Nguyên tắc 80/20 hay được biết đến là nguyên tắc Pareto. Đây được xem là một trong những nguyên tắc giúp mỗi cá nhân có thể quản lý thời gian và làm tăng năng suất hoạt động của doanh nghiệp. Vậy quy tắc 80/20 được áp dụng như thế nào? Hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết ngay tại bài viết dưới đây.
1. Nguyên tắc 80/20 là gì?
Nguyên tắc 80/20 hay quy tắc Pareto có ý nghĩa rằng đa phần mọi chuyện trong cuộc sống đều không được phân phối đều nhau mà thay vào đó là 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây nên. Do đó, nguyên tắc 80/20 có thể bao hàm nhiều nhận định khác nhau như:
- 80% kết quả là do 20% nguyên nhân tạo nên.
- 80% doanh thu là do 20% khách hàng đóng góp vào.
- 80% nhu cầu sử dụng được tạo ra bởi 20% tính năng.
- 80% sự cố xảy ra là do 20% các lỗi.
Tuy nhiên, không phải sự phân phối lúc nào cũng chính xác là 80% và 20%. Điều này đang giúp nhấn mạnh rằng mọi thứ trong cuộc sống đều không có sự phân phối đều nhau mà là một số sẽ đóng góp nhiều hoặc ít hơn so với những thứ còn lại.
Nguyên lý 80/20 chỉ ra rằng mọi chuyện bao giờ cũng phân phối không đều nhau
Ví dụ về quy luật 80/20 như: Một công ty X đang kinh doanh bàn ở phòng khách với 100 mẫu sản phẩm. Nếu áp dụng về nguyên tắc 80/20 trong kinh doanh thì sẽ thấy được rằng 80% doanh thu sẽ được tạo ra bởi 20% sản phẩm của công ty. Từ đó sẽ đưa ra những quyết định về việc sẽ cắt giảm một số mẫu mã và phát triển chiến lược quảng cáo cho 20% sản phẩm đó.
2. Những lợi ích khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Viindoo đã cùng quý độc giả tìm hiểu về định nghĩa cũng như ví dụ về nguyên lý Pareto. Vậy những lợi ích của nguyên tắc Pareto là gì và vì sao nguyên tắc này lại được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp?
Nguyên tắc Pareto có thể giúp mỗi cá nhân tập trung hết sức, nỗ lực vào 20% các yếu tố quan trọng để tạo cho doanh nghiệp hiệu suất làm việc, hiệu quả thay vì tập trung cả vào 80% nhưng hiệu quả lại không cao.
Doanh nghiệp áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh có thể đạt được kết quả tốt với chi phí tối ưu khi biết cách tập trung phát triển với 80% nỗ lực vào 20% có khả năng tạo ra kết quả tốt nhất.
Nguyên tắc 80/20 giúp doanh nghiệp tập trung vào những yếu tố quan trọng nhất
Tuy nhiên, khi áp dụng nguyên lý 80/20 trong kinh doanh, doanh nghiệp không nên chỉ tập trung nỗ lực vào 80% quan trọng mà bỏ quên đi 20% khả năng còn lại. Mỗi cá nhân vẫn cần phải phân bổ thời gian, sắp xếp công việc hợp lý để hoàn thành tốt mọi công việc của mình.
3. Cách áp dụng nguyên tắc 80/20 vào thực tế
Nguyên tắc 80 và 20 khá đơn giản và dễ hiểu. Do đó mỗi cá nhân hay doanh nghiệp đều có thể áp dụng nguyên tắc này vào trong thực tế, công việc hay quản lý thời gian.
3.1 Áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh và vận hành doanh nghiệp
Nguyên lý 80/20 - Bí quyết làm ít được nhiều đang được rất nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng trong kinh doanh cũng như vận hành doanh nghiệp. Áp dụng nguyên tắc này trong công việc sẽ hỗ trợ và đưa đến mô hình để doanh nghiệp có thể xác định được 20% nhiệm vụ chủ yếu cần thực hiện để có thể dẫn đến hiệu quả 80% mục tiêu kinh doanh.
Ví dụ về nguyên lý 80/20 trong kinh doanh như khi cung cấp các dịch vụ hay sản phẩm ra thị trường, mỗi doanh nghiệp nên tập trung đầu tư 80% công sức lao động để tạo ra 20% sản phẩm hoặc dịch vụ cốt lõi của công ty. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp có thể tập trung vào một nhóm sản phẩm chính có giá trị cao để thu hút khách hàng thay vì đưa ra một loạt những sản phẩm tương tự nhau.
Trong kinh doanh, doanh nghiệp nên nắm rõ được 80% doanh thu sẽ do 20% khách hàng đóng góp vào. Điều này sẽ giúp các nhà quản trị có thể tính toán được những kế hoạch cụ thể, phân chia nhóm 20% khách hàng thành một tệp và tập trung vào họ hơn thay vì sử dụng chính sách ưu đãi như nhau với mọi khách hàng.
Áp dụng nguyên tắc Pareto trong kinh doanh giúp doanh nghiệp hoạt động tốt hơn
Một ví dụ khác cũng thể hiện rõ việc ứng dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh là: Doanh nghiệp cung cấp phần mềm hỗ trợ quản lý công việc cần tập trung phát triển 20% tính năng quan trọng nhưng nắm giữ đến 80% giá trị của sản phẩm phần mềm. Đây sẽ là nhóm tính năng được tập trung nguồn lực để phát triển, quảng bá đến khách hàng.
Khi cá nhân có nhu cầu tìm kiếm nguồn vốn cũng có thể áp dụng nguyên tắc này. Khoảng 20% các nhà đầu tư sẽ có khả năng nắm giữ 80% nguồn vốn kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó hãy kết nối với 20% nhà đầu tư lớn đó thay vì tốn nhiều thời gian để liên hệ với những nhà đầu tư nhỏ lẻ.
>>>> Tìm Hiểu Thêm Về: Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả [Kèm mẫu]
3.2 Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian
Khi hiểu rõ nguyên tắc này, bạn sẽ nhận ra chúng ta đã lãng phí quá nhiều thời gian cho những việc không mang lại nhiều kết quả. Vậy làm thế nào để ứng dụng nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian và công việc hàng ngày?
Xác định các nhiệm vụ ưu tiên
Hãy lập danh sách tất cả các công việc phải làm trong ngày, sau đó chia danh sách thành hai nhóm: Nhóm các công việc ưu tiên và Nhóm các công việc không ưu tiên. Trong danh sách Nhóm các công việc ưu tiên, hãy phân loại các việc theo thứ tự quan trọng từ cao đến thấp và tiến hành làm từng việc một. Đối với danh sách Nhóm các công việc không ưu tiên, bạn nên ủy quyền chúng cho người khác.
Xác định thời gian làm việc hiệu quả của bản thân
Hãy thường xuyên chú ý các khoảng thời gian làm việc hiệu quả của mình và tiến hành làm những việc ưu tiên nhất trong khoảng thời gian đó. Ví dụ, nếu thấy bản thân tập trung nhất trong khoảng thời gian tối đa là 60 phút, bạn nên dùng 60 phút này cho các công việc quan trọng và nghỉ ngơi nhẹ giữa các quãng. Bạn có thể sử dụng phương pháp Pomodoro để hỗ trợ quá trình làm việc.
Thường xuyên thiết lập và đánh giá lại các mục tiêu
Xác định rõ mục tiêu, lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn dễ tập trung hơn vào việc thực hiện các công việc ưu tiên. Bên cạnh đó, hãy thường xuyên đánh giá lại mục tiêu của mình để thiết lập được những kế hoạch hành động phù hợp.
Thiết lập những khoảng thời gian cho các công việc lặt vặt
Nên thiết lập những khoảng thời gian cố định cho các công việc lặt vặt. Ví dụ như chỉ dành 10 phút mỗi sáng để check mail hoặc chỉ dành 30 phút mỗi ngày để lướt mạng xã hội,...
Tạo ra phần thưởng cho mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ
Điều cuối cùng là hãy tự tạo ra những phần thưởng cho bản thân mỗi khi hoàn thành được một nhiệm vụ ưu tiên. Việc cảm thấy mình được thưởng sau khi hoàn thành công việc sẽ giúp bạn luôn hăng hái và năng lượng trước mỗi nhiệm vụ mới.
>>>> Đọc Thêm: 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả của người thành công bạn đã biết chưa?
4. Những lưu ý khi áp dụng nguyên tắc Pareto
Dưới đây là một số lưu ý Viindoo muốn cung cấp đến quý độc giả để có thể áp dụng nguyên tắc 80/20 hiệu quả nhất.
- Khi nào thì không nên áp dụng nguyên tắc 80 và 20?
Trong những trường hợp nào thì quy tắc 80/20 không thật sự đem lại hiệu quả? Đó là khi không có quá nhiều sự khác biệt lớn trong nhóm đối tượng con người (khách hàng, nhân viên,..), đồ vật (công cụ, sản phẩm, dụng cụ,..) hay dịch vụ.
Không phải trường hợp nào cũng có thể áp dụng nguyên lý 80 20
- Ví dụ tính sai khi áp dụng quy tắc 80/20 trong kinh doanh
Chẳng hạn như trong một xưởng lắp ráp đồ chơi sử dụng dây chuyền tự động đang có 100 công nhân và có thể tạo ra hơn 100000 sản phẩm trong mỗi tháng.
Nếu trong trường hợp này áp dụng nguyên tắc 80 20 thì có nghĩa là 80% tổng sản phẩm sẽ được tạo ra bởi 20% số lượng công nhân. Lúc này, các doanh nghiệp sẽ cắt giảm bớt số lượng công nhân. Như vậy hoàn toàn không chính xác, bởi công việc hầu hết là tự động và không thể có trường hợp 20% công nhân này sẽ làm việc có hiệu suất hơn hẳn 80% nhóm còn lại.
Tính toán và phân phối quy luật 80/20 phù hợp
- Lưu ý con số 80/20
Ở đây không nên mặc định con số 80/20 mà đây chỉ là sự tương đối. Đôi khi trong một số trường hợp thì vẫn có thể thay đổi linh hoạt thành 70/30, 85/15 hoặc 90/10 tùy thuộc vào mô hoàn cảnh và đối tượng khác nhau.
Bài viết trên đây của Viindoo đã cùng các bạn tìm hiểu về nguyên tắc 80/20 cũng như cách áp dụng quy luật 80/20. Đây được đánh giá là một trong những chìa khóa giúp bạn xây dựng doanh nghiệp thành công. Hy vọng bạn có thể áp dụng được quy tắc này vào cuộc sống và công việc nhé nhé!
>>>> Tiếp Tục Với:
