Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách áp dụng hiệu quả

1 Ma trận quản lý thời gian là gì?

“Việc quan trọng sẽ ít khi khẩn cấp. Việc khẩn cấp thì sẽ không quá quan trọng” 

- Dwight D. Eisenhower.

Đây là câu nói nổi tiếng của tổng thống đời thứ 34 của Hoa Kỳ - Dwight D. Eisenhower. Ông nhận thấy rằng khi chúng ta có quá nhiều công việc cần giải quyết, vô hình chung chúng ta sẽ không nhận ra được việc nào là quan trọng và việc nào là khẩn cấp.

Vì vậy để tránh phung phí thời gian vào những công việc vô ích, tổng thống Eisenhower đã tạo nên một nguyên tắc quản lý thời gian giúp người dùng tận dụng được thời gian của bản thân và đặt tên cho phương pháp này là ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Điểm mạnh tạo nên sự khác biệt của ma trận này là khả năng phân biệt được những công việc quan trọng và khẩn cấp.

Trong đó:

• Công việc quan trọng là công việc sẽ có ảnh hưởng to lớn trong quá trình thực hiện mục tiêu.
• Công việc khẩn cấp là công việc có sự yêu cầu về yếu tố thời gian và thôi thúc cảm giác gấp gáp cần phải được hoàn thành ngay lập tức.

Vì bản chất của con người là ưu tiên cho những công việc mà bản thân cho là khẩn cấp dựa theo thời gian, dẫn đến việc chúng ta thường dành quá nhiều tâm trí và sức lực để hoàn thành những công việc đó. Sau đó khi nhìn lại, chúng ta lại nhận ra rằng những công việc đó lại không quá quan trọng cho mục tiêu sau này.

Vì vậy áp dụng ma trận Eisenhower sẽ giúp độc giả định hình được những công việc cần làm và xây dựng ý thức cam kết cho công việc, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc mạnh mẽ.

Ma trận quản lý thời gian do tổng thống đời thứ 34 của Mỹ tạo nên

2. Nội dung của 4 cấp độ trong ma trận Eisenhower

Trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower, các công việc có thể được chia thành 4 mức độ khác nhau. Các mức độ này được sắp xếp dựa theo hai yếu tố cốt lõi là khẩn cấp và quan trọng. 4 cấp độ của ma trận bao gồm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Công việc cần phải được hoàn thành ngay lập tức
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Công việc cần phải được lên kế hoạch hoàn thành.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Những công việc ở nhóm này có thể được ủy thác cho người khác làm vì tính chất của những công việc này là nên giải quyết ngay lập tức nhưng lại không quá quan trọng.
• Không quan trọng nhưng cũng không khẩn cấp: Đây là nhóm công việc thừa thãi và cần được loại bỏ để tránh gây tốn thời gian..

Ma trận quản lý thời gian chia công việc thành 4 nhóm khác nhau

>>>> Useful Methods: Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng phương pháp​

3. Lợi ích khi áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Trong cuộc sống thường ngày, khi đối mặt với lượng công việc quá lớn, não bộ của chúng ta sẽ hình thành phản ứng chỉ nhìn đến những công việc mà bản thân xem là khẩn cấp. Từ đó chúng ta sẽ mất đi sự tập trung vốn có của bản thân và bỏ qua những công việc quan trọng, bỏ qua cơ hội để hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất.

Ngoài ra, nếu không phân chia công việc và thời gian, nhiều người sẽ dễ bị ngợp bởi lượng công việc thì nhiều mà thời gian thì lại quá ít. Kết quả là họ sẽ trở nên căng thẳng khi phải chịu áp lực lớn vì phải hoàn thành quá nhiều công việc. Sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta bình tĩnh hơn khi hình dung được những công việc nào nên được ưu tiên hoàn thành trước và loại bỏ được những công việc thừa thãi.

Sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ giúp chúng ta bình tĩnh hơn trong công việc

4. Cách áp dụng ma trận quản trị thời gian Eisenhower

Để có thể áp dụng ma trận quản lý thời gian một cách hiệu quả, đầu tiên chúng ta phải lập ra Todolist để xác định những công việc hiện tại mà ta đang có. Sau đó, chúng ta tiến hành xếp những công việc này vào 4 nhóm mức độ sau:

• Quan trọng và khẩn cấp: Đối với nhóm này, các công việc được xếp vào sẽ mang tính chất cần phải được giải quyết ngay. Nhóm này sẽ bao gồm các công việc quan trọng đột xuất, các công việc đã được lên lịch từ trước và các công việc sắp đến hạn hoàn thành.
• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là nhóm có thể sẽ chiếm đến hơn 60% quỹ thời gian để hoàn thành. Tuy nhiên vì những công việc này không quá khẩn cấp nên chúng ta có thể sắp xếp lịch trình công việc và thực hiện cho hợp lý.
• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Đây là những công việc trông có vẻ gấp nhưng lại không quá quan trọng như trả lời thư từ, sắp xếp cuộc họp hoặc là những công việc vốn dĩ của người khác nhưng lại được ủy thác để hoàn thành. Đối với các công việc ở nhóm này, chúng ta có thể sắp xếp giải quyết nhanh chóng hoặc từ chối nếu được ủy thác để ưu tiên cho các công việc quan trọng.
• Không quan trọng và cũng không khẩn cấp: Đây là nhóm công việc thừa thãi và không đem lại lợi ích cho việc đạt được mục tiêu. Chúng ta nên loại bỏ những công việc này trong quá trình làm việc để không tốn thời gian.

Các công việc được chia nhóm dựa trên hai yếu tố cốt lõi là khẩn cấp và quan trọng

5. 3 bước sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Cách thức để sử dụng ma trận quản lý thời gian sẽ gồm 3 bước đơn giản:

• Bước 1: Lập danh sách các công việc hiện có liên quan đến mục tiêu được đề ra.
• Bước 2: Tiến hành phân chia các công việc vào 4 nhóm dựa trên hai yếu tố quan trọng và khẩn cấp.
• Bước 3: Làm việc theo mức độ ưu tiên của từng nhóm công việc.

Ngoài ra, có thể sử dụng thêm một số mẹo hữu ích sau để áp dụng phương pháp này hiệu quả hơn:

• Ghi chú lại những công việc cần làm ngay lúc vừa nghĩ ra hoặc vừa nhớ lại.
• Trước khi bắt đầu một công việc, tự vấn lại bản thân về tính cần thiết cũng như lợi ích mà công việc mang lại.
• Không nên dồn quá nhiều công việc vào một nhóm, chỉ nên tối đa là 8 công việc.
• Chỉ giải quyết các nhóm khác ngay sau khi hoàn thành xong các công việc ở nhóm một.
• Ma trận quản lý phải bao gồm cả các hoạt động trong đời sống và công việc.
• Khuyến khích chỉ nên lập ma trận cho các công việc trong một ngày thay vì một tuần hoặc một tháng.
• Hạn chế để bản thân bị các yếu tố bên ngoài tác động gây xao nhãng.
• Sau khi hoàn thành các công việc trong một ngày thì có thể lập sẵn kế hoạch cho ngày hôm sau để có thể bắt đầu công việc một cách suôn sẻ hơn.
• Phải xác định rõ những công việc mà bản thân cần phải làm.

Ma trận quản lý thời gian phải bao gồm cả các hoạt động trong đời sống và công việc

6. Lưu ý khi lập ma trận thời gian

Bất kỳ một phương pháp nào cũng sẽ có quy tắc riêng để quá trình thực hiện phương pháp có thể thực sự tạo ra lợi ích cho người sử dụng. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower cũng có những quy tắc gồm:

• Xác định mức độ cần thiết của công việc: Hãy liệt kê, xác định và gạch đi những công việc có thể được coi như là thừa thãi và không mang lại lợi ích thực tế trong việc đạt được mục tiêu.
• Nắm rõ công việc nào là quan trọng và công việc nào là khẩn cấp: Người dùng ma trận phải biết cách phân biệt tính quan trọng hoặc khẩn cấp. Ngoài ra nếu đang làm những công việc ở nhóm 2 nhưng lại được giao đột ngột công việc ở nhóm 1 thì bắt buộc phải ưu tiên hoàn thành hết công việc ở nhóm 1 trước.
• Xác định rõ mục tiêu: Việc định hình được mục tiêu cần phải đạt được sẽ giúp người dùng vẽ lên một ma trận rõ ràng, đồng thời cũng định hình được mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp của công việc.

Cần xác định rõ mục tiêu khi sử dụng ma trận quản lý thời gian

Bài viết trên đây đã cung cấp thông tin về ma trận quản lý thời gian Eisenhower cũng như cách để áp dụng phương pháp này hiệu quả. Viindoo hy vọng sau bài viết này quý độc giả sẽ hiểu rõ hơn về ma trận này và có thể sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.

>>>> Bài Viết Hữu Ích Khác:

• Getting Things Done - Quản lý công việc hiệu quả
• Nguyên tắc 5W2H là gì? Lập kế hoạch công việc với 5W2H