Theo dõi ngày hết hạn của hàng hóa¶
Hạn sử dụng của hàng hóa trong quản lý tồn kho¶
Với các mặt hàng đặc thù như thực phẩm, dược phẩm, hóa mỹ phẩm, v.v. , các doanh nghiệp cần phải theo dõi sát sao hạn sử dụng để hạn chế tối đa tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng cũng như tổn thất chi phí cho chính họ.
Nắm được vấn đề trên, phần mềm quản lý kho Viindoo cung cấp tính năng cho phép quản lý hàng tồn kho dựa trên ngày hết hạn của sản phẩm.
Cấu hình quản lý kho hàng theo ngày hết hạn¶
Để cấu hình phần mềm quản lý hàng hóa Viindoo theo dõi theo ngày hết hạn, các bạn thiết lập các mục sau:
Kích hoạt tính năng quản lý kho hàng theo Ngày hết hạn¶
Để kích hoạt tính năng theo dõi hàng hóa theo Ngày hết hạn, hàng hóa cần được kích hoạt truy vết theo số Lô/Sê-ri. Bạn truy cập vào ứng dụng Kho vận > Cấu hình > Thiết lập và tích chọn Số Lô & Seri và Ngày hết hạn.
Ấn Lưu để lưu kích hoạt các tính năng trên.
Mẹo
Chọn Hiển thị Ngày hết hạn trên Phiếu giao hàng để bổ sung trường thông tin này trên các phiếu giao hàng nếu cần thiết.
Ngày hết hạn trên sản phẩm¶
Để theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm, đầu tiên bạn truy cập vào ứng dụng Kho vận > Sản phẩm > Sản phẩm. Chọn sản phẩm bạn muốn theo dõi hạn sử dụng. Trên giao diện của sản phẩm, di chuyển tới tab Kho vận và kích hoạt tính năng Ngày hết hạn. Hệ thống sẽ hiển thị các trường thông tin liên quan tới hạn sử dụng của sản phẩm để bạn có thể dễ dàng thiết lập tùy theo mục đích sử dụng.
Thời gian hết hạn: Là số ngày trước khi hàng hóa bắt đầu hư hỏng. Thời gian này được tính bằng số ngày sau khi nhận sản phẩm (từ nhà cung cấp hoặc ngày nhập kho sau sản xuất) đến ngày hết hạn được ghi trên bao bì của sản phẩm.
Ví dụ: Ngày hết hạn trên bao bì là ngày 23/3/2022. Ngày nhập kho từ nhà cung cấp/ ngày sản xuất là ngày 13/3/2022. Vậy thời gian hết hạn sẽ là: Ngày hết hạn trên bao bì sản phẩm - Ngày nhập kho = 10 ngày.
Tốt nhất trước thời điểm: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho tới ngày mà sản phẩm giảm chất lượng, nhưng vẫn có thể sử dụng mà không gây nguy hiểm. Sản phẩm nên được sử dụng trước ngày này để có chất lượng tốt nhất.
Thời gian loại bỏ: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho đến thời điểm sản phẩm nên được xuất ra khỏi kho hoặc di chuyển sang một địa điểm khác. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Tốt nhất trước thời điểm và Thời gian hết hạn.
Thời gian cảnh báo: Hiển thị số ngày tính từ thời điểm nhập kho tới ngày thực hiện cảnh báo về việc sản phẩm sắp hết hạn. Ngày này nên được thiết lập trong khoảng Thời gian hết hạn và Thời gian loại bỏ. Sau ngày này, hệ thống sẽ tạo cảnh báo cho từng số Lô/Sê-ri liên quan gắn tới Người phụ trách được thiết lập trên sản phẩm.
Mẹo
Bạn có thể thiết lập các thông tin về ngày một lần trên sản phẩm, hệ thống sẽ tự động gợi ý trên từng số số lô/sê-ri của sản phẩm này mà không cần phải nhập thủ công.
Với những lô hàng có ngày hết hạn khác với ngày hết hạn trên thông tin sản phẩm thì bạn vào số Lô/Sê-ri sửa thủ công.
Quản lý ngày hết hạn của hàng hóa¶
Các mốc thời gian sẽ được phần mềm tự động tính toán và hiển thị trên từng số số lô/sê-ri của hàng hóa. Ví dụ: Nhập kho hàng hóa Nho đen truy vết theo số lô vào ngày 09/02/2022. Thông số liên quan tới ngày hết hạn được thiết lập như sau:
Ngày hết hạn: 10 ngày;
Tốt nhất trước thời điểm: 5 ngày;
Ngày loại bỏ: 9 ngày;
Ngày cảnh báo: 2 ngày.
Hệ thống phần mềm quản lý kho sẽ tính toán và hiển thị thông tin các ngày trên số Lô của hàng hóa như sau:
Ngày hết hạn: 19/02/2022;
Tốt nhất trước ngày: 14/02/2022;
Ngày loại bỏ: 18/02/2022;
Ngày cảnh báo: 11/02/2022.
Bộ lọc cảnh báo hết hạn¶
Thay vì phải đi vào từng số lô/sê-ri kiểm tra thông tin ngày hết hạn, người quản lý kho chỉ cần vào bộ lọc theo đường dẫn sau: truy cập ứng dụng Kho vận > Sản phẩm > Số Lô & Sê-ri > Các bộ lọc và chọn bộ lọc Cảnh báo hết hạn.
Ngoài ra, khi đến ngày cảnh báo hết hạn, hệ thống sẽ tạo các ấn định hành động từng số lô hoặc sê-ri cho người chịu trách nhiệm kho.
Từ đây, người người chịu trách nhiệm kho sẽ có phương pháp xử lý nhanh chóng cho các sản phẩm này nhằm tối ưu chi phí quản lý hàng tồn kho.
Cảnh báo trên phiếu xuất kho¶
Khi bạn tạo đơn bán và chọn sản phẩm đã đã hết hạn, hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo trên giao diện phiếu xuất kho.
Bạn có thể ấn Xác nhận để tiếp tục bán sản phẩm hết hạn hoặc ấn Tiếp tục và bỏ qua sản phẩm hết hạn để lựa chọn số lô/sê-ri khác.