Tổng quan thỏa thuận mua hàng¶
Ngoài các luồng thực hiện nghiệp vụ quản lý mua hàng đơn giản, phần mềm Viindoo cũng hỗ trợ tính năng quản lý các loại thỏa thuận mua hàng theo đúng nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.
Vậy thỏa thuận mua hàng là gì?
Thỏa thuận mua hàng là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó thì bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và ghi nhận thanh toán; đồng thời bên mua có nghĩa vụ thanh toán giá trị đã trao đổi với bên bán, nhận hàng và có quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận giữa hai bên. Thực tế có hai loại thỏa thuận mua hàng phổ biến nhất là đơn mua tổng quát và mời thầu. Dựa vào nhu cầu sử dụng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn sao cho phù hợp.
Kích hoạt tính năng¶
Để sử dụng tính năng thỏa thuận mua hàng, bạn truy cập vào . Tại mục Mua hàng, chọn Hợp đồng mua hàng và ấn Lưu.
Thiết lập chung¶
Truy cập .
Với mặc định của hệ thống sẽ tự động sinh ra hai kiểu Yêu cầu mua hàng mặc định: Đơn mua tổng quát và Mời thầu.
Truy cập vào một kiểu Yêu cầu mua hàng sẽ có các thông tin sau:
Kiểu Yêu cầu: Tên kiểu yêu cầu Mua hàng
Kiểu lựa chọn:
Chỉ chọn một chọn RFQ (độc quyền): Khi một yêu cầu báo giá được xác nhận thì các yêu cầu báo giá khác gắn tới kiểu mua hàng sẽ bị hủy bỏ.
Lựa chọn nhiều RFQ (đa lựa chọn): cho phép lựa chọn nhiều đơn mua và khi một yêu cầu báo giá được xác nhận thì yêu cầu báo giá khác sẽ không bị hủy bỏ.
Dòng chi tiết: Cho phép kết hợp nhiều lựa chọn khác nhau:
Nạp các dòng theo yêu cầu: Khi tạo báo giá từ kiểu yêu cầu thì các dòng yêu cầu sẽ được sao chép sang Yêu cầu Báo giá.
Không tạo dòng RFQ một cách tự động: Khi tạo báo giá từ kiểu yêu cầu thì các dòng yêu cầu sẽ không sao chép sang Yêu cầu Báo giá.
Số lượng:
Nạp số lượng theo yêu cầu: Số lượng của kiểu yêu cầu sẽ tự động điền vào các Yêu cầu Báo giá;
Đặt số lượng một cách thủ công: Số lượng của kiểu yêu cầu sẽ không tự động điền vào các Yêu cầu Báo giá.
Sau khi đã thiết lập kiểu mua hàng, mọi thứ đã sẵn sàng để tạo một Thỏa thuận mua hàng.
Tạo Yêu cầu mua hàng¶
Truy cập .
Tại đây bạn cần điền các thông tin sau:
Đại diện mua hàng: Đại diện cho doanh nghiệp thực hiện hoạt động mua hàng. Mặc định của hệ thống sẽ hiển thị theo người tạo;
Kiểu yêu cầu: Lựa chọn trong danh sách kiểu yêu cầu đã thiết lập;
Nhà cung cấp: Điền thông tin Nhà cung cấp. Trong trường hợp là đơn mua tổng quát thì trường này sẽ là bắt buộc, còn mời thầu thì không bắt buộc phải điền;
Hạn chót đặt hàng: Ngày cuối cùng để có thể đặt hàng;
Ngày mời thầu: Ngày đầu mở thầu;
Ngày giao: Ngày giao hàng mong đợi và được ấn định khi đã nhận toàn bộ hàng hóa;
Tài liệu nguồn: Tham chiếu tới tài liệu nguồn phát sinh thỏa thuận mua hàng.
Tại tab Sản phẩm, ấn Thêm một dòng và lựa chọn sản phẩm, nhập thông tin về số lượng, đơn vị tính. Ngoài ra bạn có thể điền thêm một số điều khoản và điều kiện khác đính kèm trong Yêu cầu Mua hàng tại mục Điều khoản và Điều kiện.
Ấn Lưu, sau đó Xác nhận để xác nhận Yêu cầu mua hàng vừa tạo. Dựa vào mỗi kiểu Yêu cầu mua hàng mà hệ thống tự động sinh mã đơn hàng khác nhau.
Để có thể hiểu thêm về cách sử dụng đặc thù, bạn xem thêm tại chi tiết các bước thực hiện tại từng kiểu Yêu cầu mua hàng.