Cách xin nghỉ phép

Để xin nghỉ phép, mở Nghỉ phép ‣ Thời gian của tôi ‣ Bảng tổng quan, nhấn Mới, chọn loại nghỉ và ngày nghỉ, rồi nhấn Nộp đơn. Đơn có trạng thái Chờ duyệt và một hoạt động được lên lịch cho người duyệt, người này duyệt hoặc từ chối đơn. Đơn, trạng thái và người duyệt đều được lưu trong Viindoo, nên không ai bị thất lạc đơn giấy và toàn công ty nhìn thấy trên lịch ai đang nghỉ.

Ai thực hiện	Nhân viên (xin nghỉ), người duyệt của nhân viên (duyệt), người dùng có quyền Nghỉ phép ‣ Người phụ trách: Quản lý tất cả đơn (tạo đơn cho nhân viên và duyệt cuối cùng).
Ứng dụng	Nghỉ phép

Trước khi bắt đầu

• Cài đặt ứng dụng Nghỉ phép và phân quyền truy cập, xem Cách cài đặt ứng dụng Nghỉ phép và phân quyền sử dụng.

• Tạo loại nghỉ. Khi loại nghỉ yêu cầu phân bổ, hãy phân bổ ngày phép cho nhân viên trước.

• Chọn người duyệt của nhân viên ở trường Nghỉ phép trong hồ sơ nhân viên.

Làm thế nào để xin nghỉ phép?

1. Vào Nghỉ phép ‣ Thời gian của tôi ‣ Bảng tổng quan và nhấn Mới.

2. Điền đơn nghỉ, rồi nhấn Nộp đơn.

   Trường	Tác dụng	Nếu điền sai
   Loại nghỉ	Hình thức nghỉ. Các loại nghỉ yêu cầu phân bổ cần có số dư.	Loại nghỉ không có số dư thì không xin nghỉ được.
   Ngày	Ngày đầu và ngày cuối của kỳ nghỉ. Số ngày được tính ngay cạnh các ngày.	Thời lượng được tính trên sai ngày.
   Mô tả (không có nhãn)	Lý do xin nghỉ.	Người duyệt không biết vì sao bạn nghỉ.
   Dự án liên quan và Nhiệm vụ liên quan	Dự án sẽ nhận bảng chấm công của kỳ nghỉ sau khi đơn được duyệt, và nhiệm vụ nếu kỳ nghỉ liên quan đến một nhiệm vụ. Hiển thị khi có mô-đun Time-Off Project Timesheet.	Bảng chấm công vào sai dự án.
   Đính kèm tệp	Đính kèm tệp, chẳng hạn giấy khám bệnh. Loại nghỉ có thể yêu cầu đính kèm.	Đơn nghỉ không có chứng từ kèm theo.

   Đơn xuất hiện trên lịch của bảng tổng quan.

3. Để theo dõi các đơn và trạng thái của chúng, vào Nghỉ phép ‣ Thời gian của tôi ‣ Đơn nghỉ phép của tôi.

Người duyệt duyệt đơn như thế nào?

Đơn mới có trạng thái Chờ duyệt. Viindoo lên lịch hoạt động Duyệt nghỉ phép cho người duyệt được chọn trong hồ sơ nhân viên.

Người duyệt thấy hoạt động trong menu hoạt động ở đầu màn hình, hoặc mở đơn từ Nghỉ phép ‣ Quản lý ‣ Nghỉ phép.

Trong đơn, người duyệt nhấn Duyệt, hoặc Từ chối nếu không thể chấp nhận đơn.

Bước tiếp theo phụ thuộc vào Cấp duyệt của loại nghỉ:

• Với một cấp duyệt, đơn chuyển sang Đã duyệt.

• Với Bởi người duyệt của nhân viên và phụ trách nghỉ phép, đơn chuyển sang Chờ duyệt cấp 2 và hoạt động Duyệt cấp 2 nghỉ phép được lên lịch cho các cán bộ chọn ở Thông báo cho HR. Người phụ trách nhấn Xác nhận để duyệt.

Ghi chú

Người phụ trách nghỉ phép hoặc quản trị viên nhấn Duyệt sẽ duyệt cuối cùng ngay lập tức, kể cả khi loại nghỉ yêu cầu hai cấp duyệt.

Đơn bị từ chối có trạng thái Bị từ chối và vẫn nằm trong danh sách của nhân viên.

Làm thế nào để chọn người duyệt đơn của một nhân viên?

Mở nhân viên trong Nhân viên ‣ Nhân viên. Trong tab Thiết lập, trường Nghỉ phép của nhóm Người duyệt chứa người duyệt của nhân viên. Lưu nhân viên.

Quản lý tạo đơn nghỉ cho nhân viên như thế nào?

Người dùng có quyền Người phụ trách: Quản lý tất cả đơn có thể tạo đơn của nhân viên trong Nghỉ phép ‣ Quản lý ‣ Nghỉ phép: nhấn Mới và chọn Nhân viên. Đơn đi theo cấp duyệt của loại nghỉ.

Để tạo cùng một kỳ nghỉ cho nhiều nhân viên cùng lúc, nhấn Nhóm ngày nghỉ mới trong cùng danh sách. Trong cửa sổ Nhiều đơn, chọn Loại nghỉ (chỉ các loại không yêu cầu phân bổ mới được đề xuất) và Phương thức: Theo nhân viên, Theo công ty, Theo Phòng ban hoặc Theo nhãn nhân viên. Sau đó chọn nhân viên, ngày nghỉ và mô tả, rồi nhấn Tạo đơn nghỉ phép. Với mô-đun Viin Time-Off, Loại trừ nhân viên cho phép bỏ một số nhân viên khi phương thức không phải Theo nhân viên.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Thông báo Bạn chưa có phân bổ nào cho loại nghỉ này xuất hiện.	Loại nghỉ yêu cầu phân bổ mà bạn chưa có. Nhờ cán bộ nhân sự tạo phân bổ, hoặc gửi yêu cầu phân bổ khi loại nghỉ cho phép.
Thông báo không có phân bổ phép hợp lệ ... để đáp ứng đơn này xuất hiện.	Số ngày xin nghỉ vượt quá số dư. Xin ít ngày hơn, xin thêm phân bổ, hoặc nhờ quản trị viên cho phép ứng phép trên loại nghỉ.
Không thấy Nộp đơn và có thông báo màu đỏ Bạn đã đăng ký ngày nghỉ trùng với khoảng thời gian này.	Chọn ngày khác, hoặc nhờ quản trị viên tích chọn Allow Request on Top trên loại nghỉ khi loại nghỉ là Thời gian làm việc.
Thông báo Bạn không được phép xin nghỉ phép vào Ngày bắt buộc đi làm xuất hiện.	Chọn ngày khác. Chỉ người phụ trách nghỉ phép mới xin nghỉ được vào ngày bắt buộc đi làm.
Người duyệt không thấy đơn.	Kiểm tra người duyệt ở trường Nghỉ phép trong hồ sơ nhân viên.
Bạn cần đổi ngày của một đơn đã duyệt.	Nhờ quản trị viên điều chỉnh ngày.

Bước tiếp theo

• Cách điều chỉnh đơn nghỉ phép: thay đổi ngày của một đơn.

• Cách theo dõi nghỉ phép bằng báo cáo: theo dõi ngày nghỉ của nhân viên.