Quản lý Ngân sách¶
Ứng dụng Ngân sách là nơi bạn thực hiện các cài đặt cần thiết, lập và theo dõi kế hoạch ngân sách, xem báo cáo phân tích ngân sách. Với Viindoo, bạn có thể quản lý ngân sách bằng:
Kiểu ngân sách: thông qua tài khoản kế toán tài chính;
Tài khoản kế toán quản trị;
Kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản kế toán quản trị.
Kích hoạt tính năng¶
Để quản lý ngân sách trong hệ thống Viindoo, truy cập: Thiết lập > Kế toán > Kế toán quản trị, tích chọn Quản lý Ngân sách. Tính năng Kế toán Quản trị sẽ được tự động được tích chọn. Bấm Lưu.
Khi tính năng được kích hoạt, ứng dụng Ngân sách được tự động cài đặt và xuất hiện trên giao diện tổng quan các ứng dụng đã được cài đặt của hệ thống Viindoo.
Phân quyền người dùng¶
Tham khảo bài viết Thiết lập và quản lý người dùng để xem chi tiết hướng dẫn phân quyền người dùng. Với Ứng dụng Ngân sách, hệ thống Viindoo cung cấp các phân quyền sau:
Để trống quyền: Người dùng không thể nhìn thấy hoặc truy cập vào Ứng dụng Ngân sách.
Người dùng: Người dùng có thể tạo Ngân sách, sửa, xoá và xem báo cáo Phân tích Ngân sách của Ngân sách do mình tạo. Người dùng không thể tạo, sửa, xoá Kiểu ngân sách.
Quản trị viên: Người dùng có thể tạo, sửa, xoá Kiểu ngân sách, Ngân sách và xem báo cáo Phân tích Ngân sách.
Tạo Tài khoản kế toán quản trị¶
Tài khoản Kế toán Quản trị là một công cụ tập hợp các khoản doanh thu/chi phí có liên quan đến một ngân sách cụ thể. Để làm được, bạn cần gắn tài khoản kế toán quản trị vào các phát sinh doanh thu/chi phí để tạo liên kết đến ngân sách.
Nếu bạn chưa thiết lập Tài khoản Kế toán Quản trị, xem hướng dẫn tại: Kế toán Quản trị trong Viindoo.
Tạo Kiểu ngân sách trong Viindoo¶
Kiểu Ngân Sách được xây dựng dựa trên mục đích xem xét số liệu của người quản lý ngân sách: theo số liệu phát sinh trên tài khoản kế toán tài chính.
Ngay tại giao diện kích hoạt thành công tính năng Quản lý Ngân sách sẽ xuất hiện lối tắt cho hoạt động tạo Kiểu Ngân sách:
Ấn Kiểu Ngân sách để bắt đầu thực hiện tạo kiểu ngân sách. Hoặc, bạn cũng có thể tạo kiểu ngân sách theo đường dẫn .
Ví dụ: Lập 1 ngân sách theo dõi chi phí văn phòng, chúng ta sẽ tạo kiểu ngân sách với tên Kiểu Ngân Sách 1. Các chi phí sẽ được tập hợp thông qua các tài khoản kế toán tài chính:
Tài khoản 6421: Chi phí nhân viên;
Tài khoản 6423: Chi phí dụng cụ, đồ dùng;
Tài khoản 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ.
Thông tin của Kiểu ngân sách 1 sẽ được tạo như hình sau:
Tạo ngân sách trong Viindoo¶
Chúng ta cùng thực hiện ví dụ: lập ngân sách cho Chi phí văn phòng năm 2022 với tổng số tiền 200.000.000đ. Xem chi tiết hướng dẫn theo các bước dưới đây để tạo một ngân sách:
Bước 1: Tạo ngân sách theo đường dẫn: Ngân sách ‣ Ngân sách ‣ Tạo
Bước 2: Nhập Thông tin chung
Nhập các thông tin sau:
Tên Ngân sách: Điền tên ngân sách của bạn - Chi phí văn phòng - 2022;
Chu kỳ: Ngày bắt đầu và ngày kết thúc theo kế hoạch - Từ 01/01/2022 đến 31/12/2022;
Tích chọn trường Chỉ các Phát sinh đã vào sổ hoặc không. Việc này ảnh hưởng đến cách lấy số liệu lên ngân sách:
- Ngân sách chỉ chọn Kiểu ngân sách:
- Nếu được tick chọn: Chỉ các phát sinh Kế toán tài chính ở trạng thái đã vào sổ mới được tính toán lên Giá trị thực tế.
- Nếu không được tick chọn: Tất cả các phát sinh Kế toán tài chính ở trạng thái dự thảo, đã vào sổ đều được tính toán lên Giá trị thực tế.
- Ngân sách chỉ chọn Tài khoản kế toán quản trị:
- Bất kể trường này có được tick chọn hay không, chỉ các phát sinh kế toán quản trị ở trạng thái Đã vào sổ mới được tính toán lên Giá trị thực tế.
- Ngân sách chọn kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản kế toán quản trị:
- Bất kể trường này có được tick chọn hay không, chỉ các phát sinh kế toán quản trị chứa phát sinh kế toán tài chính đã vào sổ mới được tính toán lên Giá trị thực tế.
Bước 3: Nhập Thông tin Chi tiết Ngân sách
Bấm vào Thêm một dòng sau đó nhập thông tin:
Kiểu Ngân sách: Chọn Kiểu Ngân sách bạn muốn quản lý mà bạn đã tạo trước đó.
Tài khoản Kế toán Quản trị: Chọn Tài khoản Kế toán Quản trị mà bạn đã tạo.
Ngày Bắt đầu/Ngày Kết thúc: Phần mềm tự động điền theo Chu kỳ mà bạn mà bạn đã nhập ở Thông tin chung.
Giá trị kế hoạch: Nhập giá trị âm nếu lập ngân sách chi, nhập giá trị dương nếu lập ngân sách thu.
Giá trị thực tế: Mỗi phát sinh kế toán có ngày kế toán nằm trong chu kỳ của ngân sách đều sẽ được tập hợp số liệu tại đây nếu thoả mãn điều kiện:
Trên bút toán kế toán có gắn Tài khoản Kế toán Quản trị (đối với Ngân sách chỉ quản lý theo Tài khoản Kế toán Quản trị).
Trên bút toán kế toán có phát sinh liên quan đến tài khoản đuợc thiết lập trên Kiểu Ngân sách (đối với Ngân sách chỉ quản lý theo Kiểu ngân sách).
Thoả mãn đồng thời 2 điều kiện trên (đối với Ngân sách kết hợp quản lý theo Kiểu ngân sách và Tài khoản Kế toán Quản trị).
Giá trị lý thuyết: Giá trị kế hoạch đến thời điểm hiện tại cần đạt được:
Giá trị lý thuyết = Giá trị kế hoạch theo ngày x Số ngày tính từ ngày bắt đầu đến ngày hiện tại.
Giá trị kế hoạch theo ngày = Giá trị kế hoạch / Số ngày dự kiến thực hiện ngân sách.
Đạt được: Tỷ lệ đạt được của Giá trị thực tế so với Giá trị lý thuyết.
Bạn có thể quản lý một ngân sách bằng Kiểu ngân sách hoặc Tài khoản Kế toán Quản trị hoặc cả 2.
Quản lý ngân sách bằng Kiểu ngân sách¶
Nhập Kiểu ngân sách, để trống trường Tài khoản KT Quản trị. Nhập các trường còn lại theo hướng dẫn ở trên.
Quản lý ngân sách bằng Tài khoản kế toán quản trị¶
Nhập Tài khoản KT Quản trị, để trống trường Kiểu ngân sách. Nhập các trường còn lại theo hướng dẫn ở trên.
Quản lý ngân sách kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản kế toán quản trị¶
Việc kết hợp Kiểu ngân sách và Tài khoản Kế toán quản trị để theo dõi giúp cho hoạt động phân tích ngân sách chi tiết, đa chiều hơn. Ngân sách chọn quản lý kết hợp được thể hiện như sau:
Nhập Tài khoản KT Quản trị và Kiểu ngân sách. Nhập các trường còn lại theo hướng dẫn ở trên.
Bước 4: Xác nhận Ngân sách
Sau khi nhập đầy đủ thông tin, bạn bấm nút Lưu, sau đó bấm nút Xác nhận, Duyệt để Ngân sách trở nên khả dụng.
Phân tích Ngân sách¶
Để xem Báo cáo Phân tích Ngân sách, bạn truy cập đến Ngân sách > Phân tích Ngân sách. Ở đây, bạn có thể xem báo cáo kiểu danh sách với các thông tin về ngân sách bằng bộ lọc mặc định Đã vào sổ và nhóm theo Bút toán sổ nhật ký. Bạn cũng có thể xem kiểu báo cáo khác theo hướng dẫn tại đây: Giao diện và Báo cáo.
Bấm vào biểu tượng hình tam giác để hiển thị dòng chi tiết và đi đến giao diện Ngân sách.
Trên giao diện Ngân sách, bấm vào Bút toán để xem các bút toán phát sinh.
Thông tin Ngân sách trong Viindoo mang lại cho bạn cái nhìn trực quan, tức thời để đánh giá, xem xét ngân sách đang được thực hiện tốt hay không tốt, có bám sát kế hoạch không. Từ đó, bạn có thể đưa ra điều chỉnh kịp thời để đạt được kế hoạch cho thời gian còn lại. Dựa vào dữ liệu cũ, bạn có cơ sở để xem xét, so sánh, lập kế hoạch tiếp theo hiệu quả hơn.