Asana là gì? Hướng dẫn sử dụng Asana để quản lý dự án

Asana là gì? Phần mềm này sẽ giúp ích gì cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành dự án? Bài viết dưới đây sẽ đưa ra những thông tin về ưu, nhược điểm cũng như hướng dẫn cách sử dụng Asana trong công việc. Hãy cùng Viindoo tìm hiểu nhé Phần mềm quản lý ngay lập tức.

>>>> Xem Thêm: Phần mềm lập tiến độ dự án

Phần mềm Asana là gì?

Asana là một phần mềm quản lý công việc và dự án trực tuyến. Ứng dụng này cho phép doanh nghiệp sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ, phân công người thực hiện và đặt ra thời hạn hoàn thành phù hợp. Thông qua đó, các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả. Ngoài ra, Asana còn hỗ trợ người dùng đính kèm báo cáo, hình ảnh cũng như nhiều dữ liệu khác.

Phần mềm Asana hoạt động dựa trên 3 nguyên tắc chính:

  • Thông báo công việc, không phải thư từ
  • Giao tiếp trực tiếp trên 1 trang
  • Hành động đồng bộ theo nhóm, không thực hiện riêng lẻ.

Phần mềm Asana hỗ trợ quản lý dự án và công việc.

Phần mềm Asana hỗ trợ quản lý dự án và công việc.

Những yếu tố này đã giúp tăng tính minh bạch và hiệu quả trong công việc. Nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân sẽ được phân công rõ ràng, tránh hiện tượng trốn tránh trách nhiệm. Ngoài ra, nhờ khả năng cộng tác giữa các thành viên trong nhóm tăng lên, dự án sẽ được đẩy nhanh tiến độ, nâng cao chất lượng và năng suất.

>>>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm theo dõi tiến độ công việc

Ưu điểm của phần mềm Asana

Dự án Asana được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng nhờ những tính năng tuyệt vời. Bằng cách tăng hiệu quả trong việc phân chia công việc, các công ty có thể đạt được thành công trong các dự án của mình. Công cụ quản lý dự án này được biết đến với 3 ưu điểm vượt trội.

Thao tác nhiệm vụ dễ dàng

  • Thao tác nhiệm vụ một cách trực quan : Với Asana, doanh nghiệp có thể dễ dàng chia nhỏ nhiệm vụ và giao cho từng cá nhân. Các yếu tố như thời hạn công việc, người nhận cũng như thứ tự ưu tiên sẽ được thể hiện rõ ràng một cách chi tiết. Khi một thành viên hoàn thành nhiệm vụ của mình, ứng dụng sẽ gửi thông báo đến những người khác trong nhóm. Lúc này mọi người có thể bình luận hoặc gửi file đính kèm ngay trên giao diện của hệ thống.
  • Chuyển đổi nhiệm vụ thành dự án nhanh chóng: Hơn nữa, công cụ còn hỗ trợ người dùng chuyển đổi nhiệm vụ thành dự án một cách nhanh chóng. Các công ty sẽ không phải mất thời gian sao chép dữ liệu trên nhiều dự án. Việc chuyển đổi từ một nhiệm vụ thành một dự án có thể được thực hiện dễ dàng chỉ bằng vài cú nhấp chuột.

Tạo báo cáo tự động

Trong thời gian dùng thử miễn phí, phần mềm làm việc nhóm Asana cho phép doanh nghiệp lập các báo cáo liên quan đến tiến độ công việc. Người dùng có thể theo dõi tổng số nhiệm vụ đã hoàn thành, từ đó phân tích hiệu suất dự án. Nếu bạn muốn sử dụng các báo cáo nâng cao hơn, hệ thống sẽ yêu cầu nâng cấp lên phiên bản trả phí.

Bảo mật cao

Các nhiệm vụ của Asana sẽ được đồng bộ với ứng dụng quản lý thời gian Google Calendar, giúp trực quan hóa các thông tin, nhiệm vụ cụ thể. Mỗi dự án sẽ có những quyền riêng tư nhất định. Hệ thống sẽ đảm bảo tính bảo mật tuyệt đối nên doanh nghiệp có thể yên tâm mọi dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của mình sẽ không bị rò rỉ.

Asana đảm bảo mọi thông tin kinh doanh quan trọng đều được bảo mật

>>>> Tìm hiểu ngay: Trello là gì?

Hướng dẫn sử dụng Asana để quản lý dự án và công việc

Sau khi trả lời được câu hỏi Asana là gì , doanh nghiệp cũng hiểu được cách ứng dụng công cụ này vào công việc. Để sử dụng được những tính năng tuyệt vời của phần mềm, công ty cần hiểu cách thức hoạt động của Asana. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng Asana một cách chi tiết và dễ hiểu nhất.

Cách đăng nhập

Tương tự như các nền tảng trực tuyến khác, doanh nghiệp cần có tài khoản cố định để đăng nhập vào Asana. Người dùng có thể đăng nhập bằng tài khoản Google hoặc đăng ký trực tiếp trên ứng dụng. Sau đây là các bước cần thực hiện để sử dụng phần mềm:

  • Tải ứng dụng về máy
  • Đăng ký tài khoản để đăng nhập theo hướng dẫn
  • Phần mềm sẽ hiện ra cửa sổ mới kèm theo link xác nhận tài khoản
  • Nhấn vào link Next và bắt đầu trải nghiệm ứng dụng
 Đăng nhập vào Asana

Đăng nhập vào Asana

Sau khi hoàn tất quá trình này, giao diện chính thức của Asana sẽ mở ra. Phía bên trái màn hình sẽ là các thông tin liên quan đến kiểm soát tiến độ dự án. Ở giữa màn hình là những nội dung quan trọng, liên quan đến việc hoàn thành công việc. Doanh nghiệp có thể thêm ghi chú, dữ liệu khác vào bên phải màn hình

>>>> Đọc thêm: Quản trị dự án phần mềm

Cách xây dựng dự án trên Asana

Sau khi thành thạo giao diện của Asana, người dùng cần hiểu cách xây dựng dự án trên phần mềm này. Quá trình này rất đơn giản:

  • Bấm vào phần Project + ở cuối khung bên trái.
  • Hệ thống sẽ hiển thị một dự án mới cùng các thông tin liên quan ở giữa màn hình.
  • Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh các nội dung liên quan để phân bổ nhiệm vụ hợp lý

Asana cho phép xây dựng một dự án mới để quản lý

Cách thực hiện với các tác vụ

Asana hỗ trợ chia công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để phân công riêng lẻ. Thao tác tạo một tác vụ mới sẽ như sau:

  • Chọn một dòng tùy ý ở khung giữa và nhấn Enter.
  • Tiến hành đặt tên cho nhiệm vụ.
  • Thêm các thông tin liên quan đến người thực hiện, thời hạn hoàn thành, mô tả công việc... bằng cách nhấn vào biểu tượng bên phải dòng nhiệm vụ.

Cách sử dụng tính năng Lịch

Bên cạnh đó, Anasa hỗ trợ người dùng thực hiện công việc một cách hiệu quả bằng cách hiển thị thời gian biểu một cách rõ ràng và trực quan. Ứng dụng sẽ giúp các nhóm làm việc lên kế hoạch, quản lý lịch làm việc và nhắc nhở ngày đến hạn. Việc tạo lịch mới trên Calendar rất đơn giản. Người dùng chỉ cần nhấn dấu cộng cạnh dòng chữ “My calenders” và chọn “New Calendar”, sau đó làm theo hướng dẫn trên màn hình.

 

Asana được kết hợp với Lịch Google mang lại trải nghiệm tốt hơn

Asana được kết hợp với Lịch Google mang lại trải nghiệm tốt hơn

Nhược điểm của Asana

Có lẽ bạn đã có cái nhìn tổng quan về phần mềm Asana là gì . Tuy nhiên, ứng dụng này có một nhược điểm rất lớn đó là chi phí sử dụng cao. Ứng dụng cung cấp các tính năng miễn phí như lập kế hoạch, báo cáo xây dựng, v.v. nhưng chỉ giới hạn ở 15 người dùng. Nếu doanh nghiệp lớn hơn, việc cộng tác trên nền tảng chung này sẽ trở nên khó khăn.

Nhược điểm lớn nhất của Asana là giá thành cao.

Nhược điểm lớn nhất của Asana là giá thành cao.

Ngoài ra, để trải nghiệm các công cụ nâng cao hơn như tìm kiếm việc làm nâng cao, cài đặt quyền riêng tư cho từng dự án, v.v., công ty bắt buộc phải sử dụng phiên bản trả phí. Vì vậy, có thể thấy, để sử dụng đầy đủ các nhiệm vụ của Asana, doanh nghiệp phải chịu một khoản phí khá cao.

Sau đây là giá của phần mềm Asana:

Tên gói hàng

Giá

Nền tảng

Miễn phí

Phần thưởng

250.000 đồng

Việc kinh doanh

560.000 đồng

Có sự thay thế nào cho Asana không?

Ngoài Asana hiện nay còn có rất nhiều địa chỉ được đánh giá cao phần mềm quản lý dự án. Mỗi phần mềm sẽ có những ưu, nhược điểm riêng và phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp. Người dùng hoàn toàn có thể lựa chọn một công cụ giúp tối đa hóa năng suất làm việc đồng thời tiết kiệm chi phí.

Viindoo Project ra đời với mục tiêu mang đến cho người dùng trải nghiệm quản lý dự án, công việc mượt mà nhất. Sau nhiều năm nghiên cứu và phát triển, hiện nay ứng dụng tự tin đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.

Dự án Viindo là sự thay thế hoàn hảo cho doanh nghiệp

Dự án Viindo là sự thay thế hoàn hảo cho doanh nghiệp

Một số tính năng tuyệt vời của Dự án Viindo bao gồm:

  • Theo dõi tiến độ và quy trình làm việc một cách nghiêm ngặt.
  • Phân chia nhiệm vụ, nắm bắt tình hình thực hiện để xử lý kịp thời các vướng mắc.
  • Xây dựng quy trình làm việc khoa học, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng của các bên liên quan.
  • Cho phép cộng tác giữa các thành viên trong nhóm. Tối ưu hóa hiệu quả làm việc, đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng trong hoạt động.
  • Phân bổ nguồn lực, đưa ra dự báo và phân tích chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể coi đây là cơ sở để đưa ra chiến lược kinh doanh trong tương lai.
  • Tích hợp đầy đủ với các ứng dụng khác của Viindo như Sales, CRM, Timesheets, Invoice.

Ngoài ra, phần mềm Viindo Project khắc phục được nhược điểm của Asana bằng việc đưa ra mức giá cực kỳ hợp lý. Để trải nghiệm những tính năng ưu việt của Viindo Project, doanh nghiệp Việt chỉ phải trả mức phí 198.000đ/tháng/1 người dùng. Ngay cả các công ty nhỏ cũng có thể lựa chọn phần mềm này để tăng hiệu quả hoạt động của tổ chức mà vẫn giữ được chi phí ổn định.

Sẵn sàng để trải nghiệm sự xuất sắc?

Viindoo Project - Lập kế hoạch nhiệm vụ, theo dõi tiến độ kịp thời, kiểm soát tiến độ công việc của nhân viên. Tất cả chỉ trong một hệ thống.

Đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày ngay bây giờ.

THỬ NGAY - Hoàn toàn miễn phí!    hoặc  Liên hệ với chúng tôi

Bài viết đã mang đến cho doanh nghiệp một bức tranh tổng thể về Asana là gì và các tính năng mà phần mềm hỗ trợ. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào cần được giải đáp bởi viindoo, đừng ngần ngại để lại bình luận bên dưới nhé. 

>>>> Tiếp tục với:


Asana là gì? Hướng dẫn sử dụng Asana để quản lý dự án
Công ty Cổ phần Công nghệ Viindoo, Nguyễn Thị Yến 3 tháng 12, 2022

CHIA SẺ BÀI ĐĂNG NÀY