Tạo Bảng lương

Phần mềm quản lý tính lương Viindoo cung cấp cho bạn tính năng tạo một loạt các phiếu lương trong cùng một bảng lương. Bạn có thể tạo bảng lương cho toàn bộ nhân viên trong công ty hoặc có thể tạo cho từng phòng/ban, phân xưởng, v.v. tùy từng cơ cấu tính lương của công ty. Để tạo bảng lương, bạn có thể lựa chọn cấu hình tạo bảng lương tự động hoặc tạo thủ công.

Tạo bảng lương thủ công

Để tạo bảng lương, bạn truy cập Bảng lương ‣ Phiếu lương ‣ Bảng lương:

Ấn Tạo để mở giao diện chi tiết của bảng lương:

Các thông tin chung của bảng lương

• Tên: Đặt tên cho bảng lương. Hệ thống sẽ gợi ý cho bạn tên bảng lương theo tháng hiện hành. Trường hợp bạn tạo bảng lương cho từng phòng/ban, phân xưởng nhà máy, v.v. bạn có thể gán tên phòng ban trên tên bảng lương để dễ tra cứu. Ví dụ: PX Thiết bị - Bảng lương tháng 02/2020.

• Chu kỳ lương: Lựa chọn chu kỳ tính lương của công ty bạn. Hệ thống sẽ tự gợi ý ra chu kỳ lương mặc định được cấu hình ở Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập.

• Lương tháng 13: Khi kích hoạt, bạn sẽ có thêm các lựa chọn cho việc tính lương tháng thứ 13 như sau:

  • Lương tháng 13 cho năm: Khai báo năm cho tháng lương thứ 13.

  • Bao gồm thử việc khi tính lương tháng 13: Tích chọn trong trường hợp chính sách tính lương tháng 13 của công ty bạn bao gồm cho cả những hợp đồng thử việc.

• Chu kỳ: Chu kỳ này sẽ được tự động gợi ý dựa trên chu kỳ lương mà bạn thiết lập và lựa chọn ở bên trên. Bạn có thể điều chỉnh thời gian trong chu kỳ này theo thực tế tính lương.

• Hoàn trả (Credit Note): Nếu tích chọn, toàn bộ các phiếu lương thuộc bảng lương này sẽ trở thành các phiếu hoàn tiền.

Tạo phiếu lương

Sau khi điền vào các trường thông tin chung, bạn ấn nút Tạo phiếu lương để tạo một loạt các phiếu lương:

• Ấn vào Thêm một dòng để lựa chọn danh sách nhân viên cần tạo phiếu lương. Tại giao diện này, bạn sử dụng tính năng nhóm theo và bộ lọc để chọn ra những nhân viên cần tạo phiếu lương, tích chọn hàng loạt, sau đó ấn Chọn.

• Ấn Tạo trên cửa sổ tạo phiếu lương để tạo một loạt các phiếu lương:

Ghi chú

Nếu trong cùng 1 chu kỳ lương có nhiều hợp đồng đang chạy/hết hạn có thời gian không chồng lấn nhau thì phần mềm sẽ tự động tính toán lương dựa trên tất cả các hợp đồng này.

Các tính năng chính trên giao diện của bảng lương

• Kiểm tra trùng lặp phiếu lương: Trường hợp trong cùng một bảng lương mà có nhiều phiếu lương cho cùng một nhân viên trong cùng một chu kỳ thì hệ thống sẽ có cảnh báo.

• Tính toán Bảng lương: Trường hợp nếu bảng lương của bạn có nhiều dữ liệu hoặc có thay đổi trong phần thông tin chung của bảng lương hoặc trong hợp đồng của nhân viên có điều chỉnh, v.v.. bạn cần ấn vào Tính toán Bảng lương để hệ thống tính toán lại dữ liệu cho các phiếu lương.

• Xác nhận: Sau khi đã kiểm tra dữ liệu bảng lương, bạn ấn vào nút xác nhận để hoàn tất tạo bảng lương.

• Gửi bằng email: Sử dụng tính năng này để gửi thông tin bảng lương cho ngân hàng hoặc các cấp quản lý bằng cách thêm các email liên quan vào trường Người nhận trên giao diện:

• Trên bảng lương cũng sẽ liệt kê danh sách các phiếu lương đã được tạo. Với những nhân viên không tạo được phiếu lương, hệ thống sẽ có thông báo ở phần ghi chú của bảng lương:

• Menu thống kê trên giao diện bảng lương:

  • Nhân viên: Danh sách các nhân viên đã tạo được phiếu lương trong bảng lương;

  • Hợp đồng: Danh sách các hợp đồng tương ứng với các nhân viên được tạo phiếu lương;

  • Phiếu lương: Danh sách các phiếu lương;

  • Dòng phiếu lương: Báo cáo phân tích dạng pivot cho các dòng phiếu lương của bảng lương;

  • Có mặt: Báo cáo phân tích về sự có mặt của các nhân viên trong chu kỳ tính lương.

• Ngoài ra, bạn có thể in bảng lương ở định dạng PDF khi ấn vào In trên đầu giao diện:

Tạo bảng lương tự động

Để cấu hình tạo bảng lương tự động, trước tiên bạn cần kích hoạt tính năng này bằng cách truy cập Bảng lương ‣ Cấu hình ‣ Thiết lập:

Tích chọn Tự động hóa phiếu lương, sau đó ấn vào nút Cập nhật Hợp đồng để cập nhật tính năng tự động tạo phiếu lương cho tất cả các hợp đồng đang chạy. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ cấu hình được:

• Lịch tạo phiếu lương: Lựa chọn ngày thứ bao nhiêu trong chu kỳ lương để hệ thống tự động tạo phiếu lương vào ngày đó.

• Chế độ tạo: Lựa chọn chế độ tạo bảng lương: theo chu kỳ bảng lương hay theo thời hạn hợp đồng.

• Ngôn ngữ: Lựa chọn ngôn ngữ cho bảng lương.

Khi đã cấu hình được tính năng tự động hóa phiếu lương, đến đúng ngày đã được thiết lập, hệ thống sẽ tự động tạo ra một bảng lương với các phiếu lương tương ứng của các nhân viên trong chu kỳ lương tương ứng. Sau khi bảng lương đã được tạo tự động, bạn có thể thao tác và sử dụng các tính năng của bảng lương tương tự với cách tạo bảng lương thủ công.