Quy trình Lập hóa đơn¶
Cấu hình chính sách xuất hóa đơn¶
Tùy theo từng ngành nghề kinh doanh, từng sản phẩm, mỗi công ty sẽ có những chính sách xuất hóa đơn khác nhau. Với phần mềm kế toán Viindoo, bạn có thể linh hoạt sử dụng hai chính sách xuất hóa đơn:
Lập hóa đơn cho số lượng đặt hàng: Lập hóa đơn dựa trên số lượng hàng đã được đặt. Bạn có thể lựa chọn xuất hóa đơn trước hoặc sau khi giao hàng.
Lập hóa đơn dựa trên số lượng hàng đã giao: Lập hóa đơn từng phần, dựa trên số lượng hàng giao từng phần.
Xuất hóa đơn gián tiếp¶
Thông thường, dựa vào đơn hàng, nhân viên kinh doanh sẽ được giao trách nhiệm lập hóa đơn ở dạng dự thảo. Và tùy theo từng ngữ cảnh và mục đích, bạn có thể lựa chọn các hình thức hóa đơn như:
Lập hóa đơn thông thường;
Lập hóa đơn tạm ứng theo phần trăm;
Lập hóa đơn tạm ứng với tiền cố định.
Hóa đơn được lập theo phương thức này sẽ được kế thừa toàn bộ nội dung từ đơn hàng, nhân viên kế toán chỉ phụ trách việc kiểm tra và xác nhận hóa đơn để ghi nhận các bút toán phát sinh liên quan. Bạn truy cập vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn khách hàng, sau đó sử dụng công cụ bộ lọc/tìm kiếm để tìm ra hóa đơn cần xuất:
Khi đó, bạn có thể ấn Xác nhận và xem nội dung bút toán hóa đơn tại tab Phát sinh kế toán:
Xuất hóa đơn trực tiếp¶
Với một số trường hợp đặc biệt, nhân viên kế toán cần trực tiếp xuất hóa đơn như:
Khi bạn cần thực hiện hoàn lại tiền cho khách;
Chi trả chiết khấu cho khách hàng;
Hay điều chỉnh những hóa đơn đã xuất trước đó;
v.v..
Để thực hiện xuất hóa đơn trực tiếp, bạn truy cập vào Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn khách hàng ‣ Tạo:
Sau đó điền các trường thông tin cần thiết vào hóa đơn:
Số hóa đơn GTGT: Điền số hóa đơn GTGT.
Ngày hóa đơn: Ngày ghi nhận, vào sổ hóa đơn.
Ngày đến hạn: Ghi nhận hạn thanh toán hoặc lựa chọn điều khoản thanh toán từ danh sách.
Sổ nhật ký: Sổ nhật ký ghi nhận hóa đơn khách hàng, mặc định là Sổ nhật ký Hóa đơn khách hàng, bạn có thể lựa chọn sổ nhật ký khác.
Tab "Chi tiết hóa đơn": Ghi nhận sản phẩm, số lượng, đơn vị, đơn giá, thuế. Bạn ấn vào Thêm một dòng để khai báo thêm sản phẩm/dịch vụ.
Tab "Thông tin khác": Tại đây bạn cần lưu ý các thông tin:
![Tab thông tin khác - Phần mềm kế toán Viindoo]()
Mã riêng của khách hàng: Được nhập thủ công nhằm mục đích quản lý nội bộ.
Nhân viên bán hàng: Mặc định ghi nhận tài khoản người dùng tạo hóa đơn. Tuy nhiên bạn có thể chuyển sang nhân viên khác.
Đội bán hàng: Đội bán hàng của nhân viên bán hàng.
Tài khoản ngân hàng: Tài khoản ngân hàng được khai báo cho khách hàng và sẽ được mặc định cho phiếu thanh toán.
Vị thế tài khóa: Chính sách thuế được áp dụng cho khách hàng này.
Phương thức làm tròn tiền: Ghi nhận các quy tắc làm tròn tiền.
Vào sổ tự động: Nếu tính năng này được kích hoạt thì hóa đơn sẽ được vào sổ tại Ngày hóa đơn đã khai báo ở trên.
Chờ kiểm tra: Tính năng này hỗ trợ kế toán trong việc đánh dấu lại những hóa đơn mà các thông tin chưa được xác nhận và cần phải kiểm tra.
Bút toán thủ công: Trường hợp bạn truy cập Kế toán ‣ Kế toán ‣ Bút toán sổ nhật ký, sau đó nhân bản một hóa đơn bất kỳ đã được tạo từ trước để có một bản ghi hóa đơn dự thảo mới thì trường này sẽ được tích tự động nhằm mục đích phân loại.
Ấn Lưu để lưu thông tin. Tiếp theo bạn có thể xác nhận hóa đơn, ghi nhận thanh toán hay đối soát thanh toán tới sao kê.