Nguyên tắc 80/20 hay được biết đến là nguyên tắc Pareto. Đây được xem là một trong những nguyên tắc giúp mỗi cá nhân có thể quản lý thời gian và tăng cường năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Vậy quy tắc 80/20 được áp dụng như thế nào? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết ngay tại bài viết dưới đây.
1. Nguyên tắc 80/20 là gì?
Nguyên tắc 80/20 hay quy tắc Pareto có ý nghĩa là đa số mọi chuyện trong cuộc sống đều không được phân phối đều nhau mà thay vào đó là 80% kết quả là làm 20% nguyên nhân gây ra. Do đó, nguyên tắc 80/20 có thể bao gồm nhiều hàm nhận định khác nhau như:
- 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo nên.
- 80% doanh thu là do 20% khách hàng đóng góp vào.
- 80% nhu cầu sử dụng được tạo ra bởi 20% tính năng.
- 80% sự cố xảy ra là 20% lỗi.
Tuy nhiên, không phải phân phối vào thời điểm nào cũng chính xác là 80% và 20%. Điều này đang giúp nhấn mạnh rằng mọi thứ trong cuộc sống đều không có sự phân phối đều nhau mà là một số sẽ đóng góp nhiều hoặc ít hơn cho những thứ còn lại.
Nguyên lý 80/20 chỉ ra rằng mọi chuyện bao giờ cũng phân phối không đều nhau
Ví dụ về quy luật 80/20 như: Một công ty X đang kinh doanh bàn ở phòng khách sạn với 100 mẫu sản phẩm. Nếu áp dụng nguyên tắc 80/20 trong doanh nghiệp , sẽ thấy rằng 80% doanh thu sẽ được tạo ra bởi 20% sản phẩm của công ty. Từ đó sẽ đưa ra những quyết định về việc sẽ cắt giảm một số mẫu mã và phát triển chiến lược quảng cáo cho 20% sản phẩm đó.
>>>> Xem Thêm: Getting Things Done
2. Lợi ích khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Viindoo cũng là một độc giả tìm hiểu về định nghĩa cũng như ví dụ về nguyên lý Pareto . Vậy những lợi ích của nguyên tắc Pareto là gì và vì sao nguyên tắc này lại được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp?
Nguyên tắc Pareto giúp các cá nhân tập trung nỗ lực hết mình vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên hiệu quả công việc hiệu quả, thay vì tập trung vào 80% nhưng hiệu quả không cao.
Doanh nghiệp áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh có thể đạt được kết quả tốt với chi phí tối ưu khi biết cách tập trung phát triển với 80% nỗ lực vào 20% có khả năng tạo ra kết quả tốt nhất.
Nguyên tắc 80/20 giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất
Tuy nhiên, khi áp dụng nguyên lý 80/20 trong kinh doanh , doanh nghiệp không nên chỉ tập trung nỗ lực vào 80% quan trọng mà bỏ quên 20% khả năng còn lại. Mỗi cá nhân vẫn cần phải phân chia thời gian, sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc của mình.
3. Cách áp dụng nguyên tắc 80/20 vào thực tế
Nguyên tắc 80 và 20 khá đơn giản và dễ hiểu. Mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đều có thể áp dụng nguyên tắc này vào thực tế, công việc hay quản lý thời gian.
3.1 Áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh và vận hành doanh nghiệp
Nguyên lý 80/20 - Bí quyết quyết định làm ít nhất một số việc được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng trong doanh nghiệp cũng như vận hành doanh nghiệp. Áp dụng nguyên tắc này trong công việc sẽ hỗ trợ và đưa ra mô hình để doanh nghiệp có thể xác định được 20% nhiệm vụ chủ yếu cần thực hiện để có thể mang lại hiệu quả 80% mục tiêu kinh doanh.
Ví dụ về nguyên lý 80/20 trong kinh doanh như khi cung cấp các dịch vụ hay sản phẩm ra thị trường, mỗi doanh nghiệp nên tập trung đầu tư 80% công sức lao động để tạo ra 20% sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của công ty. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào một nhóm sản phẩm chính có giá trị cao để thu hút khách hàng thay vì đưa ra một loạt sản phẩm tương tự nhau.
Trong doanh nghiệp, doanh nghiệp nên xác định rõ 80% doanh thu sẽ làm 20% khách hàng đóng góp vào. Điều này sẽ giúp các nhà quản trị có thể tính toán các mục tiêu cụ thể, phân chia nhóm 20% khách hàng thành một tệp và tập trung vào họ hơn là sử dụng chính sách ưu đãi như nhau cho mọi khách hàng.
Áp dụng nguyên tắc Pareto trong kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn
Một ví dụ khác cũng có thể xác định rõ việc áp dụng quy tắc 80/20 trong doanh nghiệp kinh doanh là: Doanh nghiệp cung cấp phần mềm hỗ trợ quản lý công việc cần tập trung phát triển 20% tính năng quan trọng nhưng nắm giữ đến 80% giá trị của sản phẩm phần mềm. Đây sẽ là nhóm có năng lực tập trung nguồn lực để phát triển, quảng bá cho khách hàng.
Khi cá nhân có nhu cầu tìm kiếm nguồn vốn cũng có thể áp dụng nguyên tắc này . Khoảng 20% các nhà tư vấn sẽ có khả năng nắm giữ 80% nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Hãy kết nối với 20% nhà tư lớn thay vì tốn nhiều thời gian để liên hệ với những nhà đầu tư nhỏ lẻ.
>>>> Tìm hiểu Thêm về: Phần mềm theo dõi công việc
3.2 Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Khi hiểu rõ nguyên tắc này, bạn sẽ nhận được chúng ta đã lãng phí quá nhiều thời gian cho những công việc không mang lại nhiều kết quả. Vậy làm thế nào để áp dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian và công việc hàng ngày?
Xác định mức độ ưu tiên của nhiệm vụ
Vui lòng lập danh sách tất cả công việc phải làm trong ngày, sau đó chia danh sách các thành viên hai nhóm: Nhóm công việc ưu tiên và Nhóm công việc ưu tiên. Trong danh sách các nhóm công việc ưu tiên, hãy phân loại các công việc theo thứ tự quan trọng từ mức cao đến thấp và tiến hành từng công việc một. Đối với danh sách các nhóm công việc không ưu tiên, bạn nên sử dụng quyền của chúng cho người khác.
Xác định thời gian làm việc hiệu quả của bản thân
Hãy thường xuyên chú ý các khoảng thời gian làm việc hiệu quả của mình và tiến hành làm những công việc ưu tiên nhất trong khoảng thời gian đó. Ví dụ: nếu thấy bản thân tập trung nhất trong khoảng thời gian tối đa là 60 phút, bạn nên sử dụng 60 phút này cho các công việc quan trọng và nghỉ ngơi giữa các khoảng. Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro để hỗ trợ quá trình làm việc.
Thường xuyên thiết lập và đánh giá lại các mục tiêu
Xác định mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng tập trung hơn vào việc thực hiện các công việc ưu tiên. Ở cạnh đó, hãy thường xuyên đánh giá lại các mục tiêu của mình để thiết lập các kế hoạch hành động phù hợp.
Thiết lập các khoảng thời gian cho công việc sắp xếp
Nên thiết lập các cố định khoảng thời gian cho các công việc sắp xếp. Ví dụ như chỉ dành 10 phút mỗi sáng để kiểm tra thư hoặc chỉ dành 30 phút mỗi ngày để lướt mạng xã hội,...
Tạo phần thưởng cho mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ
Điều cuối cùng là hãy tự tạo ra những phần thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành được một nhiệm vụ ưu tiên. Cảm giác mình được thưởng sau khi hoàn thành công việc sẽ giúp bạn luôn hái hoa và năng lượng trước mỗi nhiệm vụ mới.
>>>> Đọc Thêm: 5 nguyên tắc quản lý thời gian Kết quả của thành công mà bạn đã biết chưa?
4. Những lưu ý khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Dưới đây là một số lưu ý Viindoo muốn cung cấp độc độc để có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả nhất.
- Khi nào thì không nên áp dụng nguyên tắc 80 và 20?
Trong những trường hợp nào thì quy tắc 80/20 không thực sự mang lại kết quả? Đó là khi không có quá nhiều sự khác biệt lớn trong nhóm đối tượng con người (khách hàng, nhân viên,..), đồ vật (công cụ, sản phẩm, dụng cụ,..) hay dịch vụ.
Không phải trường hợp nào cũng có thể áp dụng nguyên lý 80 20
- Ví dụ sai khi áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh
Hạt giới hạn như trong một xưởng lắp ráp đồ chơi sử dụng dây xích tự động đang có 100 công nhân và có thể tạo ra hơn 100000 sản phẩm mỗi tháng.
Nếu trong trường hợp này áp dụng nguyên tắc 80 20 thì có nghĩa là 80% tổng sản phẩm sẽ được tạo ra bằng 20% số lượng công việc. Lúc này, các doanh nghiệp sẽ cắt giảm số lượng công nhân. Như vậy là hoàn toàn không chính xác, bởi công việc hầu hết là tự động và không thể có trường hợp 20% công nhân này sẽ làm việc có hiệu suất hơn 80% nhóm còn lại.
Tính toán và phân phối luật 80/20 phù hợp
- Lưu ý con số 80/20
Ở đây không nên mặc định con số 80/20 mà đây chỉ là sự tương phản. Đôi khi trong một số trường hợp, vẫn có thể thay đổi hoạt động thành 70/30, 85/15 hoặc 90/10 tùy thuộc vào mô hình hoàn cảnh và các đối tượng khác nhau.
Bài viết trên đây của viindoo các bạn cũng đã tìm hiểu về nguyên tắc 80/20 cũng như cách áp dụng luật 80/20. Đây được đánh giá là một trong những từ khóa giúp bạn xây dựng doanh nghiệp thành công. Hy vọng bạn có thể áp dụng quy tắc này vào cuộc sống và công việc nhé!
>>>> Tiếp Tục Với:
