Theo dõi chi phí nhân sự trong quản trị dự án

Chi phí nhân sự là một loại chi phí không thể thiếu trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của Doanh nghiệp. Để đưa ra được phương án tối ưu hóa lợi nhuận, đánh giá được chính xác hiệu quả của từng hoạt động sản xuất kinh doanh mà Doanh nghiệp thực hiện thì việc theo dõi chi phí nhân sự là thực sự cần thiết.

Tính năng Theo dõi chi phí nhân sự với bảng chấm công trong Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp tổng thể Viindoo có thể giúp cho Doanh nghiệp theo dõi một cách chính xác và rõ ràng các chi phí nhân sự đã sử dụng, dễ dàng so sánh kết quả thực hiện công việc với kế hoạch ban đầu. Từ đó đưa ra những giải pháp, đánh giá cụ thể cho việc lên phương án và lập kế hoạch cho các công việc tiếp theo.

Sau đây chúng tôi hướng dẫn bạn thực hiện tính năng này trên Phần mềm Viindoo qua một ví dụ như sau:

Sau quá trình phân tích Dự án, Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo ký kết hợp đồng thực hiện Dự án Tư vấn triển khai Phần mềm ERP cho Khách hàng ABC, thông tin như sau:

  • Tổng giá trị dự án: 40.000.000 VNĐ;

  • Thời gian thực hiện dự kiến: 40 giờ;

  • Chi phí Nhân sự ước tính: 15.500.000 VNĐ.

Ban giám đốc quyết định thành lập Đội dự án ABC, với 03 nhân sự và chi phí cho từng nhân sự theo giờ chi tiết như sau:

  • Phong Đào - Chủ nhiệm Dự án - Chi phí: 500.000 VNĐ/giờ;

  • Nguyệt Đỗ - Nhân viên thực hiện Dự án - Chi phí: 300.000 đ/giờ;

  • Tâm Vũ - Nhân viên thực hiện Dự án - Chi phí: 250.000 đ/giờ.

Để có thể theo dõi chi phí nhân sự cho ví dụ trên, bạn cần cài đặt các mô-đun:

  1. Bán hàng;

  2. Kế toán;

  3. Nhân viên;

  4. Chấm công;

  5. Dự án;

Sau đó, cần kích hoạt tính năng Kế toán quản trị theo đường dẫn Thiết lập > Kế toán > Kế toán quản trị > Lưu.

Thiết lập kế toán Quản trị Viindoo

Sau khi các mô-đun cần thiết đã được cài đặt và tính năng Kế toán quản trị đã được kích hoạt, bạn sẽ tiếp tục thao tác theo hướng dẫn dưới đây:

Thiết lập chi phí cho từng nhân viên

Xem thêm

Các bài viết về Mô-đun Nhân viên

Truy cập vào mô-đun Nhân viên, bạn thực hiện thiết lập thông tin cho nhân viên bằng cách chọn nhân viên trong danh sách nhân viên có sẵn để bổ sung thông tin hoặc nhấn Tạo để thiết lập thông tin cho nhân viên mới.

Tạo thông tin nhân viên trong Viindoo

Tại tab Thiết lập Nhân lực, bạn cần điền các thông tin như sau:

  • Trường Chi phí cho Bảng chấm công: Thực hiện nhập chi phí giờ công cho nhân viên Tâm Vũ là 250.000đ mỗi giờ (1).

  • Trường Người dùng liên kết: Thực hiện điền tài khoản Người sử dụng nội bộ của người dùng này. Hành động này liên kết Nhân viên với Tài khoản người dùng liên kết tương ứng. Khi đó, nhân viên Tâm Vũ có thể thực hiện tự nhập bảng chấm công (2).

Thiết lập nhân viên trong Viindoo

Nhấn Lưu để hoàn thành. Thiết lập cho các nhân viên Phong Đào và Nguyệt Đỗ, bạn thực hiện với thao tác tương tự.

Tạo Đơn bán

Đầu tiên, bạn thực hiện tạo sản phẩm Tư vấn triển khai phần mềm ERP với kiểu sản phẩm là Dịch vụ và đơn vị tính là Giờ.

Xem thêm

Tạo sản phẩm trong Viindoo

Thiết lập sản phẩm với Viindoo

Ở tab Bán hàng, bạn lựa chọn trường Kiểm soát dịch vụ là Tạo một nhiệm vụ trong Dự án của đơn đặt hàng.

Thiết lập sản phẩm trong Viindoo

Tiếp theo, bạn cần tạo Đơn bán để ghi nhận doanh thu thực hiện Dự án cho Khách hàng ABC. Xem thêm tại: Cách tạo Báo giá và Đơn bán.

Khi xác nhận Đơn bán S00010, tại tab Thông tin khác của đơn bán, một Tài khoản Quản trị được tự động tạo ra. Tên của Tài khoản Quản trị này được lấy theo tên của đơn bán và đối tác: ví dụ S00010 - Khách hàng ABC.

Tài khoản Kế toán Quản trị sinh ra từ đơn bán Viindoo

Đồng thời, một nhiệm vụ cho đơn bán S00010 cũng được sinh ra.

Nhiệm vụ sinh ra đơn bán Viindoo

Trong quá trình thực hiện công việc, các nhân viên thuộc Đội dự án ABC có trách nhiệm thực hiện Chấm công thời gian thực hiện thực tế của mình vào Nhiệm vụ được sinh ra từ Đơn bán S00010. Xem chi tiết tại: Hướng dẫn chấm công trong dự án.

Nhân viên chấm công thực hiện Dự án Viindoo

Theo bảng Chấm công trên, chúng ta có thể thấy tổng số giờ thực tế mà các nhân viên thuộc Đội dự án ABC sử dụng là 48 giờ, vượt 08 giờ so với kế hoạch ban đầu.

Quản lý Chi phí và Doanh thu

Xem thêm

Cách tạo Hóa đơn dựa trên thời gian cung cấp dịch vụ từ đơn bán

Sau khi Hóa đơn bán hàng của Đơn bán được tạo và vào sổ, bạn thực hiện truy cập theo đường dẫn Kế toán > Cấu hình > Tài khoản Kế toán quản trị, tìm và chọn xem Tài khoản quản trị S00010 của Dự án Tư vấn triển khai Phần mềm ERP cho Khách hàng ABC để so sánh Chi phí và Doanh thu từ Dự án. Trong đó, bên Nợ là Chi phí nhân sự và bên Có là Doanh thu từ việc thực hiện Dự án.

Thông tin tổng quan chi phí doanh thu Dự án Viindoo

Nhấn chọn vào dòng Tài khoản Quản trị S00010 bạn sẽ nhìn được các thông tin tổng quát của đơn bán này. Sau đó, bạn thực hiện nhấn chọn Chi phí/Doanhthu.

Thông tin Tài khoản Quản trị trong Viindoo

Tại đây, bạn sẽ nhìn thấy chi tiết thông tin Doanh thu và Chi phí của nhân sự phát sinh khi thực hiện Dự án.

Chi tiết chi phí nhân sự thực hiện Dự án Viindoo

Bạn cũng có thể xem Báo cáo Doanh thu/Chi phí theo định dạng Bảng phân tích hoặc Đồ thị phù hợp với nhu cầu xem thông tin của mình.

Định dạng Pivot Graph chi phí nhân sự trong Viindoo

Ngoài ra, bạn có thể thực hiện theo đường dẫn sau để xem Phát sinh về Doanh thu và Chi phí của Dự án: Kế toán > Cấu hình > Phát sinh Kế toán Quản trị.

Bổ sung cách xem Phát sinh Kế toán Quản trị Viindoo

Đây là danh sách tất cả các phát sinh Kế toán quản trị của các Dự án mà Doanh nghiệp đã thực hiện. Bạn tiến hành lọc Tài khoản Quản trị cần xem thông tin.

Tìm kiếm Tài khoản Quản trị từ Phát sinh Kế toán Quản trị Viindoo