Nhập hàng nguyên container đường biển

Thông tin hướng dẫn

Đối tượng: Vận hành, chứng từ, kế toán

Thời gian: khoảng 25 phút cho lô đầu tiên

Kết quả: Lô nhập FCL từ Xác nhận đến Trả rỗng; đã gửi thông báo hàng đến, ghi nhận D/O và theo dõi DEM/DET

Điều kiện cần có

Hướng dẫn yêu cầu cài các ứng dụng/phân hệ sau:

• Quản lý giao nhận vận tải (Freight Forwarder Management) (cài kèm Logistics Accounting).

Với lô nhập, Hai Long Logistics là đại lý đầu đến: nhận chỉ định và pre-alert của đại lý đầu đi, báo người nhận hàng và nhận D/O (Lệnh giao hàng) để đưa container ra cảng. Chậm thông báo/D/O tiêu hao thời gian miễn phí; hết hạn, hãng tính phí lưu container tại cảng và ngoài cảng theo ngày. Xem thuật ngữ tại Thuật ngữ giao nhận vận tải.

Ví dụ xuyên suốt: Hai Long Logistics xử lý lô nhập FCL Minh Phat Engineering, 1 x Container 40FT HC CSNU8123450, máy gia công CNC, HS 8457.10, từ Port of Shanghai đến Hai Phong Port, hãng COSCO SHIPPING LINES (Vietnam) Company Limited, tàu COSCO SHIPPING LEO, chuyến 015N, Incoterm FOB (Shanghai). Miễn phí 7 ngày tính từ ATA, ngày đến thực tế.

Trước khi bắt đầu

• Đại lý đầu đi Shanghai Oriental Forwarding Co., Ltd. đã phát hành HBL và gửi pre-alert cùng bản MBL.

• Hãng vận chuyển, người nhận và hai cảng đã có bản ghi; nhờ Quản trị viên Freight tạo hãng vận chuyển, đại lý, cảng hoặc CFS cần dùng trước khi bắt đầu.

• Bạn có User: All Shipments (Tất cả lô hàng). Quyền User: Own Shipments (Lô hàng của mình) chỉ xem, không bấm nút trên lô: nhờ Quản trị viên Freight cấp quyền này trước khi bắt đầu.

Bước 1: Tạo và xác nhận lô hàng

Phụ trách: Vận hành tạo lô và xác nhận tuyến, các bên, loại lô.

Chiều và tuyến được chọn khi tạo, quyết định các nút và nhóm trường nhập mở sau xác nhận. Nếu sửa tuyến hoặc loại lô sau đó, kiểm tra lại mọi trường liên quan.

Vào Freight Forwarding ‣ Operations ‣ Direction ‣ Import, bấm New (Mới), điền:

• Customer (Khách hàng): Minh Phat Engineering, bên Hai Long xuất hóa đơn; khách của các dòng phí lấy từ đây.

• Consignee (Người nhận hàng): Minh Phat Engineering.

• Shipper (Người gửi hàng): Shanghai Oriental Forwarding Co., Ltd..

• Shipment Type (Loại lô): FCL.

• POL: tìm Port of Shanghai và chọn China - SHA (CN).

• POD: tìm Hai Phong Port và chọn Vietnam - HPH (VN).

• Carrier (Hãng tàu): COSCO SHIPPING LINES (Vietnam) Company Limited.

• Incoterm (Điều kiện giao hàng): [FOB] FREE ON BOARD.

Bấm Confirm (Xác nhận).

Sau Confirm, lô chuyển Confirmed (Xác nhận); hiện nhóm Bill of Lading (Vận đơn), Import Operations (Nghiệp vụ nhập), trường Notify Party (Bên nhận thông báo) và nút Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến).

Mẹo

Hoàn thành bước 1 khi:

• Customer và Consignee là Minh Phat Engineering; tuyến từ Port of Shanghai đến Hai Phong Port (hiển thị China - SHA (CN) đến Vietnam - HPH (VN)).

• Thanh trạng thái hiển thị Confirmed (Xác nhận).

• Đầu biểu mẫu có Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến).

Bước 2: Ghi vận đơn, tàu và bên nhận thông báo

Phụ trách: Chứng từ ghi thông tin vận đơn, tàu theo pre-alert.

Nhập số vận đơn, tàu và bên nhận thông báo khi nhận pre-alert để bước 3 gửi đúng số tham chiếu, đúng người.

Điền:

• HBL No. (Số HBL): SOFHBL2611-0456.

• MBL No. (Số MBL): COSU115234890.

• Notify Party (Bên nhận thông báo): Minh Phat Engineering, cùng công ty với người nhận trong lô này.

• Vessel Name (Tên tàu): COSCO SHIPPING LEO.

• Voyage No. (Số chuyến): 015N.

Trong lịch trình lô hàng, nhập ETD/ETA: từ 10/11/2026 20:00 đến 17/11/2026 08:00 (ICT, UTC+7). Đây là giờ dự kiến theo pre-alert; ghi riêng giờ thực tế sau khi xác nhận tàu đã đi và đã đến.

Trong tab Cargo & Packages, thêm container vào danh sách Containers: Container Type Container 40FT HC, Container Number CSNU8123450, Seal Number CS1178342. Khai báo dòng hàng hóa (trung tâm gia công CNC, HS 8457.10, 9,500 kg, 28 m³) theo cách hướng dẫn tại ghi phân bổ hàng, số container thực tế và số niêm phong trên tab Hàng hóa & Kiện.

Khai báo hàng hóa chưa đồng nghĩa với việc đã xếp hàng vào container. Khi chưa ghi nhận hàng xếp hoặc kiện hàng, tổng của container có thể hiển thị trọng lượng vỏ và sức chứa của loại container. Dùng Load Cargo to Containers để ghi nhận việc xếp hàng thực tế; kiểm tra trọng lượng và thể tích hàng đã gán trước khi sử dụng các tổng này.

Ghi chú

Chưa có trường nhập số ngày miễn phí. Viindoo có phép tính ngày hết hạn nhưng không có biểu mẫu/danh sách/hộp thoại nhập số ngày, nên Free Time End (Hết miễn phí) và Detention Start (Bắt đầu tính lưu container) còn trống. Ghi thỏa thuận COSCO 7 ngày từ ATA trong trao đổi và tự tính ngày cuối. Xem giới hạn hiện tại.

Mẹo

Hoàn thành bước 2 khi:

• HBL No. (Số HBL) là SOFHBL2611-0456, MBL No. (Số MBL) là COSU115234890.

• Notify Party (Bên nhận thông báo) là Minh Phat Engineering.

• Danh sách container có CSNU8123450, Container 40FT HC, niêm phong CS1178342.

• Trao đổi ghi thỏa thuận miễn phí 7 ngày của COSCO.

Chọn Original HBL hay Telex Release

Lô chưa có trường chỉ dẫn giải phóng hàng; ghi quyết định trong trao đổi.

Lựa chọn	Áp dụng khi	Kết quả
Original HBL (HBL gốc)	Thanh toán L/C hoặc người gửi yêu cầu đủ bộ bản gốc	Người nhận mang đủ bộ HBL gốc đến Hai Long trước khi phát hành D/O
Telex Release (Điện giao hàng)	Thanh toán T/T, hai bên tin tưởng	Xác nhận giải phóng điện tử từ đại lý đầu đi là đủ, không đợi chuyển phát bản gốc

Nếu chưa rõ, hỏi đại lý đầu đi hoặc Shanghai Oriental Forwarding Co., Ltd. trước khi hứa ngày lấy hàng.

Bước 3: Gửi thông báo hàng đến

Phụ trách: Chứng từ/chăm sóc khách kiểm tra thông báo hãng và gửi.

Gửi sớm sau khi có thông tin hàng đến để người nhận chuẩn bị giấy tờ, lấy hàng. Đối chiếu riêng hạn miễn phí với thông báo hãng.

Khi Hai Long nhận thông báo hàng đến COSCO trên MBL, bấm Send Arrival Notice (Gửi thông báo hàng đến).

• Người nhận tự điền Consignee (Người nhận hàng), Minh Phat Engineering. Notify Party cũng là cùng đối tác nên danh sách chỉ có một lần.

• Kiểm tra nội dung trước khi gửi. Với thông báo trước khi hàng đến này, thay câu has arrived trong mẫu bằng thông tin dự kiến đến ngày 17/11/2026. Với lô FCL, thay cargo pickup at the CFS bằng container pickup at the container terminal. Xác nhận hướng dẫn nhận container với hãng tàu.

• Thêm thông tin đã xác nhận Last Free Day: 24/11/2026, THC: VND 3,200,000 và CIC: USD 100, rồi bấm Send. Các số tiền này lấy từ thông báo của hãng tàu và giá đã thỏa thuận với khách; việc nhập phí cuối cùng thực hiện ở Bước 5.

Cảnh báo

Nút chỉ dùng một lần. Sau gửi, Arrival Notice Sent (Đã gửi thông báo hàng đến) ghi thời điểm, nút biến mất. Nếu gửi lại email bên ngoài, ghi trao đổi.

Mẹo

Hoàn thành bước 3 khi: Arrival Notice Sent có ngày/giờ và trao đổi có log tương ứng.

Bước 4: Cập nhật container từ Đã đến đến Trả rỗng

Phụ trách: Vận hành cập nhật sau xác nhận hãng, đại lý hải quan hoặc xe tải.

Mốc nhập theo dõi đến, thông quan, ra cảng, trả rỗng; không thay xác nhận hãng/hải quan. Trên dòng CSNU8123450 trong tab Cargo & Packages (Hàng hóa và kiện):

1. Khi tàu COSCO cập và xác nhận ATA 17/11/2026 14:00, bấm Arrived (Đã đến); nhập cùng ngày/giờ vào ngày kết thúc của ATD/ATA (Khởi hành/đến thực tế) trong nhóm Main Transport (Vận chuyển chính) của lô.

2. Khi Hai Long nhận Delivery Order của COSCO, nhập D/O Number và ngày D/O Received. Trước khi giao lệnh cho người nhận hàng, kiểm tra điều kiện thanh toán hoặc chấp thuận công nợ áp dụng; nếu dùng Original HBL, kiểm tra đã nhận đủ bộ bản gốc yêu cầu (xem phần lựa chọn ở trên). Ghi các trường này không kiểm tra thanh toán và không tự cho phép giao hàng.

3. Khi đại lý hải quan xác nhận thông quan ngoài Viindoo, ngày 18/11/2026, bấm Customs Cleared (Đã thông quan).

4. Khi Phuong Nam Transport Co., Ltd. lấy container ra cảng ngày 20/11/2026, bấm Gate Out (Ra cổng).

5. Khi hàng đã dỡ tại nhà máy Minh Phat Engineering và container rỗng đã trả (22/11/2026), bấm Empty Returned trên dòng container trong danh sách Containers. Giao FCL trực tiếp có thể chuyển từ Gated Out sang Empty Returned. Dùng nút ngay trên dòng: cửa sổ chi tiết container chỉ hiển thị thao tác này sau Unstuffed.

Mẹo

Hoàn thành bước 4 khi:

• Container Empty Returned (Đã trả rỗng).

• ATD/ATA của lô ghi đến 17/11/2026 14:00, Free Time Start (Bắt đầu miễn phí) container là 17/11/2026.

• D/O Number (Số D/O) và D/O Received (Ngày nhận) đều có giá trị.

• Ra cổng 20/11/2026 trước ngày cuối miễn phí tự tính 24/11/2026.

Xem thêm

Chi tiết các mốc container, ngoại lệ, chuyển chuyến: Theo dõi mốc container từ khi lấy rỗng đến khi trả rỗng.

Bước 5: Lập hóa đơn khách và kiểm tra lợi nhuận gộp

Phụ trách: Kế toán kiểm tra phí đã duyệt, tạo hóa đơn khách và xem lợi nhuận gộp.

Kế toán kiểm tra giá bán đã thỏa thuận và chi phí mua của hãng tàu trước khi lập hóa đơn cho Minh Phat Engineering. Ví dụ này ghi phí trực tiếp trên lô hàng; tại bước này chưa liên kết đơn bán. Cước biển thu bằng VND, quy đổi từ giá USD đã thỏa thuận theo 1 USD = 26,000 VND. Tách các khoản chi hộ khỏi phí dịch vụ này và xác nhận cách thu lại trước khi ghi nhận.

Lô tạo tay, chưa có booking nên không tự tạo phí. Tab Charges (Phí) thêm ba dòng theo Charges and Profitability:

• Ocean Freight - FCL: tiền VND, số lượng 1, giá bán 29,900,000 (USD 1,150 x 26,000), giá vốn 24,700,000 (USD 950 x 26,000).

• THC tại Hai Phong Port: tiền VND, số lượng 1, giá bán 3,200,000, giá vốn 2,800,000.

• Container Imbalance Charge (CIC): tiền USD, số lượng 1, giá bán 100, giá vốn 80.

Kiểm tra tổng tiền rồi bấm Create Customer Invoice. Viindoo nhóm phí theo khách hàng và tiền tệ, nên ví dụ này tạo hai hóa đơn Draft: một hóa đơn VND cho cước biển và THC, một hóa đơn USD cho CIC. Kiểm tra trước khi vào sổ; tạo hóa đơn chưa đồng nghĩa với vào sổ hoặc ghi nhận thanh toán.

Mẹo

Hoàn thành bước 5 khi: Doanh thu 35,700,000 VND, chi phí 29,580,000 VND, lợi nhuận gộp 6,120,000 VND cho cước biển, THC, CIC theo giá mua/bán, tỷ giá 26,000 VND/USD. Không tính thuế hải quan/phí kiểm dịch chi hộ: đây là khoản thu riêng, không phải dòng phí.

Xem thêm

Chi tiết phí/hóa đơn: Charges and Profitability. Thuế hải quan/phí kiểm dịch chi hộ Minh Phat 78,000,000 VND: On-Behalf Payments.

Giới hạn hiện tại

Bước	Phần mềm hiện hỗ trợ	Cách thực hiện
Bước 2: Miễn phí lưu container	Không có trường Container Free Time (Days) (Số ngày miễn phí) trên lô, container hoặc hộp thoại booking	Ghi thỏa thuận 7 ngày từ ATA trong trao đổi, tự tính ngày cuối, 24/11/2026 trong ví dụ
Bước 4: Ngày đến	Arrived của container và ATD/ATA của lô độc lập, không đồng bộ; chỉ ATA lô dùng tính hết miễn phí/bắt đầu lưu container	Sau Arrived, nhập cùng ngày/giờ vào ATD/ATA lô
Bước 4: D/O	Toàn lô chỉ có một cặp số/ngày nhận D/O, không tách lệnh hãng và lệnh forwarder giao cho người nhận	Ghi trao đổi mỗi mục là D/O hãng hay forwarder
Bước 4: Hải quan	Chưa có số tờ khai, phân luồng Xanh/Vàng/Đỏ hoặc D/O cảng; chỉ mốc Đã thông quan	Theo dõi tờ khai VNACCS/VCIS trong hệ thống hải quan; dùng Customs Cleared để đánh dấu hoàn tất
Bước 4: DEM/DET	Detention Start là thời điểm chung, Free Time End + 1 ngày; không tách lưu tại cảng/ngoài cảng và không tính tiền phụ phí	Hiểu Detention Start là ngày bắt đầu tính phí chung; nếu hãng tách DEM/DET, tự theo dõi loại và tiền rồi thêm dòng phí

Xử lý vướng mắc

Thiếu nút thông báo hàng đến hoặc bấm bị lỗi

Biểu hiện: Lô đã xác nhận nhưng thiếu Send Arrival Notice, hoặc bấm thấy các lỗi sau (kèm trạng thái/tên lô):

Arrival Notice is only applicable to import shipments.
Arrival Notice can only be sent while the shipment is Confirmed, In Transit, or Done (current status: <status>).
Arrival Notice has already been sent for shipment "<shipment>".

Nguyên nhân: Cần chiều Import, trạng thái Confirmed/In Transit/Done và arrival_notice_sent_at còn trống.

Cách xử lý: Kiểm chiều Import và trạng thái. Nếu đã gửi, không gửi lại bằng nút hệ thống; xem trao đổi để biết thời điểm.

Không chuyển được container sang Đã thông quan

Biểu hiện: Bấm Customs Cleared (Đã thông quan) thấy thông báo kèm tên:

Cannot move container "<container>" from <current> to <target>.

Nguyên nhân: Chưa Arrived (Đã đến); các mốc nhập phải đi tuần tự từ mốc trước.

Cách xử lý: Bấm Arrived trước, rồi Customs Cleared.

Ngày hết miễn phí/bắt đầu lưu container còn trống

Biểu hiện: Sau Arrived, Free Time Start có ngày nhưng Free Time End/Detention Start trống.

Nguyên nhân: Chưa ghi số ngày miễn phí vào hệ thống cho lô, xem giới hạn hiện tại.

Cách xử lý: Chưa có trường bổ sung sau đó. Tính ATA + số ngày theo ghi chú bước 2 và theo dõi ngoài lô.

Xem thêm

Bài viết liên quan

• Xuất khẩu hàng nguyên container bằng đường biển

• Đặt chỗ với hãng vận chuyển cho một chặng lô hàng

• Phát hành HBL hoặc gửi thông báo hàng đến

Phân hệ tùy chọn

• Vận tải hàng không (Freight Air)

• Vận tải đường bộ (Freight Road)