Cách tự động đặt hàng lại bằng quy tắc đặt hàng lại

Quy tắc đặt hàng lại giữ tồn kho của sản phẩm trong khoảng tối thiểu và tối đa. Khi số lượng dự báo xuống dưới Số lượng tối thiểu, Viindoo tạo yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp của sản phẩm với số lượng cần để đạt Số lượng tối đa. Bạn thiết lập ngay trên sản phẩm: tích Theo dõi tồn kho, thêm nhà cung cấp, tích tuyến cung ứng Mua, rồi thêm quy tắc bằng nút Quy tắc đặt hàng lại.

Ai làm	Quản lý mua hàng hoặc quản lý kho (quyền Tồn kho Quản trị viên để xem mọi quy tắc đặt hàng lại)
Ứng dụng	Mua hàng, Tồn kho

Cần có trước

• Cài Mua hàng và Tồn kho. Quy tắc đặt hàng lại, ô Theo dõi tồn kho và tuyến cung ứng Mua có khi cài Tồn kho.

• Tạo sản phẩm.

Chuẩn bị sản phẩm thế nào?

1. Vào Mua hàng ‣ Sản phẩm ‣ Sản phẩm và mở sản phẩm. Ở tab Thông tin chung, chọn Loại sản phẩm là Hàng hóa và tích Theo dõi tồn kho.

2. Ở tab Mua hàng, bấm Thêm dòng và thêm nhà cung cấp kèm giá và Thời gian giao hàng. Nếu có nhiều nhà cung cấp, nhà cung cấp ở dòng đầu được dùng.

3. Ở tab Tồn kho, tích Mua trong Tuyến cung ứng, rồi lưu.

Tạo quy tắc đặt hàng lại thế nào?

1. Trên sản phẩm, bấm nút Quy tắc đặt hàng lại ở phía trên, rồi Mới.

2. Điền dòng mới (xem bảng bên dưới) và lưu.

Lúc này trên sản phẩm có nút hiện Tối thiểu: và Tối đa: kèm số lượng bạn đặt. Với kiểu kích hoạt Tự động, Viindoo kiểm tra quy tắc mỗi khi hàng xuất khỏi vị trí (ví dụ khi xác nhận phiếu giao hàng) và kiểm tra lại mỗi ngày.

Quy tắc đặt hàng lại dùng những trường nào?

Trường	Tác dụng	Nếu sai hoặc bỏ trống
Vị trí	Vị trí kho cần giữ đủ hàng, thường là WH/Stock. Hiện khi bạn dùng nhiều vị trí.	Mỗi sản phẩm chỉ có một quy tắc tại một vị trí.
Tuyến cung ứng	Cách bổ sung hàng. Để trống thì dùng tuyến cung ứng của sản phẩm, hoặc chọn Mua để luôn tạo yêu cầu báo giá. Mặc định bị ẩn: hiện bằng nút điều chỉnh cột.	Với tuyến khác (ví dụ sản xuất), không tạo yêu cầu báo giá.
Kích hoạt	Tự động: Viindoo tự tạo yêu cầu báo giá. Thủ công: nhu cầu chỉ hiện ở Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Cung ứng ‣ Bổ sung hàng cho đến khi có người bấm Đặt hàng.	Với Thủ công, không có gì được đặt cho đến khi có người đặt.
Số lượng tối thiểu (Tối thiểu)	Khi số lượng dự báo xuống dưới mức này, việc bổ sung hàng bắt đầu.	Để 0 thì chỉ bổ sung khi dự báo bị âm.
Số lượng tối đa (Tối đa)	Mức Viindoo đặt hàng lên tới.	Phải lớn hơn hoặc bằng Số lượng tối thiểu.
Bội số số lượng (cột trong danh sách tên là Nhiều số lượng)	Số lượng đặt được làm tròn lên bội số của giá trị này, ví dụ lốc 6. Mặc định bị ẩn.	Để 0 thì không làm tròn.
Hiện có, Dự báo, Cần đặt hàng	Chỉ xem: tồn hiện tại, tồn sau các phiếu nhập và giao đã lên kế hoạch, và số lượng Viindoo sẽ đặt.

Khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu thì sao?

Ví dụ: sản phẩm Nước đóng chai 500 ml có 15 đơn vị hiện có và quy tắc sau:

• Số lượng tối thiểu: 12

• Số lượng tối đa: 36

• Bội số số lượng: 6 (nhà cung cấp bán theo lốc 6 chai)

Một phiếu giao 4 đơn vị được xác nhận, ví dụ từ một đơn bán. Dự báo còn 11, dưới mức tối thiểu 12, nên Viindoo tạo yêu cầu báo giá gửi nhà cung cấp 30 đơn vị:

• cần 36 - 11 = 25 đơn vị để đạt mức tối đa;

• 25 được làm tròn lên bội số kế tiếp của 6 là 30.

Yêu cầu báo giá ghi quy tắc ở Chứng từ gốc. Nếu đang có yêu cầu báo giá nháp cho cùng nhà cung cấp, Viindoo thêm dòng vào đó thay vì tạo mới. Kiểm tra yêu cầu báo giá và xác nhận.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Không có giá nhập hàng phù hợp để tạo đơn mua cho sản phẩm ... (không xác định nhà cung cấp, không đáp ứng số lượng tối thiểu, ngày không hợp lệ, ...). Đi đến biểu mẫu sản phẩm và hoàn thiện danh sách nhà cung cấp.	Thêm nhà cung cấp ở tab Mua hàng của sản phẩm, và kiểm tra số lượng tối thiểu và thời gian hiệu lực. Với kiểu Tự động, thông báo này được ghi thành một hoạt động trên sản phẩm.
Giá trị tối thiểu phải nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tối đa.	Nhập Số lượng tối đa không nhỏ hơn Số lượng tối thiểu.
Quy tắc bổ sung hàng đã tồn tại cho sản phẩm này ở vị trí này.	Sửa quy tắc đang có thay vì tạo quy tắc thứ hai.
Bội số số lượng phải lớn hơn hoặc bằng 0.	Nhập Bội số số lượng bằng 0 hoặc số dương.
Tồn kho đã dưới mức tối thiểu mà không có yêu cầu báo giá.	Kiểm tra sản phẩm đã tích Theo dõi tồn kho, có tuyến Mua, có nhà cung cấp và quy tắc kích hoạt Tự động. Quy tắc thủ công chờ ở Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Cung ứng ‣ Bổ sung hàng.

Bước tiếp theo

• Cách đặt giá nhà cung cấp cho sản phẩm: đặt giá, số lượng tối thiểu và thời gian giao hàng của nhà cung cấp dùng cho yêu cầu báo giá.

• Cách mua sản phẩm theo đơn vị tính khác: đặt hàng theo lốc hoặc thùng.

• Cách thiết lập quy tắc bổ sung hàng: tồn tối thiểu và theo đơn hàng: các cách bổ sung hàng khác.

Ghi chú phiên bản

• Loại sản phẩm Sản phẩm lưu kho được thay bằng Hàng hóa có tích Theo dõi tồn kho.

• Quy tắc được tạo ngay trong danh sách mở từ nút Quy tắc đặt hàng lại; sau đó nút hiện Tối thiểu: và Tối đa:.