Quản lý Dự toán¶
Viindoo cung cấp giải pháp quản lý dự toán toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình tạo và kiểm soát dự toán. Với khả năng tạo dự toán tổng và dự toán con, người dùng có thể dễ dàng dự toán chi phí và doanh thu cho từng hạng mục, từ đó xây dựng kế hoạch tài chính rõ ràng và chính xác.
Ứng dụng cũng hỗ trợ phân công người quản lý cho từng dự toán, đảm bảo mọi hạng mục được giám sát và điều chỉnh kịp thời. Quy trình phê duyệt dự toán được đơn giản hóa, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch trong việc phê duyệt chi phí, đảm bảo các dự toán luôn tuân thủ ngân sách và tiêu chuẩn của doanh nghiệp.
Tạo và phân công Dự toán¶
Các dự toán trong Viindoo được thiết kế theo cấu trúc phả hệ cha-con. Bạn có thể có một dự toán tổng và nhiều dự toán con của nó. Dự toán chi phí và doanh thu của dự toán tổng sẽ được kế thừa từ các dự toán con.
Dự toán tổng¶
Truy cập ứng dụng Dự toán, nhấn Mới để tạo một dự toán mới:
Trong đó:
Tên: Nhập tên của dự toán.
Khách hàng: Chọn khách hàng nếu dự toán có liên quan đến khách hàng này.
Ngày kế hoạch: Chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự kiến.
Tiền tệ: Mặc định là tiền tệ của công ty hiện tại, nhưng bạn có thể chọn loại tiền tệ hợp lệ khác cho dự toán.
Công ty: Công ty mặc định.
Dự toán cha: Để trống.
Dựa trên quy trình kinh doanh của doanh nghiệp, bạn có thể tự thực hiện dự toán hoặc tạo thêm dự toán con và giao cho các phòng/ban khác thực hiện phần dự toán mà mình phụ trách.
Dự toán phụ¶
Trên dự toán tổng, nhấn vào nút Dự toán phụ, sau đó nhấn Mới để tạo các dự toán con.
Thông tin chung của các dự toán con được kế thừa từ dự toán tổng. Tại tab Thông tin khác, người được chọn tại trường Người phụ trách sẽ có quyền truy cập vào dự toán này, các dự toán con của nó và thực hiện lập dự toán.
Thực hiện lập dự toán¶
Khi người phụ trách nhận được phân công một dự toán, họ sẽ truy cập vào dự toán này và bắt đầu quy trình lập dự toán bằng cách nhấn Thêm một dòng để thêm các dòng chi phí hoặc doanh thu. Dựa trên trách nhiệm của mình, bạn có thể thực hiện dự toán chi phí, dự toán doanh thu hoặc cả hai. Các thông tin cần lưu ý:
Sản phẩm: Lựa chọn sản phẩm đại diện cho các khoản chi phí/doanh thu.
Số lượng: Số lượng tương ứng của sản phẩm hoặc chi phí.
Đơn giá: Nhập đơn giá.
Hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số tiền của các khoản dự toán chi phí/doanh thu. Bên cạnh các thông tin cần nhập ở trên, hệ thống sẽ cung cấp cho bạn thêm một số thông tin tham khảo như:
Chi phí: Chi phí của sản phẩm, được tham chiếu từ giá vốn hiện tại của sản phẩm này.
Giá bán: Giá bán của sản phẩm.
Giá mua: Giá mua của sản phẩm.
Khi bạn hoàn thành, bạn có thể nhấn nút Xác nhận để hoàn thành dự toán của mình.
Mỗi khi các dự toán phụ được xác nhận, hệ thống sẽ tự động tổng hợp thông tin dự vào dự toán tổng.
Trong dự toán tổng, bạn cũng có thể xem lợi nhuận từ dự toán này được tổng hợp và tính toán tự động:
Quy trình phê duyệt dự toán¶
Để thực hiện quy trình phê duyệt dự toán, bạn cần:
Cài đặt module viin_estimate_approval;
Xác định danh sách người phê duyệt bằng cách cấu hình kiểu phê duyệt
Trên một dự toán, dù là dự toán chính hay dự toán phụ, bấm biểu tượng bánh răng cạnh tên dự toán và chọn Xin phê duyệt. Trong cửa sổ Gửi phê duyệt, giữ loại yêu cầu Dự toán và bấm Tạo yêu cầu phê duyệt.
Sau đó, bạn có thể tiến hành quy trình phê duyệt theo hướng dẫn trong bài viết Cách tạo và duyệt một đề nghị phê duyệt
Khi người phê duyệt bắt buộc cuối cùng duyệt yêu cầu, dự toán được xác nhận ngay trong cùng bước đó.
Dự toán được giữ nguyên khi yêu cầu bị từ chối, bị hủy hoặc được đặt lại về dự thảo, và khi dự toán đã được xác nhận hoặc hủy thủ công.
Các nút Xác nhận, Hủy và Đặt lại về nháp của dự toán vẫn khả dụng bất kể trạng thái yêu cầu. Khi ai đó xác nhận hoặc hủy dự toán thủ công trong lúc yêu cầu đang chờ, một ghi chú được thêm vào yêu cầu để người phê duyệt thấy. Nếu dự toán bị xóa, yêu cầu phê duyệt của nó vẫn được giữ lại kèm một ghi chú.
Xem thêm
Bài viết liên quan:
Mô-đun tham khảo: