Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel có đơn giản hay không? Làm thế nào để tạo được một file Excel quản lý hàng chi tiết cho người vừa mới bắt đầu kinh doanh? Hãy cùng Viindo đi tìm lời giải đáp qua bài viết ngay dưới đây.
1. Hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel
Sau đây, Viindoo sẽ trình bày các hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Theo dõi ngay nội dung tiếp theo đây để biết thêm chi tiết!
1.1 Tạo file dữ liệu
Nếu biết cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel, công việc quản lý hàng hóa nhập - xuất và tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Trước tiên, để tạo được một file dữ liệu ban đầu, hãy thực hiện 3 bước sau đây:
- Bước 1: Thực hiện thao tác mở một file Excel mới.
- Bước 2: Tạo 5 sheet mới cho file Excel. Sau đó, tiến hành đổi tên cho từng sheet với tiêu đề lần lượt như sau: HOME, XUAT, NHAP, BAO CAO, DANH MUC.
- Bước 3: Nhập tất cả dữ liệu cần thiết vào từng sheet.
Tại sheet XUAT:
Hãy tiến hành điền các thông tin gồm: Nhà cung cấp, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị tính, Nhập, Thành Tiền, Ngày tháng.
Bên cạnh đó, sheet cũng có thể cần thêm nội dung khác như: Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, SĐT nhà cung cấp, Số chứng từ, ghi chú khác( nếu có).
Nhập thông tin hàng hóa, sản phẩm xuất ra. Tại sheet NHAP:
Hãy nhập đầy đủ các thông tin cơ bản nhất gồm: Khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng bán, Giá vốn, Đơn giá bán, Đơn vị tính, Doanh thu, Ngày tháng,...
Ngoài ra, người tạo cũng có thể bổ sung một số thông tin quan trọng khác như: Mã khách hàng, Địa chỉ, SĐT khách hàng, Số chứng từ, ghi chú khác( nếu có).
Điền các thông tin và dữ liệu cần thiết một cách đầy đủ. Tại sheet BAO CAO:
Thông thường, người dùng chỉ cần truy cập vào sheet báo cáo Bán hàng và nhập xuất tồn.
Báo cáo bán hàng cần thông tin như: tên hàng, số lượng bán, doanh thu. Trong khi đó, báo cáo Nhập xuất tồn cần có các thông tin như: tên hàng, số lượng hàng tồn kho kỳ đầu, số lượng nhập, số lượng xuất và số lượng hàng tồn tồn cuối.
Báo cáo đầy đủ số lượng hàng hóa nhập - xuất - tồn. Tại sheet DANH MUC:
Sheet DANH MỤC là thành phần quan trọng nhất của một file quản lý bán hàng bằng Excel. Nội dung được lưu trữ tại sheet này gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị tính,...
Trong quá trình nhập xuất thực tế, người dùng chỉ cần tiến hành nhập mã hàng thì các thông tin còn lại sẽ hiển thị tự động. Chẳng hạn như, nếu người dùng nhập mã DH153 thì đơn giá bán của mặt hàng này sẽ hiển thị ngay lập tức mà không cần phải mất công nhớ.
Lưu trữ các danh mục hàng hóa qua file Excel. >>>> Xem Thêm: Mô hình ERD quản lý bán hàng: Vai trò và cách vẽ mô hình
1.2 Tạo sheet quản lý danh mục sản phẩm, hàng hóa
Quá trình xây dựng danh mục hàng hóa giúp đồng bộ các dữ liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu hoặc khi báo cáo. Việc làm làm này cũng có tác dụng thực hiện quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng một cách thống nhất nhằm hạn chế thấp nhất sự nhầm trong Excel.
Một số các tiêu đề cơ bản nhất cần phải được điền trong trong danh mục gồm STT > Mã hàng hóa > Tên hàng hóa > Đơn vị tính > Số lượng hàng hóa hiện tại > Giá trị của hàng hóa.
Có 2 cách để thực hiện quản lý việc bán hàng bằng công cụ Excel. Cách thứ nhất là làm mã phiếu hoặc phiếu nhập để kiểm đếm. Cách thứ hai là tạo danh mục để có được số lượng hàng đầu kỳ khi lên báo cáo vào mục tồn kho lúc nhập liệu.
Khi quản lý bán hàng bằng file Excel, bạn có thể đặt tên vùng như sau:
Chọn cột Mã hàng hóa > Nhấn tổ hợp phím Ctrl F3 > Chọn mục NEW> Đặt tên Mã hàng hóa > Nhấn OK.
Tiến hành quản lý danh mục hàng hóa bằng các sheet Excel. >>>> Đừng Bỏ Qua: Làm thế nào để xây dựng đội ngũ bán hàng tinh nhuệ?
1.3 Quản lý xuất-nhập-tồn sản phẩm, hàng bán trên Excel
Mục quản lý xuất-nhập-tồn sản phẩm là thành phần không thể thiếu trong bài viết hướng dẫn cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel. Mục này được dùng để báo cáo, kiểm kê hàng hóa hằng tuần hoặc hằng tháng.
Các thao tác đơn giản được dùng gồm:
- Cột Tên hàng: Sử dụng hàm Vlookup.
- Cột Mã hàng: Công thức từ cột Danh mục được chuyển sang.
- Mục Tồn kho: Sử dụng phép tính +/-.
- Mục Xuất kho: Sử dụng hàm Sumif.
- Mục Nhập kho: Sử dụng hàm Sumif với mã hàng và hàm sumif cho mã trong hàng tồn kho.
Quản lý hàng xuất tồn tại cửa hàng. >>>> Tìm Hiểu Về: Cộng tác viên bán hàng online là gì? Bí quyết thành công
1.4 Các hàm phổ biến dùng để quản lý bán hàng trên Excel
Sau đây là 4 hàm cơ bản thường được sử dụng để quản lý bán hàng bằng file Excel:
- Hàm Iferror: Giúp cho thao tác quản lý file Excel chuyên nghiệp hơn.
- Hàm Countif: Hàm này dùng để thống kê số lượng hàng tồn kho, hàng xuất nhập của cửa hàng.
- Hàm Sumifs: Hàm này được sử dụng để tính tổng số lượng, thành tiền, xuất điều kiện từ mã hàng và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ.
- Hàm Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột. Người dùng chỉ cần thực hiện nhập mã hàng khi tiến hành nhập hàng. Tất cả các thông tin về tên hàng, giá cả, đơn vị tính,... đều được tìm kiếm dễ dàng.
Sử dụng các hàm Excel giúp việc quản lý cửa hàng chính xác, dễ dàng hơn. 2. Mẫu file Excel quản lý bán hàng online tốt nhất
Dưới đây là tổng hợp 5 mẫu Excel quản lý bán hàng online chuẩn nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể tham khảo ngay để tự tạo file Excel quản lý bán hàng phù hợp nhất cho đơn vị mình.
2.1 File Excel quản lý sản phẩm
Quản lý sản phẩm, hàng hóa của cửa hàng online giúp các chủ shop biết được cửa hàng đang có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu và giá thành ra sao. Một file Excel quản lý sản phẩm bao gồm những thông tin như sau: Mã hàng hóa, Loại hàng hóa, Tên hàng hóa, Đơn vị tính, Số lượng hàng hóa.
>>>> Truy cập ngay: File Excel quản lý sản phẩm.
File Excel quản lý sản phẩm đơn giản nhất.2.2 File Excel quản lý khách hàng
Việc tạo lập file Excel quản lý khách hàng giúp chủ cửa hàng chăm sóc khách hàng tốt hơn. Từ đó sẽ dễ dàng nhận biết được nhóm khách hàng thân thiết để sớm có những ưu đãi thu hút khách hàng và gia tăng doanh thu chung. Một file quản lý khách hàng có những thông tin như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email (nếu cần).
>>>> Bỏ túi ngay: File Excel quản lý khách hàng.
File Excel quản lý khách hàng mới nhất. 2.3 File Excel quản lý doanh thu
Các chủ shop online có thể kiểm soát doanh thu chính xác hơn nhờ có file Excel quản lý doanh thu. Chủ shop thường lập một file Excel gồm có các thông tin như sau: Thời gian, Tên khách hàng, Mã hàng hóa, Tên sản phẩm, Số lượng, Bảng giá, Ghi chú khác( nếu có).
>>>> Tải ngay: File Excel quản lý doanh thu.
File Excel quản lý doanh thu chi tiết nhất.2.4 File Excel quản lý xuất nhập tồn
File quản lý xuất nhập tồn là file quan trọng có tác dụng kiểm soát thông tin nhập - xuất hàng hóa. File Excel này sẽ giúp theo dõi và quản lý hàng hóa đơn giản và thuận lợi hơn với các mục cơ bản như sau: Thời gian phát sinh giao dịch, Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị tính, Thành tiền, Chứng từ giao dịch, Ghi chú khác( nếu có).
>>>> Tải xuống: File Excel quản lý xuất nhập tồn.
File Excel quản lý xuất nhập tồn dễ hiểu nhất. 2.5 File Excel quản lý đơn hàng online
Quản lý đơn hàng online bằng file Excel sẽ giúp kiểm soát tốt hàng hóa, hạn chế việc mất đơn hàng. Dưới đây là bảng tính Excel quản lý đơn hàng online trực tuyến mà chủ cửa hàng có thể tham khảo.
>>>> Tham khảo ngay: File Excel quản lý đơn hàng online.
Quản lý đơn hàng online bằng file Excel. 3. Quản lý bán hàng cùng phần mềm Viindoo
Những mẫu file Excel quản lý bán hàng đã đem đến một số lợi ích nhất định cho chủ cửa hàng và doanh nghiệp. Tuy nhiên, công cụ này vẫn còn tồn tại một số điểm hạn chế như sau:
- Việc sử dụng file Excel quản lý bán hàng chỉ phù hợp cho các cửa hàng nhỏ với số lượng hàng hóa ít.
- Các hàm tính trong file Excel rất phức tạp, đòi hỏi người dùng phải thành thạo và có khả năng ghi nhớ tốt mới có thể sử dụng được.
- File quản lý bán hàng bằng Excel có dữ liệu từ nhiều luồng khác nhau nên rất dễ gây tình trạng đơ máy và cũng rất dễ bị virus.
- Người dùng không thể xử lý và kiểm soát file Excel từ xa
Để khắc phục những hạn chế này, Viindoo cung cấp cho các chủ shop và doanh nghiệp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Viindoo Omnichannel. Phần mềm này sẽ giúp cho việc thực hiện quản lý hàng hóa được nhanh chóng, hiệu quả và chuẩn xác hơn.
Dưới đây, hãy cùng điểm qua những lợi ích tuyệt vời mà Viindoo Omnichannel đem đến cho doanh nghiệp:
- Viindoo Omnichannel cho phép doanh nghiệp tiếp cận khách hàng đa nền tảng trong một ứng dụng duy nhất.
- Quản lý, so sánh các đơn giá và doanh thu của từng kênh bán hàng.
- Quản lý nhóm khách hàng dễ dàng, triển khai chiến dịch marketing với Zalo/SMS.
- Đồng bộ hóa xuyên suốt nhiều kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Sendo,... Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý tin nhắn từ khách hàng trên tất cả các kênh cùng một lúc.
- Quản lý các dữ liệu gồm đơn hàng, thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, thông tin đối tác, nhà cung cấp,... tại một nơi duy nhất.
- Tính toán chi phí giao hàng tự động, tích hợp việc tính toán chi phí vận chuyển vào hoá đơn cuối cùng.
- Phần mềm bán hàng đa kênh Viindoo Omnichannel là công cụ đắc lực cho kênh bán online và offline của doanh nghiệp.
Phần mềm Viindoo Omnichannel là trợ thủ đắc lực cho nhiều chủ cửa hàng hiện nay. Qua bài viết về cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel, Viindoo hy vọng quý doanh nghiệp sẽ quản quản lý cửa hàng hiệu quả và chính xác hơn. Nếu doanh nghiệp có quan tâm về phần mềm quản lý bán hàng, hãy liên hệ ngay cho Viindoo để được tư vấn cụ thể nhé.
>>>> Tiếp Tục Với: