Cách thêm hồ sơ ứng tuyển trong Tuyển dụng

Để ghi nhận một người ứng tuyển, vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển, chuyển sang dạng xem Kanban và bấm + ở đầu cột đầu tiên (hoặc Mới). Nhập tên ứng viên và chọn vị trí, rồi bấm Thêm. Sau đó mở thẻ để bổ sung thông tin liên hệ, sơ yếu lý lịch và kỹ năng. Hồ sơ từ website, từ địa chỉ email hoặc từ liên kết có theo dõi được Viindoo tạo mà không cần nhập tay.

Ai làm	Người dùng có quyền Tuyển dụng ‣ Cán bộ.
Ứng dụng	Tuyển dụng

Trước khi bắt đầu

• Cài ứng dụng Tuyển dụng. Tab Sơ yếu lý lịch xuất hiện khi đã cài ứng dụng Kỹ năng nhân viên.

• Tạo vị trí công việc mà người đó ứng tuyển.

Ứng viên và hồ sơ ứng tuyển khác nhau thế nào?

Ứng viên là con người: tên, email, điện thoại, sơ yếu lý lịch và kỹ năng. Hồ sơ ứng tuyển gắn một ứng viên với một vị trí công việc và đi cùng người đó qua các giai đoạn tuyển dụng. Ứng viên ứng tuyển hai vị trí có hai hồ sơ ứng tuyển nhưng chỉ một sơ yếu lý lịch. Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Ứng viên liệt kê toàn bộ ứng viên.

Làm thế nào để thêm hồ sơ ứng tuyển từ dạng xem Kanban?

1. Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và chuyển sang dạng xem Kanban. Mỗi cột là một giai đoạn tuyển dụng.

2. Bấm + ở đầu cột mà người đó đang ở (thường là Mới). Nhập tên ứng viên, chọn Vị trí công việc và bấm Thêm.

3. Bấm Sửa thay vì Thêm để mở ngay biểu mẫu đầy đủ.

Dạng xem Kanban cho thấy toàn bộ hồ sơ theo giai đoạn chỉ trong một cái nhìn; hãy dùng nó thay cho danh sách khi bạn theo dõi quá trình tuyển dụng hằng ngày.

Làm thế nào để điền biểu mẫu hồ sơ ứng tuyển đầy đủ?

Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và bấm Mới, hoặc mở một thẻ có sẵn.

Bạn cũng có thể tạo hồ sơ cho một vị trí cụ thể: tại Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Theo vị trí công việc, bấm nút Hồ sơ ứng tuyển mới của vị trí để xem các hồ sơ của vị trí đó, rồi bấm Mới. Menu của thẻ vị trí cũng có Mới ‣ Hồ sơ ứng tuyển.

Cần điền những trường nào?

Trường	Tác dụng	Nếu sai
Ứng viên	Tên người ứng tuyển. Nhập một tên mới và chọn Tạo, hoặc chọn ứng viên có sẵn.	Tạo thêm một ứng viên cho cùng một người sẽ làm tách rời sơ yếu lý lịch và lịch sử của họ.
Vị trí công việc	Vị trí ứng tuyển. Phòng ban, người tuyển dụng và người phỏng vấn lấy từ vị trí này.	Để trống thì hồ sơ không đi theo quy trình của một vị trí.
Email, Điện thoại, Hồ sơ LinkedIn	Thông tin liên hệ của ứng viên. Viindoo dùng email và điện thoại để tìm các ứng viên tương tự.	Sai email thì các email bạn gửi không đến được.
Người tuyển dụng	Người phụ trách hồ sơ. Lấy từ vị trí công việc.	Hiển thị trên thẻ và trong các báo cáo.
Người phỏng vấn	Những người dùng được phép phỏng vấn ứng viên này. Họ chỉ thấy các hồ sơ được giao.	Người phỏng vấn không có trong danh sách thì không mở được hồ sơ.
Nhãn	Từ khóa để tìm kiếm và lọc hồ sơ.	Không có.
Tab Ghi chú	Ấn tượng ban đầu về ứng viên, tóm tắt hồ sơ.	Ghi chú nội bộ của bộ phận tuyển dụng.
Tab Chi tiết	Bằng cấp, ngày khả dụng, lương dự kiến và đề xuất, Nguồn và Phương tiện.	Thiếu nguồn thì báo cáo nguồn kém hữu ích.

Bấm ngôi sao trên thẻ để đánh giá hồ sơ (từ một đến ba sao). Bấm biểu tượng lưu khi điền xong.

Làm thế nào để ghi sơ yếu lý lịch và kỹ năng?

Mở tab Sơ yếu lý lịch của hồ sơ ứng tuyển. Sơ yếu lý lịch và kỹ năng thuộc về ứng viên, nên mọi hồ sơ của cùng một người đều hiển thị chúng.

1. Ở Sơ yếu lý lịch, bấm Tạo mới một bản ghi (hoặc Thêm cạnh một nhóm như Kinh nghiệm hoặc Giáo dục) và điền loại, tiêu đề, thời gian và mô tả. Để trống ngày kết thúc nếu việc đó còn đang tiếp diễn. Bấm Lưu & Đóng, hoặc Lưu & Tạo mới để thêm dòng kế tiếp.

2. Ở Kỹ năng, bấm Chọn một kỹ năng từ danh sách. Chọn loại kỹ năng, rồi chọn kỹ năng và cấp độ.

Nếu thiếu kỹ năng cần dùng, hãy tạo tại Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Nhân viên ‣ Loại kỹ năng: mở một loại và thêm kỹ năng hoặc cấp độ (mỗi cấp độ có một tỷ lệ phần trăm), hoặc bấm Mới để tạo loại kỹ năng.

Hồ sơ nào được tạo tự động?

• Từ website: ứng viên điền biểu mẫu ứng tuyển của một vị trí đã đăng. Xem Cách đăng tin tuyển dụng lên website.

• Từ địa chỉ email: mỗi vị trí công việc có một bí danh email (tab Tuyển dụng của vị trí, trường Bí danh email). Email gửi đến địa chỉ này sẽ tạo hồ sơ ứng tuyển.

• Từ bộ theo dõi: một liên kết hoặc địa chỉ email có theo dõi cho mỗi nguồn ghi lại ứng viên đến từ đâu. Xem Cách theo dõi ứng viên đến từ đâu.

• Từ trang việc làm: email do một trang việc làm gửi, có trong Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Nền tảng việc làm ‣ Email, không được liên kết với liên hệ nào; Viindoo đọc tên ứng viên từ email bằng Regex của trang đó.

Số hồ sơ mới của từng vị trí hiển thị trên thẻ của vị trí tại Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Theo vị trí công việc.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cần làm gì
Không thấy tab Sơ yếu lý lịch.	Cài ứng dụng Kỹ năng nhân viên.
Một ứng viên xuất hiện hai lần.	Mở ứng viên và bấm nút Ứng viên tương tự: nút này liệt kê các ứng viên cùng email hoặc điện thoại để bạn tìm ra bản trùng.
Bạn không thấy một hồ sơ ứng tuyển.	Quyền của bạn có thể là Người phỏng vấn, chỉ hiển thị các hồ sơ mà bạn là người phỏng vấn. Nhờ quản trị viên cấp quyền Cán bộ.

Bước tiếp theo

• Cách nhắn tin cho ứng viên và đặt lịch phỏng vấn: mời ứng viên đến phỏng vấn.

• Cách chuyển hồ sơ ứng tuyển qua các giai đoạn tuyển dụng: chuyển hồ sơ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác.