Getting Things Done là một trong những phương pháp quản lý công việc hiệu quả, giúp công việc được hoàn thành đúng thời hạn, mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho cá nhân mà còn cho cả doanh nghiệp. Vậy thực hiện phương pháp này như thế nào để mang lại kết quả tốt nhất? Nội dung bài viết dưới đây sẽ cung cấp cho bạn đọc những thông tin chi tiết, hãy cùng Viindoo theo dõi ngay sau đây nhé!
>>>> Xem Thêm: Phần mềm quản lý công việc
Phương pháp Hoàn thành công việc là gì?
Năm 2001, Getting Things Done được xuất bản cùng cuốn sách cùng tên của David Allen. Đây là cách quản lý công việc hiệu quả, đồng thời giúp ứng viên lập kế hoạch làm việc chi tiết, cụ thể theo trình tự thời gian để tối ưu hóa kết quả và đảm bảo công việc luôn hoàn thành đúng thời hạn.
Mục đích của Hoàn thành công việc là:
- Mọi công việc đừng bỏ sót;
- Mọi công việc đều được hoàn thành đúng thời hạn, đúng mức độ ưu tiên;
- Mọi hoạt động cần hoàn thành trong tương lai đều được hoạch định và có lộ trình thực hiện rõ ràng.
Điều này giúp giảm bớt căng thẳng, tránh mệt mỏi và sử dụng năng lượng này để làm những việc có ích khác. Cho đến nay, phương pháp của Allen vẫn được nhiều người theo đuổi và áp dụng vào cuộc sống để giải quyết công việc một cách hiệu quả.
Cụ thể hơn, GTD dựa trên nguyên tắc sau:
- Bạn không cần phải giữ tất cả những việc cần làm trong đầu và lúc nào cũng loay hoay.
- Thay vào đó, bạn có thể chủ động ghi chú ra giấy/ứng dụng một cách khoa học và hiệu quả hơn
- Cuối cùng, bạn có thể tập trung hoàn thành công việc/nhiệm vụ thực sự cần thiết.
Cụ thể hơn, phương pháp GTD gồm có 5 bước như sau:
- Ghi lại: Bạn cần tóm tắt những việc cần làm và nắm bắt mọi việc bằng cách viết ra giấy, vào sổ hoặc ghi chú trên ứng dụng của điện thoại, laptop một cách thống nhất.
- Làm rõ: Để tạo danh sách việc cần làm, bạn cần trả lời câu hỏi “nhiệm vụ này có thể thực hiện được không?” Nếu được thì làm nhanh đi. Nếu không, công việc có thể bị bỏ lại/bỏ qua.
- Tổ chức: Sắp xếp thành 3 nhóm công việc để thực hiện: dự án, thời gian và bối cảnh.
- Engage: Thực hiện các hành động để giải quyết công việc, nhiệm vụ
- Đánh giá: Căn cứ vào chất lượng và tiến độ công việc, bạn cần kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch. Theo David Allen, bạn nên xem lại kế hoạch hàng tuần và các mục tiêu ngắn hạn hàng tháng của mình.
Bạn không cần phải luôn ghi nhớ tất cả những việc cần làm
Ngoài ra, phương pháp GTD sẽ trở nên hiệu quả hơn nếu bạn làm theo những lưu ý sau:
- “Bước tiếp theo bạn cần thực hiện là gì?” : Bạn cần lặp lại câu hỏi này ở bất kỳ bước nào của phương pháp. Điều này giúp bạn xác định được hướng đi đúng đắn để hoàn thành nhiệm vụ một cách nhanh chóng.
- Áp dụng quy tắc 2 phút : Hãy hành động ngay những công việc có thể hoàn thành trong 2 phút.
>>>> Xem Thêm: Phương pháp pomodoro
Cách triển khai phương pháp Hoàn thành công việc
Sau khi tìm hiểu “ Hoàn thành công việc là gì?” Bây giờ, chúng tôi đang cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện phương pháp này một cách hiệu quả và chính xác nhất, hãy chú ý theo dõi nhé!
Chiếm lấy
Để phương pháp GTD hoạt động hiệu quả, bạn cần ngừng chỉ suy nghĩ trong đầu và giữ tinh thần ở trạng thái thoải mái nhất. Bởi vì khả năng nắm bắt thông tin của não đến một mức độ nhất định sẽ không thể tiếp tục ghi thêm bất kỳ thông tin nào nữa.
Lúc này, bạn cần tổng hợp lại những việc cần làm và nắm bắt mọi việc bằng cách viết ra giấy, vào sổ hoặc ghi chú trên ứng dụng của điện thoại, laptop một cách thống nhất. Bạn không nên viết bừa bãi, có khi trên điện thoại, có khi vào sổ tay… Bởi điều này có thể khiến bạn bối rối và bỏ lỡ những việc quan trọng cần phải làm.
Bạn cần biên soạn những việc cần làm và ghi lại mọi thứ bằng cách ghi chú
>>>> Đọc Thêm: Nguyên tắc 80 20
Làm rõ
Sau khi bạn đã liệt kê trong đầu những công việc cần phải thực hiện, bước tiếp theo là xử lý những công việc đó. Bạn áp dụng dãy câu hỏi liên tiếp sau:
“Tôi có thể làm gì với cái này?” Đây là một câu hỏi nhằm mục đích phân loại công việc nên làm/không làm.
- Nếu CÓ, câu hỏi tiếp theo là “Việc này có thể được thực hiện trong 2 phút không?”. Mục đích là để phân loại những công việc nhỏ, dễ làm với những công việc lớn đòi hỏi sự tập trung cao độ.
- Nếu CÓ, hãy áp dụng cách của David Allen, bạn nên làm ngay mà không cần suy nghĩ gì thêm. Ví dụ: nhiệm vụ là "Trả lời email cho đồng nghiệp", bạn nên hoàn thành nó.
- Nếu KHÔNG, bạn cần kiểm tra xem thời hạn này là khi nào và chọn thời điểm cũng như bối cảnh phù hợp để xử lý chúng.
- Nếu KHÔNG, công việc này không cấp bách và có thể hoàn thành sau.
Để đưa ra một danh sách việc cần làm kỹ lưỡng hơn, bạn cần trả lời câu hỏi sau: “Sau này tôi có thực sự cần nó không?”
- Nếu CÓ, bạn cần ghi chép để tiến hành công việc.
- Nếu KHÔNG, bạn có thể xóa nó để danh sách nhiệm vụ ngắn hơn và rõ ràng hơn.
Tổ chức
Sắp xếp công việc đúng chỗ cũng tương tự như việc sắp xếp đồ đạc. Bạn có thể chia và lựa chọn công việc thành 3 nhóm: dự án; thời gian; nội dung. Ví dụ: bạn có một dự án nhóm cần nộp cho giáo viên vào thứ Sáu (giờ) và bạn cần kiểm tra tiến độ của các thành viên (bối cảnh).
Sắp xếp công việc đúng chỗ cũng tương tự như sắp xếp đồ đạc
Giao ước
Bước tiếp theo là bắt đầu hoàn thành các nhiệm vụ đã được lưu ý trước đó. Mỗi người sẽ có một cách làm khác nhau nhưng bạn không nên chi tiêu quá nhiều quản lý thời gian hoặc lập kế hoạch. Bởi trong công việc rất khó đạt được trạng thái tập trung 100%.
Bước tiếp theo là bắt đầu hoàn thành những nhiệm vụ đó
Đánh giá
Nếu bạn là người thử nghiệm mới hơn Hoàn thành mọi việc hoặc bất kỳ ai khác quản lý công việc phương pháp, bạn có thể gặp một chút khó khăn trong các bước trên. Vì vậy, bạn nên thực hiện bước đánh giá. Bước này giúp bạn điều chỉnh cách áp dụng phương pháp GTD sao cho phù hợp với mình nhất. Bạn có thể tham khảo các câu hỏi sau:
- Nhiệm vụ nào bạn chưa hoàn thành trong tuần trước? Tại sao chưa hoàn thành nó? Do yếu tố bên ngoài hay do chính bạn?
- Vấn đề đã được giải quyết chưa? Nếu có, giải pháp là gì? Tại sao nó không hiệu quả?
Bạn chỉ cần dành khoảng 15 phút mỗi cuối tuần cho bước đánh giá. Mặc dù điều này có thể không hiệu quả ngay lập tức nhưng hãy cố gắng biến nó thành thói quen và đặt ra khung thời gian cố định.
Hãy cùng Viindoo hoàn thành công việc trong quản lý doanh nghiệp
Bằng cách khai thác sức mạnh của Viindoo và triển khai phương pháp GTD, bạn có thể thay đổi năng suất của mình và đạt được nhiều thành tựu hơn trong thời gian ngắn hơn. Hãy làm theo hướng dẫn toàn diện này để khai thác toàn bộ tiềm năng của Viindoo để hoàn thành công việc. Nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn và luôn dẫn đầu trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay.
Nắm bắt nhiệm vụ và ý tưởng trong Viindoo: Tinh giản đầu vào
Bước đầu tiên trong phương pháp GTD là nắm bắt nhiệm vụ và ý tưởng. Trong Viindoo, bạn có thể sử dụng ứng dụng Ghi chú để ghi lại ý tưởng và nhiệm vụ của mình. Ứng dụng Ghi chú cho phép bạn viết ra những suy nghĩ của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Bạn cũng có thể thêm thẻ để phân loại ghi chú của mình, giúp tìm thấy chúng sau này dễ dàng hơn.
Bạn cũng có thể tạo Lịch hoạt động trực tiếp từ ghi chú của mình. Để thực hiện việc này, hãy nhấp vào nút "Lên lịch hoạt động" trên ghi chú. Thao tác này sẽ mở biểu mẫu tạo Hoạt động theo lịch trình, nơi bạn có thể đặt ngày đến hạn và người được giao.
Một cách khác để nắm bắt các nhiệm vụ trong Viindoo là sử dụng Kanban xem trong ứng dụng Dự án . Chế độ xem Kanban cho phép bạn xem tất cả nhiệm vụ của mình cùng một lúc và di chuyển chúng giữa các giai đoạn. Bạn cũng có thể sử dụng bộ lọc để sắp xếp nhiệm vụ của mình theo ngày đến hạn, mức độ ưu tiên hoặc người được giao.
Để nắm bắt nhiệm vụ một cách hiệu quả, điều quan trọng là phải thiết lập một thói quen. Dành thời gian mỗi ngày để xem lại ghi chú của bạn và thêm nhiệm vụ vào danh sách nhiệm vụ của bạn. Điều này sẽ đảm bảo rằng không có gì rơi qua các vết nứt.
Getting Things Done - Ghi lại nhiệm vụ và ý tưởng bằng ghi chú Viindoo
Tổ chức và làm rõ các nhiệm vụ trong Viindoo: Thiết lập sự rõ ràng
Khi bạn đã nắm bắt được nhiệm vụ của mình, bước tiếp theo là sắp xếp và làm rõ chúng. Trong Viindoo, bạn có thể sử dụng tính năng Thẻ để phân loại nhiệm vụ của mình. Bạn có thể tạo thẻ cho các dự án, khách hàng hoặc danh mục khác nhau.
Sử dụng ưu tiên để chỉ ra tầm quan trọng của từng nhiệm vụ. Chỉ định mức độ ưu tiên cao cho các nhiệm vụ khẩn cấp và mức độ ưu tiên thấp cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Điều này sẽ giúp bạn tập trung vào những nhiệm vụ cần bạn chú ý nhất.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng nhiệm vụ phụ trong Viindoo để chia nhỏ các nhiệm vụ lớn hơn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. Điều này giúp bạn giải quyết các dự án phức tạp từng bước một.
Điều quan trọng là phải làm rõ nhiệm vụ của bạn bằng cách thêm chi tiết vào chúng. Sử dụng trường mô tả để cung cấp ngữ cảnh và hướng dẫn. Điều này sẽ giúp bạn hiểu những gì cần phải làm và làm như thế nào.
Getting Things Done - Tổ chức và làm rõ nhiệm vụ trong Viindoo
Quản lý dự án và nhiệm vụ cuối cùng
MIỄN PHÍ MÃI MÃI
Lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ chính xác và kịp thời chỉ trên một phần mềm.
Thực hiện nhiệm vụ hiệu quả với Viindoo: Từ kế hoạch đến hành động
xem trong ứng dụng Project để lập kế hoạch cho ngày của bạn. Chế độ xem gantt hiển thị tất cả nhiệm vụ và cuộc hẹn của bạn ở chế độ xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng.
Để bắt đầu thực hiện nhiệm vụ của bạn, hãy ưu tiên chúng dựa trên tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp của chúng. Sử dụng tính năng kéo và thả trong chế độ xem Kanban để di chuyển nhiệm vụ giữa các giai đoạn. Khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, hãy đánh dấu chúng là xong để theo dõi tiến trình của bạn.
Bạn cũng có thể sử dụng tính năng hẹn giờ trong Viindoo để theo dõi thời gian thực hiện từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tập trung và tránh bị phân tâm.
Getting Things Done - Thực Hiện Công Việc Hiệu Quả Cùng Viindoo
Tinh chỉnh quy trình làm việc của bạn: Viindoo Xem xét khả năng giai đoạn
Phương pháp GTD bao gồm giai đoạn xem xét, trong đó bạn xem xét các nhiệm vụ của mình và thực hiện các điều chỉnh nếu cần. Trong Viindoo, bạn có thể sử dụng tính năng Báo cáo trong ứng dụng Nhiệm vụ để có cái nhìn tổng quan về nhiệm vụ của mình. Tính năng Báo cáo cho phép bạn xem nhiệm vụ của mình theo người được giao, ngày đến hạn hoặc mức độ ưu tiên.
Sử dụng tính năng Báo cáo để xác định bất kỳ điểm nghẽn hoặc khu vực nào mà bạn có thể cải thiện của mình quy trình làm việc. Bạn cũng có thể xem lại các nhiệm vụ đã hoàn thành của mình để xem những gì đã làm tốt và những gì chưa.
Một cách khác để tinh chỉnh quy trình làm việc của bạn là sử dụng Dịch vụ tính năng Tùy chỉnh Viindoo. Tại Viindoo, chúng tôi có đội ngũ thiết kế và phát triển giải pháp là những chuyên gia công nghệ có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu và phát triển giải pháp ERP trên thị trường Toàn cầu, hệ thống kiểm soát chất lượng lập trình robot tự động, đảm bảo tính tương thích và khả năng mở rộng trong tương lai.
Getting Things Done - Đánh giá khả năng của giai đoạn Viindoo
Phần mềm Quản lý Công việc Viindoo Project
Lập kế hoạch công việc chính xác và kịp thời cũng như theo dõi tiến độ trên một phần mềm duy nhất
FAQ
Phương pháp Getting Things Done (GTD) là gì?
Phương pháp GTD do chuyên gia năng suất David Allen phát triển, là một phương pháp tiếp cận có cấu trúc để quản lý công việc. Nó nhấn mạnh việc nắm bắt, tổ chức, ưu tiên và thực hiện các nhiệm vụ để nâng cao năng suất và giảm bớt sự lộn xộn về tinh thần.
Viindoo có thể tăng cường triển khai GTD bằng cách nào?
Viindoo cung cấp một bộ công cụ quản lý doanh nghiệp toàn diện, bao gồm các tính năng quản lý tác vụ, phù hợp hoàn toàn với phương pháp GTD. Nó cung cấp các chức năng như nắm bắt nhiệm vụ, phân loại, ưu tiên và theo dõi tiến độ, khiến nó trở thành một nền tảng lý tưởng cho những người đam mê GTD.
Tôi có thể tích hợp nguyên tắc GTD với phân hệ quản lý dự án của Viindoo không?
Có, module quản lý dự án Viindoo có thể được tích hợp theo nguyên tắc GTD. Điều này cho phép bạn quản lý liền mạch các nhiệm vụ trong dự án, phân công trách nhiệm, đặt thời hạn và theo dõi tiến độ—tất cả trong khi vẫn tuân thủ khuôn khổ GTD.
Tôi có thể tùy chỉnh danh mục và thẻ nhiệm vụ trong Viindoo không??
Hoàn toàn có thể, Viindoo cho phép tạo các danh mục và thẻ tùy chỉnh cho các nhiệm vụ. Tính năng tùy chỉnh này cho phép người dùng sắp xếp các tác vụ theo quy trình công việc và sở thích cụ thể của họ.
Kết luận
Việc kết hợp phương pháp Getting Things Done vào quy trình làm việc có thể tăng đáng kể năng suất. Viindoo, với bộ công cụ quản lý kinh doanh phong phú, cung cấp nền tảng lý tưởng để triển khai các nguyên tắc GTD một cách hiệu quả. Từ nắm bắt nhiệm vụ liền mạch đến tổ chức trực quan và thực thi hiệu quả, Viindoo hỗ trợ bạn hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn. Bằng cách làm theo các bước được nêu trong hướng dẫn này, bạn sẽ khai thác được toàn bộ tiềm năng của Viindoo và phương pháp GTD, cuối cùng là nâng cao hiệu quả kinh doanh của bạn và luôn dẫn đầu trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay. Tận dụng sức mạnh của GTD với Viindoo và đưa năng suất của bạn lên một tầm cao mới.
>>>> Các phương pháp quản lý công việc hiệu quả khác:
