17 online and free team work management tools and software

Phần mềm quản lý công việc nhóm ​là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc quản lý đội nhóm hiệu quả trong thời buổi công nghệ hiện nay. Nhờ đó mà việc cộng tác giữa các thành viên, nhân viên trong đội nhóm sẽ hiệu quả hơn. Ngay bây giờ, hãy cùng Viindoo khám phá ngày danh sách 17 công cụ quản lý công việc nhóm online hiệu quả được tin dùng hiện nay.

>>>> Tham Khảo Thêm: 10 phần mềm quản trị doanh nghiệp hiệu quả, tốt nhất hiện nay.

1. Viindoo Project - Hỗ trợ quản lý công việc nhóm chuyên nghiệp

Viindoo Project là một trong các phần mềm quản lý công việc nhóm phổ biến hàng đầu hiện nay. Doanh nghiệp có thể lập kế hoạch cho các công việc nhóm, phòng ban và quan sát kết quả làm việc một cách chính xác. Thêm vào đó, công cụ quản lý công việc nhóm Viindoo còn hỗ trợ quản lý và bám sát tiến trình của từng hoạt động. Nhà quản lý có thể trực tiếp phân chia thời gian, nhiệm vụ và thời hạn kết thúc cho nhân viên tương tự như một phần mềm giao việc. 

Viindoo Project là công cụ làm việc đội nhóm toàn diện, hiệu quả

Ngoài những ưu điểm kể trên, Viindoo Project còn hỗ trợ chuẩn hóa các bước làm việc như một ​phần mềm quản lý quy trình công việc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi công việc bằng các thao tác đơn giản tại Kanban. Nhờ đó, mỗi bộ phận sẽ quan sát tiến độ của phòng ban khác và phối hợp ăn ý hơn. Một ưu điểm khác của Viindo Project là khả năng gửi mail tự động để thông báo về sự thay đổi của công việc. Ngoài ra, Viindo còn hỗ trợ thêm các công cụ làm việc khác như:

• Viindoo Calendar: ​Phần mềm lịch công việc​ giúp các doanh nghiệp đồng bộ tất cả lịch họp hoặc cuộc hẹn tại Google Calendar và Outlook. Trước thời điểm bắt đầu cuộc họp, phần mềm sẽ trực tiếp thông báo đến toàn thế nhân viên kể cả khi chưa đăng nhập vào hệ thống của Viindoo.
• Viindoo Note: Phần mềm có tính năng ghi chép và sắp xếp toàn bộ thông tin của doanh nghiệp. Nhờ đó, các phòng ban có thể dễ dàng tương tác, xem lịch sử và trò chuyện tại phần Note. 
• Trao đổi và chat ngay trên hệ thống: Tại khung chat của hệ thống, doanh nghiệp sẽ được cung cấp các tính năng Ghi chú và Gửi tin. Nhân viên và khách hàng có thể tương tác và trao đổi thông tin. 

Viindoo Project còn hỗ trợ chuẩn hóa các bước làm việc.

Tìm hiểu thêm về: Phần mềm quản trị công việc

2. Microsoft Team - Phần mềm làm việc nhóm vượt trội

Microsoft Teams là phần mềm làm việc nhóm của Microsoft. Tại giao diện, doanh nghiệp có thể tạo các cuộc họp video, lưu trữ và trao đổi thông tin. Đặc biệt, phần mềm có tính năng vượt trội là tích hợp được nhiều loại files từ những công cụ khác như Word, Excel hoặc OneNote. Tại đây, nhân viên còn có thể tạo dựng các phòng chat riêng tư và tùy chỉnh tabs theo mong muốn. Một số lợi ích khác của Microsoft Teams là:

• Có nhiều lớp bảo mật. 
• Hỗ trợ tính năng nhắn tin bên trong cho các cá nhân không biết tiếng Anh. 
• Có 24 trợ lý ảo hỗ trợ người dùng với các tính năng khác nhau.
• Commands Slash có nhiệm vụ như một phím tắt ảo.
• Có thể dùng cho đa dạng các hệ điều hành như Windows, Mac, Linux, Android, và iOS.

Microsoft Teams hỗ trợ quản lý công việc nhóm hiệu quả

Doanh nghiệp cần cài đặt Office 365 để có thể sử dụng Microsoft Teams. ​Công cụ quản lý công việc​ đội nhóm này cho phép dùng thử các tính năng miễn phí trong 1 tháng. Sau đó, phần mềm hỗ trợ $8.25/ người dùng/ tháng cho gói thông thường. Với gói Doanh nghiệp Cao cấp, công ty cần chi trả khoảng $12.50/ người dùng/ tháng. 

Để tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm này, quý độc giả có thể đọc thêm tại bài viết "Microsoft Teams là gì? Ưu nhược điểm và bảng phí sử dụng” của Viindoo.

3. Trello - Công cụ quản lý công việc nhóm online

Thêm một công cụ làm việc nhóm được nhiều doanh nghiệp sử dụng hiện nay là Trello. Phần mềm hỗ trợ thực hiện các nhiệm vụ online và quản lý kế hoạch công việc đội nhóm tốt nhất. Cụ thể, Trello có giao diện là các thẻ công việc đặt trên bảng và xếp thành một danh sách. Chỉ với thao tác kéo và thả chuột, nhân viên đã có thể sử dụng được phần mềm. 

Bên cạnh đó, Trello còn có nhiều tùy chọn khác như gắn thẻ, chia sẻ liên kết công khai hoặc riêng tư và đính kèm tập tin. Một số ưu điểm khác của ứng dụng là: 

• Doanh nghiệp dễ dàng chọn lựa nhờ template đa dạng.
• Giao diện đơn giản và dễ thao tác.
• Ứng dụng tương thích với hệ điều hành iOS và Android
• Hệ thống tự động xây dựng các Butler và workflow.
• Hệ thống bảo mật hai lớp cho cả bản dùng thử và miễn phí. 

Hệ thống tự động xây dựng các Butler và workflow.

Phần mềm quản lý công việc nhóm Trello cung cấp các tính năng cơ bản miễn phí cho người dùng. Tuy nhiên, bạn cần lên gói premium nếu muốn thêm mức độ bảo mật và các tính năng cao cấp. Trung bình, doanh nghiệp cần chi trả $9.99/ người mỗi tháng cho gói Business Class. Gói Enterprise sẽ dao động từ $5.92 đến $20.83.

>>>> Đọc Thêm: Trello là gì? Mất phí không? Hướng dẫn sử dụng Trello hiệu quả

4. Asana - Phần mềm quản lý công việc nhóm hiệu quả

Asana là ​phần mềm hỗ trợ quản lý dự án​ và cũng là ứng dụng quản lý công việc nhóm hiệu quả tích hợp các tính năng ưu việt. Ứng dụng có giao diện rất dễ sử dụng gồm các bảng danh sách nhiệm vụ. Phần mềm tích hợp timeline để theo dõi tiến trình của dự án và thống kê khối lượng công việc của từng cá nhân. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quan sát quá trình làm việc của nhân viên trên tại phần mềm. Một số đặc điểm khác của phần mềm là: 

• Có khả năng tích hợp được với các ứng dụng như Slack, Office 365 và Power BI. 
• Hỗ trợ nhiều không gian làm việc.
• Sử dụng được trên cả hệ điều hành Android và iOS.
• Giúp tiết kiệm thời gian và đơn giản các quy trình thông thường. 

Phần mềm hỗ trợ nhiều không gian làm việc.

Khi sử dụng phiên bản miễn phí, doanh nghiệp chỉ có thể hoạt động tối đa 15 thành viên. Phiên bản trả phí có tính năng dùng thử 30 ngày. Nếu muốn nâng cấp lên Gói cao cấp, doanh nghiệp phải chi trả $10.99/ tài khoản mỗi tháng. Gói này sẽ cung cấp nhiều tính năng hơn cho người dùng. 

>>>> Đọc Chi Tiết Tại: Asana là gì? Hướng dẫn sử dụng Asana

5. Google Workspace - Công cụ quản lý công việc nhóm miễn phí

Các tính năng của Google Workspace đã không còn quá xa lạ với người dùng. Đây là một trong các phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí cho hầu hết các doanh nghiệp. Đặc biệt, Google Workspace tích hợp nhiều tính năng và trải nghiệm cho người dùng văn phòng. Cụ thể, một số tiện ích của ​phần mềm quản lý công việc văn phòng​​, đội nhóm này là: 

• Google Docs: Đây được xem là công cụ soạn thảo, ghi chép và chỉnh sửa văn bản phổ biến nhất. Tại Google Docs, nhân viên có thể cùng bình luận, sửa đổi, chia sẻ và thêm các thành viên khác vào để làm việc. 
• Google Spreadsheets: Tính năng này giúp doanh nghiệp chia sẻ các file tài liệu, chỉnh sửa trực tiếp các dữ liệu chung. Đặc biệt, tất cả những sửa chữa sẽ được lưu lại ngay sau khi thao tác xong.
• Google Hangouts: Đây là ứng dụng hỗ trợ làm việc tại nhà cho các doanh nghiệp. Google Hangouts giúp nhân viên tạo các cuộc gọi và tin nhắn một cách nhanh chóng. Ứng dụng còn cho phép phân chia nhóm thành nhiều nhóm nhỏ khác nhau. 
• Google Drive: Tính năng này hoạt động dựa trên việc lưu trữ dữ liệu tại nền tảng đám mây. Nhờ đó, người dùng có thể lưu trữ văn bản, hình ảnh hoặc thông tin từ các ứng dụng khác như Google Docs, Sheets và Slides một cách nhanh chóng. 

Google Workspace tích hợp nhiều tính năng và trải nghiệm.

6. Slack - Công cụ giao tiếp và hợp tác nhóm tốt

Slack là app làm việc nhóm tích hợp nhiều tính năng vượt trội. Tại phần mềm, nhân viên có thể tạo các kênh riêng cho một nhóm hoặc một dự án. Giao diện của Slack bao gồm nhiều cột chat và thanh trượt nằm ở tay trái.

Khi soạn thảo tin nhắn, người dùng có thể thêm các liên kết, điều chỉnh blockquote hoặc chia sẻ hình ảnh. Đặc biệt, Slack hỗ trợ video call có audio và chia sẻ trực tiếp màn hình trong quá trình trò chuyện. Một số đặc điểm của phần mềm là:

• Slack hỗ trợ phiên bản cho cả điện thoại di động, máy tính bàn và website. 
• Ứng dụng tích hợp các tính năng như Gmail, Trello, Calendar,...
• Người dùng có thể ghim hoặc đánh dấu phần tin nhắn quan trọng để tìm kiếm khi cần.
• Slack có tin năng thông báo cho những người dùng khác theo ý muốn của chủ tài khoản. 
• Slack ghi lại các thao tác quen thuộc của người dùng bằng Workflow. 
• Tài khoản được bảo mật tuyệt đối bằng tính năng xác thực 2 lớp. Đồng thời, người dùng có thể đăng nhập 1 lần nhờ SAML (SSO).

Slack có tin năng thông báo cho những người dùng.

Doanh nghiệp nên chọn mua Slack có trả phí vì chế độ bảo mật và hỗ trợ làm việc sẽ tốt hơn. Gói tiêu chuẩn và trả phí sẽ dao động từ 6.79$ đến 12.76$/ tài khoản mỗi tháng.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: Slack là gì? Mẹo hay sử dụng Slack đơn giản, hiệu quả

7. GitHub - Phần mềm hỗ trợ quản lý công việc nhóm trực tuyến

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm phần mềm quản lý việc nhóm thì Github cũng sẽ là sự lựa chọn tốt. Ứng dụng cung cấp các dịch vụ lưu trữ chạy bằng code cho các lập trình viên. Đặc biệt, GitHub hỗ trợ các phòng ban dễ dàng làm việc và theo dõi tiến độ công việc. Nhờ đó, bậc quản lý có thể theo sát quá trình làm việc. Ngoài ra, người dùng được quyền tạo vấn đề và mời các tài khoản khác giải quyết. Một số tính năng khác của GitHub là: 

• Repositories tạo độ bảo mật và khả năng công khai rộng rãi. 
• Các repository insight sẽ được hiển thị dựa theo xu hướng và dữ liệu.
• Ứng dụng bao gồm nhiều trang, cột mốc và wikis. 
• Chế độ bảo mật cho người dùng.

Ứng dụng bao gồm nhiều trang, cột mốc và wikis.

Github sẽ có giá khoảng $9 cho mỗi người dùng theo tháng. Đặc biệt, 5 tài khoản đăng ký đầu tiên chỉ cần trả $25. Các gói có tính phí đều đảm bảo độ xác thực và tích hợp thêm nhiều tính năng khác như quản lý nhóm, thảo luận và kiểm soát vai trò truy cập.

8. TickTick - Phần mềm quản lý công việc nhóm sáng tạo

TickTick là App làm việc nhóm được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tại ứng dụng, người dùng có thể tạo nhiều dự án và thêm bớt các thành viên để quản lý. Ưu điểm của TickTick là khả năng phân chia công việc và đánh dấu các việc ưu tiên cho từng cá nhân. Công cụ quản lý công việc nhóm TickTick còn sử dụng được tại các nền tảng của Chrome, Windows, Firefox Extensions và hệ điều hành Android, iOS. Do đó, bạn có thể sử dụng như một ​phần mềm công việc hàng ngày​ để quản lý đội nhóm. Ngoài ra, TickTick còn có một số đặc điểm nổi bật khác như:

• Widgets, Siri và Quick Ball có sẵn cho điện thoại di động.
• Người dùng nhanh chóng đổi các kế hoạch tại email thành nhiệm vụ chỉ bằng thao tác đơn giản. 
• Ứng dụng hỗ trợ chấm điểm thành tích cho tiến độ công việc.
• Người dùng có thể theo dõi các quy trình thông qua bảng thống kê. 
• Ứng dụng thiết lập hẹn giờ theo phương pháp Pomodoro cùng với background chống ồn.

Người dùng nhanh chóng đổi các kế hoạch tại email.

TickTick là phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí. Tuy nhiên, người dùng có thể nâng cấp thêm tính năng khi mua gói cao cấp trị giá $27.99. Với bản có phí, tài khoản sẽ có thêm lịch trình và danh sách làm nhiệm vụ không giới hạn. 

9. Basecamp - Công cụ cộng tác nhóm tuyệt vời

Basecamp được xem là phần mềm làm việc nhóm phổ biến ở thị trường nước ngoài. Người dùng có thể phân chia công việc cụ thể cho từng kế hoạch hoặc dự án. Ứng dụng còn hỗ trợ thông báo tin nhắn và tạo lịch trình giúp người dùng theo dõi tiến độ làm việc. Một số tính năng khác không kém hấp dẫn của Basecamp là:

• Tính năng đặt câu hỏi tự động. 
• Người dùng có thể tắt bật thông báo theo ý muốn. 
• Dashboard thể hiện các hoạt động giữa bậc quản lý và nhân viên.
• Ứng dụng được sử dụng miễn phí nhưng sẽ giới hạn tính năng. Phù hợp cho học sinh, sinh viên hoặc người làm việc tự do. Đặc biệt, người dùng có thể tạo một lúc 3 dự án với dung lượng 1GB cho 20 tài khoản khác. 

Người dùng có thể tắt bật thông báo theo ý muốn.

Basecamp được sử dụng miễn phí. Tuy nhiên, các doanh nghiệp cần mua gói cao cấp để sở hữu nhiều chức năng khác như không giới hạn người dùng, templates đa dạng. Cụ thể, gói này có giá $99 mỗi tháng.

10. GoToMeetings - Phần mềm quản lý và làm việc nhóm trực tuyến

GoToMeetings hỗ trợ người dùng tạo các cuộc họp trực tuyến với audio chất lượng cao. Đặc biệt, thành viên chỉ cần quay số của cuộc họp để tham gia. Người dùng có thể chia sẻ màn hình trong quá trình thảo luận. Một số ưu điểm khác của GoToMeetings là: 

• Cuộc họp không giới hạn thời gian và người chủ trì. 
• Liên kết tham gia cuộc họp được giữ không đổi. 
• Tài khoản bảo mật nhiều lớp để đảm bảo quyền riêng tư. Ứng dụng đã được chứng nhận bởi SOC2 và SSL. 
• Người dùng hai hệ điều hành iOS và Android có thể tham gia cuộc họp.
• Ứng dụng có phiên bản dùng thử trong 14 ngày.

Cuộc họp không giới hạn thời gian và người chủ trì.

Doanh nghiệp nên lựa chọn gói Chuyên Nghiệp với mức giá $12 mỗi tháng. Phiên bản này sẽ có nhiều chức năng và giới hạn người tham gia là 150 người. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể dùng gói $16 mỗi tháng để tăng số thành viên lên 250 người. Ngoài ra, ứng dụng còn hỗ trợ ghi âm, transcripts và tích hợp các tính năng Add-ons.

11. Coggle - Ứng dụng quản lý nhóm online

Khi tìm kiếm công cụ quản lý và làm việc nhóm, các doanh nghiệp không nên bỏ qua Coggle. Ứng dụng hỗ trợ người dùng tạo các sơ đồ tư duy gồm nhiều nhánh và vòng lặp. Bên cạnh đó, Coggle còn cho phép tải văn bản là hình ảnh bên ngoài lên mind-maps. Một số ưu điểm nổi bật khác của ứng dụng là: 

• Ứng dụng có giao diện dễ cài đặt và sử dụng đơn giản.
• Các mind-maps được hình thành công khai và không gian hạn số lượng hình ảnh. 
• Người dùng có thể xem lịch sử hoạt động. 
• Coggle hỗ trợ chuyển đổi thành PDF hoặc PNG. 
• Người dùng có thể nhập hoặc xuất mind-maps vào các liên kết văn bản. 

Ứng dụng có giao diện dễ cài đặt.

Coggle cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng vượt trội như tự do chia sẻ và sắp xếp nhánh sơ đồ. Người dùng được hình thành 3 mind-maps riêng biệt với hơn 1600 icons. Tuy nhiên, gói Awesome sẽ là sự lựa chọn tuyệt vời để vẽ sơ đồ không giới hạn với chỉ $5 mỗi tháng. 

12. NextCloud - Công cụ quản lý công việc nhóm sử dụng nguồn mở

Phần mềm quản lý nhóm Nextcloud cũng là một trong những ứng dụng quản lý công việc nhóm hữu dụng với nhiều tính năng nổi bật. Nền tảng có khả năng bảo mật dữ liệu tốt nhờ các server riêng tư cho từng tài khoản. Người dùng có thể theo dõi và quản lý hầu hết các hoạt động và lịch trình. 

Đồng thời, NextCloud còn hỗ trợ chia sẻ và chỉnh sửa văn bản một cách dễ dàng. Doanh nghiệp có thể tạo các thẻ nhiệm vụ và cuộc họp với audio chất lượng. Một số ưu điểm khác của app là: 

• Ứng dụng có nguồn mở.
• Giao diện bắt mắt và dễ sử dụng.
• Nhiệm vụ được lặp lại nhiều lần theo mong muốn người dùng. 
• Chủ tài khoản có thể gia hạn sử dụng qua ứng dụng. 
• Ứng dụng có thể sử dụng trên web và điện thoại di động. 
• NextCloud cung cấp đầy đủ tính năng tại Cloud Hosting với 240.000VNĐ mỗi tháng. 

NextCloud cung cấp đầy đủ tính năng tại Cloud Hosting.

13. Monday - Phần mềm quản lý công việc nhóm tích hợp

Monday là phần mềm làm việc nhóm tích hợp bảng nhiệm vụ và tin nhắn. Giao diện của ứng dụng rất thân thiện với người dùng. Tại Monday, chủ tài khoản được cung cấp đa dạng Templates để xây dựng lộ trình công việc. 

Bên cạnh đó, ứng dụng cho phép theo dõi và cài đặt nhiệm vụ từ động. Các thành viên dễ dàng trao đổi bằng tin nhắn tại khung chat. Một số ưu điểm khác là: 

• App tích hợp tính năng cho cả điện thoại di động. 
• Các ứng dụng như Github, Gmail, hoặc Slack được tích hợp ngay trên app. 
• Khả năng bảo mật cao với code mã hóa là AES và TLS.
• Gói Cơ bản có giá từ $39 đến $999 cho một tài khoản mỗi tháng.

Ứng dụng cho phép dùng thử trong 14 ngày.

14. Dropbox Business - Ứng dụng hợp tác nhóm an toàn

Dropbox Business được biết đến với tính năng lưu trữ file với dung lượng khổng lồ. Các nền tảng bao gồm Google G Suite và Microsoft Office sẽ tích hợp dữ liệu tại Dropbox. Nhờ đó, người dùng có thể theo dõi và sửa đổi các liên kết. Ngoài ra, người sử dụng còn được hỗ trợ giám sát công việc và những người dùng khác trên cùng một tập tin. 

Ứng dụng cấp quyền khôi phục và xem lịch sử.

Dropbox Business cho phép người dùng tích hợp các phần mềm khác như Zoom, Trello hoặc Slack. Ứng dụng hoạt động được trên điện thoại và máy tính bàn. Các tài khoản của Dropbox đều được đồng bộ hóa và bảo mật tuyệt đối nhờ SSL/TLS và 256-bit AES. Một số ưu điểm vượt trội khác của Dropbox là:

• Ứng dụng cho phép sử dụng bản thử nghiệm trong 30 ngày. 
• Người dùng có thể truy cập, đánh dấu và tạo các thư mục hoặc files. 
• Ứng dụng cấp quyền khôi phục và xem lịch sử trong vòng 180 ngày,
• Người dùng được quyền chỉnh sửa người truy cập và thời gian bảo mật. 
• Phân quyền admin quản lý để các nhóm thành viên, nhân viên dễ dàng 
• Ứng dụng hỗ trợ theo dõi tiến trình và kết quả của nhóm làm việc.

Ứng dụng hỗ trợ theo dõi tiến trình và kết quả làm việc.

Khi mua gói Tiêu chuẩn, người dùng sẽ mất khoảng $12.50 mỗi tháng. 

15. Draw.io - Phần mềm tạo sơ đồ theo nhóm làm việc

Phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí không thể thiếu Draw.io. Ứng dụng có khả năng tích hợp với Dropbox, Trello, Github và Google Drive. Nhờ đó, người dùng có thể thoải mái đồng bộ hóa, chia sẻ dữ liệu và thông tin. Đặc biệt, ứng dụng cung cấp các tính năng làm việc nhóm như tạo mind-maps, chia sẻ và tạo liên kết cho các thành viên khác. 

Điểm đặc biệt của Draw.io là đa dạng sơ đồ như flowchart, infographics và spreadsheet. Ứng dụng cho phép sử dụng ngoại tuyến bằng cách tải phần mềm có sẵn. Người dùng có thể tải Draw.io tại các hệ điều hành phổ biến như Microsoft, Linux và Google Chrome Extension. Một số ưu điểm nổi bật khác của ứng dụng là:

• Giao diện tùy chọn hơn 30 ngôn ngữ. 
• Giao diện dễ thao tác cho người dùng.
• Tính năng kéo thả chuột nhanh chóng.
• Số lượng templates lớn cho mỗi tài khoản. 
• Ứng dụng không tính phí cho người dùng. 

Giao diện của ứng dụng dễ thao tác cho người dùng.

16. Calendar - Công cụ quản lý công việc nhóm dễ dàng

Calendar là cái tên phổ biến trong các phần mềm quản lý công việc nhóm. Đây là ứng dụng giúp doanh nghiệp quản lý thời gian biểu và lịch trình của nhân viên. Ngoài ra, các công ty có thể theo dõi lịch làm việc và phân bổ nhiệm vụ hợp lý cho người lao động. Một số tính năng nổi bật khác của Calendar là: 

• Giao diện giúp sắp xếp và tạo lịch trình nhanh chóng. 
• Người dùng dễ dàng xem lịch giữa các ngày, tuần và tháng.
• Ứng dụng nhắc nhở và đếm ngược ngày cuộc họp hoặc sự kiện diễn ra.
• Ứng dụng tích hợp với các cuộc gặp tại Gmail.

Ứng dụng nhắc nhở và đếm ngược ngày cuộc họp.

17. Todoist - Trình quản lý tác vụ nhóm đơn giản

Todoist là app làm việc nhóm giúp đảm bảo tiến độ công việc. Nhờ đó, các thành viên khi tải ứng dụng có thể trao đổi và thảo luận thông tin một cách dễ dàng. Một số tính năng vượt trội khác của Todoist là: 

• Người dùng xem được các công việc được phân công theo ngày. 
• Ứng dụng cho phép các thành viên kết hợp và làm việc chung. 
• Người dùng dễ dàng cập nhật nhiệm vụ.
• Dữ liệu và thông tin được đồng bộ đầy đủ.
• Các nhiệm vụ và công việc ưu tiên sẽ được đánh dấu rõ ràng.

Ứng dụng cho phép các thành viên kết hợp và làm việc.

Tiêu chí và cách lựa chọn phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả

Bước 1: Xác định yêu cầu và nhu cầu của đội nhóm

Việc xác định rõ yêu cầu cũng như từng nhu cầu đặc thù của từng đội nhóm làm việc sẽ giúp doanh nghiệp/ team dự án xác định các công cụ phù hợp với mục tiêu và cách làm việc. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

Quy mô và cấu trúc của đội nhóm: Các nhóm có quy mô nhỏ có thể chỉ cần các phần mềm đơn giản, tinh gọn, trong khi các nhóm lớn với hệ thống phân cấp phức tạp có thể cần một nền tảng mạnh mẽ hơn với các tính năng nâng cao.

Phương pháp làm việc: Các đội nhóm khác nhau sẽ có các phong cách cộng tác khác nhau như làm việc theo phương pháp Agile, Waterfall, Scrum, Kanban,... Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm có hỗ trợ 1 hoặc tốt nhất là đa dạng các phương pháp trên để đội nhóm có thể làm việc hiệu quả.

Khả năng quản lý làm việc từ xa: Ngày nay, làm việc remote đã không còn xa lạ nữa. Vì vậy, doanh nghiệp cần chọn phần mềm hỗ trợ cộng tác và giao tiếp từ xa một cách liền mạch. Để làm được điều này thì phần mềm cần có tính năng như cập nhật theo thời gian thực, tin nhắn tức thời và hội nghị video.

Bước 2: Đánh giá các tính năng và chức năng

Sau khi đã nắm rõ yêu cầu và nhu cầu của đội nhóm, bước tiếp theo là đánh giá các tính năng cần có của phần mềm. Dưới đây là một số chức năng quan trọng không nên thiếu khi lựa chọn phần mềm.

• Quản lý tác vụ, task, đầu việc,...
• Theo dõi thời gian và quản lý nguồn lực
• Giao tiếp và cộng tác
• Quản lý tài liệu và tệp
• Biểu đồ Gantt và các dạng biểu đồ biểu thị trực quan khác
• Tùy chỉnh và linh hoạt
• Tự động hóa và tích hợp

3. Bước 3: Đánh giá trải nghiệm thực tế của người dùng và mức độ dễ sử dụng

Một trong những yếu tố quan trọng nhất khi chọn ứng dụng quản lý công việc nhóm của bạn là tính dễ sử dụng và trải nghiệm tổng thể của người dùng. Dưới đây là một số khía cạnh cần xem xét khi đánh giá yếu tố này:

• Giao diện trực quan, gọn gàng, giúp người dùng không bị lạc trong mê cung menu và tùy chọn
• Các chế độ xem và khả năng tùy chỉnh của bảng điều khiển
• Dễ dàng truy cập từ các thiết bị và nền tảng khác nhau, bao gồm trên điện thoại
• Hiệu suất mượt mà và thời gian tải nhanh

Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp

Chọn phần mềm có khả năng tích hợp mạnh mẽ, đặc biệt là với các hệ thống hiện có của doanh nghiệp có thể giúp đơn giản hóa quy trình làm việc, giảm nhập liệu thủ công và cải thiện hiệu quả tổng thể. Một số yếu tố quan trọng cần phải xem xét là:

Khả năng tích hợp chung với email, lưu trữ tệp, nền tảng giao tiếp và hệ thống CRM

• Khả năng truy cập API để tích hợp tùy chỉnh với các công cụ và hệ thống khác
• Đồng bộ hóa dữ liệu
• Các tích hợp phải dễ quản lý và bảo trì, có khả năng thêm, xóa hoặc sửa đổi các kết nối khi cần thiết
• Quá trình thiết lập và duy trì tích hợp phải đơn giản, dễ dàng. Đơn vị cung cấp phần mềm phải cung cấp tài liệu rõ ràng, hướng dẫn từng bước để tích hợp

Bước 5: Cân nhắc về chi phí và ngân sách

Khi lựa chọn phần mềm, doanh nghiệp nên cân bằng giữa yếu tố giá cả và tính năng của phần mềm để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình. Một số khía cạnh cần cân nhắc khi nói đến yếu tố giá cả như:

• Các mô hình giá: Có nhiều mô hình giá khác nhau như giá theo số người dùng, theo dự án hoặc gói,... Hãy lựa chọn mô hình giá phù hợp với doanh nghiệp.
• Các bản miễn phí và dùng thử: Nhiều phần mềm có các chương trình sử dụng miễn phí hoặc dùng thử. Đừng bỏ qua cơ hội trải nghiệm và đánh giá mức độ phù hợp của phần mềm trước khi quyết định xuống tiền nhé.
• Chi phí của các tiện ích bổ sung và tích hợp: Hãy nhớ tính đến những chi phí này khi đánh giá tổng chi phí của một giải pháp phần mềm.
• Giá trị lâu dài: Điều quan trọng là không chỉ xem xét chi phí ban đầu của phần mềm quản lý dự án mà còn cả giá trị lâu dài mà phần mềm cung cấp. Đánh giá tiềm năng lợi nhuận đầu tư (ROI) mà phần mềm có thể mang lại về mặt năng suất được cải thiện, quy trình làm việc được tinh gọn và kết quả dự án tốt hơn.

Phần mềm quản lý công việc nhóm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tiến độ làm việc của nhân viên, giúp gia tăng hiệu suất làm việc và doanh thu cho công ty. Viindoo hy vọng bài viết sẽ giúp các doanh nghiệp lựa chọn được công cụ quản lý công việc nhóm phù hợp nhất.

>>>> Phần Mềm Hữu Ích Khác:

• 15 App sắp xếp công việc tối ưu thời gian cho người bận rộn
• 9 app quản lý thời gian tốt, miễn phí trên điện thoại, máy tính