Cách lưu trữ, khôi phục hoặc xóa liên hệ

Để ngừng dùng một liên hệ trong Viindoo, mở Danh bạ ở dạng danh sách, tích chọn liên hệ rồi bấm Tác vụ ‣ Lưu trữ: liên hệ bị ẩn khỏi danh sách và các ô chọn, nhưng mọi báo giá, đơn hàng, hóa đơn và tin nhắn gắn với nó vẫn được giữ, và bạn có thể khôi phục bất cứ lúc nào bằng Tác vụ ‣ Bỏ lưu trữ. Chỉ dùng Tác vụ ‣ Xóa cho liên hệ tạo nhầm và chưa có chứng từ nào, vì thao tác xóa không hoàn tác được.

Ai làm

Người dùng có quyền Tạo Liên hệ (xem Ứng dụng Danh bạ: tổng quan và thiết lập). Người dùng khác chỉ xem được liên hệ.

Ứng dụng

Danh bạ (cũng mở được từ Bán hàng, CRM, Mua hàng và Kế toán)

Cần có trước

  • Đã cài ứng dụng Danh bạ.

  • Nếu liên hệ là bản trùng của một liên hệ khác, hãy gộp các bản trùng thay vì xóa, để chứng từ của chúng được giữ trên một liên hệ. Xem Cách tìm và gộp liên hệ bị trùng.

Nên lưu trữ hay xóa liên hệ?

Thao tác

Khi nào dùng

Lưu trữ

Liên hệ không còn dùng nữa (khách đã ngừng mua, nhà cung cấp không còn hợp tác, địa chỉ cũ của nhân viên) nhưng có lịch sử cần giữ. Hoàn tác được.

Xóa

Liên hệ tạo nhầm và chưa có dữ liệu nào ghi trên đó. Không hoàn tác được. Nếu liên hệ đã được dùng trên chứng từ, Viindoo sẽ không cho xóa và đề nghị bạn lưu trữ.

Làm sao để lưu trữ liên hệ?

  1. Vào Danh bạ và chuyển sang dạng danh sách.

  2. Tích chọn các liên hệ cần lưu trữ, rồi bấm Tác vụ ‣ Lưu trữ.

    Liên hệ được chọn ở dạng danh sách của Danh bạ và tác vụ Lưu trữ trong menu Tác vụ

  3. Bấm Lưu trữ để xác nhận.

Liên hệ biến mất khỏi danh sách và không còn chọn được trên báo giá, đơn hàng hay hóa đơn mới. Các chứng từ đã có vẫn hiển thị liên hệ này.

Để lưu trữ từ form liên hệ, mở liên hệ và bấm biểu tượng bánh răng ⚙ ‣ Lưu trữ.

Làm sao để tìm và khôi phục liên hệ đã lưu trữ?

  1. Ở dạng danh sách, mở tùy chọn tìm kiếm và chọn bộ lọc Đã lưu trữ.

  2. Tích chọn các liên hệ cần khôi phục, rồi bấm Tác vụ ‣ Bỏ lưu trữ.

    Liên hệ đã lưu trữ được chọn và tác vụ Bỏ lưu trữ trong menu Tác vụ

Liên hệ hoạt động trở lại, hiện trong danh sách và các ô chọn.

Làm sao để xóa liên hệ tạo nhầm?

  1. Ở dạng danh sách, tích chọn các liên hệ cần xóa, rồi bấm Tác vụ ‣ Xóa.

  2. Bấm Xóa để xác nhận, hoặc Không. Hãy giữ lại để hủy.

    Hộp xác nhận trước khi xóa liên hệ

Để xóa một liên hệ từ form, mở liên hệ và bấm biểu tượng bánh răng ⚙ ‣ Xóa.

Lỗi thường gặp

Thông báo

Cách xử lý

Không thể hoàn tất thao tác: một mô hình khác yêu cầu bản ghi bị xóa. Nếu có thể, hãy lưu trữ bản ghi này.

Liên hệ đã được dùng trên chứng từ (báo giá, đơn hàng, hóa đơn, dịch chuyển kho...). Hãy lưu trữ thay vì xóa.

Bạn không thể xóa các liên hệ được liên kết với một người dùng đang hoạt động.

Liên hệ thuộc về một tài khoản người dùng. Lưu trữ người dùng trước, rồi mới lưu trữ liên hệ.

Bạn không thể lưu trữ các liên hệ được liên kết với một người dùng đang hoạt động.

Lưu trữ người dùng trước ở Thiết lập ‣ Người dùng & Công ty ‣ Người dùng, hoặc nhờ quản trị viên làm việc này.

Bước tiếp theo