Ngày hạch toán của nghiệp vụ kho ghi nhận vào ngày trong quá khứ

Trang này dành cho kế toán viên kiểm tra các bút toán kho của những nghiệp vụ được ghi nhận sau khi chúng xảy ra. Một lần kiểm kê làm vào thứ Năm nhưng nhập vào thứ Tư tuần sau, một lệnh sản xuất xong vào thứ Sáu nhưng đến thứ Tư tuần sau mới được đánh dấu hoàn thành: Viindoo ghi bút toán vào kỳ kế toán của ngày nghiệp vụ thực sự diễn ra, không phải kỳ kế toán của ngày có người ngồi nhập liệu. Kỳ đã khóa không bao giờ nhận thêm bút toán mới: bút toán được chuyển ra khỏi kỳ đó, như mục cuối trang giải thích.

Ai dùng	Kế toán viên, và bất kỳ ai cần giải thích một bút toán kho cho kế toán.
Ứng dụng	Kế toán, với Tồn kho và Sản xuất là nơi phát sinh các bút toán.

Cảnh báo

Không khuyến khích ghi nhận nghiệp vụ với ngày trong quá khứ trong vận hành hằng ngày. Tính năng này có thể bị lạm dụng để ghi nhận sai dữ liệu, dù cố ý hay vô tình, và có thể vô hình trung khiến nhân viên không nhập liệu ngay khi nghiệp vụ thực tế phát sinh. Tính năng được thiết kế chủ yếu cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi doanh nghiệp cần đưa vào hệ thống dữ liệu của các nghiệp vụ đã diễn ra trước thời điểm bắt đầu sử dụng Viindoo.

Trước khi bắt đầu

• Sản phẩm được lưu kho và định giá tự động: Định giá tồn kho của nhóm sản phẩm là Kê khai thường xuyên (khi lập hóa đơn). Sản phẩm định giá định kỳ không tạo bút toán khi kiểm kê, xuất hủy hay sản xuất.

• Đã cài các module Nhập dữ liệu kho trong quá khứ và Kế toán Kho trong quá khứ. Kế toán Kho trong quá khứ tự cài cùng Nhập dữ liệu kho trong quá khứ khi đã cài phần định giá tồn kho (ứng dụng Kế toán cùng Tồn kho). Với bút toán nhân công của lệnh sản xuất, đánh dấu chọn Kế toán Sản xuất trong quá khứ tại Thiết lập ‣ Nghiệp vụ trong quá khứ. Xem Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ.

• Người dùng của bạn mở được Bút toán và xem được các dòng của bút toán (có quyền kế toán đầy đủ).

Nghiệp vụ trong quá khứ nào tạo bút toán?

Một dịch chuyển kho chỉ tạo bút toán khi nó đi tới hoặc xuất phát từ một vị trí kho có tài khoản kế toán: Tài khoản lỗ của vị trí Inventory adjustment, Chi phí sản xuất của vị trí Production. Kiểm kê, xuất hủy và lệnh sản xuất thuộc nhóm này. Nhập kho và giao hàng thì không: chúng được định giá qua hóa đơn mua hàng và hóa đơn bán hàng.

Nghiệp vụ trong quá khứ	Bút toán được tạo	Ngày hạch toán
Kiểm kê	Một bút toán cho giá trị tồn kho mà lần kiểm kê làm tăng hoặc giảm	Ngày hạch toán trong cửa sổ kiểm kê
Xuất hủy	Một bút toán cho giá trị tồn kho của lần xuất hủy	Ngày của thời điểm xuất hủy đã nhập
Lệnh sản xuất	Nguyên liệu, thành phẩm và nhân công	Ngày của Ngày hoàn thành
Nhập kho hoặc giao hàng	Không có bút toán tại kho	Không áp dụng

Mọi bút toán này nằm trong sổ nhật ký kho của công ty, Định giá tồn kho. Số của bút toán lấy theo tháng của ngày hạch toán, nên bút toán ngày 29 tháng 10 mang số STJ/2026/10/... dù được tạo vào tháng 11. Ngày giờ tạo bút toán vẫn là thời điểm thật: chỉ ngày hạch toán thay đổi, nên dấu vết kiểm toán vẫn cho biết ai nhập nghiệp vụ lúc nào.

Ngày hạch toán được quyết định thế nào?

• Ngày là ngày theo múi giờ của người dùng. Người dùng nhập ngày giờ của nghiệp vụ theo múi giờ của mình, và ngày hạch toán là ngày dương lịch của thời điểm đó trong cùng múi giờ. Một lần kiểm kê làm lúc 17 giờ ngày 29 tháng 10 ở Bangkok được hạch toán vào ngày 29 tháng 10.

• Không bao giờ ở tương lai. Mọi cửa sổ hỏi ngày đều từ chối ngày sau thời điểm hiện tại.

• Kiểm kê. Dòng kiểm kê có Ngày hạch toán riêng thì giữ ngày đó. Nếu không, bút toán lấy Ngày hạch toán của cửa sổ kiểm kê, ngày này mặc định là ngày của Counting Date. Khi người dùng xóa trống, bút toán lấy ngày của Counting Date. Cửa sổ chỉ hiện trường này với sản phẩm định giá tự động.

• Lệnh sản xuất. Bút toán nguyên liệu, thành phẩm và nhân công đều lấy ngày của Ngày hoàn thành. Nếu không có Kế toán Sản xuất trong quá khứ, bút toán nhân công sẽ mang ngày có người bấm Sản xuất tất cả, và chi phí của một lệnh có thể bị chia vào hai kỳ.

• Nghiệp vụ ghi nhận không kèm ngày trong quá khứ lấy ngày được ghi nhận, như thông thường.

Làm thế nào để kiểm tra bút toán của một lần kiểm kê trong quá khứ?

1. Mở Hóa đơn ‣ Kế toán ‣ Bút toán.

2. Tìm theo Tham chiếu: đó là lý do nhập trong cửa sổ kiểm kê, mặc định là Physical Inventory.

3. Mở bút toán của sổ nhật ký Định giá tồn kho và kiểm tra Ngày hạch toán.

Với hàng thừa, bút toán ghi nợ tài khoản định giá tồn kho và ghi có Tài khoản lỗ của vị trí Inventory adjustment; với hàng thiếu thì ngược lại. Lần kiểm kê được định giá theo giá vốn có hiệu lực vào ngày ghi nhận, không phải giá vốn của ngày kiểm kê.

Làm thế nào để kiểm tra bút toán của một lệnh sản xuất trong quá khứ?

1. Mở Hóa đơn ‣ Kế toán ‣ Bút toán.

2. Tìm theo Tham chiếu là số của lệnh sản xuất. Bút toán nhân công có cùng tham chiếu, kèm theo - Nhân công.

3. Kiểm tra cột Ngày: cả ba bút toán mang cùng một ngày.

Mở bút toán có tham chiếu kết thúc bằng - Nhân công. Bút toán này ghi nợ tài khoản Chi phí sản xuất và ghi có tài khoản chi phí của trung tâm sản xuất.

Chi phí nhân công bằng thời gian ghi nhận của từng lệnh công đoạn nhân với Chi phí theo giờ của trung tâm sản xuất. Không có bút toán nhân công khi chi phí bằng không, hoặc khi vị trí Production chưa có tài khoản trong Chi phí sản xuất.

Làm thế nào để xem giá trị tồn kho tại một ngày trong quá khứ?

1. Mở Tồn kho ‣ Báo cáo ‣ Tồn kho và bấm Tồn kho tại ngày.

2. Nhập ngày giờ, ví dụ cuối ngày, rồi bấm Xác nhận.

3. Tìm sản phẩm.

Báo cáo lấy theo ngày của các dịch chuyển kho. Một lần kiểm kê ngày 29 tháng 10 nhập vào ngày 4 tháng 11 đã nằm trong giá trị tồn kho cuối ngày 29 tháng 10.

Kỳ kế toán đã khóa tác động ra sao?

Kỳ bị khóa bởi Ngày khóa sổ hoặc Ngày khóa sổ vĩnh viễn của công ty. Ngày khóa sổ bán hàng, mua hàng và thuế không áp dụng cho bút toán kho. Hai nhóm nghiệp vụ xử lý khác nhau.

Nghiệp vụ	Điều gì xảy ra khi ngày của nghiệp vụ nằm trong kỳ đã khóa
Phiếu kho (nhập kho, giao hàng, chuyển kho nội bộ)	Viindoo từ chối với thông báo You cannot modify the scheduled date of operation ... because it falls within a locked fiscal period. Không có gì được ghi nhận. Hãy chọn ngày sau ngày khóa sổ, hoặc hỏi người phụ trách việc khóa sổ.
Kiểm kê, xuất hủy, lệnh sản xuất	Viindoo vẫn ghi nhận. Dịch chuyển kho giữ nguyên ngày, còn bút toán được chuyển ra khỏi kỳ đã khóa.

Bút toán của kiểm kê, xuất hủy hoặc lệnh sản xuất, kể cả nhân công, được hạch toán ra ngoài kỳ đã khóa, vào ngày tùy theo cách sổ nhật ký kho được đánh số:

• Với sổ nhật ký đánh số theo tháng, như Định giá tồn kho, bút toán lấy ngày cuối cùng của tháng mở sổ đầu tiên nếu tháng đó đã qua, và lấy hôm nay nếu chưa.

• Với sổ nhật ký đánh số theo năm, bút toán lấy ngày 31 tháng 12 của năm đó nếu năm đó đã qua, và lấy hôm nay nếu chưa.

Ví dụ, với ngày khóa sổ là 29 tháng 10, một lần kiểm kê ngày 24 tháng 10 nhập vào ngày 4 tháng 11 có bút toán ngày 31 tháng 10. Dịch chuyển kho vẫn mang ngày 24 tháng 10.

Cảnh báo

Với kỳ được đóng sau khi sự việc đã xảy ra, giá trị tồn kho và sổ cái tổng hợp sẽ khác nhau. Báo cáo Tồn kho tại ngày theo ngày của dịch chuyển kho nên hiện lần kiểm kê vào ngày 24 tháng 10, trong khi sổ cái ghi bút toán của nó vào ngày 31 tháng 10. Hãy tính đến điều này khi đối chiếu tài khoản tồn kho của kỳ đã đóng.

Ghi chú

Với phiếu kho, Viindoo so sánh ngày khóa sổ với ngày của phiếu theo giờ UTC. Với người dùng có múi giờ đi trước UTC, phiếu có ngày vào sáng sớm của ngày sau ngày khóa sổ vẫn có thể bị từ chối.

Cần biết

• Các dịch chuyển xuất kho đã được định giá không được định giá lại khi một phiếu nhập kho sớm hơn được ghi nhận sau đó. Các bút toán kết chuyển cuối kỳ điều chỉnh giá trị tồn kho.

• Nghiệp vụ ghi nhận vào ngày trong quá khứ không bao giờ mở lại kỳ đã đóng.

Các vấn đề thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Kiểm kê sản phẩm định giá tự động nhưng không tạo bút toán.	Kiểm tra Tài khoản lỗ của vị trí Inventory adjustment, tại Tồn kho ‣ Cấu hình ‣ Quản lý kho ‣ Vị trí.
Cửa sổ kiểm kê không hiện Ngày hạch toán.	Nhóm sản phẩm được định giá định kỳ: không có bút toán nào được tạo khi kiểm kê.
Thiếu bút toán nhân công của lệnh sản xuất.	Kiểm tra Chi phí theo giờ của trung tâm sản xuất, thời gian ghi nhận trên các lệnh công đoạn và tài khoản Chi phí sản xuất của vị trí Production.
Bút toán nhân công mang ngày hôm nay.	Kế toán Sản xuất trong quá khứ chưa được đánh dấu chọn, hoặc lệnh được đánh dấu hoàn thành mà không có ngày trong quá khứ.
Bút toán mang ngày muộn hơn ngày của nghiệp vụ.	Ngày hạch toán của nghiệp vụ nằm trong kỳ đã khóa: bút toán đã được chuyển ra ngoài kỳ đã khóa.
Phiếu kho bị từ chối vì nằm trong kỳ đã khóa.	Hãy chọn ngày sau ngày khóa sổ.

Bước tiếp theo

• Cách áp dụng kiểm kê tồn kho trong quá khứ

• Cách ghi nhận sản xuất vào ngày trong quá khứ

• Cách ghi nhận phiếu kho và xuất hủy trong quá khứ

• Kế toán hàng thừa, thiếu khi kiểm kê

• Hạch toán Phế liệu

• Kế toán định giá hàng tồn kho