Hướng dẫn cách tạo Tài liệu nhân viên¶
Phần mềm Viindoo cho phép bạn lưu giữ, phân loại và quản lý tài liệu nhân viên một cách tập trung, dễ sử dụng. Các tài liệu nhân viên có thể là: Thẻ an sinh xã hội, Chứng minh nhân dân, Sổ bảo hiểm, Hợp đồng lao động,...
Để tạo Tài liệu nhân viên, trong Ứng dụng Nhân viên, bạn truy cập vào Tài liệu nhân viên sau đó bấm Tạo.
Phần mềm hiển thị giao diện như sau:
Bạn cần nhập các thông tin sau:
Tài liệu/Hồ sơ số: bạn điền tên tài liệu và số tài liệu. Ví dụ: Căn cước công dân/02461xxx.
Loại tài liệu: chọn một trong số Loại tài liệu mà bạn đã thiết lập. Bạn có thể xem thêm về Loại tài liệu tại đây.
Được giữ bởi: tài liệu được giữ bởi công ty hay nhân viên. Nếu bạn chọn Công ty, phần mềm hiển thị trường thông tin Trả lại sau khi chấm dứt cho phép bạn tích chọn có trả lại tài liệu này cho nhân viên sau khi kết thúc hợp đồng làm việc hay không.
Nhân viên: tài liệu này của nhân viên nào.
Người quản lý tài liệu: khi đến Ngày nhắc báo, người này sẽ được nhận thông báo.
Cấp bởi: tài liệu được cấp bởi ai, cơ quan, bộ phận nào.
Nơi cấp: nơi cấp tài liệu.
Ngày cấp và Ngày hết hạn: ngày cấp và ngày hết hạn của tài liệu.
Số ngày báo trước: số ngày mà phần mềm sẽ nhắc nhở người quản lý trước khi tài liệu hết hạn. Hệ thống gợi ý nhập Số ngày báo trước là Số ngày báo trước được thiết lập trên Loại tài liệu, tuy nhiên bạn có thể chỉnh sửa lại nếu muốn.
Ngày nhắc báo: phần mềm tự động tính Ngày nhắc báo = Ngày hết hạn - Số ngày báo trước. Ví dụ: Ngày hết hạn của tài liệu là 15/03/2022, Số ngày báo trước là 10, thì đến Ngày nhắc báo là 05/03/2022, phần mềm sẽ nhắc nhở người quản lý.
Tab Tài liệu Quét: bạn có thể scan hoặc chụp hình tài liệu, sau đó click nút Tải lên tập tin của bạn để tải hình ảnh tài liệu lên hệ thống Viindoo.
Ghi chú
Tại đây bạn có thể tải được 2 ảnh và 1 file đính kèm lên hệ thống.
Tab Ghi chú: tại đây bạn có thể nhập ghi chú cho tài liệu.
Bạn click Lưu để lưu lại các thiết lập.
Sau khi bạn thiết lập Tài liệu nhân viên, giao diện Nhân viên sẽ cập nhật tương ứng.
