5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả bạn nên biết

Tại sao lại có nguyên tắc quản lý thời gian?

Áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại những lợi ích khác nhau cho mỗi người. Dưới đây là 3 lợi ích bạn có thể nhận được nếu biết cách sử dụng thời gian của mình:

• Tối đa hóa hiệu quả trong công việc: Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn phân bổ thời gian cho công việc một cách hợp lý. Từ đó, bạn sẽ xác định được lượng thời gian cần thiết cho từng công việc, những công việc cần ưu tiên, có thể trì hoãn,… Ngoài ra, nếu sắp xếp khoa học, bạn có thể tiết kiệm tiền bạc và thời gian, giúp tối ưu hóa hiệu suất công việc.
• Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho bản thân: Nếu biết phân bổ thời gian một cách khoa học cho những công việc cần thực hiện, bạn sẽ không còn cảm thấy áp lực mỗi ngày. Đồng thời, bạn có thể dành ra một khoảng thời gian nhất định cho riêng mình. Trong thời gian đó, hãy để bản thân được nghỉ ngơi, phát triển, cân bằng lại,…
• Nắm bắt cơ hội mới: Quản lý thời gian là cách đơn giản nhất để nắm bắt cơ hội. Sau khi hoàn thành công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về các vấn đề. Nhờ đó, không có cơ hội đưa ra những quyết định sai lầm, vội vàng, non nớt.
  

Quản lý thời gian hiệu quả giúp giảm áp lực cho bản thân​

5 nguyên tắc quản lý thời gian khoa học

Để đạt được hiệu quả tối ưu khi quản lý thời gian, bạn nhất định phải tuân thủ những quy tắc cụ thể này. Viindoo đã giúp bạn phân tích và tổng hợp 5 nguyên tắc quản lý thời gian tốt nhất và khoa học nhất. Đừng quên theo dõi và lựa chọn phương pháp phù hợp nhé.

Nguyên tắc 80/20 của quản lý thời gian

Hầu hết những người quản lý thời gian thành công đều biết quy tắc này. Thậm chí, có những cá nhân đã áp dụng hiệu quả nguyên tắc quản lý thời gian 80/20 hay còn gọi là nguyên lý Pareto. Theo quy tắc này, 80% thành tích đến từ 20% hành động có giá trị.

Bạn có thể hiểu rằng, trong công việc, 20% việc quan trọng sẽ mang lại 80% hiệu quả. Nghĩa là, bạn cần xác định những nhiệm vụ sẽ tạo ra nhiều giá trị nhất và ưu tiên chúng. Tập trung vào những nhiệm vụ này sẽ mang lại hiệu quả khoảng 80%. Sau khi hoàn thành các mục trên, bạn có thể bắt đầu làm những công việc ít giá trị hơn.

80/20 Nhắc nhở bạn tập trung vào 20% quan trọng mang lại 80% giá trị

Tóm lại, Quy tắc quản lý thời gian 80/20 nhắc nhở bạn tập trung vào những nhiệm vụ chính mang lại nhiều giá trị hơn. Bởi khi chỉ tập trung vào chi tiết, bạn sẽ không nhận được nhiều giá trị. Đồng thời, bạn đang lãng phí thời gian lẽ ra phải làm với những nhiệm vụ quan trọng.

Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

SMART là một bộ tiêu chí được thiết lập để đảm bảo rằng người dùng có thể đạt được mục tiêu của mình trong những khung thời gian nhất định. Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian cũng tương tự như các nguyên tắc trong các lĩnh vực khác. Nguyên tắc này được tạo thành từ 5 yếu tố được biểu thị lần lượt bằng các chữ cái S - M - A - R - T. Đặc biệt:

• S (Specific): Yếu tố này yêu cầu bạn phải đặt ra mục tiêu cụ thể. Theo đó, bạn phải nêu tên và nêu lý do, người thực hiện và các bước thực hiện để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Tăng số người dùng ứng dụng dành cho thiết bị di động hàng tháng bằng cách tối ưu hóa danh sách cửa hàng ứng dụng.
• M (Measurable): Khi đó bạn cần lượng hóa mục tiêu bằng những con số cụ thể. Đây là cơ sở để bạn theo dõi tiến độ, xác định hiệu quả công việc. Ví dụ: Tăng 1000 người dùng ứng dụng di động mỗi tháng.
• A (Có thể đạt được): Đây là yếu tố nhắc nhở bạn về tính thực tế của mục tiêu của mình. Tức là bạn phải đảm bảo mục tiêu đề ra có tính khả thi, phù hợp với năng lực và nguồn lực hiện có. 
• R (Có liên quan): Mục tiêu của bạn cần gắn liền với một lợi ích cụ thể. Đây là cách mọi người có thể nhìn thấy bức tranh lớn. Đồng thời, điều này chứng tỏ bạn không hề lãng phí thời gian vào những việc vô bổ. Ví dụ: Lợi ích của việc tăng người dùng ứng dụng là tăng lợi nhuận.
• T (Time-bound) : Cuối cùng, mỗi mục tiêu đều cần có thời hạn để hoàn thành. Đây là yếu tố quan trọng để đo lường mức độ thành công của các mục tiêu.
  

Viết tắt bằng các chữ cái S, M, A, R, T

Nguyên tắc Pomodoro

Phương pháp Pomodoro Pomodoro là nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả dành cho những đối tượng dễ bị phân tâm. Nếu bạn là người khó tập trung thì quy tắc này sẽ giúp bạn phát huy tối đa yếu tố này trong công việc. Vì vậy, khi bạn có nhiều việc phải làm nhưng bị hạn chế về thời gian thì có thể áp dụng phương pháp này. Cụ thể, bạn có thể làm theo các bước sau:

• Bước 1 : Bạn cần xác định những công việc cần ưu tiên. Điều này giúp bạn tập trung năng lượng vào việc tạo ra giá trị cho nhóm này.
• Bước 2 : Đặt hẹn giờ trong khoảng 25 phút. Thời gian này có thể tăng hoặc giảm tùy theo khối lượng công việc. Sau đó, bạn cần “thôi miên” tâm trí mình về mục tiêu hoàn thành công việc trong thời gian đã định.
• Bước 3 : Lúc này, hãy tập trung toàn bộ tâm trí và sức lực để hoàn thành mục tiêu. Bạn cần đảm bảo dừng lại khi đồng hồ bấm giờ reo. Nếu bạn nghĩ ra điều gì khác trong khi thực hiện việc đó, hãy viết nó ra và quay lại ngày hôm đó với công việc còn dang dở.
• Bước 4 : Sau khi hoàn thành công việc, đánh dấu công việc đã thực hiện và xem hiệu quả của sự tập trung tối đa. Sau đó, bạn cần dành 5 - 10 phút để nghỉ ngơi. Trong lúc chờ đợi, hãy gạt mọi công việc ra khỏi đầu và thực sự tận hưởng khoảnh khắc này.
• Bước 5 : Cuối cùng, bạn cứ lặp đi lặp lại quá trình này. Khi kết thúc 4 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể nghỉ dài hơn, khoảng 15 – 30 phút. Đây chắc chắn là thời gian bạn xứng đáng.
  

Định luật Parkinson

Theo định luật Parkinson, bạn dành thời gian cho một nhiệm vụ càng lâu thì công việc đó sẽ tự “tăng lên” để lấp đầy khoảng thời gian đó. Nói một cách đơn giản, bạn càng dành nhiều thời gian cho một nhiệm vụ thì càng cần nhiều nỗ lực để hoàn thành nó. Vì vậy, bạn cần quản lý thời gian của mình một cách hiệu quả bằng cách phân bổ thời lượng riêng cho từng nhiệm vụ.

Định luật Parkinson - Lượng thời gian cần thiết để hoàn thành tỷ lệ nghịch với nỗ lực cần có.

Để sử dụng định luật Parkinson một cách hiệu quả, bạn phải tự tạo áp lực về thời gian và có tính kỷ luật. Tức là bạn không thể nộp đơn xin gia hạn thời gian. Đặc biệt, điều này cũng phải áp dụng cho những công việc không có thời hạn. Lúc này, bạn phải tự mình tạo ra một vạch đích và hoàn thành nó càng nhanh càng tốt.

Ngoài ra, việc kết hợp với phương pháp 2 phút sẽ giúp tăng hiệu quả của quy tắc này. Với phương pháp này, bạn cần hoàn thành ngay những nhiệm vụ có thể hoàn thành trong 2 phút hoặc ít hơn. Bằng cách đó, thay vì cân nhắc các lựa chọn của mình, bạn có thể xác định những việc có thể làm trong vòng chưa đầy 2 phút và nhanh chóng hoàn thành nó.

Nguyên lý 4D

Nguyên tắc quản lý thời gian 4D giúp bạn quản lý cuộc sống một cách dễ dàng. Trên thực tế, bạn có thể áp dụng và tạo thói quen một cách dễ dàng với phương pháp này. Cụ thể, bạn cần tuân thủ các quy tắc sau:

• D1 (Do-Do) : Ưu tiên giải quyết nhanh các công việc quan trọng. Lúc này, bạn không nên ngần ngại xử lý tất cả những việc quan trọng.
• D2 (Dump – Give up) : Trong mỗi “To – do – list” sẽ có những nhiệm vụ không có giá trị hoặc không cần thiết. Khi đó, hãy sẵn sàng từ bỏ hoặc thêm vào nhóm “làm sau”. Điều này cho phép bạn tập trung vào công việc tạo ra giá trị trước tiên. 
• D3 (Delegate) : Công việc nào cũng cần có sự hợp tác, làm việc nhóm để tạo ra nhiều giá trị hơn. Việc quan trọng người khác có thể làm tốt hơn thì bạn nên giao việc đó cho người đó. Bị ám ảnh bởi mọi thứ vừa làm bạn quá tải vừa không mang lại kết quả tốt nhất.
• D4 (Defer – Hoãn) : Đối với những công việc ít quan trọng hơn và bạn không thể hoàn thành ngay thì có thể hoãn lại. Tuy nhiên, bạn cần phải ghi chép và lên kế hoạch cụ thể để thực hiện điều đó. Đồng thời, bạn không nên trì hoãn quá nhiều công việc trong ngày.
  

Sơ đồ mô tả nguyên tắc quản lý thời gian 4D hiệu quả

Quy tắc 40-20-30-10

Quy tắc 40 – 20 – 30 – 10 tương tự như nguyên tắc Pareto trong quản lý thời gian (80/20). Tuy nhiên, quy tắc này sẽ được chi tiết hóa và áp dụng cho đối tượng khán giả không thể xác định được 20% những điều quan trọng. Với phương pháp trên, bạn có thể sắp xếp, phân bổ thời gian cụ thể cho từng công việc. Trên thực tế, bạn có thể sử dụng quy tắc quản lý thời gian này như sau:

40 - 30 - 20 - 10 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả trong công việc:

• 40% thời gian được dành cho những việc quan trọng nhất.
• 30% thời gian được dành cho việc quan trọng thứ hai.
• 20% thời gian hoàn thành việc quan trọng thứ ba.
• 10% thời gian để làm mọi thứ cùng nhau.

Quy tắc 40 - 30 - 20 - 10

Trên thực tế, quy tắc này sẽ được sử dụng khi bạn có quá nhiều việc phải ưu tiên mỗi ngày. Tại thời điểm này, bạn sẽ sắp xếp công việc và phân bổ thời gian của mình dựa trên các mức độ quan trọng khác nhau. Để đạt được thành công trong công việc, hai nhóm đầu tiên là những nhiệm vụ bạn phải hoàn thành. Vì vậy, hai nhóm này sẽ chiếm tổng thời gian nhiều nhất.

Để thành công xuất sắc, bạn phải hoàn thành nhiệm vụ ở 3 nhóm đầu tiên. Đây cũng chính là lý do ba hạng mục này chiếm tới 90% thời gian làm việc. Việc sắp xếp, phân bổ để xác định thứ tự các công việc cần ưu tiên là chìa khóa để áp dụng thành công nguyên tắc này.

>>>> Xem thêm: Nguyên lý 5W2H là gì? Lập kế hoạch làm việc với 5W2H

Thói quen hỗ trợ quản lý thời gian

Nguyên tắc là giúp bạn biết cách quản lý thời gian một cách khoa học và logic. Tuy nhiên, để thành công và áp dụng những quy tắc này một cách chín chắn và lâu dài, bạn cần xây dựng những thói quen tốt. Cụ thể những thói quen bạn cần rèn luyện đó là:

Luôn xác định rõ ràng công việc của mình

Mục tiêu rõ ràng là yếu tố đầu tiên bạn cần xác định. Bản chất của quá trình này là sắp xếp và phân bổ thời gian để hoàn thành mục tiêu. Nếu không có mục tiêu, bạn sẽ không có động lực để phấn đấu. Vì vậy, hãy ghi chú chi tiết các nhiệm vụ cần thực hiện để việc quản lý thời gian có mục đích và có giá trị hơn. Đồng thời, cá nhân bạn cũng sẽ có cảm giác thành tựu.

Mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất của bất kỳ kế hoạch nào

Ưu tiên công việc

Tạo một kế hoạch chi tiết là chưa đủ và có thể gây nhầm lẫn. Khi không biết bắt đầu từ đâu, bạn sẽ không thể hoàn thành kế hoạch của mình. Nếu bạn hoàn thành công việc một cách lộn xộn, bạn có thể sẽ ưu tiên những nhiệm vụ tạo ra ít giá trị và không hoàn thành như kế hoạch.

Do đó, bạn cần ưu tiên các nhiệm vụ. Cụ thể, bạn phải biết 4 mức độ ưu tiên sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những nhiệm vụ quan trọng trong ngày, đòi hỏi bạn phải làm và hoàn thành chúng trước tiên.
• Quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ không cần phải làm ngay mà có thể mất nhiều thời gian để hoàn thành.
• Khẩn cấp và không quan trọng: Nhóm này bao gồm những công việc không quan trọng lắm nhưng cần phải làm ngay. Vì vậy, bạn có thể hoàn thành trước những nhiệm vụ này trong thời gian ngắn.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Bạn nên thực hiện những công việc này sau cùng, sau khi hoàn thành các nhóm trên. Ngay cả khi hết thời gian, bạn có thể bỏ qua.
  

Bạn nên phân loại nhiệm vụ theo mức độ quan trọng

Quản lý phiền nhiễu, tập trung

Phân tâm là một trong những nguyên nhân khiến việc quản lý thời gian không hiệu quả . Vì vậy, kỹ thuật quản lý thời gian hữu ích nhất là kiểm soát sự tập trung. Thực tế, có rất nhiều thứ từ môi trường và bản thân bạn khiến bạn choáng ngợp và mất tập trung. Lúc này, bạn sẽ bị phân tâm khỏi công việc đang làm.

Thiết bị điện tử là nguyên nhân gây xao lãng phổ biến

Đây chính là nguyên nhân khiến bạn trì hoãn và không hoàn thành được công việc trong ngày. Điện thoại, máy tính và các thiết bị điện tử cũng có thể gây xao lãng. Lúc này, bạn cần phải quyết tâm, kiểm soát tốt bản thân trước các yếu tố môi trường, hạn chế suy nghĩ về những điều không liên quan.

Lập kế hoạch chi tiết và phân bổ thời gian hợp lý

Một trong những nguyên tắc quản lý thời gian là xây dựng một kế hoạch chi tiết. Tức là bạn cần xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc cho mỗi công việc. Đây là cách giúp bạn sử dụng thời gian một cách hợp lý và không ảnh hưởng đến công việc khác.

Bạn nên xác định rõ thời gian hoàn thành từng công việc trong kế hoạch

Tìm khung thời gian phù hợp với bạn

Mỗi cá nhân sẽ có những giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đây là lúc bạn có thể tập trung nhất và hoàn thành công việc một cách nhanh chóng. Trên thực tế, nhiều người có thể tập trung và đạt hiệu suất cao nhất trong khoảng thời gian từ 7 giờ sáng đến 9 giờ sáng. Đây là thời điểm nhóm này có nhiều năng lượng nhất.

Mỗi cá nhân sẽ có khung thời gian làm việc hiệu quả riêng.

Tuy nhiên, các đội khác chỉ tạo ra hiệu quả khi chịu áp lực về thời gian. Những người này chỉ có thể tập trung cao nhất vào khoảng 5-7 giờ chiều. Do đó, hãy quan sát hiệu suất của bạn trong các khung thời gian khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn xác định được “thời gian vàng” để làm việc. Sau đó. Bạn có thể sắp xếp những công việc đòi hỏi sự tập trung, sáng tạo và tỉnh táo nhất trong khung thời gian trên.

Hạn chế thời gian ngừng hoạt động

Trên thực tế, mọi người sẽ tốn nhiều thời gian vào những công việc vô ích, không mang lại giá trị tích cực. Khoảng thời gian đó được gọi là “thời gian chết”. Có quá nhiều thời gian “chết” trong ngày sẽ khiến bạn lười biếng và mất phương hướng. Như vậy, bạn sẽ không thể hoàn thành được mục tiêu dù đã lên kế hoạch rất chi tiết và hoàn hảo.

Điều chỉnh hợp lý thời gian hoàn thành công việc

Lúc này, bạn cần điều chỉnh hợp lý thời hạn hoàn thành nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu lượng thời gian không nên bật. Tuy nhiên, bạn nên để khoảng thời gian ngắn giữa các buổi học. Đây là lúc bạn có thể thư giãn, nghỉ ngơi và nạp lại năng lượng. Tuy nhiên, khoảng thời gian này không nên quá dài.

Luôn kỷ luật bản thân

Để áp dụng các nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả , bạn cần nghiêm túc xây dựng tính kỷ luật tự giác. Nếu bạn quá dễ dãi với bản thân, bạn sẽ phá vỡ mọi quy tắc và kế hoạch mà bạn đã lập ra. Điều này sẽ khiến công việc bị xáo trộn và giảm chất lượng. Vì vậy, bạn phải buộc mình tuân theo những quy tắc đã chọn và không được trì hoãn. Bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ từ những người xung quanh hoặc tự đặt ra những hình phạt cho riêng mình.

Gợi ý về quy tắc quản lý thời gian của người thành công

Như vậy, bạn đã có thời gian làm quen với các quy tắc, thói quen để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Hiện tại bạn đang cảm thấy khó khăn và muốn bỏ cuộc? Đây là một suy nghĩ rất bình thường nên bạn không cần phải cố gắng phủ nhận nó. Tuy nhiên, bạn chắc chắn sẽ từ bỏ suy nghĩ này sau khi biết về những cá nhân đã thành công nhờ kỹ năng phổ biến và quan trọng nói trên.

Quy tắc quản lý thời gian của Dwight Eisenhower

Dwight Eisenhower là cựu tổng thống của Hợp chủng quốc Hoa Kỳ. Ông được biết đến là cá nhân điển hình áp dụng thành công phương pháp ưu tiên công việc. Dwight Eisenhower luôn đánh giá tính cấp bách và tầm quan trọng của nhiệm vụ trước khi bắt tay vào thực hiện.

Theo ông, mọi công việc đều phải được đánh giá theo tiêu chí quan trọng, không quan trọng, cấp bách và không cấp bách. Khi các tiêu chí này được kết hợp lại sẽ tạo thành 4 nhóm công việc với mức độ ưu tiên khác nhau. Ngày nay, phương pháp trên được biết đến với cái tên quen thuộc là
Ma trận quản lý thời gian.

Richard Branson được biết đến nhiều nhất với tư cách là chủ tịch của Virgin Group. Tuy nhiên, ít người biết rằng việc quản lý thời gian hiệu quả chính là một trong những nguyên nhân dẫn đến thành công của ông. Ông cho rằng công việc nên được sắp xếp theo kế hoạch như sau:

• Dự án (Ủy quyền).
• Sức khỏe (Tập thể dục).
• Giao tiếp (Gọi điện, gửi email, trò chuyện trực tiếp).
• Trí nhớ (Sử dụng ghi chú).

Quản lý thời gian hiệu quả là lý do giúp Richard Branson đạt được thành công

Nguyên tắc của Steve Jobs

Những tín đồ của Apple chắc chắn không còn xa lạ với cái tên Steve Jobs. Ông từng là người sáng lập và CEO của thương hiệu này. Phương châm sống của Steve Jobs là đơn giản hóa mọi thứ. Tương tự, anh yêu cuộc sống đơn giản. Trong bài viết chia sẻ, anh cho biết mình sở hữu tủ quần áo chỉ có một màu. Đây là cách giúp chàng tiết kiệm thời gian khi lựa chọn trang phục đi làm.

Steve Jobs tiết kiệm thời gian chọn quần áo chỉ một màu

Trên đây là toàn bộ thông tin về nguyên tắc quản lý thời gian tốt nhất và hiệu quả nhất. Hy vọng từ viindoo Bài viết của bạn, bạn đã chọn đúng quy tắc để áp dụng và đạt được hiệu quả tốt nhất.

Thông tin hữu ích:

• Hoàn thành công việc: Phương pháp quản lý công việc hiệu quả
• Nguyên lý 80/20: Áp dụng vào kinh doanh và quản lý thời gian