giữ lại rồi bấm Gộp liên hệ. Mọi báo giá, đơn hàng, hóa đơn và tin nhắn của các bản trùng được chuyển sang liên hệ được giữ lại. Dùng Chống trùng lặp các liên hệ khác để Viindoo tự rà toàn bộ danh bạ tìm liên hệ trùng.

Ai làm	Mọi người dùng có quyền truy cập Danh bạ. Gộp các liên hệ có email khác nhau thì cần Quản trị viên.
Ứng dụng	Danh bạ (cũng mở được từ Bán hàng, CRM, Mua hàng và Kế toán)

Cần có trước

• Đã cài ứng dụng Danh bạ.

• Biết cách lọc và tìm kiếm dữ liệu.

Cảnh báo

Không thể hoàn tác thao tác gộp. Các bản trùng được gộp sẽ bị xóa, chỉ còn lại liên hệ đích. Hãy kiểm tra danh sách liên hệ trong cửa sổ gộp trước khi xác nhận.

Làm sao để tìm liên hệ bị trùng?

Tìm theo phần tên, email hoặc số điện thoại mà các bản trùng có chung.

1. Vào Danh bạ và chuyển sang dạng danh sách.

2. Gõ một phần tên vào ô tìm kiếm, ví dụ Duy, rồi chọn Tìm kiếm Tên cho: Duy.

3. So sánh các cột email, điện thoại và mã số thuế. Các liên hệ có cùng thông tin là liên hệ trùng.

Để rà toàn bộ danh bạ một lần thay vì tìm từng tên, xem Làm sao để Viindoo tự tìm mọi liên hệ trùng?.

Làm sao để gộp các liên hệ trùng thành một?

Gộp sẽ giữ lại một liên hệ (liên hệ đích) và chuyển mọi dữ liệu đã ghi trên các bản trùng sang liên hệ đó, nên không mất lịch sử.

1. Ở dạng danh sách, tích chọn các liên hệ trùng (tối đa 3), rồi bấm Tác vụ ‣ Hợp nhất.

2. Trong cửa sổ Hợp nhất, kiểm tra danh sách liên hệ và chọn liên hệ cần giữ ở ô Liên hệ Đích. Viindoo tự đề xuất một liên hệ; đổi sang bản khác nếu bản đó có thông tin đầy đủ nhất. Xóa khỏi danh sách liên hệ nào không được gộp.

3. Bấm Gộp liên hệ.

Lúc này danh sách chỉ còn liên hệ đích. Phần trao đổi của liên hệ này có ghi chú Đã gộp với các đối tác sau kèm tên và ID của các bản đã gộp.

Làm sao để Viindoo tự tìm mọi liên hệ trùng?

Công cụ chống trùng lặp nhóm các liên hệ có chung thông tin bạn chọn, rồi cho bạn kiểm tra từng nhóm hoặc gộp tự động mọi nhóm. Công cụ không có menu riêng; bạn mở nó từ cửa sổ gộp.

1. Ở dạng danh sách, tích chọn một liên hệ bất kỳ và bấm Tác vụ ‣ Hợp nhất, như khi gộp liên hệ trùng.

2. Bấm Bỏ qua các liên hệ này. Không có liên hệ nào bị gộp.

3. Bấm Chống trùng lặp các liên hệ khác.

4. Chọn cách Viindoo nhận biết liên hệ trùng (xem bảng bên dưới), rồi bấm một trong các nút:

   • Gộp thông qua kiểm tra thủ công: hiện từng nhóm một. Với mỗi nhóm, chọn Liên hệ Đích rồi bấm Gộp liên hệ, hoặc bấm Bỏ qua các liên hệ này để giữ riêng. Nên dùng cách này.

   • Gộp tự động: gộp mọi nhóm tìm được theo tiêu chí của bạn mà không hiện ra để kiểm tra. Viindoo hỏi xác nhận trước khi gộp.

   • Gộp tự động toàn bộ quá trình: bỏ qua tiêu chí bạn chọn. Viindoo gộp các liên hệ trùng tên và email với công ty mẹ của chúng, sau đó gộp mọi nhóm liên hệ trùng cả tên, email và mã số thuế. Viindoo hỏi xác nhận trước khi gộp.

Khi không còn nhóm nào, cửa sổ hiện Không có thêm liên hệ để hợp nhất cho yêu cầu này.

Nên chọn tiêu chí nào?

Trường	Tác dụng
Tìm các dữ liệu bị trùng lặp dựa trên dữ liệu: Email, Tên, Công ty, Mã số thuế, Công ty mẹ	Các liên hệ được nhóm lại khi trùng giá trị ở mọi trường bạn tích (không phải chỉ một trường). Email và tên không phân biệt chữ hoa, chữ thường; mã số thuế bỏ qua dấu cách; liên hệ để trống email, tên hoặc mã số thuế thì không được so ở trường đó. Tích ít nhất một trường.
Loại trừ liên hệ có: Một người dùng liên kết tới một liên hệ	Bỏ qua nhóm có liên hệ gắn với tài khoản người dùng, để không gộp nhầm liên hệ của đồng nghiệp.
Loại trừ liên hệ có: Phát sinh kế toán liên quan tới liên hệ	Bỏ qua nhóm có liên hệ đã có bút toán kế toán. Dùng khi kế toán cần rà các liên hệ này trước.
Số lượng Nhóm Liên hệ tối đa	Giới hạn số nhóm tìm được trong một lần chạy, ví dụ 3 để mỗi lần xem ba nhóm. Để 0 để tìm mọi nhóm.

Liên hệ trùng do tạo nhầm thì xử lý thế nào?

Nếu bản trùng chưa có dữ liệu nào, bạn có thể xóa, hoặc lưu trữ để ẩn đi mà không mất. Xem Cách lưu trữ, khôi phục hoặc xóa liên hệ. Nếu bản trùng đã có báo giá, đơn hàng hoặc hóa đơn, hãy gộp thay vì xóa.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Vì lý do an toàn, bạn không thể gộp quá 3 liên hệ cùng lúc.	Gộp 3 liên hệ trước, rồi gộp liên hệ kết quả với các liên hệ tiếp theo.
Bạn không thể gộp một liên hệ với liên hệ chính của liên hệ này.	Không gộp được một công ty với người liên hệ thuộc chính công ty đó. Xóa một trong hai khỏi danh sách.
Bạn không thể gộp các liên hệ liên kết với trên một người dùng, ngay cả khi chỉ có một người dùng hoạt động.	Có hai liên hệ thuộc về tài khoản người dùng. Giữ riêng các liên hệ này, hoặc nhờ Quản trị viên rà lại người dùng trước.
Tất cả liên hệ phải có cùng email. Chỉ Quản trị viên có thể hợp nhất liên hệ với các email khác nhau.	Sửa cho email giống nhau, hoặc nhờ Quản trị viên gộp.
Không thể gửi nội dung, vui lòng cấu hình địa chỉ email của người gửi.	Khi gộp, Viindoo ghi một ghi chú vào liên hệ đích, việc này cần email của bạn. Thêm email trong phần tùy chọn cá nhân (ảnh đại diện ‣ Tùy chọn), rồi gộp lại.
Bạn phải chỉ định một bộ lọc cho lựa chọn của mình.	Trong cửa sổ chống trùng lặp, tích ít nhất một trường ở mục Tìm các dữ liệu bị trùng lặp dựa trên dữ liệu.

Bước tiếp theo

• Cách tạo liên hệ mới: nhập đầy đủ thông tin liên hệ để dễ phát hiện liên hệ trùng mới.

• Cách xuất và nhập dữ liệu trong Viindoo: làm sạch danh bạ hàng loạt trước khi nhập khẩu.