Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel đơn giản

Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel có đơn giản hay không? Làm thế nào để tạo được một file Excel quản lý hàng chi tiết cho người vừa mới bắt đầu kinh doanh? Hãy cùng Viindo đi tìm lời giải đáp qua bài viết ngay dưới đây.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm hỗ trợ bán hàng


1. Hướng dẫn chi tiết cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel

Sau đây Viindoo sẽ trình bày Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel một cách đơn giản và dễ hiểu nhất. Hãy tiếp tục theo dõi những nội dung tiếp theo tại đây để biết thêm thông tin chi tiết!

1.1 Tạo tệp dữ liệu

Nếu biết Cách tạo file quản lý bán hàng bằng Excel thì công việc quản lý nhập – xuất hàng, tồn kho trở nên dễ dàng hơn. Đầu tiên, để tạo một file dữ liệu ban đầu, bạn thực hiện 3 bước sau:

  • Bước 1: Thực hiện thao tác mở một fileExcel mới.
  • Bước 2: Tạo 5 sheet mới cho fileExcel. Sau đó, tiến hành đổi tên lần lượt từng sheet với các tiêu đề sau: HOME, XUAT, NHAP, BAO CAO, DANH MUC.
  • Bước 3: Nhập đầy đủ số liệu cần thiết vào từng sheet.

Tại sheet XUAT:

Bạn hãy tiến hành điền các thông tin bao gồm: Nhà cung cấp, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị đo, Nhập, Thành tiền, Ngày tháng.

Ngoài ra sheet còn có thể cần thêm các nội dung khác như: Mã nhà cung cấp, Địa chỉ, số điện thoại nhà cung cấp, số chứng từ, các ghi chú khác (nếu có).

Nhập thông tin sản phẩm, xuất sản phẩm.Nhập thông tin sản phẩm, xuất sản phẩm.

Ở sheet NHAP:

Hãy Nhập đầy đủ các thông tin cơ bản nhất bao gồm: Khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng bán, Giá vốn, Đơn giá, Đơn vị tính, Doanh thu, Ngày tháng,...

Ngoài ra, người tạo còn có thể thêm một số thông tin quan trọng khác như: Mã khách hàng, Địa chỉ, số điện thoại khách hàng, số voucher, các ghi chú khác (nếu có).

Điền đầy đủ các thông tin và dữ liệu được yêu cầu.Điền đầy đủ các thông tin và dữ liệu được yêu cầu.

Trong sheet BẢO CAO:

Thông thường người dùng chỉ cần truy cập sheet Báo cáo bán hàng và nhập xuất tồn kho.

Báo cáo bán hàng cần các thông tin như: tên hàng, số lượng bán, doanh thu. Trong khi đó, báo cáo nhập xuất tồn cần có các thông tin như: tên hàng, số lượng tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, số lượng tồn cuối kỳ.

Báo cáo đầy đủ số lượng hàng nhập – xuất – tồn.Báo cáo đầy đủ số lượng hàng nhập – xuất – tồn.

Tại sheet DANH SÁCH MUC:

Sheet CATALOG là thành phần quan trọng nhất của một file quản lý bán hàngExcel. Nội dung lưu trong sheet này bao gồm: Mã hàng, tên hàng, đơn vị đo,...

Trong quá trình nhập xuất thực tế, người dùng chỉ cần nhập mã hàng, các thông tin còn lại sẽ tự động hiển thị. Chẳng hạn, người dùng nhập mã DH153 thì đơn giá của mặt hàng này sẽ hiển thị ngay mà không cần phải ghi nhớ.

Lưu trữ danh mục hàng hóa qua fileExcel.Lưu trữ danh mục hàng hóa qua file Excel.

>>>> Xem Thêm: Quản lý khách hàng bằng Excel

1.2 Tạo sheet quản lý danh mục sản phẩm, hàng hóa

Quy trình xây dựng Danh mục hàng hóa giúp đồng bộ hóa dữ liệu, tiết kiệm thời gian tìm kiếm, truy xuất dữ liệu hay báo cáo. Điều này cũng có tác dụng thực hiện quy tắc gọi và gõ cho một mặt hàng một cách thống nhất để giảm thiểu sự nhầm lẫn trong giao dịch.Excel. 

Một số đề mục cơ bản nhất cần đưa vào bảng kê bao gồm STT > Mã hàng > Tên hàng > Đơn vị tính > Số lượng hàng hiện có > Trị giá hàng.

Có 2 cách thực hiện Quản lý bán hàng bằng toolsExcel. Cách thứ nhất là làm mã coupon hoặc vé vào cửa để đếm. Cách thứ 2 là tạo danh mục để lấy số lượng đầu kỳ khi báo về kho lúc nhập.

Khi quản lý bán hàng bằng fileExcel, bạn có thể đặt tên vùng như sau:

Chọn cột Mã hàng > Nhấn Ctrl F3 > Chọn mục MỚI > Đặt tên là Mã hàng > Bấm OK.

Quản lý danh sách hàng hóa bằng sheetExcel.Quản lý danh mục hàng hóa theo sheet excel.

>>>> Đừng bỏ lỡ: Kiểm soát chi phí bán hàng

1.3 Quản lý nhập xuất tồn sản phẩm bán ra trên Excel

Quản lý tồn kho sản phẩm là một phần không thể thiếu trong bài Hướng dẫn tạo file quản lý bán hàng bằng Excel . Mục này dùng để báo cáo, kiểm kê hàng hóa hàng tuần, hàng tháng.

Các thao tác đơn giản được sử dụng bao gồm:

  • Cột Tên hàng: Sử dụng hàm Vlookup.
  • Cột Mã hàng: Công thức từ cột Danh mục được chuyển sang.
  • Hàng tồn kho: Sử dụng phép tính +/-.
  • Xuất hàng: Sử dụng hàm Sumif.
  • Nhập Kho: Sử dụng hàm Sumif với số hàng và hàm sumif cho mã trong kho.
Quản lý sự tồn tại của cửa hàng.Quản lý sự tồn tại của cửa hàng.

>>>> Tìm Hiểu Về: Phân tích hiệu suất bán hàng

1.4 Các hàm phổ biến dùng để quản lý bán hàng trên Excel

Dưới đây là 4 hàm cơ bản thường dùng để Quản lý bán hàng bằng file Excel:

  • Chức năng iferror: Giúp thao tác quản lý fileExcel chuyên nghiệp hơn.
  • Hàm Countif: Hàm này dùng để tính toán số lượng hàng hóa tồn kho, nhập xuất của cửa hàng.
  • Hàm sumifs: Hàm này dùng để tính tổng số lượng, thành tiền, xuất điều kiện từ mã hàng và số lượng tồn kho cuối kỳ.
  • Hàm Vlookup: Đây là hàm tìm kiếm theo cột. Người dùng chỉ cần nhập mã sản phẩm khi nhập hàng. Mọi thông tin về tên sản phẩm, giá cả, đơn vị tính,… đều được tra cứu dễ dàng.
Sử dụng hàmExcel giúp cho việc quản lý cửa hàng trở nên chính xác và dễ dàng hơn.Sử dụng hàmExcel giúp cho việc quản lý cửa hàng trở nên chính xác và dễ dàng hơn.

2. Mẫu file Excel quản lý bán hàng online tốt nhất

Dưới đây là tổng hợp 5 mẫu Excel Giám đốc bán hàng online chuẩn nhất hiện nay. Doanh nghiệp có thể tham khảo ngay để tạo file Excel Sales Manager phù hợp nhất cho công ty mình.

2.1 File Excel Quản lý sản phẩm

Quản lý sản phẩm, hàng hóa của cửa hàng trực tuyến giúp chủ cửa hàng biết được cửa hàng có những sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, giá cả ra sao. Một file Excel Quản lý hàng hóa bao gồm các thông tin: Mã hàng, Loại hàng, Tên hàng, Đơn vị tính, Số lượng hàng hóa.

>>>> Truy cập ngay: File Excel Quản lý sản phẩm.

File Excel Quản lý sản phẩm đơn giản nhất.File Excel Quản lý sản phẩm đơn giản nhất.

2.2 File Excel quản lý khách hàng

Việc tạo fileExcel Quản lý khách hàng giúp chủ cửa hàng chăm sóc khách hàng tốt hơn. Từ đó sẽ dễ dàng xác định được nhóm khách hàng thân thiết để sớm có những chính sách ưu đãi nhằm thu hút khách hàng và tăng doanh thu chung. Một file quản lý khách hàng có các thông tin như: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Số điện thoại, Email (nếu cần).

>>>> Bỏ túi ngay: File excel quản lý khách hàng.

File Excel quản lý khách hàng mới nhất.File Excel quản lý khách hàng mới nhất.

2.3 File Excel quản lý doanh thu

Chủ shop online có thể kiểm soát doanh thu chính xác hơn nhờ fileExcel quản lý doanh thu. Các chủ shop thường làm một fileExcel bao gồm các thông tin: Thời gian, Tên khách hàng, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Bảng giá, Ghi chú khác (nếu có).

>>>> Tải ngay: File Excel quản lý doanh thu.

File Excel Quản lý doanh thu chi tiết nhấtFile Excel Quản lý doanh thu chi tiết nhất

2.4 Quản lý xuất nhập File Excel

File quản lý kho là file quan trọng kiểm soát thông tin xuất nhập kho. FileExcel này sẽ giúp việc theo dõi và quản lý hàng hóa trở nên đơn giản và thuận tiện hơn với các mục cơ bản sau: Thời gian giao dịch, Mã hàng, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Đơn vị tính, Thành tiền, Chứng từ giao dịch, Ghi chú khác (nếu có).

>>>> Tải xuống: File excel quản lý xuất nhập.

File Excel Quản lý xuất nhập dễ hiểu.File Excel Quản lý xuất nhập dễ hiểu.

2.5 File Excel Quản lý đơn hàng trực tuyến

Quản lý đơn hàng online bằng fileExcel Điều này sẽ giúp kiểm soát hàng hóa, hạn chế thất thoát đơn hàng. Dưới đây là bảng tính excel quản lý đơn hàng online chủ cửa hàng có thể tham khảo.

>>>> Tham khảo ngay: File Excel Quản lý đơn hàng trực tuyến.

Quản lý đơn hàng online bằng fileExcel.Quản lý đơn hàng online bằng file excel.

3. Quản lý bán hàng bằng phần mềm Vindoo

File mẫuExcel Quản lý bán hàng đã mang lại những lợi ích nhất định cho các chủ cửa hàng, doanh nghiệp. Tuy nhiên, công cụ này vẫn còn một số hạn chế như sau:

  • Việc sử dụng fileExcel Quản lý bán hàng chỉ phù hợp với những cửa hàng nhỏ, số lượng hàng hóa ít.
  • Các hàm tính toán trong fileExcel rất phức tạp, đòi hỏi người dùng phải thành thạo và có khả năng ghi nhớ tốt mới có thể sử dụng được.
  • File quản lý bán hàng bằng Excel Có dữ liệu từ nhiều luồng khác nhau nên dễ gây đơ và cũng rất dễ bị nhiễm virus.
  • Người dùng không thể xử lý và kiểm soát tệpExcel từ xa

Để khắc phục những hạn chế này, Vindoo Cung cấp cho các chủ shop, doanh nghiệp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh Vindoo Omnichannel. Phần mềm này sẽ giúp thực hiện công việc quản lý hàng hóa một cách nhanh chóng, hiệu quả và chính xác hơn.

Dưới đây, hãy cùng điểm qua những lợi ích tuyệt vời mà Viindoo Omnichannel mang lại cho doanh nghiệp:

  • Viindoo Omnichannel cho phép doanh nghiệp tiếp cận khách hàng trên nhiều nền tảng trong một ứng dụng duy nhất.
  • Quản lý, so sánh đơn giá, doanh thu của từng kênh bán hàng.
  • Quản lý nhóm khách hàng dễ dàng, triển khai các chiến dịch marketing bằng Zalo/SMS.
  • Đồng bộ trên nhiều kênh bán hàng như Shopee, Lazada, Sendo,… Doanh nghiệp dễ dàng quản lý tin nhắn từ khách hàng trên tất cả các kênh cùng lúc.
  • Quản lý dữ liệu bao gồm đơn hàng, thông tin khách hàng, lịch sử mua hàng, thông tin đối tác, nhà cung cấp,... tại một nơi duy nhất.
  • Tính toán chi phí giao hàng tự động, tích hợp tính toán chi phí vận chuyển vào hóa đơn cuối cùng.
  • Phần mềm bán hàng đa kênh Viindoo Omnichannel là công cụ đắc lực cho kênh bán hàng online và offline của doanh nghiệp.
Phần mềm Viindoo Omnichannel đang là trợ thủ đắc lực của nhiều chủ shop hiện nay.Phần mềm Viindoo Omnichannel đang là trợ thủ đắc lực của nhiều chủ shop hiện nay.

VINDOO OMNICHANNEL

Dùng thử 15 ngày miễn phí ngay bây giờ!​

DÙNG THỬ NGAY

Hỏi đáp

Tệp quản lý bán hàng là một tài liệu hoặc bảng tính được tạo trong Excel để theo dõi và quản lý thông tin liên quan đến bán hàng, chẳng hạn như dữ liệu khách hàng, hiệu suất bán hàng, doanh thu và hàng tồn kho.

Bắt đầu bằng cách xác định mục tiêu và dữ liệu bạn muốn theo dõi, chẳng hạn như thông tin chi tiết về khách hàng, mục tiêu bán hàng, kho sản phẩm và doanh thu. Sau đó, tạo các cột và nhãn thích hợp cho từng loại dữ liệu trong trang tính Excel.

Có, Excel cung cấp các tùy chọn định dạng khác nhau để tùy chỉnh bố cục và thiết kế của tệp quản lý bán hàng của bạn. Bạn có thể áp dụng các phông chữ, màu sắc, đường viền ô khác nhau và thậm chí tạo biểu đồ hoặc đồ thị để trực quan hóa dữ liệu tốt hơn.

Tuyệt đối. Excel cho phép bạn tạo các báo cáo và tóm tắt một cách dễ dàng. Bạn có thể sử dụng bảng tổng hợp để phân tích dữ liệu bán hàng, tạo biểu đồ hoặc đồ thị để trực quan hóa xu hướng và lọc hoặc sắp xếp dữ liệu để tập trung vào các tiêu chí cụ thể.

Có rất nhiều tài nguyên và mẫu trực tuyến có sẵn có thể dùng làm điểm bắt đầu để tạo tệp quản lý bán hàng của bạn trong Excel. Các tài nguyên này có thể cung cấp bố cục và công thức được thiết kế sẵn để hợp lý hóa quy trình của bạn.

Qua bài viết về cách tạo file quản lý bán hàng bằng excel Viindoo hy vọng doanh nghiệp của bạn sẽ quản lý cửa hàng hiệu quả và chính xác hơn. Nếu doanh nghiệp của bạn quan tâm đến phần mềm quản lý bán hàng, hãy liên hệ ngay với Viindoo để được tư vấn cụ thể.

>>>> Tiếp tục Với:

Nguyen Jun 24 tháng 5, 2023

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY