Cách nhắn tin cho ứng viên và đặt lịch phỏng vấn

Mở hồ sơ ứng tuyển tại Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và dùng khung bên phải: Gửi tin viết cho ứng viên và những người theo dõi, Ghi chú chỉ dành cho nhóm của bạn, và Hoạt động đặt một công việc nhắc việc. Nút Cuộc gặp ở phía trên mở lịch để đặt buổi phỏng vấn. Mọi thứ nằm trên hồ sơ ứng tuyển, nên đồng nghiệp đọc được toàn bộ cuộc trao đổi, kể cả khi họ không tham dự phỏng vấn.

Ai làm	Người dùng có quyền Tuyển dụng ‣ Cán bộ, và những người phỏng vấn được giao hồ sơ.
Ứng dụng	Tuyển dụng, kèm Lịch

Trước khi bắt đầu

• Ghi nhận hồ sơ ứng tuyển kèm địa chỉ email của ứng viên. Xem Cách thêm hồ sơ ứng tuyển trong Tuyển dụng.

• Cơ sở dữ liệu của bạn phải gửi được email (có máy chủ email gửi đi).

Làm thế nào để gửi tin nhắn cho ứng viên?

1. Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và mở hồ sơ. Dạng xem Kanban hiển thị các hồ sơ theo giai đoạn.

2. Trong khung trao đổi bên phải, bấm Gửi tin. Dòng Đến liệt kê những người theo dõi và ứng viên; hãy giữ ứng viên được đánh dấu.

3. Nhập nội dung và bấm Gửi.

4. Để thêm tiêu đề, tệp đính kèm như biểu mẫu cần điền, hoặc thanh định dạng, bấm biểu tượng mở rộng của khung. Cửa sổ Soạn email sẽ mở ra.

Thư trả lời của ứng viên quay về cùng hồ sơ ứng tuyển, trong cùng cuộc trao đổi.

Làm thế nào để đồng nghiệp theo dõi một hồ sơ?

Người theo dõi thấy hồ sơ và nhận các tin nhắn. Bấm nút người theo dõi (con số cạnh biểu tượng người) để xem họ, và Thêm người theo dõi để thêm. Chọn các liên hệ và bật Thông báo cho người nhận nếu muốn báo cho họ ngay.

Người theo dõi cần có địa chỉ email trong liên hệ, nếu không họ không nhận được tin nhắn.

Làm thế nào để đặt lịch phỏng vấn?

1. Bấm nút Cuộc gặp ở phía trên hồ sơ. Nút hiển thị Không có cuộc gặp cho đến khi bạn đặt lịch, sau đó hiển thị số cuộc gặp và ngày.

2. Trong lịch, bấm vào ngày và giờ phỏng vấn. Viindoo đặt tên cuộc gặp theo tên ứng viên và mời ứng viên, trưởng phòng ban và người tuyển dụng. Đổi tiêu đề, thêm người tham dự nếu cần rồi lưu.

3. Viindoo tạo một công việc nhắc việc trên hồ sơ, đến hạn vào ngày phỏng vấn, để không ai quên.

Về các cách đặt cuộc họp khác, xem Hướng dẫn tạo cuộc họp trong hệ thống Viindoo.

Làm thế nào để đặt công việc nhắc việc tiếp theo?

Bấm Hoạt động, chọn Loại hoạt động, nhập Tóm tắt, đặt Ngày đến hạn và người được Phân công cho, rồi bấm Lịch trình. Dùng để nhắc quản lý cho ý kiến hoặc gọi lại ứng viên.

Làm thế nào để trao đổi về hồ sơ với nhóm của tôi?

Bấm Ghi chú, viết đánh giá của bạn, và gõ @ cùng tên để gắn thẻ một người. Ghi chú chỉ nhóm của bạn thấy, ứng viên không bao giờ thấy. Dùng cho nhận xét sau phỏng vấn hoặc câu hỏi cho quản lý về bước tiếp theo.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cần làm gì
Bạn phải xác lập một Tên liên hệ cho hồ sơ ứng tuyển này.	Điền tên ứng viên trên hồ sơ, rồi bấm Cuộc gặp lại.
Ứng viên nói không nhận được gì.	Kiểm tra địa chỉ email của ứng viên và cơ sở dữ liệu có máy chủ email gửi đi.
Một người theo dõi không nhận được tin nhắn.	Thêm địa chỉ email vào liên hệ của người theo dõi đó.

Bước tiếp theo

• Cách chuyển hồ sơ ứng tuyển qua các giai đoạn tuyển dụng: chuyển hồ sơ sang giai đoạn kế tiếp sau buổi phỏng vấn.