Cách chuyển hồ sơ ứng tuyển qua các giai đoạn tuyển dụng

Mỗi cột của dạng xem kanban hồ sơ ứng tuyển là một giai đoạn tuyển dụng. Để theo dõi ứng viên, kéo thẻ từ cột này sang cột kế tiếp, hoặc bấm vào giai đoạn trên thanh trạng thái của hồ sơ. Khi hồ sơ đến giai đoạn được tuyển, bấm Tạo nhân viên. Để thay đổi các giai đoạn của công ty, bấm bánh răng của một cột, hoặc bật chế độ nhà phát triển và mở Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Vị trí công việc ‣ Giai đoạn.

Ai làm	Người dùng có quyền Tuyển dụng ‣ Người phụ trách: Quản lý tất cả ứng viên di chuyển các hồ sơ. Thiết lập giai đoạn cần quyền Tuyển dụng ‣ Quản trị viên.
Ứng dụng	Tuyển dụng

Trước khi bắt đầu

• Cài ứng dụng Tuyển dụng.

• Thêm các hồ sơ ứng tuyển bạn muốn theo dõi.

Viindoo đề xuất những giai đoạn nào?

Mới, Trình độ chuyên môn, Phỏng vấn vòng 1, Phỏng vấn vòng 2, Đề xuất hợp đồng và Đã ký hợp đồng. Giai đoạn cuối là giai đoạn được tuyển. Hãy giữ nguyên, đổi tên hoặc thêm giai đoạn riêng cho khớp với các vòng tuyển dụng của công ty.

Làm thế nào để xem từng ứng viên đang ở đâu?

Vào Tuyển dụng ‣ Hồ sơ ứng tuyển ‣ Tất cả hồ sơ ứng tuyển và chuyển sang dạng xem kanban. Các thẻ của mỗi giai đoạn nằm trong một cột, kèm số hồ sơ ở đầu cột. Cột Đã ký hợp đồng được thu gọn: bấm vào cột để mở.

Làm thế nào để chuyển hồ sơ sang giai đoạn kế tiếp?

• Ở dạng xem Kanban, kéo thẻ sang cột của giai đoạn kế tiếp.

• Hoặc mở hồ sơ và bấm giai đoạn trên thanh trạng thái.

Nếu giai đoạn có mẫu email, Viindoo đăng thư đó lên hồ sơ khi thẻ đến giai đoạn này.

Làm thế nào để cho biết hồ sơ đang bị chặn hay đã sẵn sàng?

Bấm biểu tượng trạng thái tròn của một thẻ (hoặc ở góc trên bên phải của hồ sơ) và chọn một trong bốn trạng thái. Theo mặc định chúng là Đang thực hiện, Sẵn sàng cho bước kế tiếp (xanh lá), Đang chờ (vàng) và Đã bị chặn (đỏ). Màu cũng hiển thị trên thanh tiến độ ở đầu cột.

Làm thế nào để từ chối một hồ sơ?

Bấm Từ chối trên hồ sơ và chọn lý do. Giữ bật Gửi email để báo cho ứng viên, kiểm tra nội dung thư, rồi bấm Từ chối. Hồ sơ được lưu trữ cùng lý do đó; bấm Khôi phục để đưa hồ sơ trở lại.

Làm thế nào để tuyển ứng viên?

Chuyển hồ sơ sang giai đoạn đánh dấu là Giai đoạn được tuyển (mặc định là Đã ký hợp đồng). Viindoo ghi nhận ngày tuyển và hiển thị dải Đã tuyển. Bấm Tạo nhân viên để mở biểu mẫu nhân viên đã điền sẵn dữ liệu của ứng viên.

Làm sao để thay đổi một giai đoạn?

1. Trong dạng xem kanban, bấm bánh răng ở đầu một cột. Menu có Thu gọn, Sửa và Xóa. Để thêm giai đoạn, cuộn đến cuối dạng xem kanban và bấm nút + sau cột cuối cùng, rồi nhập tên giai đoạn.

2. Cách khác: bật chế độ nhà phát triển và vào Tuyển dụng ‣ Cấu hình ‣ Vị trí công việc ‣ Giai đoạn. Danh sách hiển thị mọi giai đoạn theo thứ tự.

3. Mở một giai đoạn, điền biểu mẫu rồi lưu.

Những trường nào của giai đoạn quan trọng?

Trường	Tác dụng	Nếu sai
Tên giai đoạn	Tên của vòng tuyển, ví dụ Phỏng vấn vòng 1. Nên đặt ngắn.	Tên mơ hồ làm khó theo dõi quy trình.
Trình tự	Thứ tự của các giai đoạn, từ trái sang phải.	Sai thứ tự thì các giai đoạn không đúng thứ tự của quy trình.
Mẫu email	Nếu đặt, một tin nhắn được đăng lên hồ sơ bằng mẫu này khi hồ sơ đến giai đoạn.	Chọn sai mẫu thì ứng viên nhận sai thư.
Đóng trong Kanban	Cột được thu gọn khi không có hồ sơ nào. Dùng cho các giai đoạn bạn ít mở.	Không có.
Giai đoạn được tuyển	Hồ sơ đến giai đoạn này có ngày tuyển và nút Tạo nhân viên.	Bỏ chọn sẽ khiến Viindoo ngừng ghi nhận các trường hợp tuyển của giai đoạn này.
Áp dụng cho	Giới hạn giai đoạn cho một số vị trí. Để trống nghĩa là mọi vị trí.	Vị trí ngoài danh sách sẽ không thấy giai đoạn này.
Số ngày để bị tồn đọng	Số ngày mà một hồ sơ nằm trong giai đoạn thì bị coi là tồn đọng. Đặt 0 để tắt.	Không có.
Chú thích	Ý nghĩa của bốn màu trạng thái cho giai đoạn này.	Không có.
Yêu cầu	Điều kiện để hồ sơ vào giai đoạn. Hiển thị khi bạn di chuột qua tiêu đề cột.	Không có.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cần làm gì
Một giai đoạn không hiện trong Kanban của một vị trí.	Mở giai đoạn và kiểm tra Áp dụng cho.
Không có nút Tạo nhân viên.	Chuyển hồ sơ đến giai đoạn có đánh dấu Giai đoạn được tuyển, hoặc kiểm tra hồ sơ chưa gắn với nhân viên nào.
Không có menu Giai đoạn.	Bật chế độ nhà phát triển, hoặc dùng biểu tượng bánh răng của cột.

Bước tiếp theo

• Báo cáo Phân tích Tuyển dụng: đo lường tuyển dụng theo giai đoạn và theo vị trí.

• Các bước tạo một Nhân viên mới trên hệ thống: hoàn thiện hồ sơ nhân viên của người mới tuyển.