Đã bao giờ, các chủ doanh nghiệp nghe tới phương pháp quản lý dự án Agile có thể mang lại hiệu quả lớn nhường nào tới doanh nghiệp chưa? Tìm hiểu ngay về phương pháp quản lý ưu việt này trong bài viết dưới đây của Viindoo.
Trong một Doanh nghiệp, quản lý dự án có thể chính là quản lý công việc có sự cộng tác giữa các nhân viên, các bộ phận, giữa công ty với khách hàng. Đó không chỉ là quản lý những việc cần làm, theo sát tiến độ, chất lượng, chi phí, mà trên hết là quản lý con người. Một dự án hiệu quả chính là đúng người, đúng việc, đúng thời hạn với chi phí hợp lý. Nhưng thế nào là "đúng"? Đó luôn là thách thức với người quản lý, đặc biệt với những ai chưa có kinh nghiệm đảm nhiệm các dự án lớn, công việc phức tạp.
Một số vấn đề phổ biến trong quản lý dự án tại Doanh nghiệp:
Mục tiêu, phạm vi, chỉ số đo lường không rõ ràng.
Thường xuyên kéo dài thời gian, phát sinh chi phí.
Sai yêu cầu của khách hàng, khó khăn, chậm trễ trong trao đổi thông tin với khách hàng.
Nhóm dự án cộng tác thiếu hiệu quả, chồng chéo, bỏ lỡ công việc, không đảm bảo chất lượng.
Công cụ quản lý rời rạc, không thể theo sát tiến độ, kết quả.
Đây là khởi nguồn hình thành nên phương pháp quản lý dự án Agile. Nghiên cứu của SwarmOS khẳng định: 98% công ty ứng dụng phương pháp quản lý dự án bằng quản lý dự án Agile đạt được hiệu quả tích cực.
Nguồn: KPMG - Thống kê về tình trạng quản lý dự án tại Doanh nghiệp
1. Phương pháp quản lý dự án Agile là gì?
Agile (Agile Software Development) hay Agile project management là gì ? Tiền thân là phương thức phát triển phần mềm theo giai đoạn nước rút (sprint), tập trung vào việc cải tiến liên tục, xuyên suốt quá trình phát triển sản phẩm. Phương pháp quản lý dự án Agile chia mỗi dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, giai đoạn ngắn với 12 nguyên tắc Agile.
Sau mỗi giai đoạn ngắn, kết quả thực hiện đều được đánh giá lại, điều chỉnh, tối ưu, đảm bảo theo sát yêu cầu và mục tiêu đề ra, hoặc đổi hướng kịp lúc nếu có thay đổi bất kỳ. Vì vậy, các nhóm thực hiện có thể tạo ra kết quả nhanh chóng, và thích ứng, cải tiến linh hoạt.
Ngày nay, lý thuyết Agile đã vươn xa khỏi lĩnh vực công nghệ, lan tỏa sang tất cả các ngành nghề khác, trở thành phương pháp quản lý dự án phổ biến và hiệu quả. Tính thích ứng linh hoạt và xử lý vấn đề tức thời của phương pháp này được các Doanh nghiệp vận dụng triệt để như một cách tiếp cận hiện đại, linh hoạt để quản lý dự án trong Doanh nghiệp.
>>>> Đọc Thêm Scrum là gì? Mô hình Agile và Scrum có giống nhau?
1.1 Một số khái niệm nổi bật
Giai đoạn nước rút (Sprint)
Đây là một giai đoạn ngắn, lặp đi lặp lại, thường kéo dài từ một đến ba tuần. Các thành viên thực hiện nhiệm vụ, trao đổi các vấn đề có thể nảy sinh, từ đó đề ra chiến lược cho giai đoạn tiếp theo. Chu trình cứ như vậy cho đến khi sản phẩm được hoàn thiện. Sản phẩm của từng giai đoạn sẽ được xem xét và cân nhắc toàn diện ở cuối giai đoạn, sẵn sàng cho các nhiệm vụ trong giai đoạn nước rút tiếp theo.
Cuộc họp đứng (Stand-up meeting)
Các cuộc họp trực tiếp diễn ra hàng ngày với thời lượng dưới 10 phút, còn được gọi là “cuộc họp báo cáo tiến độ hàng ngày” (daily scrum meetings). Tiến độ, chất lượng thực hiện cũng như các vấn đề phát sinh đều được liệt kê và xử lý kịp thời. Như tên gọi “stand-up” của nó, những người tham gia được yêu cầu đứng họp, giúp cho cuộc họp ngắn gọn và đi vào trọng tâm.
Giao diện quản lý Agile
Với dạng ghi chú đính (sticky note) trên bảng trắng, hoặc giao diện Kanban, ứng dụng phương thức quản lý này giúp mọi thành viên theo dõi tiến trình công việc, thứ tự ưu tiên, tối ưu khi làm việc teamwork, mọi nhân viên đều nhìn thấy tiến độ của mình và những thành viên khác để chủ động điều tiết.
Nhà quản lý dễ dàng theo dõi được công việc của cấp dưới, từ đó làm căn cứ đánh giá nhân viên và sử dụng hiệu quả việc Phân bổ nguồn lực .
Backlog (Nhật ký dự án)
Mỗi khi dự án phát sinh thêm yêu cầu, chúng cần được tập hợp và phân loại ưu tiên trong backlog (nhật ký dự án). Từ đó, trong những cuộc họp lên kế hoạch dự án Agile, người quản lý sẽ có cơ sở để ra quyết định, phân chia nhiệm vụ, sắp xếp việc cần làm và đảm bảo hiệu quả cho dự án. Mỗi thành viên cũng được tăng tính chủ động và chất lượng công việc.
1.2 Quy trình quản lý dự án Agile
Quy trình quản lý dự án
2. Lợi ích khi ứng dụng phương pháp Agile
Tính linh hoạt và năng động của phương pháp quản lý dự án Agile mang đến những giá trị hữu ích trong chiến lược quản lý và triển khai kế hoạch, dự án của mỗi doanh nghiệp.
2.1 Cải thiện chất lượng và hiệu quả dự án
- Kiểm soát định hướng, nắm bắt tiến độ, theo sát chất lượng nhờ các cuộc họp ngắn hàng ngày.
- Thường xuyên trao đổi thông tin một cách minh bạch, rõ ràng, tránh nhầm lẫn, chậm trễ.
- Phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời thay vì đợi đến khi có kết quả gây sẽ lãng phí thời gian, công sức, chi phí.
- Liên tục thử nghiệm và cải thiện hàng ngày.
- Các chỉ số đo lường, đánh giá hiệu quả ngày càng chính xác do được cập nhật thường xuyên, theo các giai đoạn ngắn của dự án.
Ứng dụng phương pháp Agile2.2 Khách hàng hài lòng hơn
- Khách hàng dễ dàng tham gia và theo sát trong suốt quá trình dự án, được tiếp nhận, trao đổi kịp thời, liền mạch.
- Các thành viên luôn nắm rõ nhu cầu khách hàng và đảm bảo đáp ứng đúng nhu cầu đó.
- Luôn ưu tiên, tối ưu theo trải nghiệm khách hàng nhờ những thử nghiệm và cải tiến theo giai đoạn ngắn.
- Rút ngắn thời gian phát triển sản phẩm nên có điều kiện tiếp cận thị trường nhanh hơn, đáp ứng thị hiếu tốt hơn và linh hoạt thích ứng, cải thiện theo phản hồi của người dùng.
2.3 Tăng khả năng cộng tác, tinh thần đồng đội
- Hình thành thói quen chủ động thu thập, trao đổi thông tin, kiểm soát chất lượng, xử lý vấn đề kịp thời.
- Tập trung vào mục tiêu và định hướng ban đầu, liên tục đổi mới và cải thiện chất lượng nhưng luôn theo sát mục tiêu đó.
- Tăng cường khả năng thích nghi với sự biến thiên của dự án.
- Dễ dàng học hỏi, trau dồi thêm, hướng dẫn lẫn nhau cùng cải thiện chuyên môn, kỹ năng, phương pháp làm việc.
Lợi ích khi ứng dụng phương pháp agile
2.4 Các lợi ích khác
- Giảm thiểu các chi phí hao tổn do hạn chế kinh nghiệm của đội ngũ nhân lực và tăng cường chất lượng sản phẩm.
- Tăng cường tỉ lệ chốt đơn, tăng doanh thu cho công ty.
- Doanh nghiệp hoạt động trơn tru, gắn kết và thúc đẩy xây dựng văn hóa Doanh nghiệp.
- Tăng khả năng cạnh tranh so với các đối thủ bởi đội ngũ nhân lực mạnh và chất lượng sản phẩm tốt và khả năng đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
3. Quản lý dự án Agile với Viindoo
Để hỗ trợ các nhà quản lý, chủ nhiệm dự án định hướng đúng đắn và quản lý dự án hiệu quả, công cụ quản lý dự án này không chỉ đáp ứng các nhu cầu nghiệp vụ mà hơn hết còn có khả năng tích hợp và kết nối xuyên suốt với mọi chức năng khác, mang đến một bức tranh toàn cảnh trực quan và kịp thời cho cả người quản lý lẫn người thực hiện.
Hoạch định rõ ràng
Mọi hoạt động trong Doanh nghiệp đều được hoạch định theo hệ thống mục tiêu Giúp doanh nghiệp hoạch định, phân bổ hệ thống mục tiêu, nhiệm vụ rõ ràng từ cấp lãnh đạo đến các bộ phận và từng nhân viên, đồng thời cân đối hợp lý với tiềm lực nhân sự, tài chính… của Doanh nghiệp.
Cập nhật thời gian làm việc thực tế của từng nhân viên. Tự động phân tích hiệu quả của dự án, nhiệm vụ, so sánh với mục tiêu đã đề ra, so sánh doanh thu và chi phí thực hiện để có phương án điều chỉnh kịp thời.
Kiểm soát thời gian, tiến độ
Giao diện quản lý dạng Kanban trực quan, quản lý công việc theo tiến trình, bao quát toàn bộ dự án.
- Luôn đặt thời hạn và hành động tiếp theo cho mỗi nhiệm vụ.
- Nhắc nhở kịp thời để mọi nhân sự tham gia đều chủ động lên kế hoạch làm việc hiệu quả.
Cộng tác dễ dàng với đồng nghiệp và khách hàng
Tích hợp tất cả các hoạt động liên quan đến dự án trên cùng một giao diện, liên kết với đơn hàng, tình huống xử lý liên quan v.v.
Quản lý tập trung các nhiệm vụ, tài liệu. Phân công công việc, gắn thời hạn cụ thể.
Nhân viên chấm công thời gian làm việc thực tế đối với từng nhiệm vụ được giao, tự động hạch toán lương.
Trao đổi cộng tác nội bộ, phê duyệt tiện lợi. Trao đổi với khách hàng ngay trên cùng một giao diện.
Ứng dụng phương pháp quản lý dự án Agile trong bối cảnh nhiều biến động, nảy sinh các phương pháp làm việc mới, hiện đại, tự động hóa và thích ứng linh hoạt với điều kiện thực tế, mỗi Doanh nghiệp cần tự trang bị cho mình công cụ hữu hiệu, một tư duy cởi mở để sẵn sàng hòa nhập và thích nghi. Sử dụng giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp Viindoo ngay hôm nay hỗ trợ quản lý kế hoạch, quản lý công việc với phương pháp Agile chính là một trong những đòn bẩy giúp Doanh nghiệp cải thiện hiệu quả làm việc và kinh doanh.
Giải phóng tiềm năng phát triển của Doanh nghiệp
Không cần cài đặt vào máy - Truy cập tức thì
>>>> Bài Viết Hữu Ích Khác:
