Hướng dẫn Thanh toán nhiều Hóa đơn cùng một lúc

Với các khoản thanh toán, không phải lúc nào chúng ta cũng chỉ thực hiện thanh toán một hóa đơn trong một lần thanh toán. Rất nhiều trường hợp mà kế toán cần phải thực hiện thanh toán gộp nhiều hóa đơn trong một lần thanh toán để tiết kiệm thời gian và phí chuyển tiền. Để đơn giản hóa công việc, Phần mềm kế toán Viindoo hỗ trợ bạn tính năng về thanh toán gộp nhiều hóa đơn trong một thanh toán mà vẫn theo dõi được công nợ của từng hóa đơn.

Để thực hiện thanh toán nhiều hóa đơn trong một lần, bạn truy cập vào mô-đun Kế toán ‣ Khách hàng ‣ Hóa đơn, hoặc Kế toán ‣ Nhà cung cấp ‣ Hóa đơn NCC để thanh toán hóa đơn của nhà cung cấp:

Trong danh sách hóa đơn, lựa chọn hóa đơn của nhà cung cấp mà bạn cần thanh toán:

Trong trường hợp muốn chọn tất cả các hoá đơn chưa thanh toán của cùng một Nhà cung cấp, bạn có thể sử dụng tính năng bộ lọc và nhóm để tìm kiếm, sau đó lựa chọn toàn bộ bằng cách tích chọn ô vuông ở trên dòng tiêu đề:

Cảnh báo

• Bạn chỉ có thể ghi nhận thanh toán cho các hóa đơn ở Tình trạng là Đã vào sổ và Tình trạng thanh toán là Chưa thanh toán hoặc Đã trả 1 phần.

Sau khi chọn, bạn có thể ấn vào Ghi nhận thanh toán ngay trên giao diện. Trên cửa sổ hiện ra, bạn sẽ cần lưu ý các trường thông tin sau:

• Sổ nhật ký: Lựa chọn Sổ nhật ký của tài khoản nhận tiền hoặc thu tiền.

• Ngày thanh toán: Ghi nhận ngày ghi nhận thanh toán.

• Nhóm thanh toán: Nếu không kích hoạt tính năng này, hệ thống sẽ tự sinh ra một phiếu thanh toán duy nhất với giá trị bằng tổng giá trị các hóa đơn được chọn. Nếu kích hoạt tính năng này, hệ thống sẽ sinh ra số lượng phiếu thanh toán tương ứng với số lượng hóa đơn bạn đã chọn. Ngoài ra, bạn sẽ có thể ghi nhận thêm các thông tin:

  • Tài khoản ngân hàng người nhận;

  • Tổng tiền: Giá trị ghi nhận thanh toán;

  • Loại tiền tệ: Bạn có thể lựa chọn các loại tiền tệ cho phiếu thanh toán khi kích hoạt tính năng Đa tiền tệ.

Trong trường hợp hóa đơn của bạn có ngày đến hạn khác nhau, thì khi Ghi nhận thanh toán, bạn cũng sẽ thấy tính năng Nhóm thanh toán. Nếu như tổng tiền nhận được nhỏ hơn tổng giá trị hóa đơn và chênh lệch hóa đơn để ở trạng thái Mở, hóa đơn nào đến hạn trước sẽ được ưu tiên thanh toán trước. Hóa đơn được thanh toán một phần cũng sẽ được đánh dấu để dễ dàng nhận biết và các hóa đơn còn lại sẽ được ghi nhận hoàn thành Thanh toán.

Sau khi hoàn tất các thông tin trên, bạn ấn Tạo thanh toán và sẽ được điều hướng trực tiếp tới giao diện phiếu thanh toán:

Bạn có thể tra lại các hóa đơn được liên kết với thanh toán bằng cách ấn vào Hóa đơn ở góc trên bên phải giao diện. Khi ghi nhận thanh toán bằng cách này, phiếu thanh toán sẽ được tự động Xác nhận. Ngoài ra, mỗi hóa đơn cũng sẽ được tự động đối soát với khoản thanh toán này:

Xem thêm

• Quy trình Lập hóa đơn

• Quản lý Hóa đơn Nhà cung cấp