Quản lý quy trình chi tiêu nhân viên¶
Trong bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn ghi nhận các chi tiêu trong ứng dụng quản lý chi tiêu nhân viên trên phần mềm Viindoo.
Thiết lập chung¶
Đối với từng nghiệp vụ phát sinh mà bạn cần thiết lập các sản phẩm chi tiêu tương ứng để kế toán có thể dễ dàng nhận biết. Để tạo sản phẩm chi tiêu, bạn truy cập Chi tiêu (HR) ‣ Cấu hình ‣ Sản phẩm Chi tiêu và ấn Tạo để tạo mới sản phẩm.
Các thông tin cần điền như sau:
Tên sản phẩm: Đặt tên theo từng nghiệp vụ phát sinh, ví dụ: Phí tiếp khách, Mua đồ dùng văn phòng, Phí cầu đường, v.v.
Giá bán: Giá sản phẩm bán cho khách hàng.
Giá vốn: Giá sản phẩm ghi nhận khi tạo phiếu chi tiêu.
Mã nội bộ công ty: Mã sản phẩm nội bộ dùng trong công ty.
Tài khoản chi phí: Tài khoản kế toán ghi nhận chi tiêu phát sinh ví dụ: 6428, 6418.
Thuế nhà cung cấp: Thông tin thuế nhà cung cấp, ví dụ Thuế GTGT được khấu trừ 10%.
Thuế khách hàng: Thông tin thuế dành cho sản phẩm bán cho khách hàng, ví dụ: Thuế GTGT phải nộp 10%.
Ấn Lưu để lưu thông tin.
Sau khi đã thiết lập, nhân viên có thể tiến hành thực hiện tạo chi tiêu.
Nhân viên tạo chi tiêu¶
Truy cập ứng dụng Chi tiêu (HR), ấn Tạo để tạo một chi tiêu.
Các thông tin cần điền như sau:
Tạo hóa đơn?: Lựa chọn phương án này nếu như khoản chi tiêu của bạn có hóa đơn. Khi bạn tích chọn mục này và vào sổ chi tiêu thì sẽ tự động tạo ra một hóa đơn tại menu Hóa đơn NCC ở phân hệ Kế toán.
Miêu tả: Miêu tả ngắn gọn thông tin phiếu chi tiêu, ví dụ: Ăn trưa với khách hàng;
Sản phẩm: Lựa chọn sản phẩm chi tiêu tương ứng;
Đơn giá: Giá trị đã chi;
Số lượng: Số lượng sản phẩm chi tiêu;
Tổng: Tổng tiền bao gồm thuế;
Số tiền đến hạn: Tổng tiền còn lại sau khi đã thanh toán;
Mã/Số hóa đơn: Số hóa đơn mà nhà cung cấp đã xuất;
Ngày chi tiêu: Ngày phát sinh chi tiêu;
Thanh toán bởi: Căn cứ trên đối tượng thực hiện việc thanh toán, bạn lựa chọn một trọng hai kiểu sau:
Nhân viên (để bồi hoàn): Tích chọn vào mục này nếu nhân viên là người trực tiếp chi trả cho nhà cung cấp;
Công ty: Tích chọn mục này nếu công ty thực hiện thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp;
Ghi chú: Bạn có thể điền một số thông tin cần lưu ý cho phiếu chi tiêu này.
Ấn Lưu để lưu thông tin. Để đính kèm biên lai/hóa đơn đã được xuất, ấn Đính kèm biên nhận để đính kèm ảnh/tài liệu trước khi trình quản lý phê duyệt.
Sau khi đã đính kèm biên nhận, bạn ấn Tạo Bảng kê để tạo bảng kê cho khoản chi tiêu này.
Tại giao diện bảng kê, bạn sẽ thấy được thông tin quản lý cấp trên cần phê duyệt kê khai chi tiêu của bạn. Thông tin quản lý cấp trên dựa vào thông tin thiết lập tại phòng/ban và hồ sơ nhân viên. Ấn Trình cho Người quản lý để chuyển bảng kê cho người quản lý phê duyệt.
Lúc này hệ thống sẽ có một ấn định hoạt động gửi tới người quản lý cần phê duyệt, đồng thời kê khai sẽ chuyển sang trạng thái Đã trình.
Quản lý phê duyệt chi tiêu¶
Nếu là người quản lý, bạn sẽ sẽ nhận một thông báo dạng ấn định hoạt động liên quan đến việc phê duyệt kê khai chi tiêu.
Tại giao diện chi tiêu, ấn Duyệt hoặc Từ chối phê duyệt phiếu chi. Lúc này chi tiêu cũng sẽ chuyển sang trạng thái Được duyệt hoặc Bị từ chối đồng thời ấn định hoạt động cũng sẽ tự động hoàn thành.
Lúc này người quản lý cần thông báo tới kế toán viên để vào sổ bút toán bằng cách sử dụng tính năng Ghi chú.
Kế toán vào sổ và ghi nhận thanh toán¶
Chi tiêu thanh toán bởi nhân viên¶
Vào sổ chi tiêu¶
Với vị trí kế toán, truy cập Chi tiêu (HR) ‣ Kê khai chi tiêu ‣ Chi tiêu chờ Vào sổ, lựa chọn bảng kê cần vào sổ.
Tại giao diện bảng kê, ấn Vào sổ bút toán để ghi nhận chi tiêu.
Chi tiêu không có hóa đơn¶
Sau khi bút toán đã vào sổ, tại tab Thông tin khác sẽ hiển thị thông tin ngày vào sổ tại trường Ngày kế toán. Bạn cũng có thể xem được sổ nhật ký liên quan tới bảng kê chi tiêu này là Sổ nhật ký chi tiêu.
Ấn vào Bút toán để xem danh sách các bút toán kế toán được sinh ra cho kê khai chi tiêu này.
Chi tiêu không có hóa đơn¶
Sau khi bút toán đã vào sổ, tại tab Thông tin khác sẽ hiển thị thông tin ngày vào sổ tại trường Ngày kế toán. Bạn cũng có thể xem được sổ nhật ký liên quan tới kê khai chi tiêu này là Sổ nhật ký chi tiêu.
Ấn vào Bút toán để xem bút toán kế toán được sinh ra cho khoản kê khai chi tiêu này.
Ghi nhận thanh toán¶
Trường hợp nhân viên đã có khoản tạm ứng trước, ấn Thanh toán bằng tiền Tạm ứng để ghi nhận khoản thanh toán.
Sau khi ấn Tạo Bút toán, bạn sẽ thấy trạng thái của kê khai chi tiêu được chuyển sang Đã thanh toán, và một bút toán thanh toán được sinh ra để hoàn tất quy trình ghi nhận chi tiêu này.
Trường hợp không có khoản tạm ứng trước, ấn Ghi nhận thanh toán
Lựa chọn sổ nhật ký Ngân hàng/Tiền mặt để ghi nhận phương thức thanh toán, điền số tiền và ngày ghi nhận thanh toán. Đối với sổ nhật ký Ngân hàng, trường tài khoản ngân hàng sẽ tự động điền số tài khoản ngân hàng của nhân viên đó. Bạn xem thêm cách thiết lập tài khoản ngân hàng trên hồ sơ nhân viên tại Các bước tạo một Nhân viên mới trên hệ thống.
Lúc này trên phiếu chi sẽ được đánh dấu và chuyển sang trạng thái Đã thanh toán.
Chi tiêu thanh toán bởi công ty¶
Với vị trí kế toán, truy cập Chi tiêu (HR) ‣ Kê khai chi tiêu ‣ Chi tiêu chờ Vào sổ, lựa chọn bảng kê cần vào sổ.
Chi tiêu không có hóa đơn¶
Ấn Vào sổ bút toán để vào sổ bút toán ghi nhận kê khai chi tiêu.
Sau khi vào sổ, bạn có thể xem phát sinh kế toán của hóa đơn sinh ra khi ấn vào Bút toán:
Để ghi nhận thanh toán cho bảng kê chi tiêu này, ấn Ghi nhận thanh toán, giao diện thanh toán được mở ra:
Sau đó, bạn có thể ấn vào Thanh toán để xem phiếu thanh toán và ấn Bút toán để xem danh sách các bút toán liên quan.
Chi tiêu không có hóa đơn¶
Trong kê khai chi tiêu, tại tab Thông tin khác, bạn có thể chọn sổ nhật ký thanh toán tại trường Sổ nhật ký ngân hàng, và ấn Vào sổ bút toán để thực hiện vào sổ:
Sau khi vào sổ, quá trình kê khai chi tiêu sẽ hoàn thanh. Trạng thái của kê khai cũng được chuyển sang Đã thanh toán. Để xem được bút toán, ấn vào Bút toán.
