Cách ghi nhận phiếu kho và xuất hủy trong quá khứ

Trang này dành cho nhân viên kho và quản lý kho xác nhận phiếu kho hoặc xuất hủy sau khi nghiệp vụ đã diễn ra. Nhấn Xác nhận, nhập ngày giờ hàng thực sự về kho, xuất kho hoặc bị hủy, rồi xác nhận: phiếu kho, các dịch chuyển kho của phiếu và hàng nhập vào mang đúng ngày đó thay vì thời điểm bạn thao tác trên máy.

Ai làm	Người dùng có quyền Nhập dữ liệu kho trong quá khứ: nhân viên kho và quản lý kho.
Ứng dụng	Tồn kho, với module Nhập dữ liệu kho trong quá khứ

Cảnh báo

Không khuyến khích ghi nhận nghiệp vụ với ngày trong quá khứ trong vận hành hằng ngày. Tính năng này có thể bị lạm dụng để ghi nhận sai dữ liệu, dù cố ý hay vô tình, và có thể vô hình trung khiến nhân viên không nhập liệu ngay khi nghiệp vụ thực tế phát sinh. Tính năng được thiết kế chủ yếu cho giai đoạn triển khai ban đầu, khi doanh nghiệp cần đưa vào hệ thống dữ liệu của các nghiệp vụ đã diễn ra trước thời điểm bắt đầu sử dụng Viindoo.

Cần có trước

• Quản trị viên đã bật Nhập dữ liệu kho trong quá khứ và cấp cho bạn quyền Nghiệp vụ Kho trong quá khứ, như Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ hướng dẫn. Không có quyền, bạn xác nhận ở thời điểm hiện tại và không được hỏi ngày.

• Biết cách xử lý phiếu kho.

• Để ghi nhận kiểm kê tồn kho trong quá khứ, xem Cách áp dụng kiểm kê tồn kho trong quá khứ: kiểm kê không cần quyền đặc biệt.

Làm thế nào để xác nhận phiếu kho vào ngày trong quá khứ?

1. Mở phiếu nhập kho, phiếu xuất kho hoặc phiếu chuyển nội bộ, ví dụ từ Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Phiếu kho ‣ Phiếu nhập kho.

2. Kiểm tra Số lượng của từng dòng, rồi nhấn Xác nhận. Cửa sổ Xác nhận với ngày trong quá khứ mở ra và đề xuất ngày giờ hiện tại.

3. Trong Ngày thực hiện, nhập ngày giờ hàng thực sự về hoặc xuất đi, theo múi giờ của bạn.

4. Nhấn Xác nhận để ghi nhận phiếu vào ngày đó, hoặc Hủy để giữ phiếu như cũ.

Phiếu kho hoàn thành vào ngày bạn nhập. Ngày này được áp dụng cho:

• Ngày thực hiện của phiếu, từng dịch chuyển kho và các dòng của chúng;

• ngày nhập của hàng mà phiếu đưa vào kho, để hàng cũ nhất xuất trước theo đúng thứ tự hàng thực sự về (FIFO). Hàng đã có ngày nhập trong cùng vị trí kho vẫn giữ ngày đó.

Cửa sổ đề xuất thời điểm hiện tại. Giữ nguyên để ghi nhận phiếu ngay bây giờ.

Nếu chỉ nhận một phần hàng thì sao?

Nhập số lượng đã nhận vào Số lượng, nhấn Xác nhận và nhập ngày như trên. Viindoo sẽ hỏi có tạo phiếu còn lại cho phần chưa nhận hay không.

Nhấn Tạo phiếu còn lại. Chỉ phần đã nhận mang ngày trong quá khứ. Phiếu còn lại vẫn mở và khi bạn xác nhận nó, Viindoo hỏi ngày riêng của nó: hàng về hai đợt có hai ngày.

Kiểm tra ngày của phiếu đã xác nhận như thế nào?

Mở phiếu. Ngày thực hiện hiển thị ngày bạn đã nhập trong cửa sổ.

Có sửa được ngày của phiếu đã xác nhận không?

Được, quản trị viên Tồn kho sửa được, miễn là ngày mới không nằm trong kỳ kế toán đã khóa:

1. Mở phiếu đã xác nhận, nhấn Tác vụ và chọn Khóa/Mở khóa để mở khóa phiếu.

2. Đổi Ngày thực hiện, rồi lưu.

Ngày của phiếu và của các dịch chuyển kho thay đổi. Ngày nhập của hàng mà phiếu đã đưa vào kho thì không đổi: khi thứ tự hàng về quan trọng, hãy xác nhận phiếu đúng ngày ngay từ đầu.

Làm thế nào để xác nhận xuất hủy vào ngày trong quá khứ?

1. Vào Tồn kho ‣ Nghiệp vụ ‣ Điều chỉnh ‣ Xuất hủy, nhấn Mới và nhập sản phẩm và số lượng.

2. Nhấn Xác nhận. Cửa sổ Xác nhận với ngày trong quá khứ mở ra.

3. Trong Ngày xuất hủy thực tế, nhập ngày giờ hủy hàng.

4. Nhấn Xác nhận.

Phiếu xuất hủy hoàn thành vào ngày đó: phiếu xuất hủy và dịch chuyển kho của nó mang ngày này.

Thiết bị và hàng gia công thì sao?

• Khi module Tần suất làm việc của Thiết bị trong quá khứ được bật, thiết bị tạo từ phiếu nhập kho có số sê-ri được xác nhận trong quá khứ lấy ngày của thời điểm đó làm Ngày hiệu lực, và các chỉ số bảo trì tính từ ngày này bắt đầu đúng ngày.

• Phiếu nhận hàng từ nhà gia công được xác nhận trong quá khứ sẽ hoàn thành lệnh sản xuất gia công vào cùng ngày: xem Nhận hàng gia công.

Vì sao Viindoo từ chối ngày của tôi?

• Ngày trong tương lai không bao giờ được chấp nhận. Viindoo hiện thông báo Ngày không được nằm trong tương lai. Hãy chọn ngày giờ nghiệp vụ thực sự diễn ra. Cửa sổ vẫn mở: sửa ngày hoặc nhấn Hủy.

• Ngày nằm trong kỳ kế toán đã khóa bị từ chối với phiếu kho: thông báo nói rằng ngày nằm trong kỳ tài chính đã khóa. Hãy chọn ngày sau ngày khóa sổ, hoặc nhờ người khóa sổ kế toán dời ngày khóa. Xuất hủy không bị từ chối: phiếu xuất hủy giữ nguyên ngày và Viindoo hạch toán bút toán ra ngoài kỳ đã khóa, như Ngày hạch toán của nghiệp vụ kho ghi nhận vào ngày trong quá khứ giải thích.

Lỗi thường gặp

Vấn đề	Cách xử lý
Nhấn Xác nhận mà không có cửa sổ nào mở ra.	Bạn chưa có quyền Nghiệp vụ Kho trong quá khứ nên phiếu được ghi nhận ở thời điểm hiện tại. Nhờ quản trị viên cấp quyền cho bạn.
Ngày bị từ chối vì nằm trong tương lai.	Nhập ngày giờ không muộn hơn thời điểm hiện tại.
Phiếu bị từ chối vì kỳ tài chính đã khóa.	Chọn ngày sau ngày khóa sổ của kỳ kế toán.
Không sửa được Ngày thực hiện.	Phiếu đang bị khóa: quản trị viên Tồn kho mở khóa bằng Tác vụ ‣ Khóa/Mở khóa.

Bước tiếp theo

• Cách áp dụng kiểm kê tồn kho trong quá khứ

• Cách kiểm kê và điều chỉnh tồn kho

• Cách dùng phiếu kho gộp và phiếu kho theo đợt

• Ghi nhận nghiệp vụ trong quá khứ