Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản

Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel có đơn giản hay không? Làm thế nào để tạo được một file Excel quản lý hàng chi tiết cho người vừa mới bắt đầu kinh doanh? Hãy cùng Viindo đi tìm lời giải đáp qua bài viết ngay dưới đây.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm hỗ trợ bán hàng

1. Hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel

Sau đây Viindoo sẽ trình bày Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo tại đây để biết thêm thông tin chi tiết!

Create data files

Nếu biết Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel thì công việc quản lý nhập – xuất hàng, tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Đầu tiên, để tạo một file dữ liệu ban đầu, bạn thực hiện 3 bước sau:

• Bước 1: Thực hiện thao tác mở một fileExcel mới.
• Bước 2: Tạo 5 sheet mới cho fileExcel. Sau đó, tiến hành đổi tên lần lượt từng sheet với các tiêu đề sau: HOME, XUAT, NHAP, BAO CAO, DANH MUC.
• Bước 3: Nhập đầy đủ số liệu cần thiết vào từng sheet.

Tại sheet XUAT:

Bạn hãy tiến hành điền các thông tin bao gồm: Nhà cung cấp, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị đo, Nhập, Thành tiền, Ngày tháng.

Ngoài ra sheet còn có thể cần thêm các nội dung khác như: Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, số điện thoại nhà cung cấp, số chứng từ, các ghi chú khác (nếu có).

Ở sheet NHAP:

Hãy Nhập đầy đủ các thông tin cơ bản nhất bao gồm: Khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng bán, Giá vốn, Đơn giá, Đơn vị tính, Doanh thu, Ngày tháng,...

Ngoài ra, người tạo còn có thể thêm một số thông tin quan trọng khác như: Mã khách hàng, Địa chỉ, số điện thoại khách hàng, số voucher, các ghi chú khác (nếu có).

Trong sheet BẢO CAO:

Thông thường người dùng chỉ cần truy cập sheet Báo cáo bán hàng và nhập xuất tồn kho.

Báo cáo bán hàng cần các thông tin như: tên hàng, số lượng bán, doanh thu. Trong khi đó, báo cáo nhập xuất tồn cần có các thông tin như: tên hàng, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn cuối kỳ.

Tại sheet DANH SÁCH MUC:

Sheet CATALOG là thành phần quan trọng nhất của một file quản lý bán hàngExcel. Nội dung lưu trong sheet này bao gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị đo,...

Trong quá trình nhập xuất thực tế, người dùng chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị. Chẳng hạn, người dùng nhập mã DH153 thì đơn giá của mặt hàng này sẽ hiển thị ngay mà không cần phải ghi nhớ.

>>>> Xem Thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel

1.2 Tạo sheet quản lý danh mục sản phẩm, hàng hóa

Quy trình xây dựng Danh mục hàng hóa giúp đồng bộ hóa dữ liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu hay báo cáo. Điều này cũng có tác dụng thực hiện quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng một cách thống nhất để giảm thiểu sự nhầm lẫn trong giao dịch.Excel. 

Một số đề mục cơ bản nhất cần đưa vào bảng kê bao gồm STT > Mã hàng > Tên hàng > Đơn vị tính > Số lượng hàng hiện có > Trị giá hàng.

Có 2 cách thực hiện Quản lý bán hàng bằng toolsExcel. Cách thứ nhất là làm mã coupon hoặc vé vào cửa để đếm. Cách thứ 2 là tạo danh mục để lấy số lượng đầu kỳ khi báo về kho lúc nhập.

Khi quản lý bán hàng bằng fileExcel, bạn có thể đặt tên vùng như sau:

Chọn cột Mã hàng > Nhấn Ctrl F3 > Chọn mục MỚI > Đặt tên là Mã hàng > Bấm OK.

>>>> Đừng bỏ lỡ: Kiểm soát chi phí bán hàng

1.3 Quản lý nhập xuất tồn sản phẩm bán ra trên Excel

Quản lý tồn kho sản phẩm là một phần không thể thiếu trong bài Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel . Mục này dùng để báo cáo, kiểm kê hàng hóa hàng tuần, hàng tháng.

Các thao tác đơn giản được sử dụng bao gồm:

• Cột Tên hàng: Sử dụng hàm Vlookup.
• Cột Mã hàng: Công thức từ cột Danh mục được chuyển sang.
• Hàng tồn kho: Sử dụng phép tính +/-.
• Xuất hàng: Sử dụng hàm Sumif.
• Nhập Kho: Sử dụng hàm Sumif với số hàng và hàm sumif cho mã trong kho.

>>>> Tìm Hiểu Về: Phân tích hiệu suất bán hàng

1.4 Các hàm phổ biến dùng để quản lý bán hàng trên Excel

Dưới đây là 4 hàm cơ bản thường dùng để Quản lý bán hàng bằng file Excel:

• Chức năng iferror: Giúp thao tác quản lý fileExcel chuyên nghiệp hơn.
• Hàm Countif: Hàm này dùng để tính toán số lượng hàng hóa tồn kho, nhập xuất của cửa hàng.
• Hàm sumifs: Hàm này dùng để tính tổng số lượng, thành tiền, xuất điều kiện từ mã hàng và số lượng tồn kho cuối kỳ.
• Hàm Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột. Người dùng chỉ cần nhập mã sản phẩm khi nhập hàng. Mọi thông tin về tên sản phẩm, giá cả, đơn vị tính,… đều được tra cứu dễ dàng.

2. Mẫu file Excel quản lý bán hàng online tốt nhất

Dưới đây là tổng hợp 5 mẫu Excel Giám đốc bán hàng online chuẩn nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể tham khảo ngay để tạo file Excel Sales Manager phù hợp nhất cho công ty mình.

2.1 File Excel Quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm, hàng hóa của cửa hàng trực tuyến giúp chủ cửa hàng biết được cửa hàng có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá cả ra sao. Một file Excel Quản lý hàng hóa bao gồm các thông tin: Mã hàng, Loại hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng hàng hóa.

>>>> Truy cập ngay: File Excel Quản lý sản phẩm.

2.2 File Excel quản lý khách hàng

Việc tạo fileExcel Quản lý khách hàng giúp chủ cửa hàng chăm sóc khách hàng tốt hơn. Từ đó sẽ dễ dàng xác định được nhóm khách hàng thân thiết để sớm có những chính sách ưu đãi nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu chung. Một file quản lý khách hàng có các thông tin như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email (nếu cần).

>>>> Bỏ túi ngay: File excel quản lý khách hàng.

2.3 File Excel quản lý doanh thu

Chủ shop online có thể kiểm soát doanh thu chính xác hơn nhờ fileExcel quản lý doanh thu. Các chủ shop thường làm một fileExcel bao gồm các thông tin: Thời gian, Tên khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Bảng giá, Ghi chú khác (nếu có).

>>>> Tải ngay: File Excel quản lý doanh thu.

2.4 Quản lý xuất nhập File Excel

File quản lý kho là file quan trọng kiểm soát thông tin xuất nhập kho. FileExcel này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý hàng hóa trở nên đơn giản và thuận tiện hơn với các mục cơ bản sau: Thời gian giao dịch, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị tính, Thành tiền, Chứng từ giao dịch, Ghi chú khác (nếu có).

>>>> Tải xuống: File excel quản lý xuất nhập.

2.5 File Excel Quản lý đơn hàng trực tuyến

Quản lý đơn hàng online bằng fileExcel Điều này sẽ giúp kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát đơn hàng. Dưới đây là bảng tính excel quản lý đơn hàng online chủ cửa hàng có thể tham khảo.

>>>> Tham khảo ngay: File Excel Quản lý đơn hàng trực tuyến.

Automate your tasks with Viindoo Omnichannel

Struggling with manual data management using Excel files? Constantly building and updating spreadsheets can be exhausting and error-prone. Viindoo Omnichannel offers a comprehensive solution to transform your workflow:

• Automated Data Entry: Eliminate the tedious process of manually inputting data. Viindoo Omnichannel automates data entry, reducing effort and minimizing errors.
• Seamless Data Processing: Process large volumes of data effortlessly with automated workflows. Save time and enhance accuracy with real-time data processing.
• Advanced Data Visualization: Transform complex data into clear, actionable insights with customizable dashboards and visualizations. Make informed decisions with ease.
• Real-Time Data Access: Access up-to-date information anytime, anywhere. Ensure that you are always working with the most current data.
• Error Reduction: Minimize mistakes and inconsistencies with automated checks and validation. Maintain high data accuracy and integrity.
• Integrated Information Provision: Receive comprehensive reports and insights without the hassle of manual updates. Streamline your data management and reporting processes.
• Enhanced Efficiency: Simplify and accelerate your tasks with a unified platform that consolidates multiple functions into one easy-to-use system.

Viindoo Omnichannel is designed for more than data entry. This is a power tool which integrates Sales Channels: Wholesale, E-commerce website for online sales. Point of Sale systems for in-store transactions. Social commerce, Marketplace, Affiliate, etc. Viindoo Omnichannel is designed for streamlined, automated operations. Transform your workflow today and focus on growing your business with confidence.

Hỏi đáp

Qua bài viết về cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel Viindoo hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ quản lý cửa hàng hiệu quả và chính xác hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng, hãy liên hệ ngay với Viindoo để được tư vấn cụ thể.

>>>> Tiếp tục Với:

• Tự động hóa bán hàng: Hướng dẫn toàn diện và các ví dụ
• Mục tiêu bán hàng là gì? Cách xây dựng mục tiêu bán hàng thiết thực