12 nguyên tắc Agile và cách áp dụng khi quản lý dự án

>>>> Đừng bỏ qua: Cách lập biểu đồ tiến độ công việc tối ưu cho quản lý

2. Nguyên tắc 2: Sẵn sàng đối mặt với thay đổi, ngay cả những thay đổi xuất hiện muộn

Mọi sự kiện, tình huống đều có khả năng thay đổi dù đã được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng. Tuy nhiên những sự thay đổi này không chỉ mang đặc tính xấu. Trong một số trường hợp, đây là điều kiện giúp doanh nghiệp gia tăng tính cạnh tranh trên thị trường. Chính vì thế, theo 12 nguyên tắc Agile doanh nghiệp phải có đội ngũ xử lý những biến đổi để tận dụng thời cơ.

Ví dụ: Khách hàng nhận thấy cơ hội tốt để gia tăng lợi nhuận nếu doanh nghiệp xây dựng tính năng chăm sóc khách hàng thông qua chatbot của fanpage. Tuy nhiên, việc này đòi hỏi phải thay đổi tính năng của phần mềm quản lý người dùng so với kế hoạch đã dự kiến (không có chatbot). Sẵn sàng để thay đổi nhưng không có nghĩa khách hàng yêu cầu gì cũng làm theo. Nguyên tắc của Agile là luôn luôn sẵn sàng ứng phó với yêu cầu này bằng cách tìm hiểu, tư vấn và đưa ra giải pháp hợp lý nhất cho khách hàng.

>>>> Đọc Thêm: 13 cách quản lý công việc hiệu quả, hạ gục mọi deadline

3. Nguyên tắc 3: Giao phần mềm chạy được cho khách hàng một cách thường xuyên (theo tuần tốt hơn là theo tháng)

Con người luôn muốn chuẩn bị một cách hoàn hảo nhất đối với công việc của mình. Tuy nhiên, đặc điểm này sẽ gây bất lợi nếu những công việc đó bị kéo dài quá lâu. Bởi vì thời gian chuẩn bị kéo dài thì kết quả đó có thể sẽ không còn phù hợp thị hiếu nữa. Do đó, doanh nghiệp phải khảo sát, đánh giá thường xuyên để nhanh chóng đưa ra các sản phẩm, phiên bản phù hợp.

Giao phần mềm khách hàng thường xuyên

Khi quản lý dự án theo Agile, việc bàn giao phần mềm/sản phẩm trong thời gian ngắn sẽ tạo sự kết nối giữa team và khách hàng. Ví dụ, tại các buổi demo, hai bên sẽ có thể đưa ra những ý tưởng mới về sản phẩm, những yêu cầu hoặc thay đổi trong chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi để thu hút khách hàng và tăng doanh thu.

4. Nguyên tắc 4: Nhà kinh doanh và nhà phát triển phần mềm cần kết hợp liên tục, chặt chẽ với nhau trong suốt giai đoạn dự án

Các buổi demo chính là ví dụ cho việc người kinh doanh và nhà phát triển phần mềm phải làm việc cùng nhau trong suốt giai đoạn thực hiện dự án. Thay vì trao đổi trực tuyến với nhau thông qua email hoặc điện thoại thì việc gặp gỡ trực tiếp sẽ mang lại hiệu quả hơn không chỉ cho công việc mà còn đối với mối quan hệ giữa hai bên.

Với mật độ gặp gỡ thường xuyên, nhóm phát triển phần mềm sẽ hiểu hơn về doanh nghiệp để đưa ra những giải pháp phù hợp và nhanh chóng cho dự án. Khách hàng cũng có cơ hội hiểu hơn về những giải pháp để đánh giá về hiệu quả, thời gian, chi phí,... Điều này sẽ rất khó đạt được nếu đội ngũ chỉ gặp gỡ khách hàng trong giai đoạn đầu của dự án để tham vấn.

Nhà kinh doanh và phát triển phần mềm cần kết hợp liên tục trong suốt dự án

Tuy nhiên, việc tương tác liên tục sẽ là điều không dễ dàng đối với cả phía khách hàng và nhà phát triển phần mềm. Nếu dự án không thể làm được điều đó với mật độ hằng ngày, team Agile cần cố gắng thực hiện thường xuyên nhất để có sự phối hợp chặt chẽ với tần suất 2-3 ngày 1 lần.

7. Nguyên tắc 7: Phần mềm có chạy được hay không chính là câu trả lời cho tiến độ dự án

Tiến độ của các dự án theo Agile sẽ được xác định bằng việc tính năng có thể hoạt động hay chưa. Nếu câu trả lời là chưa thì tính năng đó vẫn đang cần phải hoàn thiện. Việc bàn giao những sản phẩm đã hoạt động sẽ giúp khách hàng biết được phần mềm của họ đặt hàng đang được phát triển đến đâu.

8. Nguyên tắc 8: Liên tục và bền vững phát triển

Việc tăng ca là điều không thể thiếu trong nhiều dự án. Tuy nhiên, tình trạng này không nên diễn ra trong khoảng thời gian dài. Bởi vì chất lượng sẽ dễ dàng lao dốc gây chậm trễ tiến độ. Do đó, Agile thấy được việc duy trì hiệu suất công việc tốt, liên tục và bền vững chính là yếu tố then chốt đến tạo nên sự phát triển.

Việc duy trì liên tục và bền vững tạo nên sự phát triển

Trong 12 nguyên tắc Agile, đây là kim chỉ nam để doanh nghiệp đạt được năng suất cao nhất và tạo được sự cân bằng giữa cuộc sống và công việc của nhân viên. Đây cũng được xem như yếu tố ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung. Nếu nhân viên cảm thấy chán nản và áp lực với công việc thì sẽ quyết định nghỉ việc. Điều đó sẽ dẫn đến sự tốn kém cho mọi tổ chức.

9. Nguyên tắc 9: Kỹ thuật và thiết kế là hai yếu tố cốt lõi để cải tiến sự linh hoạt

Cấu trúc dự án và những bản thiết kế cần được đảm bảo để sự gọn gàng và dễ thay đổi. Điều đó sẽ giúp đội ngũ dễ dàng bảo trì và cải tiến phần mềm để đề phòng cho những tình huống xấu. Nếu thấy có những điểm bất ổn, Agile nên dành thời gian để tái cấu trúc và hoàn thiện lại bản thiết kế để đảm bảo chất lượng lâu dài về sau.

10. Nguyên tắc 10: Đơn giản hóa khối lượng công việc chưa hoàn thành là nghệ thuật

Đặc điểm của một Agile chính là tính linh hoạt thay vì sự phức tạp như những công ty khác. Những dự án phức tạp sẽ cần nhiều thời gian để hoàn thành nên rủi ro và chi phí cũng tăng cao. Đối với Agile, đội ngũ sẽ tập trung đơn giản hóa quy trình làm việc, đặc biệt là khối lượng công việc chưa hoàn thành.

Ví dụ, việc báo cáo tiến độ đối với nhóm dự án Agile là điều không cần thiết. Bởi vì mỗi thành viên đều đã nắm được tình hình chung và các nhiệm vụ được phân chia cụ thể như thế nào. Để hoàn thành công việc một cách đơn giản nhất, team Agile sẽ tìm ra giải pháp để loại bỏ hoặc thay thế những công việc không cần thiết trong dự án.

11. Nguyên tắc 11: Sáng tạo, chủ động và độc lập trong công việc

Về cơ bản, tuyên ngôn Agile này nhấn mạnh việc tự tổ chức, quyết định và chịu trách nhiệm cho mọi hoạt động của mình. Việc nhấn mạnh tính chủ động sẽ giúp dự án đạt được những thành tựu nổi bật. Khi đạt được sự độc lập trong công việc, đội ngũ nhân lực sẽ có khả năng tìm được nhiều ý tưởng mới lạ, độc đáo cũng như nhiều phương pháp giải quyết vấn đề hiệu quả.

Sáng tạo, chủ động trong công việc là nguyên tắc quan trọng với Agile

TCác thiết kế sẽ được hoạt động tốt nhất khi được thực hiện bởi những người tạo ra. Team sẽ là người hiểu nhất về dự án. Do đó, việc đưa ra đề xuất cải tiến cũng hiệu quả hơn so với những bộ phận khác. Tuy nhiên, việc tự tổ chức độc lập phải được hướng dẫn cẩn thận và tuân theo các nguyên tắc cơ bản. Hiệu quả còn phụ thuộc rất lớn vào tư duy và năng lực của từng người trong nhóm.

12. Nguyên tắc 12: Sẵn sàng phản hồi và thích ứng với những thay đổi

Xuyên suốt quá trình thực hiện dự án, doanh nghiệp sẽ nhận được rất nhiều bài học kinh nghiệm. Nếu điều đó chỉ được tiếp nhận và phân tích khi kết thúc dự án thì giá trị thực tiễn đối với dự án sẽ không còn cao. Để khắc phục được điều này, các Agile sẽ thực hiện việc đánh giá kinh nghiệm một cách thường xuyên hơn. Chính vì thế, sau mỗi vòng lặp dự án thì mọi người sẽ tổ chức một hoạt động được gọi là Retrospective.

Để quản lý dự án theo Agile hiệu quả, cả team cùng hồi tưởng lại những bài học có được trong thời gian chạy dự án vừa rồi để tìm ra điều cần cải thiện, thay đổi, loại bỏ,... Vì tần suất thực hiện thường xuyên nên mọi người có cơ hội điều chỉnh dự án từ sớm và thường xuyên. Nhờ đó, team sẽ tăng hiệu quả công việc và nâng cao năng suất sản phẩm, mức độ hài lòng của khách hàng.