Khai báo hàng hóa, kiện và container¶
Thông tin hướng dẫn
Điều kiện cần có
Hướng dẫn này yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:
Freight Forwarder Management (Quản lý giao nhận vận tải) tự cài Logistics Accounting và từ đó Logistics Shipment
Mô tả, HS, cờ hàng nguy hiểm ở đây là nguồn cho chứng từ/hải quan lập SI và khai xuất. Container cũng dùng cho mốc lấy rỗng/đóng hàng và HBL. Sửa mô tả hoặc seal nhầm sau gửi SI có thể cần sửa booking/chứng từ; xác nhận tác động và phí với hãng. Thuật ngữ: Thuật ngữ giao nhận vận tải.
Ví dụ xuyên suốt: Hai Long vận chuyển 1,200 carton giày, HS 6404.19.90, Nhat Long Footwear, Hải Phòng - Los Angeles, ONE Line, chia đều 2 Container 40FT HC booking ONEYBK204581 (Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng). Cuối bài có số container/seal thực và phân bổ hết carton.
Trước khi bắt đầu¶
Lô SHP/26xx/000nn, Nhat Long Footwear, HBL HLLHPHLAX2611-001, đã Confirmed và booking xác nhận có hai container. Nút Load Cargo to Containers chỉ hiện khi hết nháp và có container. Xem Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Cần User: All Shipments (Tất cả lô hàng) hoặc Administrator (Quản trị viên). Own Shipments chỉ đọc Cargo/Package/Container/Item, không tạo/sửa.
Quản trị viên tạo trước loại hàng FTW và HS 6404.19.90. All Shipments chọn được nhưng không tạo danh mục này.
Dưới , All Shipments chỉ là tiêu đề nhóm; mở lô qua Direction --> Export.
Xem thêm
Container đã tạo từ booking: Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng.
Bước 1: Khai dòng hàng¶
Mô tả, HS, trọng lượng/thể tích là dữ liệu chứng từ/hải quan dùng. Sau phát hành SI, sửa HS có thể cần sửa booking.
Vào , mở lô hàng Nhat Long Footwear rồi chọn tab Cargo & Packages. Khi booking chuyển sang Requested, phần mềm tạo dòng cargo sơ bộ Quoted FCL containers từ thông tin yêu cầu đặt chỗ. Mở dòng đó và thay bằng thông tin hàng đã kiểm tra dưới đây; giữ một dòng cargo cho lô này. Nếu chưa có dòng sơ bộ, bấm Add a line. Điền:
Description: Sneakers. Mở biểu mẫu dòng cargo và điền Goods Description là Sneakers; cửa sổ xếp hàng dùng mô tả này để đặt tên kiện.
Cargo Type (Loại hàng): chọn FTW.
HS Code (Mã HS): 6404.19.90. Thiếu giá trị thì yêu cầu quản trị tạo/xác minh trước, không để trống hoặc tự đoán mã.
Quantity: 1,200 (Unit of Measure giữ Units trong ví dụ này: mỗi thùng carton được tính là một đơn vị, tổng cộng 1.200 thùng; không nhập số đôi giày hay số lượng riêng của từng container).
Weight (Trọng lượng) 21,600 kg, Volume (Thể tích) 100.8 CBM từ hóa đơn, không suy từ sức chứa container.
Is Dangerous Goods (Hàng nguy hiểm): không bật, hàng Non-DG.
Ghi chú
Trường Package Type và Is Individual Package của biểu mẫu Cargo gốc bị ẩn khi cài Freight. Đóng gói theo dõi ở cấp Package tạo bước 2, không trên dòng Cargo.
Ghi chú
Ở bước này, kiểm tra Weight và Volume trên dòng cargo. Trước khi xếp hàng, Total Weight và Total Volume trên lô có thể khác vì được tính từ các container vận hành. Khai dòng cargo chưa phân bổ hàng vào container. Tiếp tục bước 2 để tạo bản ghi xếp hàng.
Lưu dòng thì nút Cargo (Hàng) xuất hiện khi có ít nhất một dòng.
Mẹo
Hoàn thành bước 1 khi:
Dòng có 1,200 Units, HS 6404.19.90, 21,600 kg, 100.8 CBM.
Không bật hàng nguy hiểm.
Thấy nút Cargo (Hàng) đầu lô.
Chọn cách tạo kiện¶
Lựa chọn |
Khi nào sử dụng |
Kết quả |
|---|---|---|
Loading Method = By Packages (Xếp theo kiện) trong wizard dưới |
Bạn muốn theo dõi từng kiện bên trong mỗi container, như 2 nhóm, mỗi nhóm 600 đơn vị trong ví dụ này |
Nhập Pkg Qty là số dòng kiện cần chia; hệ thống chia đều lượng/trọng lượng/thể tích |
Loading Method = Direct to Container (Xếp thẳng container) |
Chỉ cần biết hàng trong container, không cần bản ghi kiện |
Ẩn Pkg Qty/Package Type; tạo Item trực tiếp theo container, không có Package |
Nút Load Cargo to Packages (Xếp hàng vào kiện) khác, chỉ LCL |
Không dùng cho FCL trong bài |
Wizard gom hàng thành kiện không container; FCL không cho kiện độc lập |
Mặc định By Packages nhưng chọn theo nhu cầu hồ sơ. Dùng khi phiếu/kho cần từng kiện, Direct to Container khi chỉ cần hàng thuộc container nào. Chưa rõ khách/kho yêu cầu gì thì xác nhận trước.
Bước 2: Chia hàng thành kiện theo container¶
FCL không có bảng Package độc lập trên lô; kiện chỉ có khi gán hàng vào container. Wizard làm hàng loạt thay tạo Package/Item từng cái.
Trong Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện), Load Cargo to Containers (Xếp hàng vào container) hiện sau nháp, có hàng và container. Trong wizard:
Loading Method (Cách xếp) By Packages mặc định.
Containers (Container) đã chọn cả hai từ booking.
Bảng Loading Lines (Dòng xếp hàng) có Sneakers, Cargo Qty 1,200, Weight 21,600, Volume 100.8, loại kiện/container trống.
Trên dòng nhập:
Package Type (Loại kiện): Carton 60x40x35 (nhờ Quản trị viên Freight tạo loại kiện này trước khi bắt đầu).
Pkg Qty (Số dòng kiện) 2, không phải số đơn vị hàng.
Bấm Distribute Evenly (Chia đều) tạo hai dòng: Cargo Qty 600, Weight 10,800, Volume 50.4, giữ loại carton, mỗi dòng lần lượt một container.
Ghi chú
Pkg Qty (Số dòng kiện) không là số đơn vị hàng. Số thực mỗi kiện là Cargo Qty (Số lượng hàng) sau chia đều.
Cảnh báo
Apply Loading Plan (Áp dụng kế hoạch xếp) tạo Package/Item ngay, không có duyệt riêng. Đối chiếu hai dòng với EIR/kế hoạch đóng trước bấm.
Bấm Apply Loading Plan (Áp dụng kế hoạch xếp) tạo hai Package và hai Item, đóng wizard và mở danh sách Packages (Kiện), không phải Items.
Mẹo
Hoàn tất bước 2 khi:
Danh sách hai kiện lượng 600 mỗi kiện, Carton 60x40x35, mỗi container một kiện.
Đầu lô có nút Items (Phân bổ hàng) đếm 2.
Bước 3: Ghi số container và seal thực¶
Chỉ có số thực sau lấy rỗng và kho đóng/seal; trước đó là thông tin booking dự kiến.
Trong Containers (Container), sửa trực tiếp hai dòng:
Container thứ nhất: Container Number (Số container) ONEU4567895, Seal Number (Số seal) OL2604187.
Container thứ hai: số ONEU4568124, seal OL2604188.
Cảnh báo
Không kiểm tra chéo số; nhập seal container 1 vào container 2 vẫn lưu không cảnh báo. Đọc EIR trước nhập, không nhớ rồi gõ.
Hai trường cần trước thao tác Empty Picked (Đã lấy rỗng) hoặc Stuffed (Đã đóng) ở Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng; thiếu thì báo "Cannot mark container ... yet. Please fill in: ..." nêu trường.
Mẹo
Hoàn tất bước 3 khi: cả hai có số container/seal, không trống.
Bước 4: Cập nhật lượng thực nếu khác kế hoạch¶
Kho chia 610/590 thay 600/600 thì sửa khớp hàng thực trước VGM/SI.
Mở dòng Sneakers, tab Item Allocation (Phân bổ hàng); sửa Quantity (Số lượng), Weight (Trọng lượng), Volume (Thể tích) dòng container lệch.
Lưu tính lại Allocated Quantity (Lượng đã phân bổ), Remaining Quantity (Lượng còn lại), Allocated Weight (Trọng lượng phân bổ), Allocated Volume (Thể tích phân bổ) trong tổng hợp.
Ghi chú
Lượng còn lại chỉ để tự kiểm tra, khác 0 không chặn xác nhận hoặc thao tác khác.
Mẹo
Hoàn thành bước 4 khi: Remaining Quantity trên dòng cargo bằng 0: đủ 1.200 đơn vị, không thiếu và không tính trùng.
Bước 5: In phiếu đóng gói và bàn giao cho bộ phận Chứng từ¶
Chứng từ cần phiếu in để đối chiếu bản khách trước SI (đối chiếu thông tin hàng với chứng từ của chủ hàng trước khi lập SI hoặc vận đơn nháp). Không có nút bàn giao; là quy ước giữa hai bộ phận.
Từ lô hàng, mở Actions và bấm Print Packing List. Trong cửa sổ mở ra, kiểm tra chỉ dẫn chuyển tải hoặc hàng lạnh nếu có, rồi bấm Print. Để trống thông số hàng lạnh cho lô container khô này.
Cảnh báo
Ở phiên bản hiện tại, Packing List có thể lặp lại toàn bộ số lượng cargo trên mỗi dòng container khi một dòng cargo được chia vào nhiều container. Trong ví dụ này, bản ghi xếp hàng phân bổ 600/600 nhưng PDF in 1.200/1.200. Không gửi PDF đó làm Packing List cuối cùng. Đối chiếu Item Allocation, dùng Packing List đã xác minh do người gửi cung cấp và báo lỗi cho bộ phận hỗ trợ. Lỗi số lượng trên PDF không thay đổi bản ghi xếp hàng bên dưới.
Mẹo
Bước 5 hoàn thành khi: Packing List đã kiểm chứng do chủ hàng cung cấp ghi 1.200 đơn vị chia 600/600 (hoặc theo phân bổ đã sửa ở Bước 4) vào 2 container, khớp bản ghi phân bổ và hóa đơn gốc của Nhat Long Footwear. Giữ PDF sai của Viindoo để bộ phận hỗ trợ kiểm tra; không gửi bản này làm tài liệu cuối cùng.
Giới hạn hiện tại¶
Bước |
Khả năng hiện tại của Viindoo |
Cách xử lý |
|---|---|---|
Bước 2: tạo kiện |
Apply Loading Plan ghi bản ghi thật ngay, không chờ duyệt. Trường |
Kiểm kỹ xem trước; tạo sai thì sửa Item/Package bước 4, không có hủy kế hoạch. |
Bước 3-4: số container/seal, lượng thực |
Trường văn bản/số không đối chiếu chéo; sửa ghi đè giá trị cũ không có lịch sử. |
Đối chiếu EIR trước nhập; cần giá trị cũ thì kiểm Chatter tay. |
Bước 4: lượng còn lại |
Chỉ hiển thị, khác 0 không chặn thao tác. |
Tự đọc số trước khi báo bộ phận Chứng từ rằng lô đã sẵn sàng. |
Bước 5: bàn giao cho bộ phận Chứng từ |
Không có trạng thái/ô đánh dấu đã đối chiếu, sẵn sàng SI giữa bài và đối chiếu thông tin hàng với tài liệu của chủ hàng trước khi lập SI hoặc vận đơn nháp. |
Bàn giao bằng Chatter/email/quy ước làm việc, không phải chốt phần mềm. |
Xử lý vướng mắc¶
Distribute Evenly báo "Select at least one package before distributing cargo."¶
Biểu hiện: đúng thông báo này.
Nguyên nhân: mở nhầm Load Cargo to Packages cho LCL, không có container, yêu cầu kiện.
Cách xử lý: đóng, mở Load Cargo to Containers (Xếp hàng vào container) đúng cho FCL.
Apply Loading Plan báo "Each loading line must be assigned to a container before submit."¶
Biểu hiện: đúng thông báo này.
Nguyên nhân: chọn container phía trên nhưng có dòng chưa gán container.
Cách xử lý: gán đủ container từng dòng rồi áp dụng lại.
Không đánh dấu lấy rỗng/đóng hàng được¶
Biểu hiện: đánh dấu báo (đã điền tên):
Cannot mark container "<container>" as <milestone> yet.
Please fill in: <fields>.
trường thiếu là số container và/hoặc seal.
Nguyên nhân: Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng cần số container trước lấy rỗng/đóng, seal trước đóng.
Cách xử lý: quay bước 3 điền đủ trước vận hành container.
Sửa loại kiện báo "Packages assigned into a container must use non-container Package Types."¶
Biểu hiện: ValidationError này khi đổi loại kiện đã gắn container.
Nguyên nhân: kiện trong container không dùng loại container như 40FT HC; loại đó thuộc bản ghi container.
Cách xử lý: dùng loại kiện không-container như carton/pallet; loại container đặt trên dòng container.
Xem thêm
Bài viết liên quan
đối chiếu thông tin hàng với tài liệu của chủ hàng trước khi lập SI hoặc vận đơn nháp