Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn bán hàng

Lập hóa đơn điều chỉnh giảm khi cần giảm hoặc hủy số tiền khách còn nợ trên một hóa đơn đã ghi sổ: mở hóa đơn tại Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, bấm Hóa đơn điều chỉnh giảm, rồi bấm Đảo. Viindoo tạo hóa đơn điều chỉnh giảm nháp với các dòng của hóa đơn; bấm Xác nhận, Viindoo ghi sổ và đối soát hóa đơn điều chỉnh với hóa đơn, nên công nợ của khách giảm đúng bằng số tiền của hóa đơn điều chỉnh.

Ai làm	Kế toán viên, hoặc người dùng có quyền Hóa đơn (Invoicing) trong Kế toán.
Ứng dụng	Kế toán

Cần có trước

• Cài ứng dụng Kế toán & Tài chính.

• Hóa đơn phải ở trạng thái Đã ghi sổ. Hóa đơn nháp không cần hóa đơn điều chỉnh giảm: sửa trực tiếp, hoặc bấm Hủy. Xem Cách lập hóa đơn bán hàng cho khách.

Khi nào cần lập hóa đơn điều chỉnh giảm?

• Khách trả lại hàng hoặc một phần dịch vụ đã xuất hóa đơn.

• Bạn giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn, hoặc đơn giá hay số lượng trên hóa đơn bị sai.

• Hóa đơn xuất nhầm khách hàng và bạn muốn lập lại.

Hóa đơn điều chỉnh giảm không phải là thanh toán. Nó xóa khoản phải thu, còn thanh toán ghi nhận tiền bạn đã nhận.

Làm sao để lập hóa đơn điều chỉnh giảm từ một hóa đơn?

1. Vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn và mở hóa đơn đã ghi sổ. Bấm Hóa đơn điều chỉnh giảm.

2. Trong cửa sổ Hóa đơn điều chỉnh giảm, điền các trường (xem bảng bên dưới). Ghi rõ Lý do hiển thị trên hóa đơn điều chỉnh giảm: lý do được lưu trên hóa đơn điều chỉnh và giúp người xem sau biết vì sao.

3. Bấm một trong các nút của cửa sổ:

   • Đảo: Viindoo tạo hóa đơn điều chỉnh giảm nháp sao chép từ hóa đơn. Dùng để trả lại toàn bộ hoặc chỉ một phần hóa đơn.

   • Đảo ngược và tạo hóa đơn: Viindoo hủy hóa đơn bằng một hóa đơn điều chỉnh giảm đã ghi sổ và tạo một hóa đơn nháp mới sao chép hóa đơn cũ, để bạn sửa rồi lập lại.

   • Hủy bỏ: đóng cửa sổ và không thay đổi gì.

Những trường nào quan trọng trong cửa sổ?

Trường	Ảnh hưởng tới đâu	Nhập sai hoặc bỏ trống thì sao
Lý do hiển thị trên hóa đơn điều chỉnh giảm	Nội dung ghi thêm vào Tham chiếu của khách hàng của hóa đơn điều chỉnh, sau số của hóa đơn (ví dụ Đảo ngược của: INV/2026/00001, Khách trả lại một phần dịch vụ).	Không bắt buộc, nhưng khi đó hóa đơn điều chỉnh chỉ ghi số của hóa đơn.
Số nhật ký	Số nhật ký ghi nhận hóa đơn điều chỉnh. Mặc định là sổ nhật ký của hóa đơn và phải cùng loại (sổ nhật ký bán hàng cho hóa đơn bán ra).	Sổ nhật ký khác loại bị từ chối: Sổ nhật ký phải cùng loại với bút toán đã đảo ngược.
Ngày đảo	Ngày của hóa đơn điều chỉnh, tức kỳ kế toán mà nó ảnh hưởng. Mặc định là hôm nay.	Ngày thuộc kỳ đã khóa sổ bị từ chối (xem Lỗi thường gặp). Ngày sau hôm nay thì Viindoo tự ghi sổ hóa đơn điều chỉnh vào đúng ngày đó.

Làm sao để trả lại toàn bộ hóa đơn?

1. Trong cửa sổ, bấm Đảo. Hóa đơn điều chỉnh giảm nháp mở ra, cùng khách hàng và các dòng như hóa đơn.

2. Bấm Xác nhận. Viindoo đánh số hóa đơn điều chỉnh (bắt đầu bằng R, ví dụ RINV/2026/00001), ghi sổ bút toán và đối soát với hóa đơn.

3. Mở hóa đơn gốc. Dải trạng thái giờ là Đã đảo và không còn gì để thu.

Làm sao để chỉ trả lại một phần hóa đơn?

1. Trong cửa sổ, bấm Đảo, như khi trả lại toàn bộ.

2. Trên hóa đơn điều chỉnh nháp, sửa Số lượng hoặc Giá của các dòng thành phần bạn trả lại, và xóa các dòng không trả lại.

3. Bấm Xác nhận. Hóa đơn điều chỉnh có trạng thái Đã thanh toán và hóa đơn hiện dải Một phần: số tiền còn phải thanh toán giảm đúng bằng số tiền của hóa đơn điều chỉnh.

Ghi chú

Nếu khách đã thanh toán hóa đơn, hóa đơn điều chỉnh để lại số tiền đã trả như một khoản dư có chưa phân bổ của khách. Dùng nó cho hóa đơn sau, hoặc hoàn tiền cho khách.

Làm sao để hủy hóa đơn và lập lại?

Dùng khi hóa đơn có sai sót không sửa được trên hóa đơn điều chỉnh, ví dụ sai đơn giá ở mọi dòng.

1. Trong cửa sổ, bấm Đảo ngược và tạo hóa đơn.

2. Viindoo ghi sổ hóa đơn điều chỉnh và đối soát với hóa đơn cũ, hóa đơn cũ chuyển sang Đã đảo. Viindoo mở một hóa đơn nháp mới với các dòng như cũ.

3. Sửa hóa đơn mới rồi bấm Xác nhận.

Làm sao để lập tay hóa đơn điều chỉnh giảm?

Lập tay hóa đơn điều chỉnh giảm khi nó không gắn với một hóa đơn cụ thể, ví dụ khoản ưu đãi thương mại cho khách mà bạn sẽ áp dụng vào hóa đơn sau.

1. Vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn điều chỉnh giảm và bấm Mới.

2. Chọn Khách hàng và điền các dòng của hóa đơn điều chỉnh như với hóa đơn: sản phẩm, số lượng, giá và thuế. Xem Cách lập hóa đơn bán hàng cho khách.

3. Bấm Xác nhận. Hóa đơn điều chỉnh giữ trạng thái Chưa thanh toán: nó chưa gắn với hóa đơn nào.

Làm sao để áp dụng hóa đơn điều chỉnh giảm vào một hóa đơn?

Hóa đơn điều chỉnh đã ghi sổ mà chưa đối soát vẫn còn đó như một khoản dư có chưa phân bổ của khách.

1. Mở một hóa đơn đã ghi sổ của cùng khách hàng. Băng thông báo Bạn có dư có chưa phân bổ được kê dưới đây cho khách hàng này và khối Dư có chưa phân bổ hiện dưới phần tổng tiền.

2. Bấm Thêm cạnh hóa đơn điều chỉnh.

Số tiền còn phải thanh toán của hóa đơn giảm đúng bằng số tiền của hóa đơn điều chỉnh. Nếu hóa đơn điều chỉnh bù đủ cả hóa đơn thì hóa đơn hiện dải Đã đảo, nếu không thì Một phần.

Làm sao để xem công nợ của khách sau khi lập hóa đơn điều chỉnh giảm?

Vào Kế toán ‣ Báo cáo ‣ Báo cáo đối tác ‣ Sổ chi tiết công nợ. Cột Có của khách hàng đã gồm các hóa đơn điều chỉnh, và Số dư là số khách còn nợ.

Kết quả mong đợi

• Hóa đơn điều chỉnh có trạng thái Đã ghi sổ, có số riêng, và bút toán của nó đảo ngược bút toán của hóa đơn.

• Hóa đơn điều chỉnh tạo từ hóa đơn đã được đối soát sẵn: hóa đơn điều chỉnh Đã thanh toán và hóa đơn Đã đảo (toàn bộ) hoặc Một phần (một phần).

• Hóa đơn điều chỉnh lập tay giữ trạng thái Chưa thanh toán cho tới khi bạn áp dụng vào một hóa đơn.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Sổ nhật ký phải cùng loại với bút toán đã đảo ngược.	Trong cửa sổ, chọn sổ nhật ký bán hàng cho hóa đơn bán ra.
Bạn không thể thêm/sửa các bút toán tính từ ngày: ... trở về trước.	Ngày đảo thuộc kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày muộn hơn, hoặc nhờ quản trị kế toán đổi ngày khóa sổ.
Bạn cần thêm một dòng trước khi ghi sổ.	Thêm ít nhất một dòng vào hóa đơn điều chỉnh trước khi bấm Xác nhận.

Nút Hóa đơn điều chỉnh giảm không hiện trên hóa đơn nháp hoặc đã hủy: chỉ hóa đơn đã ghi sổ mới đảo được.

Bước tiếp theo

• Cách ghi nhận thanh toán của khách hàng: ghi nhận thanh toán cho số tiền còn phải thu.

• Thiết lập Nhà cung cấp dịch vụ thanh toán trong Viindoo

• Kích hoạt và sử dụng tính năng thanh toán trực tuyến

Xem thêm

Module tham khảo

• Hệ thống tài khoản Việt Nam - Thông tư 99 và 133