5 phần mềm quản lý kế hoạch công việc giúp nâng cấp hiệu suất

Lập kế hoạch và quản lý kế hoạch công việc là một nhiệm vụ quan trọng trong các dự án, doanh nghiệp. Vậy làm cách nào để lập kế hoạch cho công việc của bạn? Làm thế nào để quản lý kế hoạch làm việc hiệu quả? Trong bài viết này các bạn hãy cùng Viindoo tìm hiểu các vấn đề và tham khảo những tài liệu hữu ích Phần mềm quản lý kế hoạch công việc giải pháp, giúp “nâng cấp” hiệu suất làm việc mạnh mẽ!

Lập kế hoạch công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, công việc cần thực hiện, sắp xếp thứ tự ưu tiên và phân bổ thời gian để hoàn thành các công việc đó. Một kế hoạch làm việc chi tiết, rõ ràng có thể giúp bạn:

• Tập trung vào những việc quan trọng nhất, hạn chế phiền nhiễu
• Dễ dàng theo dõi và kiểm soát tiến độ công việc
• Hoàn thành công việc đúng thời hạn, tăng hiệu quả công việc
• Giảm căng thẳng trong công việc
  

Vì vậy, lập kế hoạch làm việc là một kỹ năng quan trọng mà nhân viên cần phải có. Có nhiều cách khác nhau để lập kế hoạch làm việc. Một số người sử dụng bút và giấy để lên kế hoạch cho công việc hàng ngày của mình trong khi những người khác sử dụng các công cụ quản lý công việc để lập kế hoạch. Tuy nhiên, dù sử dụng phương pháp lập kế hoạch nào thì điều quan trọng nhất vẫn là làm thế nào để quản lý kế hoạch công việc một cách hiệu quả:

• Biết được những hạng mục công việc chậm trễ hoặc không thực hiện theo kế hoạch.
• Đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc và tính khả thi của dự án.
• Có phương án điều chỉnh kịp thời trong trường hợp rủi ro phát sinh.
• Nắm bắt nhất quán tiến độ công việc thực tế so với kế hoạch.
  

Việc thực hiện quản lý kế hoạch là cần thiết. Vì vậy, hãy cùng chúng tôi đọc những phần dưới đây để tìm hiểu thêm về cách lập kế hoạch và thực hiện hiệu quả phần mềm quản lý công việc văn phòng.

Quản lý kế hoạch công việc để đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào khi triển khai dự án

Chúng ta sẽ không thể biết phải làm gì và bắt đầu từ đâu cho đến khi xác định được lý do và mục tiêu của công việc. Việc đặt ra mục tiêu thực tế, khả thi sẽ là nền tảng vững chắc để nhóm thực hiện và hoàn thành công việc đúng hướng.

Một sai lầm lớn mà nhiều người mắc phải ở giai đoạn này là đặt ra những mục tiêu khá mơ hồ. Ví dụ: Tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Với mục tiêu này, bạn không thể xác định rõ ràng cách đo lường kết quả của dự án. Thay vào đó, hãy đặt mục tiêu với các số liệu cụ thể, ví dụ: "Tăng số lượt đăng ký dùng thử sản phẩm lên 20% vào cuối quý 3".

Sau khi đã xác định rõ ràng những mục tiêu cần đạt được, hãy lập danh sách những công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành để đạt được những mục tiêu đó.

Đặt mục tiêu rõ ràng và có thể đạt được là rất quan trọng

>>>> Xem Thêm: Phần mềm báo cáo công việc

Ví dụ: nếu mục tiêu của bạn là tăng số lượt đăng ký dùng thử sản phẩm lên 20% vào cuối quý, bạn có thể cân nhắc "tiếp cận 100 khách hàng mỗi tuần để giới thiệu sản phẩm của mình" hoặc "bắt đầu chương trình khuyến mãi để thúc đẩy việc sử dụng sản phẩm trong tháng đầu tiện".

Tóm lại, ở bước này bạn cần sắp xếp các công việc theo mức độ ưu tiên để biết được công việc nào cần làm trước, công việc nào quan trọng để đạt được mục tiêu đề ra. Lưu ý, bạn cũng cần đặt ra deadline rõ ràng cho từng mục tiêu để có thể theo dõi tiến độ dự án, công việc.

Khi nói đến nguồn lực, nhiều người thường nghĩ tới vấn đề tài chính. Tuy nhiên, nguồn lực cũng có thể bao gồm các yếu tố như: Thiết bị, vật liệu, không gian, nhân lực và phần mềm theo dõi tiến độ công việc. Nói chung, tài nguyên là những gì chúng ta có thể sử dụng để hỗ trợ việc thực hiện và quản lý công việc một cách hiệu quả. Nhiệm vụ của bạn là tìm và gắn các tài nguyên, công cụ vào từng mục tiêu công việc cụ thể.

Ở bước này, bạn cần tổng hợp tất cả dữ liệu lại với nhau bằng cách xây dựng kế hoạch làm việc chi tiết cho từng giai đoạn cụ thể. Điều này sẽ giúp bạn biến những mục tiêu lớn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn.

Ví dụ: bộ phận nhân sự đang phát triển chương trình phúc lợi cho nhân viên có thể thực hiện các bước sau để đạt được mục tiêu của mình:

• Giai đoạn 1 (Từ ngày 1/8/2023 đến ngày 7/8/2023): Tiến hành khảo sát để nhân viên hiện tại hiểu rõ các chính sách phúc lợi mà họ quan tâm.
• Giai đoạn 2 (Từ 8/8/2023 đến 15/8/2023): Nghiên cứu giá trị, lợi ích của từng lợi ích từ góc độ người lao động và doanh nghiệp, xác định ngân sách cho từng chính sách.
• Giai đoạn 3 (Từ 16/8/2023 đến 29/8/2023): Xây dựng cơ cấu chương trình phúc lợi.
• Đợt 4 (Từ 30/8/2023 đến 31/8/2023): Truyền thông nội bộ, thông báo phúc lợi cho nhân viên.
  

Bên cạnh đó, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm. Điều này sẽ giúp người quản lý đảm bảo từng công việc được hoàn thành đúng thời hạn, tránh bỏ sót do không rõ ai chịu trách nhiệm. Đồng thời, người quản lý khi phân chia công việc cần đảm bảo mọi nhân sự đều được tham gia.

Khối lượng công việc như nhau, không quá tải.

Quá trình thực hiện là giai đoạn các thành viên bắt đầu thực hiện công việc đã hoạch định. Trong quá trình thực hiện, một dự án, nhiệm vụ có thể gặp phải một số vấn đề không lường trước được. Vì vậy, người quản lý cần theo dõi tiến độ công việc để đánh giá hiệu quả và có những điều chỉnh khi cần thiết.

Để quản lý quá trình giám sát, thực hiện và đánh giá dự án dễ dàng hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ quản lý dự án online. Công cụ sẽ giúp nhà quản lý nắm bắt được tình trạng chung của kế hoạch, nhận ra những điểm nghẽn và phát hiện ngay những vấn đề, khó khăn cần giải quyết.

Quá trình thực hiện dự án cần được theo dõi, đánh giá liên tục

Không có kế hoạch nào có thể thành công mà không gặp trở ngại và khó khăn. Đừng ngại điều chỉnh kế hoạch của bạn khi cần thiết. Điều quan trọng là chúng ta phải nhận thức được những khó khăn tiềm ẩn có thể cản trở sự thành công của các dự án và mục tiêu. Đồng thời, các nhà quản lý cũng phải dự trù một số nguồn lực cần thiết để giúp giải quyết những trở ngại này.

Hãy luôn lập phương án dự phòng cho từng tình huống có thể phát sinh!

Phân tích và quản lý rủi ro để ứng phó với mọi tình huống

 Xem thêm: Phần mềm sắp xếp công việc

Để biết phần mềm quản lý kế hoạch làm việc nào tốt nhất cho doanh nghiệp của mình, bạn cần đánh giá các tiêu chí lựa chọn sau:

Khi chọn phần mềm lập kế hoạch nhiệm vụ doanh nghiệp, hãy xem xét các tính năng bao gồm chức năng lập kế hoạch và chức năng quản lý công việc. Cụ thể, phần mềm cần có những tính năng sau:

• Lập kế hoạch, theo dõi và trực quan hóa dự án: Kế hoạch cài đặt công cụ cần cung cấp nhiều loại màn hình để mọi người quản lý công việc và theo dõi tiến độ
• Tầm quan trọng của dự án. Ví dụ: Biểu đồ Gantt, Kanban, lịch, bảng và danh sách.
• Quản lý tác vụ: Phần mềm lập kế hoạch cần có khả năng tạo danh sách nhiệm vụ, đặt thời hạn, tạo liên kết giữa các nhiệm vụ và chia nhỏ các nhiệm vụ lớn, phức tạp thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
• Công cụ cộng tác giữa các tác nhân: Một tính năng không thể thiếu trong phần mềm quản lý kế hoạch làm việc là câu chuyện, gắn thẻ, bình luận,... tương tự như phần mềm quản lý làm việc nhóm giúp các thành viên dễ dàng trao đổi, tương tác và làm việc hiệu quả hơn.
• Quản lý nguồn lực: Khả năng phân bổ nguồn lực hợp lý, theo dõi thời gian làm việc của từng cá nhân trong nhóm.
• Báo cáo và phân tích: Báo cáo và phân tích cũng rất cần thiết. Phần mềm sẽ có khả năng theo dõi thời gian thực hiện các nhiệm vụ, thực hiện quy trình vận hành, thông tin về các thành viên trong nhóm và thông tin dự án thông qua bảng điều khiển có thể tùy chỉnh.
  

Phần mềm cần có tính năng cộng tác và làm việc trực tiếp

Giao diện thân thiện sẽ giúp người dùng dễ dàng thao tác và theo dõi kế hoạch. Ngoài ra, vì bản chất quản lý dự án ưu tiên tính linh hoạt nên các công cụ lập kế hoạch dự án phải được thiết kế để phù hợp với phương pháp làm việc scrum.

Giao diện phần mềm phải rõ ràng, dễ hiểu, dễ sử dụng với nhiều góc nhìn

Một phần mềm lập kế hoạch công việc cần có khả năng tích hợp linh hoạt để doanh nghiệp có thể kết nối với các phần mềm khác như CRM, phần mềm Sales... tùy theo yêu cầu và tính chất của từng công việc. Bên cạnh đó, khả năng tích hợp cao còn giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng phần mềm và bổ sung thêm các tính năng khi cần thiết nếu doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng trong tương lai.

Giá của phần mềm quản lý kế hoạch làm việc có thể khác nhau tùy theo sản phẩm. Phần mềm miễn phí thường có chức năng hạn chế, trong khi các tính năng cao cấp như trường tùy chỉnh hoặc số lượng người dùng không giới hạn thường chỉ có trong phần mềm cao cấp. Thông thường, một phần mềm lập kế hoạch quản lý công việc sẽ có giá từ 8 - 40 USD/người dùng/tháng hoặc cao hơn.

Doanh nghiệp nên xác định mức chi phí có thể chi trả trong một tháng để đưa ra lựa chọn phù hợp.

Không chỉ là một phần mềm lập kế hoạch công việc thông thường, Viindoo Project sẽ là trợ thủ toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt từ giai đoạn đầu đặt mục tiêu, lập kế hoạch cho đến thực hiện và quản lý kế hoạch. Lập kế hoạch và giám sát công việc cũng như báo cáo và đánh giá phần cuối của dự án. Ngoài ra, đây còn là phần mềm hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả, cho phép người dùng quản lý dự án một cách toàn diện và tương tác trực tiếp trên hệ thống.

• Bám sát tiến độ công việc, làm việc hiệu quả hơn nhờ tính năng lập kế hoạch và quản lý công việc theo thứ tự ưu tiên, kiểm soát tiến độ của từng nhân viên, từng nhiệm vụ...
• Giao diện thân thiện với người dùng với nhiều chế độ xem như Danh sách, thẻ Kanban, lịch trình...
• Báo cáo trạng thái công việc và dự án ngay lập tức và theo thời gian thực
• Nền tảng để nhân viên cùng làm việc như:
  

1. Gửi tin nhắn, đính kèm tài liệu, hình ảnh, ghi chú và thêm người theo dõi ngay trong tác vụ.
2. Ghi lại lịch sử công việc và trao đổi thông tin, hợp tác giữa các phòng ban.
3. Gửi email và cộng tác với khách hàng ngay trên giao diện tác vụ mà vẫn đảm bảo tính bảo mật.

Tất cả các bước trong phần “Làm thế nào để lập kế hoạch và quản lý công việc tốt?” Viindoo Project có thể hỗ trợ và đáp ứng mọi nhu cầu làm việc để lập kế hoạch làm việc hiệu quả:

 Xác định mục tiêu và kết quả mong muốn:

• Dựa trên các mục tiêu cấp Doanh nghiệp, OKR cần đạt được
• Cho phép thiết lập mục tiêu, kết quả cần đạt cho từng công việc cần thực hiện
• Cập nhật định kỳ tiến độ hướng tới mục tiêu và kết quả đạt được
  

 Đánh giá phạm vi, nguồn lực, thời gian cần thiết và yêu cầu của công việc:

• Chia công việc thành nhiều phần nhỏ để dễ quản lý.
• Ưu tiên các nhiệm vụ: Xác định các nhiệm vụ quan trọng nhất và ưu tiên chúng dựa trên mức độ cần thiết và thời gian hoàn thành.
• Xác định nguồn lực thực hiện: Xác định các nguồn lực cần thiết cho từng công việc, bao gồm nhân sự, vật tư, công cụ và ngân sách.
  

 Lịch trình:

• Xây dựng lịch trình làm việc chi tiết với các nhiệm vụ và deadline tương ứng.
• Đảm bảo lịch trình làm việc của bạn thực tế và không quá áp lực.
  

 Phân công, phân công công việc:

• Xác định ai sẽ thực hiện từng công việc và phân công nhiệm vụ cụ thể.
• Hãy chắc chắn rằng mọi người tham gia vào công việc đều hiểu rõ nhiệm vụ của họ.
  

 Giám sát và theo dõi:

• Theo dõi tiến độ nhiệm vụ và so sánh với lịch trình đã đặt.
• Đánh giá tình hình và thực hiện các điều chỉnh cần thiết nếu có sự chậm trễ hoặc thay đổi.
  

 Truyền thông và báo cáo:

• Duy trì liên lạc liên tục với các thành viên dự án để cập nhật trạng thái và giải quyết các vấn đề.
• Chuẩn bị báo cáo tiến độ và kết quả cho các bên liên quan.
  

 Đánh giá và cải tiến liên tục

• Sau khi hoàn thành công việc, đánh giá kết quả và so sánh với mục tiêu ban đầu.
• Rút kinh nghiệm học tập để cải thiện việc lập kế hoạch và thực hiện trong tương lai.
  

Doanh nghiệp có thể tham khảo và trải nghiệm ngay tính năng lập kế hoạch trên Viindoo Project ngay tại đây.

Trong bài viết trên, Viindoo đã cung cấp các cách đặt mục tiêu, kế hoạch làm việc chi tiết và giới thiệu phần mềm quản lý kế hoạch làm việc hữu ích. Hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp có thêm nhiều thông tin hữu ích.

​Đề xuất bổ sung:

• 17 phần mềm và công cụ quản lý làm việc nhóm trực tuyến miễn phí
• 5 Ứng dụng quản lý lịch làm việc hiệu quả