Cách mua và nhập kho tài sản¶
Có ba cách tạo tài sản trong Viindoo Kế toán: nhập thủ công, để hóa đơn mua hàng tự tạo, hoặc phân bổ sản phẩm đã nhập kho để đưa vào sử dụng bằng phiếu Phân bổ tài sản. Dùng hóa đơn mua hàng cho mặt hàng bạn không nhập kho (đất, dịch vụ, chi phí trả trước dài hạn) và dùng phiếu phân bổ cho thiết bị nhận vào kho trước.
Ai thực hiện: kế toán viên có quyền Quản lý tài sản kế toán (hóa đơn mua hàng) và người dùng Kho (phiếu phân bổ). Ứng dụng: Kế toán, Mua hàng, Kho.
Trước khi bắt đầu
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Mua hàng và Tự động điền nhóm tài sản trên hóa đơn nhà cung cấp (nhóm tài sản đi theo sản phẩm vào hóa đơn mua hàng)
Kho và Tích hợp Kế toán Tài sản với Kho vận (phiếu phân bổ tài sản)
Tạo tài sản thủ công như thế nào?¶
Tạo tài sản từ hóa đơn mua hàng như thế nào?¶
Dùng cách này cho các mặt hàng không nhập kho trước khi dùng, như tài sản cố định vô hình, công cụ dụng cụ và chi phí trả trước dài hạn.
Ví dụ: Bạn mua một thửa đất giá 2 tỷ đồng và nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Tài sản cố định vô hình này có giá trị 2 tỷ đồng.
Bước 1: Tạo sản phẩm
Hãy cấu hình nhóm tài sản trước, rồi tạo sản phẩm. Trên sản phẩm, chọn loại sản phẩm không theo dõi tồn kho (ví dụ dịch vụ) và đặt Nhóm tài sản (trường nằm dưới tài khoản chi phí, kế toán viên mới thấy). Nếu để trống, bạn có thể chọn nhóm trên dòng hóa đơn mua hàng.
Bước 2: Tạo và xác nhận hóa đơn mua hàng
Để tạo hóa đơn mua hàng, vào Kế toán > Nhà cung cấp > Hóa đơn mua hàng > Mới. Khi đã cài Tự động điền nhóm tài sản trên hóa đơn nhà cung cấp, Nhóm tài sản của sản phẩm được điền sẵn trên dòng.
Ghi chú
Khi chọn sản phẩm, thông tin của sản phẩm được đưa vào hóa đơn mua hàng. Cấu hình sẵn trên sản phẩm giúp bạn tiết kiệm thời gian.
Bấm Xác nhận. Trạng thái hóa đơn chuyển từ Nháp sang Đã ghi sổ và nút Xem tài sản xuất hiện.
Bấm Xem tài sản để mở tài sản, được tạo ở trạng thái Nháp với thông tin của hóa đơn và của nhóm tài sản. (Nếu nhóm bật Tự động xác nhận tài sản, tài sản đã ở trạng thái Đang khấu hao.) Dòng có số lượng lớn hơn một tạo mỗi đơn vị một tài sản.
Danh sách tài sản của công ty bạn nằm ở Kế toán > Kế toán > Tài sản.
Xem thêm
Tạo tài sản từ sản phẩm nhập kho như thế nào?¶
Dùng cách này cho thiết bị bạn nhận vào kho trước khi dùng. Ví dụ: bạn mua 2 máy tính bảng, mỗi máy 20.000.000 đồng; hàng nhập kho rồi đưa vào sử dụng.
Bước 1: Tạo sản phẩm
Xem Cách tạo sản phẩm mới. Sản phẩm phải:
theo dõi tồn kho, với truy xuất Theo số sê-ri duy nhất (hoặc theo lô);
thuộc nhóm sản phẩm có định giá tồn kho Tự động, điều kiện Viindoo yêu cầu cho phân bổ tài sản;
có Nhóm tài sản (bạn cũng có thể chọn trên phiếu).
Đồng thời bật Vị trí lưu kho và Số lô & sê-ri trong thiết lập Kho: menu Dịch chuyển tài sản chỉ hiện khi bật Vị trí lưu kho.
Bước 2: Mua và nhận sản phẩm
Trong ứng dụng Mua hàng, tạo đơn mua hàng và xác nhận phiếu nhập kho kèm số sê-ri của từng đơn vị. Xem cách mua sản phẩm lưu kho.
Bước 3: Tạo hóa đơn mua hàng
Tạo hóa đơn mua hàng từ đơn mua hàng và ghi sổ. Dòng hóa đơn của sản phẩm theo dõi tồn kho không tạo tài sản: tài sản được tạo bởi phiếu phân bổ bên dưới.
Bước 4: Phân bổ tài sản
Việc phân bổ dùng ứng dụng Tích hợp Kế toán Tài sản với Kho vận. Cài từ Ứng dụng, xem Cách cài đặt, nâng cấp và gỡ ứng dụng, module.
Tạo phiếu dịch chuyển mới: vào Tồn kho > Nghiệp vụ > Dịch chuyển tài sản > Mới.
Nhập:
Loại nghiệp vụ: Phân bổ tài sản. Địa điểm đích là Vị trí tài sản.
Ở tab Nghiệp vụ: Sản phẩm, Nhóm tài sản (mặc định theo sản phẩm) và Yêu cầu.
Bấm Đánh dấu cần làm.
Viindoo giữ hàng từ kho: cột Số lượng hiện số đơn vị đã giữ. Bấm biểu tượng danh sách ở cuối dòng để mở dịch chuyển kho: danh sách Lấy từ hiện số sê-ri của từng đơn vị lấy từ kho. Đổi số sê-ri tại đó nếu muốn phân bổ đơn vị khác.
Bấm Xác nhận để xác nhận phiếu.
Nút Tài sản xuất hiện trên phiếu.
Nút này mở các tài sản đã tạo, mỗi số sê-ri một tài sản.
Danh sách đầy đủ cũng nằm ở Kế toán > Kế toán > Tài sản, nơi bạn có thể bắt đầu khấu hao.
Kết quả mong đợi¶
Hóa đơn mua hàng của sản phẩm không theo dõi tồn kho tạo một tài sản Nháp khi được ghi sổ.
Phiếu phân bổ tài sản đã xác nhận tạo mỗi đơn vị một tài sản.
Lỗi thường gặp¶
Không thấy menu Dịch chuyển tài sản - hãy bật Vị trí lưu kho trong thiết lập Kho.
Vui lòng kích hoạt chế độ truy xuất nguồn gốc sản phẩm trên sản phẩm ...! - đặt truy xuất theo số sê-ri hoặc lô trên sản phẩm.
Sản phẩm '...' của phiếu '...' phải được cấu hình với phương pháp định giá tự động! - đặt định giá của nhóm sản phẩm là tự động.
Trường sau trên Sản phẩm không hợp lệ: Loại tài sản. - điền Nhóm tài sản trên sản phẩm hoặc trên dòng phiếu.
Số lượng trong kho không có sẵn với lô/số sê-ri "..."! - hãy nhập các đơn vị vào vị trí nguồn trước.
Bước tiếp theo¶
Ghi chú phiên bản¶
Trong Viindoo 18, dòng hóa đơn mua hàng chỉ tạo tài sản khi sản phẩm không theo dõi tồn kho; sản phẩm lưu kho tạo tài sản qua phiếu Phân bổ tài sản.