Hướng dẫn Quản lý Hóa đơn và Thanh toán Đa tiền tệ¶

Ở các bài viết trước, Viindoo đã hướng dẫn bạn cách:

Ở bài viết này, Viindoo hướng dẫn bạn chi tiết cách quản lý hóa đơn và thanh toán bằng ngoại tệ. Trước khi đi vào các nội dung, bạn cần kích hoạt Đa tiền tệ, kích hoạt các ngoại tệ cần sử dụng, cập nhật tỷ giá cho hệ thống.

Để hiểu rõ hơn, chúng ta sử dụng tỷ giá Ngân hàng theo ảnh sau để cùng tìm hiểu và thực hiện cho các ví dụ dưới đây:

Hóa đơn ngoại tệ trên Viindoo¶

Đầu tiên, bạn cần hiểu được cách tạo hoá đơn khách hàng và tạo hoá đơn nhà cung cấp.

Theo đó, bạn có thể tạo hóa đơn ngoại tệ trên Viindoo với 02 cách sau:

Cách 1: Nếu Công ty bạn quản lý mỗi loại tiền tệ trên 1 Sổ nhật ký.
- Tạo một Sổ nhật ký cho ngoại tệ. Xem thêm tại Thiết lập Tài khoản Ngân hàng.
- Trên hoá đơn, chọn Sổ nhật ký có thiết lập tiền tệ mặc định theo mong muốn.
Cách 2: Nếu Công ty bạn quản lý 1 Sổ nhật ký cho tất cả các loại tiền tệ.
- Sử dụng Sổ nhật ký mặc định, chọn loại tiền tệ trên giao diện hoá đơn.

Tỷ giá quy đổi ngoại tệ về tiền tệ Công ty cho hóa đơn sẽ được tự động lấy theo nguyên tắc:

Hóa đơn Khách hàng: Quy đổi theo tỷ giá mua của ngân hàng.

Ví dụ: Ngày 22/03/2022 tạo hóa đơn cho Khách hàng DEF Company giá trị 100USD, tỷ giá mua của Ngân hàng được tự động lấy lên tính toán là 22.750 VND/USD:
Hóa đơn Nhà cung cấp: Quy đổi theo tỷ giá bán của ngân hàng.

Ví dụ: Ngày 21/03/2022, tạo hóa đơn từ Nhà cung cấp ABC Company giá trị 100USD, tỷ giá bán của Ngân hàng được tự động lấy lên tính toán là 22.960 VND/USD:

Thanh toán Hóa đơn ngoại tệ cho nhà cung cấp¶

Xem thêm

Quy trình tổng quan từ Hóa đơn khách hàng, thanh toán đến đối soát

Thanh toán bằng đồng tiền của công ty¶

Thực hiện thanh toán công nợ Hóa đơn nhà cung cấp ABC Company với tiền tệ USD bằng đồng tiền của Công ty.

Trên hóa đơn Nhà cung cấp, nhấn Ghi nhận thanh toán, cửa sổ Ghi nhận thanh toán xuất hiện. Tại đây, bạn chọn đồng tiền thanh toán là VND, giá trị tổng tiền VND được lấy đúng bằng công nợ đã hạch toán.

Thanh toán hóa đơn ngoại tệ bằng tiền tệ Công ty Viindoo

Sau khi nhấn Tạo thanh toán, hóa đơn nhà cung cấp chuyển trạng thái Đã thanh toán.

Hóa đơn đã thanh toán bằng tiền tệ Công ty Viindoo

Truy cập Bút toán sổ nhật ký bạn có thể xem: Bút toán thanh toán hóa đơn, bút toán chênh lệch tỷ giá.

Ghi chú

Bút toán chênh lệch tỷ giá được hệ thống tự động tính toán và tạo ra khi có phát sinh.

Bút toán sinh ra từ thanh toán tiền tệ công ty Viindo

Trong ví dụ này: Tỷ giá bán tại ngày hóa đơn cao hơn tỷ giá tại ngày thanh toán nên phát sinh bút toán ghi nhận lỗ ngoại tệ quy đổi tại thời điểm thanh toán như sau:

Chi tiết bút toán chênh lệch sinh ra từ thanh toán tiền tệ Công ty Viindoo

Thanh toán bằng đồng ngoại tệ¶

Thực hiện tương tự như thanh toán bằng đồng tiền của công ty, khi thanh toán bạn chọn tiền tệ là ngoại tệ.

Thanh toán hóa đơn ngoại tệ bằng ngoại tệ Viindoo

Sau khi hoàn thành, bạn truy cập vào Bút toán Sổ nhật ký để xem bút toán thanh toán hóa đơn và bút toán chênh lệch tỷ giá.

Bút toán sinh ra từ thanh toán bằng ngoại tệ Viindoo

Trong tình huống này: Tỷ giá bán tại ngày hóa đơn cao hơn tỷ giá tại ngày thanh toán, bạn thanh toán bằng ngoại tệ nên phát sinh bút toán ghi nhận lãi tiền VND tại thời điểm thanh toán như sau:

Chi tiết bút toán chênh lệch sinh ra từ thanh toán ngoại tệ Viindoo

Khách hàng thanh toán hóa đơn ngoại tệ¶

Nhận thanh toán bằng tiền tệ của công ty¶

Ví dụ, ngày 21/03/2022, Khách hàng DEF Company thực hiện thanh toán USD vào tài khoản VND của công ty.

Số tiền USD khách hàng thanh toán sẽ được quy đổi qua ngân hàng (hoặc bên thứ 3), bạn thực hiện ghi nhận đúng số tiền VND nhận về tài khoản công ty và ghi nhận phần chênh lệch (nếu có) vào trường thông tin Chênh lệch thanh toán.

Khách hàng thanh toán vào tài khoản tiền Công ty Viindoo

Nhấn Tạo thanh toán, hóa đơn khách hàng chuyển trạng thái Đã thanh toán.

Hóa đơn khách hàng thanh toán vào tài khoản tiền Công ty Viindoo

Tại Bút toán Sổ nhật ký, bạn sẽ thấy bút toán thanh toán và bút toán chênh lệch tỷ giá được tạo ra. Trong đó, phần tiền VND trong chênh lệch thanh toán được thể hiện trên bút toán thanh toán.

Chi tiết bút toán sinh ra từ nhận thanh toán tiền công ty Viindo

Ví dụ trong hình: Tỷ giá mua tại ngày hóa đơn thấp hơn tỷ giá tại ngày thanh toán nên phát sinh bút toán ghi nhận lỗ ngoại tệ quy đổi tại thời điểm thanh toán như sau:

Bút toán chênh lệch sinh ra từ nhận thanh toán tiền Công ty Viindoo

Nhận thanh toán bằng ngoại tệ¶

Tương tự như trên, thực hiện tiếp ví dụ khi ghi nhận khách hàng DEF Company thanh toán vào tài khoản ngoại tệ USD.

Khách hàng thanh toán vào tài khoản tiền ngoại tệ Viindoo

Sau khi hoàn thành, bạn truy cập vào Bút toán Sổ nhật ký xem bút toán thanh toán hóa đơn và bút toán chênh lệch tỷ giá.

Bút toán sinh ra từ nhận tiền thanh toán tiền ngoại tệ Viindoo

Ví dụ trong hình: Tỷ giá mua tại ngày hóa đơn thấp hơn tỷ giá tại ngày thanh toán, khách hàng thanh toán bằng ngoại tệ phát sinh bút toán ghi nhận lãi tiền VND tại thời điểm thanh toán như sau:

Chi tiết bút toán chênh lệch sinh ra từ nhận thanh toán tiền ngoại tệ Viindoo

Ghi chú

Trong giao dịch thông thường, hóa đơn và hợp đồng lập theo tiền tệ gì thì khi thanh toán cũng dùng đúng tiền tệ đó. Tuy nhiên, nếu thanh toán ghi nhận qua các đơn vị trung gian thanh toán thì tiền tệ phải theo loại tiền mà đơn vị trung gian thanh toán hỗ trợ. Do đó phát sinh trường hợp tiền tệ trên hóa đơn khác với đồng tiền thanh toán.