Hướng dẫn Xuất lại Hóa đơn chi phí cho khách hàng¶
Trong thời gian thực hiện dự án cho Khách hàng, có thể sẽ phát sinh chi phí ngoài dự tính. Phía khách hàng có thể đồng ý hoặc không đồng ý chi trả cho những phát sinh này. Vậy nếu khách hàng đồng ý chi trả bạn cần xuất lại chi phí đó cho Khách hàng. Chúng ta sẽ làm gì?
Có 2 cách bạn có thể xuất trả hóa đơn cho Khách hàng:
Xuất hóa đơn trực tiếp từ ứng dụng Kế toán. Tham khảo bài viết: Quy trình Lập hóa đơn.
Xuất hóa đơn bằng việc liên kết mô-đun Chi tiêu với đơn bán.
Bài viết này, Viindoo hướng dẫn bạn thực hiện theo cách thứ hai.
Module cần cài đặt
Để thao tác theo hướng dẫn trong bài viết, bạn cần cài đặt ứng dụng sau:
Lưu ý, bạn cần kích hoạt sử dụng Tài khoản Quản trị từ phần Thiết lập của ứng dụng Kế toán. Truy cập Kế toán > Cấu hình > Thiết lập, tìm đến Kế toán Quản trị và tích chọn Kế toán Quản trị.
Tạo sản phẩm chi phí¶
Để tạo một sản phẩm chi tiêu, bạn cần cài đặt module Chi tiêu(HR), xem chi tiết tại Tổng quan và thiết lập chung của ứng dụng chi tiêu, và tham khảo Quản lý quy trình chi tiêu nhân viên để học cách tạo một sản phẩm chi tiêu mới.
Ngoài những thông tin chung của phần thiết lập sản phẩm, bạn cần lưu ý chọn một trong những phương thức tại trường Chi phí tái xuất hóa đơn để xuất lại hóa đơn cho khách hàng.
Không: sản phẩm này không được tái xuất chi phí cho khách hàng.
Theo giá vốn: sản phẩm được tái xuất với giá vốn ghi nhận từ chi tiêu.
Theo giá bán: sản phẩm được tái xuất với giá bán thiết lập trên thông tin sản phẩm.
Ghi nhận chi phí và liên kết với đơn bán¶
Để xuất lại chi phí cho khách hàng, bạn tham khảo ví dụ như sau:
Khách hàng mua Dịch vụ triển khai tùy biến.
Trong quá trình thực hiện dự án phát sinh chi phí ngoài dự kiến (ví dụ như: Chi phí khách sạn, chi phí đi lại...) và khách hàng phải chi trả cho khoản đó.
Các bạn thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Tạo sản phẩm dịch vụ triển khai tùy biến¶
Tham khảo bài viết Tạo sản phẩm. Tuy nhiên cần lưu ý tích chọn tạo Dự án & Nhiệm vụ tại trường Tạo từ đơn hàng.
Cảnh báo
Nếu tích chọn lựa chọn khác trên sản phẩm, bạn sẽ cần chọn tài khoản quản trị có sẵn hoặc tạo thêm để có thể liên kết chi phí từ chi tiêu đến đơn bán.
Bước 2: Tạo đơn bán cho dịch vụ triển khai tùy biến¶
Chọn sản phẩm trên và xác nhận đơn bán, hệ thống sẽ tự động sinh một Tài khoản quản trị tương ứng. Tham khảo tại bài viết Cách tạo Yêu cầu báo giá và Đơn bán.
Xem thêm
Bước 3: Ghi nhận chi phí khách sạn khi đi công tác cần tái xuất hóa đơn cho Khách hàng¶
Chuyển đến ứng dụng Chi tiêu > Chi tiêu của tôi > Chi tiêu của tôi để tạo bảng kê và nhấn Tạo. Điền thông tin như hình. Bạn cần đặc biệt chú ý chọn đúng tài khoản quản trị cho trường Đơn bán để tái xuất hóa đơn và Tài khoản quản trị.
Thực hiện lần lượt các thao tác Lưu > Tạo bảng kê > Trình cho Người Quản lý > Duyệt > Vào sổ bút toán. Hệ thống sẽ tự động lấy lên thông tin chi phí tái xuất hóa đơn trên đơn bán.
Trở lại ứng dụng Bán hàng, chọn đơn bán Dịch vụ triển khai, bạn sẽ thấy một dòng sản phẩm Chi phí khách sạn được thêm vào trên đơn bán để xuất lại cho Khách hàng.
Kích Tạo hóa đơn và thực hiện các bước để thực hiện xuất hóa đơn cho Khách hàng.
Xem thêm
Bài viết liên quan
Module tham khảo