Cách lập hóa đơn bán hàng cho khách

Lập hóa đơn bán hàng từ đơn bán đã xác nhận, hoặc trực tiếp trong Kế toán: vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, bấm Mới, nhập khách hàng, các dòng hóa đơn và điều khoản thanh toán, rồi bấm Xác nhận. Viindoo cấp số cho hóa đơn và ghi sổ bút toán của hóa đơn; hóa đơn sẵn sàng để gửi và thu tiền.

Ai làm	Kế toán viên, hoặc người dùng có quyền Hóa đơn trong Kế toán (nhóm quyền Kế toán / Hóa đơn). Nhân viên kinh doanh lập hóa đơn nháp từ đơn bán.
Ứng dụng	Kế toán (hóa đơn từ đơn bán: Bán hàng)

Cần có trước

• Cài ứng dụng Kế toán & Tài chính. Muốn lập hóa đơn từ đơn bán, cài thêm ứng dụng Bán hàng.

• Tạo khách hàng trong Danh bạ và sản phẩm hoặc dịch vụ trong Sản phẩm.

• Muốn dùng điều khoản thanh toán, hãy thiết lập trước.

Làm sao để lập hóa đơn bán hàng trực tiếp trong Kế toán?

Lập hóa đơn trực tiếp khi không có đơn bán đứng sau, ví dụ thu tiền một dịch vụ đã thỏa thuận ngoài Bán hàng, hoặc lập thêm hóa đơn cho thứ bạn đã giao.

1. Vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, rồi bấm Mới.

2. Chọn Khách hàng. Viindoo điền sẵn điều khoản thanh toán của khách nên hạn thanh toán được tính tự động. Muốn dùng điều khoản khác, hoặc tự nhập ngày, hãy đổi Điều khoản thanh toán hoặc Ngày đến hạn.

3. Kiểm tra Ngày hóa đơn. Để trống thì Viindoo lấy ngày bạn xác nhận hóa đơn.

4. Ở tab Chi tiết hóa đơn, bấm Thêm dòng, chọn sản phẩm, rồi nhập số lượng, đơn giá và thuế. Mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ một dòng.

5. Mở tab Thông tin khác để hoàn thiện thông tin phục vụ theo dõi và báo cáo (xem bảng bên dưới). Tất cả đều không bắt buộc.

6. Bấm Xác nhận.

7. Muốn xem bút toán Viindoo vừa ghi sổ, mở tab Phát sinh kế toán.

Lúc này hóa đơn ở trạng thái Đã ghi sổ và có số, ví dụ INV/2026/00009. Tab Phát sinh kế toán hiện một dòng doanh thu (bên có), một dòng thuế nếu có, và một dòng phải thu của khách hàng (bên nợ).

Những trường nào quan trọng trên hóa đơn?

Trường	Ảnh hưởng tới đâu	Bỏ trống hoặc nhập sai thì sao
Khách hàng	Tài khoản phải thu, công nợ của khách, địa chỉ in trên hóa đơn và điều khoản thanh toán mặc định.	Không xác nhận được hóa đơn (xem Lỗi thường gặp).
Ngày hóa đơn	Ngày hạch toán và mốc để tính hạn thanh toán.	Bỏ trống: Viindoo lấy ngày bạn bấm Xác nhận.
Điều khoản thanh toán / Ngày đến hạn	Thời điểm khách phải trả tiền. Điều khoản thanh toán có thể chia số tiền thành nhiều đợt.	Bỏ trống: hóa đơn đến hạn ngay trong ngày hóa đơn.
Số nhật ký	Số nhật ký ghi sổ bút toán. Mặc định là Hóa đơn bán ra.	Đổi sổ nhật ký thì dãy số hóa đơn và các tài khoản được gợi ý cũng đổi theo.
Số Hóa đơn GTGT	Số in trên hóa đơn GTGT hợp pháp, khi bạn đồng thời phát hành hóa đơn đó. Số này tách biệt với số của Viindoo. Trường này có cùng với mô-đun Số hóa đơn hợp pháp (xem phần cuối bài viết).	Không bắt buộc.
Chi tiết hóa đơn	Sản phẩm, số lượng, đơn giá và thuế: từ đó ra số tiền chưa thuế, tiền thuế và tổng cộng.	Hóa đơn không có dòng nào thì không xác nhận được.

Trường ở tab Thông tin khác	Công dụng
Tham chiếu của khách hàng	Mã tham chiếu của chính khách, ví dụ số đơn mua hàng của họ. Dùng để theo dõi nội bộ.
Nhân viên kinh doanh	Mặc định là người lập hóa đơn. Đổi sang nhân viên khác để ghi nhận cho người đó.
Ngân hàng người nhận	Tài khoản ngân hàng của công ty bạn được in trên hóa đơn, lấy từ tài khoản ngân hàng của công ty.
Nội dung thanh toán	Nội dung khách ghi khi chuyển khoản. Viindoo gợi ý theo số hóa đơn.
Chế độ thuế	Một chế độ thuế thay thế thuế và tài khoản cho khách này.
Phương thức làm tròn tiền	Một quy tắc làm tròn áp dụng cho tổng tiền.
Tự động ghi sổ	Mặc định là Không. Chọn Vào ngày để Viindoo tự ghi sổ hóa đơn vào ngày hóa đơn mà không chờ bạn bấm Xác nhận, hoặc chọn chu kỳ (Hàng tháng, Hàng quý, Hàng năm) để lặp lại.
Đã rà soát	Để trống khi bạn chưa chắc về toàn bộ thông tin: hóa đơn đó vẫn cần kế toán kiểm tra lại.

Làm sao để lập hóa đơn bán hàng từ đơn bán?

Khi dùng ứng dụng Bán hàng, nhân viên kinh doanh lập hóa đơn nháp từ đơn bán đã xác nhận, và hóa đơn thừa hưởng các dòng của đơn.

1. Mở đơn bán đã xác nhận và bấm Tạo hóa đơn.

2. Chọn loại hóa đơn:

   • Hóa đơn thông thường: lập hóa đơn theo số lượng đã đặt hoặc đã giao (xem bên dưới).

   • Trả trước (%) hoặc Trả trước (số tiền): lập hóa đơn khoản trả trước trước. Xem Cách lập hóa đơn khoản trả trước trên đơn bán.

3. Bấm Tạo bản nháp. Hóa đơn nháp mở ra.

4. Kế toán tìm hóa đơn ở Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn bằng bộ lọc và tìm kiếm (ví dụ theo tên khách), kiểm tra rồi bấm Xác nhận.

Nên chọn chính sách lập hóa đơn nào?

Chính sách lập hóa đơn của từng sản phẩm quyết định Hóa đơn thông thường gồm gì:

• Theo SL đặt: lập hóa đơn theo số lượng của đơn, trước hoặc sau khi giao hàng.

• Theo SL giao: chỉ lập hóa đơn phần đã giao.

Xem chi tiết tại Cách lập hóa đơn theo số lượng đặt hoặc số lượng đã giao.

Sau khi xác nhận hóa đơn thì làm gì tiếp?

1. Bấm Gửi để gửi hóa đơn qua email, hoặc In để in.

2. Bấm Thanh toán khi khách trả tiền: xem Cách ghi nhận thanh toán của khách hàng.

3. Đối soát khoản thanh toán với sao kê ngân hàng: Các bước Đối soát Sao kê ngân hàng.

Muốn sửa hóa đơn đã xác nhận, bấm Đặt lại về nháp, chỉnh rồi xác nhận lại, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giảm.

Lỗi thường gặp

Thông báo	Cách xử lý
Trường 'Khách hàng' là bắt buộc, vui lòng điền thông tin để xác nhận Hóa đơn bán ra.	Chọn khách hàng, rồi bấm Xác nhận lại.
Bạn cần thêm một dòng trước khi ghi sổ.	Thêm ít nhất một dòng hóa đơn.
Bạn không thể xác nhận hóa đơn có tổng tiền âm. Thay vào đó, bạn nên tạo một hóa đơn điều chỉnh giảm.	Kiểm tra lại số lượng và đơn giá, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh giảm.
Bạn không thể thêm/sửa các bút toán tính từ ngày: ... trở về trước.	Ngày hóa đơn nằm trong kỳ đã khóa sổ. Chọn ngày sau ngày khóa sổ, hoặc nhờ quản trị kế toán đổi ngày khóa sổ.

Bước tiếp theo

• Cách thiết lập điều khoản thanh toán: tự động tính hạn thanh toán và các đợt thanh toán.

• Cách ghi nhận thanh toán của khách hàng: ghi nhận khoản khách thanh toán.

• Cách lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn bán hàng: hoàn tiền hoặc điều chỉnh hóa đơn đã ghi sổ.

Xem thêm

Module tham khảo

• Số hóa đơn giá trị gia tăng