Top 9+ phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất

Phần mềm quản lý công việc văn phòng là gì?

Phần mềm quản lý văn phòng là phần mềm giúp các cơ quan, doanh nghiệp quản lý hoạt động của công ty nói chung và quản lý công việc của nhân viên nói riêng dễ dàng và hiệu quả hơn.

Có thể khẳng định, hiện nay, việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý công việc văn phòng đã trở thành xu hướng của thời đại số. Khi sử dụng hệ thống này, văn phòng doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu tối đa tài liệu, giấy tờ bản cứng mà còn giảm thiểu chi phí mua văn phòng phẩm và các chi phí hoạt động khác.

Doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý công việc từ xa

 Tài liệu tham khảo bổ sung: Phần mềm doanh nghiệp

Doanh nghiệp được lợi gì khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng?

Vậy khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng ứng dụng quản lý văn phòng, họ sẽ nhận được lợi ích gì? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu ở phần bên dưới nhé.

Tăng hiệu quả công việc

Mọi thao tác của nhân viên, kể cả những công việc nhỏ nhất như quản lý văn bản đến, văn bản đi hay lưu trữ văn bản… đều được công ty thực hiện hoàn toàn trên hệ thống. Vì vậy, việc quản lý văn bản qua hệ thống phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp phân bổ công việc hợp lý, chính xác.

Thông qua phần mềm quản lý tiến độ công việc văn phòng, cả cấp quản lý và nhân viên đều có thể dễ dàng tìm kiếm, truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi để quản lý và theo dõi tiến độ công việc, không phụ thuộc vào thời gian, địa điểm cố định, từ đó nâng cao năng suất làm việc.

Phần mềm quản lý văn phòng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý báo cáo công việc

Lưu trữ dữ liệu an toàn & bảo mật

Phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ lưu trữ an toàn, bảo mật các tài liệu, hồ sơ, văn bản… của doanh nghiệp trên hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất.

Chỉ những người dùng được ủy quyền và có tài khoản trên phần mềm mới được phép sử dụng, truy cập và quản lý tài liệu, từ đó giúp giảm thiểu xảy ra rò rỉ dữ liệu tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu an toàn và bảo mật hơn

Tối ưu hóa thời gian và chi phí

Khi doanh nghiệp lựa chọn sử dụng phần mềm văn phòng điện tử, cơ sở dữ liệu sẽ được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian đi lại và không mất nhiều công sức tra cứu, tìm kiếm.

Đồng thời, doanh nghiệp cũng sẽ dễ dàng theo dõi hồ sơ lưu trữ qua các năm, các thời kỳ, giảm thiểu chi phí in ấn các văn bản, tài liệu không cần thiết.

Công cụ quản lý văn phòng giúp doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí

Tích hợp tiện ích văn phòng

​Các hệ thống quản lý văn phòng hiện nay thường được tích hợp nhiều tính năng vượt trội nhằm hỗ trợ tối đa cho công việc của tổ chức, doanh nghiệp như:

• Trao đổi thông tin nhanh chóng thông qua thảo luận, gửi tin nhắn hoặc thông báo.
• Quản lý thời gian biểu cá nhân hoặc đánh giá, tổng hợp việc thực hiện nhiệm vụ để xác định kế hoạch mới rõ ràng hơn.
  

Phần mềm quản lý văn phòng hiện nay luôn được tích hợp nhiều tiện ích.

Top 9 ứng dụng quản lý công việc văn phòng tốt nhất hiện nay

Vậy hiện nay phần mềm quản lý nào được nhiều doanh nghiệp tin dùng và hiệu quả nhất? Hãy cùng tìm hiểu những thông tin cơ bản về top 9 phần mềm quản lý văn phòng trong phần dưới đây.

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử Viindoo E-Office

Viindoo E-Office là hệ thống văn phòng điện tử giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hóa hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp, đồng thời xây dựng phong thái chuyên nghiệp trước khách hàng, đối tác. Hơn nữa, phần mềm quản lý văn phòng này còn giúp hình thành văn hóa doanh nghiệp chủ động, trách nhiệm và đoàn kết trong mỗi nhân viên.

Hệ thống văn phòng điện tử 4.0 của Viindoo E-Office có một số tính năng cực kỳ nổi bật như:

• Ghi lại, lưu trữ và quản lý thông báo, email, tin nhắn công việc... trên nền tảng dành riêng cho doanh nghiệp.
• Dễ dàng tạo ghi chú cá nhân và nhắc nhở công việc mọi lúc, mọi nơi thông qua sổ ghi chú được thiết lập trực tuyến trên phần mềm.
• Ngay cả khi không đăng nhập vào hệ thống, người dùng vẫn nhận được thông báo cuộc hẹn nhờ Viindoo E-Office tích hợp với Outlook, Google Calendar, Zoom.
• Các báo cáo được sắp xếp và hiển thị trực quan trên cùng một giao diện.
• Khi lựa chọn phần mềm của Viindoo, doanh nghiệp sẽ được quản lý toàn bộ dữ liệu nhân sự từ hợp đồng, thời gian làm việc đến kỹ năng, chuyên môn cũng như đào tạo và phát triển nhân viên.
• Phát hiện kịp thời các điểm nghẽn nhờ các kế hoạch, dự án được theo dõi tiến độ chính xác trên Viindoo E-Office.
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng khác trong Phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo, quản lý toàn diện doanh nghiệp của bạn trên một hệ thống duy nhất.
  

  Tài liệu tham khảo bổ sung: Phần mềm quản lý quy trình công việc​

Phần mềm quản lý văn phòng Trello

Là phần mềm quản lý công việc văn phòng và làm việc nhóm chuyên nghiệp, khi lựa chọn sử dụng Trello, người dùng sẽ nhận thấy việc quản lý, phân chia công việc nhóm chưa bao giờ dễ dàng và đơn giản hơn thế. Vì thế.

Tại đây, tất cả các tài liệu liên quan sẽ được chia sẻ và cấp quyền truy cập theo cấp độ quyền hoặc với các thành viên được chỉ định. Nhờ đó, các thành viên trong nhóm sẽ dễ dàng thu thập thông tin, người quản lý sẽ hoàn toàn yên tâm về vấn đề bảo mật.

Một số tiện ích nổi bật của phần mềm quản lý tài liệu Trello bao gồm:

• Có phiên bản miễn phí, ít tính năng nhưng rất phù hợp cho việc quản lý tài liệu vừa và nhỏ.
• Khả năng đồng bộ phần mềm của Trello rất cao và có thể tương thích với nhiều loại thiết bị ngoại vi.
• Khi sử dụng phần mềm này, doanh nghiệp có thể lưu trữ nhiều loại tài liệu khác nhau, dù là clip ngắn, file văn bản hay file hình ảnh, Trello đều hỗ trợ.
  

Trello hiện là phần mềm quản lý làm việc nhóm hiệu quả.

Phần mềm văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office là một trong những ứng dụng quản lý công việc văn phòng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay. Với phần mềm này, người dùng có thể tạo các mẫu sơ yếu lý lịch, tài liệu, PowerPoint chuyên nghiệp, đẹp mắt cho công việc. Bên cạnh đó, phần mềm văn phòng Microsoft Office còn có một số tiện ích nổi bật như:

• Đăng nhập và truy cập từ mọi nơi: Dù ở nơi làm việc hay trên đường, người dùng đều có thể tạo sản phẩm của mình trên trình duyệt máy tính.
• Làm việc cùng nhau và trao đổi thông tin: Chỉ cần có kết nối internet, người dùng từ khắp nơi trên thế giới có thể dễ dàng chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau.
  

Microsoft Office là phần mềm văn phòng quen thuộc và hiệu quả.

Phần mềm quản lý văn phòng hiệu quả Cloudoffice

Cloudoffice là phần mềm được tạo ra nhằm hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý văn bản, văn bản,… để điều hành công việc một cách hiệu quả nhất.

Phần mềm Cloudoffice có một số module chính như tài liệu, công việc, tiện ích, tài liệu, quản trị và cá nhân. Đặc biệt, ở mỗi module, doanh nghiệp sẽ được cung cấp một bộ công cụ quản lý tương ứng riêng biệt.

Sử dụng Cloudoffice trong quản lý, doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều tính năng như:

• Phần mềm hoạt động trên nhiều nền tảng, từ Android, iOS, Windows hay macOS.
• Cloudoffice có thể hỗ trợ quản lý mọi hoạt động văn phòng với giao diện và thiết kế phù hợp với nhiều đặc điểm công việc.
  

Phần mềm Cloudoffice

Phần mềm văn phòng MyXTEAM

Được xây dựng trên nền tảng 3 yếu tố: Xã hội, Đám mây và Di động, MyXTEAM là nơi doanh nghiệp có thể quản lý công việc của mình một cách hiệu quả. Tại đây, mọi nhân viên, thành viên đều có quyền bày tỏ quan điểm, trao đổi, thảo luận với nhau để đi đến kết quả thống nhất.

Phần mềm MyXTEAM hiện nay có nhiều chức năng nổi bật như sau:

• Tính bảo mật cao vì dữ liệu ở đây được mã hóa hoàn toàn bằng công nghệ Microsoft.
• Dễ dàng tạo bảng phân chia nội dung công việc, nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm theo thế mạnh của mỗi người.
• Hệ thống báo cáo, tổng hợp chuyên sâu luôn được phân loại theo từng dự án với từng nhóm đối tượng cụ thể.
  

Phần mềm MyXTEAM

Phần mềm quản lý công việc Faceworks

Được xây dựng trên dữ liệu đám mây, Faceworks là công cụ quản lý văn phòng dựa trên web với các gói quản lý khác nhau.

Khi lựa chọn sử dụng phần mềm Faceworks, tổ chức, doanh nghiệp sẽ:

• Tối đa sự đa dạng và linh hoạt trên nền tảng web.
• Cung cấp các gói dịch vụ điều chỉnh phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác nhau.
• Tính bảo mật, an toàn luôn được cam kết nghiêm ngặt và uy tín.
  

Phần mềm Faceworks có nhiều dịch vụ nổi bật.

Phần mềm quản lý văn phòng điện tử SmartOffice Xp

Từ năm 2005, SmartOffice Xp được OrientSoft phát triển với mục tiêu điện tử hóa toàn bộ hồ sơ, tài liệu, dữ liệu công việc của các cơ quan, doanh nghiệp.

Phần mềm SmartOffice Xp có nhiều phân hệ chức năng nổi bật như:

• Quản lý hồ sơ công việc cũng như lịch làm việc của lãnh đạo và các văn bản của cơ quan.
• Chia sẻ thông tin dữ liệu và trao đổi tin nhắn giữa các cá nhân.
• Tra cứu, tìm kiếm và sử dụng dễ dàng các văn bản đi, văn bản đến và hồ sơ công việc trên hệ thống.
  

Phần mềm văn phòng SmartOffice Xp hiện đang được sử dụng rộng rãi.

Công cụ quản lý công việc văn phòng SINNOVA-OFFICE

SINNOVA là phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng, quản lý quy trình, dự án, công việc, nhân sự, tài liệu, công văn,... Ngoài ra, phần mềm còn có giao diện đẹp, dễ sử dụng cùng nhiều tính năng quản lý nâng cao.

Một số tính năng nổi bật của phần mềm SINNOVA bao gồm:

• Cho phép người dùng cộng tác và tương tác với nhau trên toàn cầu.
• Tự động nhắc nhở việc lập kế hoạch, báo cáo, nhiệm vụ khi đến hạn.
• Mỗi hoạt động trong các lĩnh vực riêng biệt đều có quy trình xử lý chi tiết và chính xác được thiết lập.
  

SINNOVA-OFFICE là phần mềm quản lý với nhiều tính năng vượt trội

Ứng dụng quản lý văn phòng miễn phí OrientSoft

Được xây dựng trên nền tảng Webbase của Microsoft (ASP.Net, MVC), OrientSoft là phần mềm văn phòng điện tử cực kỳ uy tín và hiệu quả. Với mô hình giải pháp của OrientSoft, khi được kết nối Internet, người dùng sẽ có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống trên nhiều thiết bị khác nhau để xử lý văn bản, phân chia công việc mọi lúc mọi nơi.

OrientSoft có một số tính năng nổi bật như:

• Giao diện phần mềm OrientSoft đơn giản, dễ sử dụng.
• Chia sẻ dữ liệu giữa các cá nhân.
• Khai thác tối ưu kho dữ liệu chung của đơn vị.
• Báo cáo thống kê toàn bộ sổ công văn, văn bản đến, đi,…
  

Trên đây là 9 phần mềm quản lý công việc văn phòng tốt nhất viindoo đã biên soạn. Hy vọng bài viết này sẽ giúp các cơ quan, doanh nghiệp tìm được phần mềm phù hợp nhất để áp dụng. Trong trường hợp có thắc mắc về giải pháp quản lý, doanh nghiệp có thể liên hệ ngay với chúng tôi qua đường dây nóng 0225 730 9838 để được giải đáp sớm nhất.
​>>>> Thông tin hữu ích:​

• 15 App sắp xếp công việc tối ưu thời gian cho người bận rộn
• 5 App Quản lý Thời gian biểu làm việc Hiệu quả