Biết rõ cách quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian làm việc, năng suất và hiệu suất công việc gia tăng, từ đó mở rộng cơ hội phát triển cho bản thân. Mời bạn đọc cùng theo dõi bài viết ngay sau đây của Viindoo để biết 13 phương pháp quản lý công việc hiệu quả, hạ gục mọi deadline nhé!
1. 13 cách quản lý công việc hiệu quả
1.1 Thiết lập To do list
Đầu tiên, biết và nắm rõ những công việc mình cần làm là rất quan trọng và cực kỳ cần thiết. Vì vậy hãy tạo cho bản thân một thói quen nhỏ là trước khi ngủ vào mỗi buổi tối hãy lập sẵn một To do list - những việc cần làm vào ngày hôm sau. To-do-list sẽ nhắc nhở bạn cần làm gì và nên phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi việc.
Thiết lập To do list
Bên cạnh đó, sẽ rất hiệu quả nếu bạn note vào sổ tay hoặc ở nơi dễ nhìn thấy những công việc quan trọng, hay các deadline để tiện theo dõi. Khi đó, các công việc sẽ được hoàn thành đúng thời hạn, không bị bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào. Thông thường, các công việc khó nhằn sẽ dễ gây chán nản nên sẽ bị đẩy ra sau các công việc khác. Mách nhỏ bạn một điều là hãy làm song song cả việc khó lẫn việc dễ để mang lại hiệu quả cao hơn nhé!
1.2 Xác định mức độ ưu tiên
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả để tốI ưu hiệu suất làm việc trong một ngày là xác định và sắp xếp thời gian sao cho phù hợp và tối ưu nhất dựa trên mức độ ưu tiên của công việc. Để biết việc nào cần được ưu tiên hơn bạn có thể phân bổ công việc thành ba hạng mục:
- Các công việc rất quan trọng, cấp thiết – đây là những việc chắc chắn phải được hoàn thành nhanh chóng, không được trì hoãn.
- Những nhiệm vụ cần phải làm – những công việc có thể để dành làm vào buổi tối, sau giờ làm hoặc khi rảnh rỗi.
- Những việc không quan trọng – thông thường là những việc làm để giải trí, đáp ứng nhu cầu của bản thân, không ảnh hưởng trực tiếp đến việc phát triển của cá nhân và sự nghiệp của bạn.
Xác định mức độ ưu tiên
1.3 Giới hạn thời gian cho từng đầu công việc
Quy luật Parkinson (Parkinson's law) là một nhận xét của giáo sư Parkinson về hiện tượng công việc sẽ bị kéo dài ra theo thời gian chúng ta có để thực hiện chúng. Ví dụ: Nếu bạn có 24 giờ để hoàn thành xong một dự án, thì dưới áp lực của thời gian bạn sẽ buộc phải tập trung, dành toàn bộ khả năng để có thể hoàn thành đúng thời hạn. Còn nếu thời gian bạn có là một tuần, chắc hẳn bạn sẽ kéo dài công việc có thể hoàn thành trong 24 giờ cho đến hết một tuần.
Cũng giống như vậy trong công việc, vì bạn có 3 tiếng để làm việc, bạn sẽ làm việc trong 3 tiếng. Nếu bạn có 12 tiếng làm việc thì bạn cũng sẽ làm việc đủ 12 tiếng. Nếu bạn có việc gấp và đột ngột phải rời khỏi công ty trong hai giờ nữa, bạn cũng sẽ hoàn thành tất cả các công việc cần thiết trong vòng hai tiếng đồng hồ.
Giới hạn thời gian cho từng đầu công việc
Tóm lại, việc giới hạn thời gian cho từng đầu công việc thực sự cực kỳ quan trọng. Như người ta thường nói “áp lực tạo nên kim cương”, thì việc giới hạn thời gian làm việc cũng giúp bạn “vực dậy” được khả năng làm việc nhanh chóng của mình. Thực tế bạn không cần bỏ ra quá nhiều thời gian cho một công việc, bạn hoàn toàn có đủ khả năng để hoàn thành các đầu việc đó trong thời gian ngắn hơn, chỉ là bạn đã không cho phép bản thân làm như vậy.
>>>> Xem Thêm: 5 Nguyên tắc quản lý thời gian hiệu quả của người thành công bạn đã biết chưa?
1.4 Chia công việc lớn thành những công việc nhỏ
Khi bạn thay đổi nhận thức về quy mô và độ khó nhằn của một nhiệm vụ thì khi đó bạn có thể thu thập thêm động lực để thực hiện. Hãy chia công việc của bạn thành những nhiệm vụ nhỏ hơn để tránh trì hoãn, stress và làm bàn đạp cho những công việc sau đó.
Để chia nhỏ hợp lý các nhiệm vụ của bạn, hãy bắt đầu với một bức tranh toàn cảnh và liệt kê ra tất cả các thành phần của nó. Liệt kê toàn bộ các nhiệm vụ có liên quan và xác định các nhiệm vụ quan trọng cần ưu tiên của bạn. Sau đó, bạn hãy tự thiết kế trình tự làm việc tối ưu nhất theo những điểm mạnh, điểm yếu và thói quen làm việc của bản thân.
1.5 Biết cách phân chia công việc
Vấn đề làm việc nhóm và phân chia công việc như thế nào cho phù hợp luôn là vấn đề lớn nhất. Để việc phân chia nhiệm vụ dễ dàng hơn, chúng ta cần ghi những công việc cụ thể và cần thiết ra và phân công phù hợp với năng lực của mỗi người. Cần lưu ý tránh nhận quá nhiều việc, điều này vừa khiến chúng ta không bị quá tải vừa bảo đảm được tính công bằng giữa các thành viên.
Biết cách phân chia công việc
Bên cạnh đó, việc nghiêm túc lắng nghe ý kiến từ các thành viên khác trong nhóm trong khi làm việc cùng cũng rất cần thiết. Vì những ý tưởng của họ sẽ phần nào đó có thể sẽ mang đến cho bạn những kinh nghiệm và kiến thức mới. Một danh sách phân chia công việc nhóm không cần thiết phải nhận được toàn bộ sự đồng thuận của cả nhóm. Nhưng ít nhất, chúng phải đảm bảo được nhiều người đồng ý nhất.
1.6 Đảm bảo sức khỏe, tránh bị kiệt sức
Điều kiện tiên quyết để bạn có thể hoàn thành tất cả mọi việc một cách năng suất nhất có thể là sở hữu một sức khỏe tốt. Bất kể là lịch trình quá dày đặc hay có những công việc khẩn cấp thì bạn vẫn phải dành thời gian để quan tâm đến sức khỏe, nghỉ ngơi hợp lý và ăn uống điều độ. Nhờ một sức khỏe ổn định, bạn sẽ giữ được nguồn năng lượng tích cực và đầu óc minh mẫn hơn trong một ngày dài làm việc với cường độ cao.
Đồng thời, để giải tỏa áp lực, tránh tình trạng căng thẳng kéo dài thì sau những giờ làm việc mệt mỏi bạn cũng nên thường xuyên luyện tập các bài tập giãn cơ, bài tập điều hòa cho mắt. Hãy chú ý đừng để công việc xâm chiếm tất cả thời gian của bản thân, vì chúng sẽ bào mòn sức khỏe của bạn từng ngày, dễ gây các bệnh lý nguy hại.
Đảm bảo sức khỏe, tránh bị kiệt sức
>>>> Đừng Bỏ Qua: 9 cách cân bằng cuộc sống và công việc mà bạn cần phải biết
1.7 Chỉ tập trung vào 1 việc tại 1 thời gian
Đối với những công việc, nhiệm vụ lớn, thay vì hoàn thành cùng một lúc, bạn hãy chia công việc nhỏ các đầu việc. Dành trọn sự tập trung vào một task nhỏ tại một thời gian sẽ giúp tăng năng suất làm việc. Khi ấy, lịch trình công việc sẽ được hoàn thành mà không khiến chúng ta cảm thấy quá tải, thiết sót hoặc mắc những sai lầm không đáng có.
Tập trung vào một việc có nghĩa là bạn phải thực hiện một nhiệm vụ cho đến khi nó được hoàn thành, một công việc cụ thể, các mốc quan trọng đã đạt hoặc đã hết thời gian đã đặt. Tiếp theo, bạn chuyển sang nhiệm vụ khác hoặc nghỉ ngơi để nạp lại năng lượng. Tập trung vào một việc chỉ giúp bạn đạt được kết quả trong thời gian ngắn hơn và ít căng thẳng hơn. Điều đó giảm thiểu việc chuyển đổi bối cảnh và giúp cải thiện sức khỏe tâm thần.
1.8 Ưu tiên giải quyết công việc "khó nhằn" trước
Vào buổi tối, khi bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc thì hãy cố gắng xếp những công việc khó nhằn nhất lên đầu danh sách và dành thời gian tập trung hoàn thành trước. Khi đã làm được việc khó, bạn sẽ cảm thấy toàn bộ những task còn lại rất dễ dàng với bạn và hiệu suất làm việc cũng vì thế mà tăng lên đáng kể.
Ưu tiên giải quyết công việc "khó nhằn" trước là một cách xử lý công việc hiệu quả
Ngoài ra, cũng giống như một phần thưởng, bạn sẽ cảm thấy hài lòng và không phải dành thời gian còn lại trong ngày để lo lắng, bận tâm về những nhiệm vụ mà bạn không mong muốn nhất.
1.9 Dọn dẹp không gian làm việc
Có rất nhiều nghiên cứu uy tín đã chỉ ra rằng con người chúng ta thường không thể tập trung, rất dễ xao nhãng khi ngồi làm việc ở nơi bề bộn, không được gọn gàng. Do đó, chúng ta sẽ tiêu tốn nhiều thời gian hơn để làm việc, hay tệ hơn thế là công việc sẽ không thể được hoàn thành.
Dọn dẹp không gian làm việc
Hãy bắt tay vào sắp xếp lại không gian làm việc của bạn ngay. Coi lại các ngăn tủ, kệ sách xem đồ vật hay giấy tờ nào không còn cần dùng thì dọn đi. Các giấy tờ quan trọng thì phân loại vào các tập hồ sơ và cất gọn. Đặc biệt, hãy dọn mặt bàn thật gọn gàng và thanh lý ngay những đồ trang trí không cần thiết.
>>>> Tìm hiểu thêm: Thực hiện 5S tại nơi làm việc như thế nào? Lợi ích mang lại
1.10 Luôn mang theo sổ ghi chép
Một cách quản lý thời gian làm việc hiệu quả nữa là bạn nên luôn mang theo một cuốn sổ tay bên mình nhằm ghi chép rõ ràng tất cả các công việc bạn phải làm cũng như deadline tương ứng cho chúng một cách chính xác. Ngoài ra, khi đột nhiên nảy ra những ý tưởng hay ho hay nhớ ra những lưu ý quan trọng hoặc có sự thay đổi kế hoạch thì bạn chỉ cần ghi chú vào sổ là được.
Luôn mang theo sổ ghi chép
1.11 Làm việc trong "thời gian vàng" của mỗi người
Trong chúng ta, ai cũng đều sẽ có một khung thời gian làm việc hiệu quả khác nhau. Người thì tỉnh táo nhất vào buổi sáng sớm, có người là vào buổi chiều, nhưng cũng có người lại cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào giờ ăn trưa trong một nơi yên tĩnh. Hãy tạo thói quen theo dõi hiệu suất làm việc của mình vào các khung giờ khác nhau trong 24 giờ để tìm ra “thời gian vàng” của mình. Và sau đó hãy cố gắng sắp xếp những task cần sự tỉnh táo, tập trung, sáng tạo nhất vào khung giờ này để làm việc nhé.
Làm việc trong "thời gian vàng" của mỗi người
1.12 Lên lịch cố định để trả lời email
Chúng ta thường có thói quen trả lời email ngay tức khắc sau khi nhận, điều này rất dễ khiến chúng ta mất tập trung khi đang làm các bản báo cáo, hay nghĩ ý tưởng. Chúng ta chỉ nên check và trả lời email khoảng 4-6 lần trong một ngày. Chúng ta có thể quy định thời gian trả lời email cố định. Ví dụ như: 8 giờ sáng, 11 giờ sáng, 4 giờ chiều, 9 giờ tối; hoặc trả lời các email mỗi ba tiếng một lần.
Cần lưu ý là sau khi trả lời xong các email trước thì hãy thoát khỏi hộp thư ngay để tránh bận tâm bởi email mới và dành thời gian tập trung làm các công việc khác. Bạn không cần phải lo sẽ bỏ lỡ email quan trọng, vì khi người gửi mail có việc gấp cần đến sự hỗ trợ của bạn hoặc có một công việc quan trọng nào đấy cần bạn xem qua thì họ sẽ tìm cách liên lạc cho bạn ngay thôi.
Lên lịch cố định để trả lời email
1.13 Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Có một cách nâng cao hiệu suất làm việc của bạn rõ rệt là sử dụng phần mềm quản lý công việc. Sử dụng công nghệ để hỗ trợ cho con người là một việc không quá xa lạ và chúng ta cũng có thể thấy những lợi ích rõ rệt.
Viindoo Projects - một trong những phần mềm quản lý công việc, project tốt nhất, được rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng đánh giá cao. Ưu điểm nổi bật đáng chú ý là các công việc cũng như kế hoạch cho công việc, các dự án lớn nhỏ và theo dõi sát sao tiến độ đều có thể thực hiện trên một phần mềm duy nhất.
Viindoo Projects - Công cụ quản lý công việc hiệu quả
2. 3 phương pháp quản lý công việc được ứng dụng phổ biến
2.1 Phương pháp Getting Things Done
Phương pháp “Getting Things Done” (GTD) là phương pháp tập trung vào nguyên lý tổ chức công việc cơ bản, từng bước một và hiệu quả cao, và rồi giúp gia tăng hiệu suất nhưng không khiến chúng ta bị quá tải. Lợi ích khi áp dụng phương pháp GTD là giúp chúng ta giảm bớt áp lực, căng thẳng trong công việc, đồng thời giải phóng luồng năng lượng và kích hoạt sự sáng tạo.
Phương pháp Getting Things Done
Phương pháp này gồm 5 bước cơ bản như sau:
- Thu thập tất cả các nhiệm vụ, dự án, lời nhắc.
- Làm rõ từng nội dung.
- Phân loại các mọi thứ theo đúng đặc tính của chúng.
- Xem lại,tự đánh giá các task và phải thường xuyên cập nhật các task mới.
- Bắt tay vào thực hiện các nhiệm vụ được phân loại chi tiết, đảm bảo tiến độ công việc diễn ra theo đúng lịch trình.
2.2 Phương pháp Pomodoro
Pomodoro là phương pháp quản lý thời gian đã khá gần gũi với con người hiện nay. Phương pháp Pomodoro - Cách quản lý công việc hiệu quả có chức năng nâng cao tối đa sự tập trung trong khi làm việc. Pomodoro trong tiếng Ý có nghĩa là quả cà chua.
Phương pháp Pomodoro
- Xác định công việc mình cần phải làm.
- Đặt thời gian làm việc là 25 phút.
- Tập trung làm việc nghiêm túc cho đến khi hết 25 phút.
- Nghỉ giải lao trong 5 phút.
- Sau khi đã thực hiện đều đặn 4 lần như trên thì nghỉ dài hơn với 15 - 30 phút, tùy thuộc vào tính chất công việc và sức của mỗi người.
2.3 Phương pháp Ivy Lee
Có một vài lúc, bạn làm việc cật lực, chăm chỉ nhưng vẫn sẽ còn một list những nhiệm vụ quan trọng đang chờ bạn hoàn thành chúng. Hướng giải quyết duy nhất khi đó là bạn cần tìm mọi cách để tiến vào đào sâu hơn những nhiệm vụ để làm rõ những ý nghĩa thật sự của chúng
Điều đó đã được tạo ra bởi một phương pháp hiệu quả hàng đầu, phương pháp được sáng tạo bởi một chuyên gia về giải pháp tối ưu hóa hiệu suất làm việc Ivy Lee. Phương pháp Ivy Lee đơn giản hóa việc sắp xếp ưu tiên các công việc của bạn đến không ngờ.
Cách thực hiện như sau:
- Vào cuối ngày, hãy liệt kê ra list 6 việc quan trọng nhất cần làm trong ngày hôm sau (Nhất định không được vượt quá 6 việc).
- Sắp xếp thứ tự ưu tiên của 6 công việc này theo tầm quan trọng.
- Ngày hôm sau khi đi làm bắt đầu làm việc, chỉ tập trung làm theo thứ tự đã sắp xếp trước đó.
- Cứ tiếp tục thực hiện cho đến khi hết list. Cuối ngày, lại chuyển những việc chưa hoàn thành xong sang list mới của hôm sau.
- Lặp lại quy trình trên mỗi ngày.
Trên đây là 12 cách quản lý công việc hiệu quả, đánh bại mọi deadline mà Viindoo muốn chia sẻ. Khi bạn đã học được cách sắp xếp trình tự công việc, hiệu quả thực hiện nhờ đó cũng sẽ được nâng cao nhờ tâm lý thoải mái thay vì “bù đầu” chạy deadline. Bạn có thể tham khảo các phương pháp chúng tôi đã đề cập hoặc nhờ đến sự hỗ trợ của các phần mềm công nghệ.
