Quản lý dự án phần mềm | Quy trình, mô hình & cách kiểm soát hiệu quả

Quản lý dự án phần mềm là vấn đề được nhiều doanh nghiệp quan tâm trong thời đại công nghệ số hiện nay. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có kiến ​​thức và gặp nhiều khó khăn khi quản lý dự án này. Hiểu được điều đó, bài viết này Viindoo sẽ cung cấp cho doanh nghiệp những thông tin như quy trình, mô hình cũng như cách thức kiểm soát hiệu quả dự án này.

1. Quản lý dự án phần mềm là gì?

Quản lý dự án phần mềm là công việc quản trị của dự án nghiên cứu, phát triển sản phẩm liên quan đến công nghệ. Với thời đại số hoá, các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng công nghệ vào quản lý thay vì quản lý thủ công để gia tốc độ phát triển. Tuy nhiên, việc tạo ra phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp khá khó khăn vì nó đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý được quá trình triển khai dự án phần mềm. Vậy quản lý dự án phần mềm bao gồm những công việc gì? Cùng Viindoo tìm hiểu ở phần tiếp theo nhé

2. Công việc quản lý dự án phần mềm

Công việc quản lý dự án phần mềm bao gồm rất nhiều hạng mục như quản lý chiến lược, quản lý dòng tiền, quản lý rủi ro, lên kế hoạch, phân phối dự án, phân bổ nguồn lực,... Sau đây là một số công việc cụ thể cần thực hiện khi quản lý dự án phần mềm:

• Tiếp nhận yêu cầu, phân tích & thiết lập mục tiêu chung cho dự án
• Quản trị nguồn lực hợp lý và phân bổ cho công việc của dự án
• Thiết lập kế hoạch công việc và giám sát tiến độ triển khai
• Thiết lập, đào tạo đội ngũ có chuyên môn cao
• Kiểm tra công việc định kỳ, báo cáo và review hiệu quả theo từng giai đoạn
• Quản lý thủ tục hành chính, giấy tờ và bảo mật cho dự án.

3. Quy trình quản lý một dự án phần mềm

3.1 Bắt đầu dự án

Trong giai đoạn bắt đầu dự án, những bộ phận có liên quan sẽ họp bàn thảo luận về yêu cầu nhận được. Điều cần thực hiện trong giai đoạn này là phải xác định được mục tiêu tổng thể và từng giai đoạn cho dự án, lên kế hoạch các nhiệm vụ cần thực hiện, xác định nguồn lực cần có và phân chia nhiệm vụ cho từng bộ phận.

3.2 Lập kế hoạch triển khai

Từ mục tiêu từng giai đoạn và tổng thể, người quản lý dự án sẽ lên các phương án cần thiết để thực hiện mục tiêu đã đề ra và điều chỉnh lại kế hoạch cho phù hợp với từng giai đoạn.

3.3 Triển khai thực hiện dự án

Sau khi lập kế hoạch, các bộ phận cần dựa vào bảng phân công nhiệm vụ đã đề ra để hoàn thành công việc. Người quản lý sẽ phải quản lý tiến độ dự án và theo dõi sát sao tất cả các hoạt động trong dự án để kiểm soát và điều chỉnh lại kế hoạch khi cần thiết. Những việc như quản trị dòng tiền, rủi ro và tạo động lực cho nhân viên là điều quan trọng cần thực hiện trong giai đoạn này.

3.4 Nghiệm thu dự án, bàn giao sản phẩm

Sau khi đã hoàn thành dự án, người quản lý sẽ tiến hành rà soát lại các thông tin, kiểm định chất lượng đầu ra, đối chiếu kết quả đạt được với mục tiêu được đề ra ban đầu. Sau khi các công việc hoàn thành thì người quản lý tiến hành nghiệm thu và bàn giao cho bộ phận chăm sóc khách hàng.

4. Các mô hình quản lý dự án phần mềm hiệu quả 

4.1 Scrum

Scrum là gì? Đây là một dạng quy trình nhanh được sử dụng rất phổ biến trong các dự án phát triển phần mềm và sản phẩm. Ngoài dự án phần mềm, Scrum là mô hình quản lý có thể được áp dụng trong nhiều dự án khác nhau. Quy trình này cung cấp sự phản hồi và đánh giá liên tục vào cuối mỗi sprint nên sẽ phù hợp với các dự án quan tâm đến sự cải tiến.

4.2 Waterfall

Một mô hình khác cũng thường được sử dụng để quản lý dự án chính là Waterfall (mô hình thác nước). Các hạng mục công việc trong kế hoạch đều được chia thành các chuỗi tuyến tính khác nhau. Các giai đoạn đều có mối liên hệ lẫn nhau. Theo cách tiếp cận này, mỗi hoạt động đều sẽ thực hiện sau khi giai đoạn trước hoàn thành. Vì vậy, phương pháp này sẽ phù hợp với các dự án có mục tiêu cụ thể, rõ ràng và ít bị thay đổi. Độc giả có thể đọc bài viết So sánh sự khác biệt giữa Agile và Waterfall trong quản lý dự án  để tham khảo thêm nhiều thông tin chi tiết hơn.

5. Công cụ hỗ trợ quản lý dự án phần mềm

5.1 Biểu đồ Gantt

Đây là một công cụ được áp dụng nhiều trong việc quản lý dự án với lịch trình cụ thể. Sơ đồ Gantt này ra đời năm 1917 bởi Henry Gantt. Công cụ này sẽ hỗ trợ người quản lý kiểm soát hợp lý các hoạt động và thời gian thực hiện trong dự án. Biểu đồ bao gồm các thanh ngang thể hiện thời gian lên lịch và hoạt động của một dự án. Dựa vào biểu đồ này, người quản lý sẽ kiểm soát được lịch trình của các công việc cũng như các mốc thời gian của dự án.

Hiện nay, biểu đồ Gantt không chỉ được sử dụng phổ biến trong công việc quản lý dự án mà còn trong quản lý hoạt động các doanh nghiệp. Viindoo là đơn vị tiên phong trong việc tích hợp Gantt vào trong phần mềm quản lý lịch trình công việc. Nếu bạn đang có ý định, mong muốn áp dụng biểu đồ GANTT vào việc quản trị của mình thì đừng ngần ngại mà liên hệ ngay với Viindoo, hoặc tham khảo một số ví dụ sơ đồ Gantt trong phần mềm Viindoo nhé.

5.2 Sơ đồ PERT

Sơ đồ PERT là một dạng sơ đồ mạng nhện đang được sử dụng phổ biến trong quản lý dự án. Biểu đồ này diễn tả tất cả hoạt động của dự án theo cách liên tiếp hay song song. Các sự kiện này biểu diễn dưới dạng sơ đồ thể hiện mối liên hệ lẫn nhau. Các sự kiện chính trong dự án được thực hiện một cách liên tiếp/song song trong biểu đồ, sự kiện sau sẽ phụ thuộc vào hoạt động phía trước trong sơ đồ. Mỗi sự kiện xảy ra đều được đánh số và nối với nhau bởi mũi tên để mô tả trình tự xảy ra.

6. Cách quản lý dự án phần mềm thành công, hiệu quả

Với hơn 10 năm kinh nghiệm nghiên cứu, phát triển giải pháp quản trị cho doanh nghiệp, sau đây là một số phương pháp để quản lý dự án phần mềm mà Viindoo đã áp dụng thành công

• Loại bỏ những công việc không cần thiết để tập trung nguồn lực vào sản phẩm.
• Bám sát kế hoạch dự án đã được đề ra.
• Tạo động lực cho nhân viên trong dự án.
• Ủy quyền cho nhân viên để gia tăng năng suất làm việc.
• Xây dựng mối liên hệ trong nhóm.
• Hạn chế sự thay đổi trong nhiệm vụ được giao.
• Chia nhỏ nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể.

Quản lý dự án phần mềm là một bộ phận không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào. Doanh nghiệp sẽ cần kiến thức, kỹ năng để quản lý hiệu quả, kiểm soát được nguồn lực, dòng tiền hay kế hoạch thực hiện. Tuy nhiên, việc có được những kiến thức, kỹ năng đó sẽ mất rất nhiều thời gian, chi phí và tốn kém. Chính vì thế, các nhà quản trị có thể lựa chọn các phần mềm quản lý để thay thế nhằm rút ngắn thời gian cũng như đẩy nhanh tốc độ phát triển của doanh nghiệp.

Viindoo Project là một phần mềm trong Giải pháp quản trị do đội ngũ Viindoo phát triển. Đây là phần mềm sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát các công việc, lập kế hoạch công việc, dự án và theo dõi tiến độ hiệu quả hơn. Từ đó, các doanh nghiệp có thể quản lý công việc một cách "nhẹ nhàng" hơn. Hiện nay, Viindoo Project đã được nhiều doanh nghiệp lớn tin tưởng lựa chọn để cùng đồng hành trong việc quản trị dự án.

Trong bài viết trên, Viindoo đã tổng hợp đến bạn những thông tin chi tiết về quản lý dự án phần mềm. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dự án hiệu quả hơn. Hãy theo dõi trang web của chúng tôi để tìm hiểu thêm các kiến thức quản lý hiệu quả.

>>>> Đọc Thêm Về:

• Quản lý dự án Agile bằng công nghệ số hiệu quả
• Chứng chỉ PMP là gì? Thông tin chi tiết về kỳ thi PMP