Trả trước cho Nhà cung cấp¶
Trong một số trường hợp, bạn có thể trả trước cho nhà cung cấp một số tiền đặt cọc trước khi nhận hàng. Tính năng nâng cao Tạm ứng mua hàng tại phần mềm Viindoo sẽ giúp quy trình mua hàng của bạn trở nên hiệu quả.
Cài đặt tính năng¶
Truy cập Ứng dụng, tắt bộ lọc mặc định và tìm kiếm theo mô-đun Tạm ứng mua hàng. Ấn Cài đặt để cài đặt tính năng.
Cách thực hiện¶
Đầu tiên, bạn cần tạo một đơn mua sản phẩm gắn tới một nhà cung cấp cụ thể. Cách tạo đơn mua bạn xem thêm tại Cách tạo Đơn mua.
Để ghi nhận một thanh toán trả trước cho đơn mua vừa tạo, bạn truy cập , ấn Tạo để tạo một thanh toán.
Tại đây bạn điền các thông tin sau:
- Kiểu thanh toán: Lựa chọn Chi tiền;
- Kiểu đối tác: Lựa chọn Nhà cung cấp;
- Khách hàng/Nhà cung cấp: Lựa chọn nhà cung cấp bạn muốn thanh toán tạm ứng;
- Tài khoản đích: Tài khoản ghi nhận công nợ ghi nhận thanh toán;
- Đơn mua: Hệ thống sẽ tự động lọc các đơn mua của nhà cung cấp đã được chọn phía trên. Bạn có thể lựa chọn thanh toán cho nhiều đơn mua khác nhau cùng nhà cung cấp;
- Tổng: Tổng số tiền thanh toán;
- Ngày: Ngày ghi nhận thanh toán;
- Sổ nhật ký: Lựa chọn sổ nhật ký ghi nhận thanh toán;
- Tài khoản người nhận: Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, hệ thống sẽ tự động gợi ý tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp được thiết lập trên liên hệ. Cách thiết lập bạn xem thêm tại Tạo một liên hệ mới trên Viindoo;
- Ghi nhớ: Điền nội dung giao dịch.
Ấn Lưu để lưu thông tin. Sau khi đã kiểm tra thông tin đã chính xác, bạn ấn Xác nhận để xác nhận thanh toán nhà cung cấp. Lúc này phiếu thanh toán sẽ chuyển sang trạng thái Đã vào sổ.
Tại giao diện đơn mua, kiểm tra các giao dịch thanh toán gắn tới đơn mua đó.
Sau khi tạo và xác nhận hóa đơn từ giao diện đơn mua, phần mềm sẽ hiển thị thông báo có một thanh toán đã gắn tới nhà cung cấp này và bạn có thể sử dụng để thanh toán hóa đơn này.
Bạn ấn Thêm và điền giá trị để khớp số tiền đã thanh toán với hóa đơn nhà cung cấp.
Lúc này phần mềm ghi nhận thông tin ngày ghi nhận ngày và giá trị thanh toán. Khi bạn đã thanh toán đủ giá trị hóa đơn (Nợ đến hạn bằng 0), hóa đơn sẽ tự động ghi nhận trạng thái Đã thanh toán.
Ghi chú
Trong trường hợp chưa thanh toán hết (Nợ đến hạn vẫn còn) thì hóa đơn vẫn ở trạng thái Đã vào sổ và ghi nhận từng thời điểm thanh toán.
Sau khi đã hoàn tất thanh toán, bạn cần thực hiện đối soát hóa đơn. Xem thêm tại: Quy trình tổng quan từ Hóa đơn nhà cung cấp, thanh toán đến đối soát.