5 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả của người thành công bạn đã biết chưa?

1. Vì sao cần phải quản lý thời gian?

Việc áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả sẽ mang lại cho mỗi người những lợi ích khác nhau. Dưới đây là 3 lợi ích bạn có thể có được nếu biết cách sử dụng thời gian:

• Đạt hiệu quả tối đa trong công việc: Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn phân bổ thời gian cho các công việc một cách hợp lý. Từ đó, bạn sẽ xác định được lượng thời gian cần thiết cho mỗi đầu việc, các công việc cần ưu tiên và có thể trì hoãn,... Ngoài ra, nếu sắp xếp một cách khoa học, bạn có thể tiết kiệm được nhiều thời gian, giúp bạn tối ưu hiệu suất công việc.
• Giảm áp lực, có thời gian dành cho bản thân: Nếu biết phân bổ khoa học thời gian cho các công việc phải làm, bạn sẽ không còn cảm thấy áp lực mỗi ngày. Đồng thời, bạn có thể dành ra những thời gian nhất định cho bản thân. Trong khoảng thời gian đó, bạn có thể nghỉ ngơi, phát triển bản thân, cân bằng lại cuộc sống…
• Nắm bắt các cơ hội mới: Quản lý thời gian là cách đơn giản nhất để nắm bắt các cơ hội. Bởi lúc này, khi đã kết thúc các công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để suy nghĩ về các vấn đề. Từ đó, sẽ không có chuyện bạn đưa ra các quyết định sai lầm, hấp tấp, thiếu chín chắn.

Quản lý thời gian hiệu quả giúp bạn giảm được áp lực cho bản thân

2. 5 nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả, khoa học

Để đạt được hiệu quả tối ưu khi quản lý thời gian, bạn chắc chắn cần tuân theo những quy tắc cụ thể. Trong đó, Viindoo đã giúp bạn phân tích và tổng hợp lại 5 nguyên tắc quản lý thời gian hay và khoa học nhất. Bạn đừng quên theo dõi và chọn ra những phương pháp phù hợp cho bản thân.

2.1 Nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian

Hầu hết những người quản lý thời gian thành công đều biết đến quy tắc này. Thậm chí, đó còn là những cá nhân đã áp dụng hiệu quả nguyên tắc 80/20 trong quản lý thời gian hay còn gọi là nguyên tắc Pareto. Theo quy tắc này, 80% thành tựu được tạo ra từ 20% hành động có giá trị.

Bạn có thể hiểu rằng, trong công việc, cứ 20% việc quan trọng sẽ đem lại 80% hiệu quả. Tức là bạn cần xác định được các công việc sẽ tạo ra nhiều giá trị nhất và ưu tiên thực hiện. Việc tập trung vào các công việc này sẽ đem đến 80% hiệu quả. Sau khi hoàn thành xong các đầu mục trên, bạn có thể bắt tay vào những công việc mang lại ít giá trị hơn.

80/20 nhắc nhở bạn tập trung vào 20% công việc quan trọng đem đến 80% giá trị

Tóm lại, nguyên tắc 80/20 trong nguyên tắc quản lý thời gian nhắc nhở bạn tập trung vào các công việc chính đem đến nhiều giá trị hơn. Bởi khi tập trung vào nếu đặt trọng tâm vào các công tiểu tiết, bạn sẽ không nhận được nhiều giá trị. Đồng thời, bạn cũng đã lãng phí thời gian đáng nhẽ phải hoàn thành những việc quan trọng.

2.2 Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian

SMART là bộ tiêu chí được thiết lập nhằm đảm bảo người dùng có thể đạt được mục tiêu trong những khung thời điểm nhất định. Nguyên tắc SMART trong quản lý thời gian sẽ tương tự như trong các lĩnh vực khác. Nguyên tắc này được tạo thành từ 5 yếu tố được đại diện bởi các chữ cái S - M - A - R - T. Cụ thể:

• S (Specific - Tính cụ thể): Yếu tố này yêu cầu bạn phải đề ra những mục tiêu cụ thể. Theo đó, bạn phải đặt tên, đưa ra lý do, người hoàn thành và cách thức, các bước thực hiện mục tiêu. Ví dụ: Tăng lượng người dùng ứng dụng di động hàng tháng bằng cách tối ưu hóa danh sách cửa hàng ứng dụng.
• M (Measurable - Có thể đo lường): Sau đó, bạn cần định lượng cho mục tiêu bằng con số cụ thể. Đây là cơ sở để bạn theo dõi tiến độ, xác định được hiệu suất công việc. Ví dụ: Tăng 1000 người dùng ứng dụng di động trong mỗi tháng.
• A (Achievable - Có thể đạt được): Đây là yếu tố nhắc nhở bạn về tính thực tế của các mục tiêu. Nghĩa là, bạn phải đảm bảo các mục tiêu đã đặt ra khả thi, phù hợp với năng lực, nguồn lực hiện có. 
• R (Relevant - Có liên quan): Các mục tiêu của bạn cần phải gắn với một lợi ích cụ thể. Đây là cách giúp mọi người có thể thấy được bức tranh toàn cảnh. Đồng thời, điều này cũng đang chứng tỏ rằng bạn không lãng phí thời gian vào những việc vô bổ. Ví dụ: Lợi ích của việc tăng lượng người dùng ứng dụng là tăng lợi nhuận.
• T (Time bound - Giới hạn thời gian): Cuối cùng, mỗi mục tiêu đều cần có một thời hạn để hoàn thành. Đây là yếu tố quan trọng để đo lường thành công cho các mục tiêu.

Viết tắt bằng các chữ cái S, M, A, R, T

2.3 Nguyên tắc Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả dành cho đối tượng dễ bị xao lãng. Nếu bạn là một người khó tập trung thì quy tắc này sẽ giúp bạn nâng cao tối đa yếu tố này trong công việc. Vì thế, khi có nhiều việc cần xử lý nhưng lại bị hạn chế về thời gian, bạn có thể áp dụng phương pháp này. Cụ thể, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Bạn cần xác định các công việc cần ưu tiên thực hiện. Điều này giúp bạn tập trung được năng lượng để tạo ra giá trị cho nhóm này.
• Bước 2: Bạn cài đặt bộ đếm thời gian trong khoảng 25 phút. Thời lượng này có thể gia giảm để phù hợp với lượng công việc. Sau đó, bạn cần “thôi miên” trí não về mục tiêu hoàn thành công việc trong khoảng thời gian đã đặt.
• Bước 3: Lúc này, bạn hãy tập trung toàn bộ tinh thần và năng lượng để hoàn thành mục tiêu. Bạn cần đảm bảo rằng chỉ dừng lại khi đồng hồ bấm giờ kêu. Nếu nghĩ ra một việc khác trong lúc làm, bạn hãy ghi ra giấy và quay lại ngày với công việc đang dang dở.
• Bước 4: Sau khi hoàn thành công việc, bạn hãy đánh dấu những việc đã làm và nhìn nhận hiệu quả của việc tập trung tối đa. Sau đó, bạn cần dành ra 5 - 10 phút để giải lao. Trong lúc đó, bạn hãy loại hết công việc khỏi đầu và thật sự tận hưởng khoảnh khắc này.
• Bước 5: Sau đó, bạn tiếp tục lặp lại liên tiếp quá trình này. Khi kết thúc 4 chu kỳ Pomodoro, bạn có thể dành thời gian giải lao dài hơn, khoảng 15 - 30 phút. Đây chắc chắn là khoảng thời gian bạn xứng đáng nhận được.

2.3 Luật Parkinson

Theo luật Parkinson, khi bạn dành thời gian càng dài cho một công việc, công việc đó sẽ tự “nhiều lên” để khỏa lấp thời gian đó. Hiểu một cách đơn giản, nếu bạn dành càng nhiều thời gian cho một công việc thì bạn càng tốn nhiều công sức để hoàn thành công việc đó. Bởi vậy, bạn cần quản lý thời gian hiệu quả bằng cách quy định thời lượng riêng cho các công việc.

Luật Parkinson - Lượng thời gian hoàn thành tỉ lệ nghịch với nỗ lực cần bỏ ra

Để sử dụng hiệu quả luật Parkinson, bạn phải tự tạo ra áp lực thời gian và tuân theo kỷ luật. Tức là, bạn không thể xin gia hạn thời gian. Đặc biệt, điều này cũng phải được áp dụng với những công việc không có thời hạn. Lúc này, bạn phải tự tạo ra một vạch đích và hoàn thành nhanh nhất có thể.

Ngoài ra, việc kết hợp với phương pháp 2 phút sẽ giúp quy luật này gia tăng hiệu quả. Với phương pháp này, bạn cần hoàn thành ngay lập tức những công việc có thể làm từ 2 phút trở xuống. Như vậy, thay vì đắn đo trước các lựa chọn, bạn có thể xác định những việc có thể làm dưới 2 phút. Đồng thời bạn có thể nhanh chóng hoàn tất luôn.

2.4 Nguyên tắc 4D

Nguyên tắc quản lý thời gian 4D giúp bạn điều hành cuộc sống một cách dễ dàng hơn. Thực tế, bạn có thể áp dụng và tạo thói quen rất dễ dàng với phương pháp này. Cụ thể, bạn cần tiến hành theo các quy tắc sau:

• D1 (Do - Làm): Bạn hãy ưu tiên giải quyết nhanh những công việc quan trọng. Lúc này, bạn không nên do dự mà cần xử lý toàn bộ các hạng mục quan trọng.
• D2 (Dump - Từ bỏ): Trong mỗi “To - do - list” đều sẽ có những công việc không đem lại giá trị hoặc không cần thiết. Khi đó, bạn hãy chuẩn bị tâm lý để từ bỏ hoặc thêm vào nhóm “làm sau”. Điều này giúp bạn có thể tập trung vào các công việc tạo ra giá trị trước. 
• D3 (Delegate - Giao việc): Mọi công việc đều cần có sự hợp tác và làm việc nhóm để tạo ra nhiều giá trị hơn. Với những công việc quan trọng người khác có thể làm tốt hơn, bạn hãy giao việc cho người đó. Việc ôm đồm vừa khiến bạn bị quá tải, vừa không đem lại kết quả tốt nhất.
• D4 (Defer - Hoãn lại): Với những công việc kém quan trọng và bạn không thể hoàn thành được ngay, bạn có thể hoãn lại. Tuy nhiên, bạn cần ghi chú và lập kế hoạch cụ thể để làm việc đó. Đồng thời, bạn không nên hoãn lại quá nhiều công việc trong ngày.

Biểu đồ mô tả nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả 4D

3. Những thói quen hỗ trợ việc quản lý thời gian

Các nguyên tắc giúp bạn biết cách quản lý thời gian khoa học, logic. Tuy nhiên, để thành công và áp dụng được các quy tắc này một cách thuần thục, lâu dài, bạn cần xây dựng những thói quen tốt. Cụ thể, các thói quen bạn cần tự rèn luyện là:

3.1 Luôn xác định rõ mục tiêu công việc

Mục tiêu rõ ràng là yếu tố đầu tiên bạn cần phải xác định được. Bởi bản chất của quá trình này là sắp xếp, phân bổ thời gian để hoàn thành các mục tiêu. Nếu không có mục tiêu thì bạn sẽ không có động lực để phấn đấu. Vì thế, bạn hãy ghi chép chi tiết nhiệm vụ cần làm để việc quản lý thời gian có chủ đích và giá trị hơn. Đồng thời, cá nhân bạn cũng sẽ có ý thức để hoàn thành hơn.

Mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất trong mọi kế hoạch

3.2 Sắp xếp mức độ ưu tiên của công việc

Việc tạo ra một kế hoạch chi tiết là chưa đủ và có thể khiến bạn thấy hoang mang. Khi không biết nơi để bắt đầu, bạn sẽ không thể hoàn thành được kế hoạch. Nếu hoàn thành công việc một cách lộn xộn, bạn có thể sẽ ưu tiên những công việc tạo ra ít giá trị và không kết thúc trọn vẹn được kế hoạch.

Vì thế, bạn cần sắp xếp mức độ ưu tiên cho các nhiệm vụ. Cụ thể, bạn phải nắm rõ 4 mức độ ưu tiên sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Đây là những việc quan trọng trong ngày, đòi hỏi bạn thực hiện và hoàn thành trước tiên.
• Quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc chưa cần phải làm ngay nhưng có thể sẽ tốn nhiều thời gian để hoàn thành.
• Khẩn cấp và không quan trọng: Nhóm này bao gồm các nhiệm vụ có mức độ quan trọng không cao nhưng cần phải làm ngay. Vì thế, bạn có thể hoàn thành các công việc này trước trong khoảng thời gian không quá dài.
• Không khẩn cấp và không quan trọng: Bạn nên thực hiện các công việc này cuối cùng, sau khi đã hoàn thành các nhóm trên. Thậm chí, nếu đã hết thời gian, bạn có thể bỏ qua.

Bạn nên phân loại công việc theo mức độ quan trọng

3.2 Quản lý sự phân tâm, luôn tập trung cao độ

Sự phân tâm là một trong những nguyên nhân quản lý thời gian không hiệu quả. Vì thế, cách quản lý thời gian hữu ích nhất là kiểm soát sự tập trung. Thực tế, có quá nhiều thứ từ môi trường và chính bản thân khiến bạn bị chi phối và phân tâm. Lúc này, bạn sẽ bị mất tập trung khỏi các công việc đang làm.

Thiết bị điện tử là một yếu tố gây mất tập trung phổ biến

Đây là lý do dẫn tới sự trì trệ, trì hoãn và không giải quyết hết công việc trong ngày. Điện thoại, máy tính, các thiết bị điện tử cũng có thể là nguyên nhân làm bạn xao lãng. Lúc này, bạn cần phải quyết tâm, kiểm soát tốt bản thân khỏi các tác nhân môi trường và hạn chế suy nghĩ những điều không liên quan.

3.3 Lên kế hoạch chi tiết và phân bổ thời gian hợp lý

Một trong các nguyên tắc quản lý thời gian quan trọng là xây dựng kế hoạch chi tiết. Tức là bạn cần xác định được thời điểm bắt đầu và kết thúc cho từng công việc. Đây là cách giúp bạn sử dụng hợp lý quỹ thời gian và không làm ảnh hưởng đến các công việc khác.

Bạn nên ghi rõ thời gian hoàn thành mỗi công việc trong kế hoạch

3.4 Tìm khung giờ phù hợp với bản thân

Mỗi cá nhân sẽ có những khung giờ làm việc hiệu quả nhất trong ngày. Đây là khoảng thời gian bạn có thể tập trung tối đa và hoàn thành nhanh chóng công việc. Thực tế, nhiều người có thể tập trung và tạo ra hiệu suất tối đa trong khoảng từ 7 - 9h sáng. Đây là khoảng thời gian nhóm này có năng lượng dồi dào nhất.

Mỗi cá nhân sẽ có một khung giờ làm việc hiệu quả riêng

Tuy nhiên, nhóm khác lại chỉ tạo ra hiệu suất khi gặp áp lực về thời gian. Những người này chỉ có thể tập trung nhất trong khoảng 5 - 7h tối. Vì thế, bạn hãy quan sát hiệu quả làm việc của bản thân trong những khung giờ khác nhau. Điều này sẽ giúp bạn phát hiện ra “thời điểm vàng” để làm việc. Sau đó. bạn có thể sắp xếp các công việc đòi hỏi nhiều sự tập trung, sáng tạo và tỉnh táo nhất vào khung giờ trên.

3.5 Hạn chế khoảng thời gian chết

Trong thực tế, mỗi người đều sẽ tốn khá nhiều thời gian cho các công việc vô bổ, không đem lại giá trị tích cực. Khoảng thời gian đó được gọi là “thời gian chết”. Việc có quá nhiều thời gian “chết” trong ngày sẽ khiến bạn lười biếng và mất phương hướng. Như vậy, bạn sẽ không thể hoàn thành mục tiêu dù đã lập ra kế hoạch rất chi tiết và hoàn hảo.

Điều chỉnh hợp lý thời gian hoàn thành các nhiệm vụ

Lúc này, bạn cần điều chỉnh hợp lý thời hạn hoàn thành các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa khoảng thời gian không nên có trên. Tuy nhiên, bạn nên dành ra những khoảng thời gian trống ngắn xen kẽ với các phiên làm việc. Đây là lúc bạn có thể thư giãn, thả lỏng và nạp lại năng lượng. Tuy nhiên, khoảng thời gian này không nên quá dài.

3.6 Luôn kỷ luật với bản thân

Để áp dụng nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả, bạn cần nghiêm túc xây dựng tính kỷ luật cho bản thân. Bởi nếu quá dễ dãi với chính mình, bạn sẽ phá vỡ mọi nguyên tắc và kế hoạch đã lập ra. Điều này sẽ khiến các công việc bị xáo trộn và làm giảm chất lượng. Bởi thế, bạn phải ép bản thân thực hiện đủ các quy tắc đã chọn và không trì hoãn. Bạn có thể tìm đến sự hỗ trợ từ những người xung quanh hoặc tự đặt ra các hình phạt.

4. Gợi ý các quy tắc quản lý thời gian của người thành công

Như vậy, bạn đã có thời gian làm quen với các quy tắc và thói quen để rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian. Lúc này bạn có cảm thấy khó khăn và muốn từ bỏ không? Đây là suy nghĩ rất bình thường nên bạn không cần cố gắng phủ nhận. Tuy nhiên, bạn chắc chắn sẽ từ bỏ suy nghĩ này sau khi tìm hiểu về các cá nhân thành công nhờ kỹ năng phổ biến và quan trọng nói trên.

4.1 Quy tắc quản lý thời gian của Dwight Eisenhower

Dwight Eisenhower là một cựu tổng thống xứ cờ hoa - Hoa Kỳ. Ông được biết đến là cá nhân tiêu biểu áp dụng thành công phương pháp sắp xếp mức độ ưu tiên công việc. Dwight Eisenhower luôn đánh giá mức độ khẩn cấp và quan trọng của các công việc trước khi bắt tay thực hiện.

Theo ông, mọi nhiệm vụ đều phải được đánh giá với các tiêu chí quan trọng, không quan trọng & khẩn cấp, không khẩn cấp. Khi kết hợp các tiêu chí này lại sẽ tạo thành 4 nhóm công việc với các mức độ ưu tiên khác nhau. Ngày này, phương pháp trên được gọi với cái tên quen thuộc là Ma trận quản lý thời gian góc phần tư.

Richard Branson được biết đến với vai trò chủ tịch của Virgin Group. Tuy nhiên, ít ai biết rằng, việc quản lý hiệu quả thời gian là một trong các lý do giúp ông đặt được thành công. Ông cho rằng, các công việc nên được sắp xếp theo kế hoạch như sau:

• Dự án (Ủy quyền).
• Sức khỏe (Tập thể dục).
• Giao tiếp (Gọi điện, gửi email, trò chuyện trực tiếp).
• Trí nhớ (Dùng ghi chú).

Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả là lý do giúp Richard Branson đạt được thành công

4.3 Nguyên tắc của Steve Jobs

Những tín đồ của Apple chắc chắn không còn xa lạ với cái tên Steve Jobs. Ông từng là người sáng lập và Giám đốc điều hành của thương hiệu này. Châm ngôn sống của Steve Jobs là đơn giản hóa mọi thứ. Tương tự, ông yêu thích cuộc sống đơn giản. Trong một bài chia sẻ, ông cho biết đang sở hữu một tủ quần áo chỉ có một màu duy nhất. Đây là cách giúp ông tiết kiệm thời gian mỗi khi lựa chọn trang phục đi làm.

Steve Jobs tiết kiệm thời gian lựa chọn quần áo một màu duy nhất

Trên đây là toàn bộ thông tin về các nguyên tắc quản lý thời gian hay và hiệu quả nhất. Hy vọng rằng từ bài viết của Viindoo, bạn đã lựa chọn được quy tắc phù hợp để áp dụng và đạt được hiệu suất tốt nhất.

 Thông Tin Hữu Ích:

• ​Horenso là gì? Cách áp dụng chuẩn và 3 tình huống luyện tập