Chọn phần mềm quản lý công việc thường bắt đầu từ bảng so tính năng: công cụ nào có bảng việc đẹp hơn, ứng dụng điện thoại tốt hơn, giá dễ chịu hơn. Bảng so sánh như vậy có ích, và bài này cũng có một bảng như thế: 15 công cụ chia ba nhóm, từ nền tảng cho nhóm, phần mềm theo dõi dự án tới ứng dụng việc cần làm cho cá nhân. Nhưng cùng một công cụ, có doanh nghiệp dùng tốt nhiều năm, có doanh nghiệp bỏ sau ba tháng, và khác biệt hiếm khi nằm ở sản phẩm.
Khác biệt nằm ở cách việc được giao và ở chỗ việc sinh ra. Vì vậy, trước danh sách là hai phần ngắn: một công cụ giao việc phải giữ được những gì thì việc mới thật sự chạy, và bốn câu hỏi giúp doanh nghiệp biết công việc của mình thuộc nhóm công cụ nào. Nếu đang nhìn bức tranh rộng hơn về điều hành công ty, xem thêm phần mềm quản lý doanh nghiệp.
Vì sao đã có phần mềm quản lý công việc mà việc vẫn trôi
Phần lớn đội ngũ bắt đầu bằng bảng tính và nhóm Zalo. Người quản lý nhắn một yêu cầu, có người thả biểu tượng đồng ý, hai tuần sau mới lộ ra là việc đã được hiểu khác từ ngày đầu. Chuyển nguyên thói quen ấy sang một ứng dụng thì chỉ đổi màn hình, không đổi thói quen. Giao việc không phải một câu nói; nó là một vòng khép kín bốn nhịp, và chỉ khép lại khi đi hết cả bốn.
Đề nghị
Cần gì, và thế nào thì coi là xong
Thoả thuận
Người nhận chốt phạm vi và thời hạn
Thực hiện
Tiến độ hiện ra mà không cần đi hỏi
Nghiệm thu
Có người xác nhận đạt hay chưa đạt
Mỗi doanh nghiệp thường đứt vòng ở một nhịp cố định, và công cụ giao việc chỉ giúp được khi nó giữ nhịp đó trong một bản ghi thay vì trong trí nhớ của ai đó. Ngoài ra còn ba chỗ đứt gặp ở gần như mọi doanh nghiệp, dù đang dùng phần mềm nào:
Giao việc mà không giao quyền
Giao trách nhiệm mà giữ quyền quyết thì nhân viên sẽ quay lại hỏi. Giao quyền phải được ghi rõ, không để ngầm hiểu.
Được biết khác với phải làm
Một lời nhờ gửi vào nhóm bốn mươi người làm bốn mươi người được biết và không ai phải làm. Giao việc qua Zalo không chỉ ra được một người chịu việc.
Việc hỏng ở chỗ bàn giao
Bộ phận nào cũng báo phần mình đã xong mà đơn vẫn trễ. Chỗ bàn giao công việc không thuộc dòng nào trong bảng phân công.
Phần mềm quản lý công việc tốt không phải phần mềm có nhiều kiểu xem nhất, mà là phần mềm giữ cả bốn nhịp trên bản ghi để không ai phải nhớ thay.
Bốn câu hỏi cần trả lời trước khi so sánh phần mềm quản lý công việc
Công việc có hai loại. Việc dự án được định nghĩa bằng đầu ra trước khi bắt đầu: một website, một khoá đào tạo, một đợt ra mắt sản phẩm. Việc vận hành do một sự kiện nghiệp vụ sinh ra: một đơn hàng được xác nhận, một lô hàng được đặt, một máy hỏng, một hoá đơn tới hạn. Hai loại việc được phối hợp theo hai cách khác nhau, nên một công cụ hiếm khi phục vụ tốt cả hai. Bốn câu hỏi dưới đây giúp phân biệt, như đã phân tích trong bài khi nào một phần mềm giao việc riêng là đủ.
1. Việc sinh ra từ đâu?
Nếu một người thấy cần rồi tự tạo, bảng việc nào cũng được. Nếu việc đã nằm sẵn trong đơn hàng hay phiếu yêu cầu, gõ lại là tạo bản sao thứ hai, và hai bản sẽ lệch nhau.
2. Chi phí có phải chạy về đâu không?
Nếu không ai cần biết việc tốn bao nhiêu, một danh sách là đủ. Nếu giờ công phải vào hoá đơn hay lãi lỗ dự án, chúng không thể nằm ở một công cụ tách rời.
3. Việc lặp lại bao nhiêu lần?
Một đợt ra mắt diễn ra mỗi quý một lần, một lượt giao hàng diễn ra bốn mươi lần mỗi ngày. Việc lặp ở tần suất vận hành nên được sinh tự động.
4. Ai ngoài đội cần nhìn thấy?
Nếu chỉ đội làm việc cần xem, bảng nào cũng được. Nếu kinh doanh, kế toán và khách hàng cùng cần một trạng thái, trạng thái đó phải nằm trên chứng từ họ vẫn mở.
| Tình huống của doanh nghiệp | Nhóm công cụ phù hợp | Trong danh sách này |
|---|---|---|
| Một người tự sắp xếp việc trong ngày | Ứng dụng việc cần làm cá nhân | Nhóm 3 |
| Một đội làm việc dạng dự án, không cần tính chi phí theo từng việc | Công cụ cho nhóm hoặc theo dõi dự án đứng riêng | Nhóm 1 và 2 |
| Việc sinh ra từ đơn hàng, giờ công phải vào hoá đơn và lãi lỗ | Quản lý công việc nằm trong hệ thống giữ đơn hàng và kế toán | Viindoo Project (nhóm 2) |
Phần lớn doanh nghiệp có cả hai loại việc ở các bộ phận khác nhau. Đó là kết quả bình thường, không phải vấn đề: sai lầm là dùng một ứng dụng đứng riêng cho việc vận hành rồi trách đội ngũ thiếu kỷ luật khi bảng việc không còn ai cập nhật.
5 nền tảng quản lý công việc cho nhóm và quy trình nội bộ
Nhóm phần mềm quản lý công việc này hợp với đội muốn tự thiết kế quy trình: linh hoạt, phạm vi rộng, và phát huy tốt nhất khi có người chịu bỏ công thiết lập. Tính năng và gói dịch vụ thay đổi thường xuyên, nên hãy xem giá hiện hành trên trang của từng nhà cung cấp.
Airtable
Airtable kết hợp bảng tính với cơ sở dữ liệu: mỗi bảng chứa các bản ghi có kiểu trường riêng, xem được dạng lưới, kanban, lịch hoặc dòng thời gian. Đội ngũ tự dựng ứng dụng nhỏ cho quy trình của mình trên đó, có tự động hoá và kết nối với công cụ khác.
Airtable: mỗi base dựng cho một quy trình (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: đội có người thích tự thiết kế cấu trúc dữ liệu và quy trình còn đang thay đổi.
Asana
Asana tổ chức công việc thành dự án và nhiệm vụ, có nhiệm vụ con, phụ thuộc, dòng thời gian và quy tắc tự động cho các bước lặp lại. Công cụ này còn nối việc hằng ngày với mục tiêu của công ty, để đội ngũ thấy việc nào phục vụ mục tiêu nào.
Asana: việc ưu tiên của cá nhân và các dự án trên một màn hình
Phù hợp khi: nhiều phòng ban phối hợp trên các dự án như chiến dịch marketing hay vận hành văn phòng.
Wrike
Wrike nhắm tới tổ chức có nhiều nhóm: biểu đồ Gantt, bảng kanban, góc nhìn khối lượng việc để cân người, biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu và duyệt tệp sáng tạo. Thế mạnh của Wrike là nhìn được nhiều dự án chạy song song.
Wrike: khối lượng việc của từng người trên dòng thời gian (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: doanh nghiệp dịch vụ sáng tạo, phòng marketing hoặc văn phòng quản lý dự án chạy nhiều dự án cùng lúc.
Quickbase
Quickbase là nền tảng ít viết mã (low-code) để dựng ứng dụng nghiệp vụ trên dữ liệu doanh nghiệp, hay được dùng cho quy trình vận hành như theo dõi dự án trong xây dựng và sản xuất. Nó gần với công cụ dựng ứng dụng hơn là một danh sách việc làm sẵn.
Quickbase: bảng tổng hợp dựng trên dữ liệu doanh nghiệp (ảnh của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: doanh nghiệp có người chuyên dựng và duy trì ứng dụng nội bộ.
Miro
Miro là bảng trắng trực tuyến để cùng động não, vẽ quy trình và lập kế hoạch, có giấy nhớ, sơ đồ và bảng kanban đơn giản. Đây không phải phần mềm quản lý công việc theo nghĩa hẹp, nhưng nhiều đội lên kế hoạch trên Miro rồi theo dõi ở một công cụ khác có kết nối với nó.
Miro: bảng rút kinh nghiệm bằng giấy nhớ (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: đội cần một không gian chung để nghĩ và lập kế hoạch trước khi chia thành đầu việc.
5 phần mềm quản lý công việc theo dự án và tiến độ
Nhóm này theo dõi công việc theo thời gian: giai đoạn, thời hạn, phụ thuộc và ai đang làm gì. Mục đầu tiên khác các mục còn lại ở một điểm: việc sinh ra từ đâu và chi phí của nó chạy về đâu. Xem thêm các công cụ cùng nhóm ở bài phần mềm quản lý dự án và phần mềm quản lý kế hoạch công việc.
Viindoo Project
Viindoo Project dùng riêng được cho việc dạng dự án: giai đoạn và bảng việc, giai đoạn cá nhân cho từng người, nhiệm vụ con, phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, nhiệm vụ lặp, mốc, thẻ, thời gian phân bổ và đánh giá của khách hàng, với các kiểu xem kanban, danh sách, lịch, bảng tổng hợp (pivot) và biểu đồ. Đội không có đơn hàng hay hoá đơn đứng sau công việc thì dùng chừng ấy là đủ.
Khác biệt hiện ra khi công việc sinh từ chứng từ nghiệp vụ. Phần mềm quản lý công việc của Viindoo dùng chung một nền dữ liệu với dự án, nhân sự, bán hàng và kế toán, nên bốn nhịp giao việc được giữ trên chính những bản ghi mà cả công ty vẫn đọc. Clip dưới đây là đoạn thực hiện của một dự án: mỗi người một bảng việc riêng, ghi giờ ngay tại hiện trường, vướng đâu hỏi ngay trên việc đó, và việc lặp lại giao cho quy tắc tự động.
Đoạn thực hiện trong Viindoo Project: bảng việc riêng, ghi giờ, trao đổi trên việc, quy tắc tự động
Đoạn thực hiện trong Viindoo Project: bảng việc riêng, ghi giờ, trao đổi trên việc, quy tắc tự động
- Đề nghị và thoả thuận trên một bản ghi. Mỗi nhiệm vụ có người được giao, thời hạn, thời gian phân bổ và mô tả; mọi trao đổi lưu trong luồng tin nhắn của chính nhiệm vụ, không trôi trong nhóm chat.
- Việc đang làm hiện ra mà không cần đi hỏi. Màn hình Nhiệm vụ của tôi gom việc của một người từ mọi dự án; nút ghi giờ công ngay trên nhiệm vụ ghi lại số giờ khi đang làm, đặt cạnh số giờ được phân bổ.
- Nghiệm thu là một giai đoạn, không phải trí nhớ. Giai đoạn như nghiệm thu nằm trong vòng đời của nhiệm vụ, và quy tắc tự động có thể chạy khi nhiệm vụ sang một giai đoạn, quá một mốc ngày hay đổi người phụ trách.
- Xếp trùng người được báo trước khi thành chậm tiến độ. Với ứng dụng Lập lịch dự án (Project Scheduling), biểu đồ Gantt chỉ ra người đang bị xếp các việc trùng thời gian, kể cả ở hai dự án khác nhau.
Nhiệm vụ của tôi: việc của một người từ nhiều dự án, xếp theo giai đoạn riêng của họ
Mở một nhiệm vụ: nút ghi giờ công nằm ngay trên việc, bên dưới là trao đổi và hoạt động của chính việc đó
Biểu đồ Gantt: cảnh báo gọi tên người và các việc khác đang xếp cùng thời gian
Giao quyền cũng có chỗ để ghi lại. Trong OmniApproval, mỗi loại phê duyệt xác định người duyệt theo người cụ thể, vị trí công việc, phòng ban hoặc bản ghi liên quan, và một bước duyệt có thể cấu hình để chỉ áp dụng khi thoả một điều kiện, nhờ vậy những quyết định thường ngày không phải dồn hết về giám đốc.
Khi việc bắt đầu từ một đơn bán, chuỗi đi tiếp. Sản phẩm dịch vụ quyết định đơn bán khi xác nhận sẽ tạo ra gì: một nhiệm vụ, một dự án kèm nhiệm vụ, hoặc một dự án. Nhiệm vụ giữ liên kết tới dòng đơn của nó, mốc hoặc giờ công đã ghi quyết định phần được xuất hoá đơn, và dự án hiện doanh thu, chi phí lấy từ chứng từ thật: hoá đơn bán, hoá đơn mua, đơn mua và giờ công tính theo chi phí giờ của từng nhân viên. Khách hàng theo dõi được dự án của họ qua cổng thông tin khách hàng nếu doanh nghiệp chọn chia sẻ.
Đơn bán có các dòng đã sinh ra công việc dự án; dòng đầu được tính giao theo mốc
Quy tắc tự động một đội dự án đã cài: sang nghiệm thu thì giao kiểm tra, quá hạn thì nhắc, vượt giờ phân bổ thì báo
Xem Viindoo Project nằm trong hệ thống tổng thể: giờ làm theo từng việc, chi phí và doanh thu của dự án nằm cùng một chỗ, không phải đối chiếu qua bảng tính.
Phù hợp khi: việc bắt đầu từ đơn hàng hay hợp đồng, giờ công phải vào hoá đơn hoặc lãi lỗ dự án, và nhiều bộ phận cần cùng một trạng thái. Với việc thuần dạng dự án trong một đội nhỏ, chỉ riêng ứng dụng Dự án là đủ.
Trello
Trello của Atlassian là bảng kanban kinh điển: các cột thẻ việc di chuyển từ trái sang phải, có danh sách kiểm, hạn chót, nhãn và tiện ích mở rộng gọi là Power-Ups. Tự động hoá có sẵn xử lý các thao tác di chuyển lặp lại đơn giản.
Trello: Cần làm, Đang làm, Đã xong (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: đội nhỏ muốn một bảng việc trực quan, bắt đầu dùng được ngay trong ngày.
ClickUp
ClickUp muốn gom mọi thứ vào một không gian: nhiệm vụ, tài liệu, mục tiêu, trò chuyện và nhiều kiểu xem trên cùng dữ liệu, từ danh sách, bảng tới bảng tính và dòng thời gian. Độ rộng là điểm hấp dẫn, cũng là lý do cần thời gian để thiết lập cho tốt.
ClickUp: nhiệm vụ hiện dạng bảng kèm trạng thái (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: đội muốn một công cụ tuỳ biến sâu và có thời gian để định hình nó.
monday.com
monday.com tổ chức công việc trên các bảng nhiều màu: mỗi dòng là một mục, mỗi cột là trạng thái, người phụ trách, ngày hoặc con số, bên trên là tự động hoá và bảng tổng hợp. Cùng nền tảng này còn có các sản phẩm riêng cho quản lý khách hàng và cho đội phát triển phần mềm.
monday.com: bảng kế hoạch theo tháng và tổng quan dự án (ảnh của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: người quản lý muốn nhanh chóng có bức tranh trực quan qua nhiều nhóm mà không mất nhiều công thiết lập.
Jira
Jira, cũng của Atlassian, xoay quanh các đầu việc (issue), danh sách tồn (backlog) và vòng lặp (sprint) cho đội phần mềm làm theo Scrum hoặc Kanban, có luồng xử lý và báo cáo chi tiết. Các đội nghiệp vụ cũng dùng được, nhưng thuật ngữ và độ sâu của Jira đến từ phát triển phần mềm.
Jira: dòng thời gian các đầu việc qua các vòng lặp (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: doanh nghiệp làm phát triển phần mềm hoặc công việc CNTT theo vòng lặp và phiên bản.
5 ứng dụng quản lý việc hằng ngày cho cá nhân
Ứng dụng cá nhân là dạng phần mềm quản lý công việc gọn nhẹ nhất: giữ tốt việc của một người. Chúng không được làm ra để giữ một nghĩa vụ giữa hai người, nên phát huy tốt nhất khi dùng song song với công cụ của nhóm chứ không thay thế nó. Có thêm lựa chọn trong bài app sắp xếp công việc và phần mềm nhắc việc; với khối văn phòng, xem phần mềm quản lý công việc văn phòng.
Todoist
Todoist là danh sách việc cần làm chạy trên nhiều nền tảng, nổi tiếng ở khả năng ghi nhanh: gõ tên việc kèm ngày bằng lời thường là đặt được hạn. Dự án, nhãn và mức ưu tiên giữ danh sách cá nhân gọn gàng, và có thể chia sẻ danh sách với một nhóm nhỏ.
Todoist: hoạt động trên các dự án (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: bạn cần một danh sách cá nhân nhanh gọn trên mọi thiết bị.
Microsoft To Do
Microsoft To Do là danh sách việc cá nhân miễn phí đi kèm tài khoản Microsoft, có góc nhìn My Day để sắp việc trong ngày. Trong Microsoft 365, email đã gắn cờ trong Outlook và việc được giao trong Planner có thể hiện ra ở đây.
Microsoft To Do: danh sách My Day (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: doanh nghiệp đã làm việc trên Microsoft 365.
Apple Reminders
Apple Reminders (Lời nhắc) có sẵn trên iPhone, iPad và Mac. Ứng dụng hỗ trợ danh sách, thẻ, danh sách thông minh và danh sách chia sẻ, trong đó có thể giao một lời nhắc cho một người cùng chia sẻ.
Apple Reminders: danh sách và danh sách thông minh trên Mac (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: mọi người liên quan đều dùng thiết bị Apple và công việc đơn giản.
Google Tasks
Google Tasks là danh sách việc đơn giản nằm cạnh Gmail và Lịch Google: một email có thể thành một việc, và việc có ngày sẽ hiện trên lịch. Ứng dụng cố ý giữ ít tính năng.
Phù hợp khi: ngày làm việc của bạn đã xoay quanh Gmail và Lịch Google.
fTodolist (Fastdo)
fTodolist là ứng dụng quản lý việc hằng ngày của Fastdo, doanh nghiệp Việt Nam, nằm trong bộ FASTDOWORK. Nhân viên lên kế hoạch trong ngày và báo cáo cuối ngày, người quản lý theo dõi kế hoạch và báo cáo của từng thành viên.
fTodolist: kế hoạch ngày với mức ưu tiên và giờ làm (giao diện của nhà cung cấp)
Phù hợp khi: doanh nghiệp muốn kế hoạch ngày và báo cáo cuối ngày bằng tiếng Việt. Xem thêm phần mềm báo cáo công việc.
Cách chọn phần mềm quản lý công việc mà một năm sau vẫn còn được dùng
Bắt đầu từ công việc, không bắt đầu từ công cụ. Lấy một luồng việc thật, ví dụ một đơn hàng chuyển thành việc của ba bộ phận, hoặc một dự án đội bạn đang chạy, rồi thử từng ứng viên trên chính luồng đó:
- Mỗi việc có đúng một người chịu trách nhiệm cuối và có tiêu chí thế nào là xong được ghi lại không?
- Người nhận có xác nhận hoặc đề nghị đổi hạn ngay trên bản ghi được không, thay vì trong nhóm chat?
- Giới hạn được tự quyết có được ghi ở đâu đó để nhân viên biết mình được quyết tới đâu mà không phải hỏi không?
- Khi người trước làm xong, người sau có tự nhìn thấy mà không cần ai báo không?
- Có ai phải gõ cùng một việc hai lần, một lần trong đơn hàng và một lần trong công cụ giao việc không?
- Số giờ có cần chạy tới hoá đơn, giá thành hay lãi lỗ không?
Nếu hai câu cuối đều là không, một phần mềm quản lý công việc đứng riêng trong danh sách trên là lựa chọn rẻ và nhanh hơn, và nhiều nhà cung cấp có gói miễn phí hoặc dùng thử để kiểm tra trên việc thật. Nếu là có, hãy xem tới quản lý công việc nằm trong cùng hệ thống với đơn hàng và kế toán. Muốn so thêm công cụ cộng tác, xem bài phần mềm quản lý công việc nhóm và phần mềm quản lý quy trình công việc.
Quản lý công việc là một kỹ năng rộng hơn mọi ứng dụng: trang tổng quan về quản lý công việc trên Wikipedia (tiếng Anh) trình bày khái quát phần lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo.
Câu hỏi thường gặp
Không có một phần mềm tốt nhất cho mọi doanh nghiệp. Ứng dụng cá nhân hợp với việc trong ngày của một người, công cụ đứng riêng hợp với việc dạng dự án, còn việc sinh từ đơn hàng và có chi phí phải vào hoá đơn thì cần quản lý công việc nằm trong hệ thống giữ đơn hàng đó.
Nhiều công cụ trong danh sách có gói miễn phí hoặc đi kèm tài khoản sẵn có, như Microsoft To Do, Apple Reminders và Google Tasks. Gói và giới hạn thay đổi theo thời gian, nên hãy xem trang bảng giá của từng nhà cung cấp.
Được, cho việc trao đổi. Quy ước hiệu quả rất đơn giản: tin nhắn trong nhóm dùng để thông báo, còn một việc chỉ tồn tại khi có một người chịu trách nhiệm đích danh và thời hạn trên một bản ghi.
Không. Một xưởng mười lăm người có việc sinh từ đơn hàng thì cần việc gắn với đơn hàng. Một công ty dịch vụ hai trăm người làm theo dự án thì có thể không cần. Quy mô quyết định số bảng việc, không quyết định loại công cụ.
Được. Riêng ứng dụng Dự án đã có giai đoạn, nhiệm vụ con, phụ thuộc, nhiệm vụ lặp, mốc và nhiều kiểu xem. Bán hàng, chấm công theo việc và kế toán có thể thêm sau, khi việc bắt đầu sinh ra từ đơn hàng.
Bài viết liên quan
- Giao việc là một vòng khép kín. Doanh nghiệp của bạn đang đứt ở đâu?
- Giao việc mà không giao quyền: vì sao nhân viên cứ phải quay lại hỏi
- Khi nào một phần mềm giao việc riêng là đủ, và khi nào không
- Việc không hỏng trong tay một người. Nó hỏng ở chỗ bàn giao
- 10 phần mềm quản lý dự án online, công cụ hỗ trợ quản lý hiệu quả cho PM
