Quản lý công việc bằng Google Sheets hiệu quả, nhanh chóng

Quản lý công việc bằng Google Sheets mang lại hiệu quả tối ưu không chỉ cho cá nhân mà còn cho các doanh nghiệp, tổ chức. Cùng Viindoo tìm hiểu ngay những lợi ích, tính năng và mẫu có sẵn trên Google sheet để giúp doanh nghiệp quản lý.

>>>> Tham Khảo Sử Dụng Miễn Phí: Phần mềm công việc

Google Sheets hay Google trang tính là một chương trình bảng tính nằm trong bộ phần mềm văn phòng trên trình duyệt được cung cấp bởi Google. Sản phẩm này nằm trong dịch vụ Google Drive và có chức năng tương tự Microsoft Excel. 

Google Sheets gồm có các tính năng nổi bật đó là:

• Tự động cập nhật dữ liệu: Số liệu, câu trả lời được điền vào Google forms (Google biểu mẫu) sẽ được tự động nhập vào Google trang tính.
• Có sẵn chương trình tính: Trên Google Sheets có các công thức được tích hợp sẵn, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa các tác vụ.
• Effective Công cụ quản lý công việc nhóm hiệu quả: Khi sử dụng ứng dụng này, các cá nhân có thể chia sẻ link cho tất cả mọi người. Nhờ vậy, nhiều người dùng có thể cùng thao tác và chỉnh sửa trên một file thống nhất, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.
• Tự động lưu các thay đổi: Khi làm việc trên Google Sheets, nhân viên sẽ không phải lo việc mất dữ liệu đã nhập nhờ tính năng tự động lưu các thay đổi trên trang tính. Bất cứ ai có quyền truy cập đều có thể xem lịch sử sửa đổi một cách dễ dàng và biết được ai là người sửa đổi nội dung dữ liệu. 
• Có thể sử dụng trên cả điện thoại di động.

Google Sheets là một công cụ hữu ích hoàn toàn miễn phí

2. Lợi ích khi quản lý công việc bằng Google Sheets

Quản lý công việc bằng Google Sheets mang đến nhiều lợi ích cho các cá nhân, tổ chức, có thể kể đến là:

• Dễ dàng sử dụng: Trên Google trang tính có rất nhiều mẫu khác nhau phù hợp với từng dự án từ cá nhân đến chuyên nghiệp.
• Dễ dàng cộng tác: Một điểm ưu việt của ứng dụng này là có thể xử lý tối đa 100 người dùng truy cập dữ liệu cùng một lúc. 
• Sử dụng miễn phí: Google Sheets mang đến nhiều tiện ích và hoàn toàn miễn phí cho tất cả mọi người.

3. Cách quản lý công việc hiệu quả bằng Google trang tính

Một số cách quản lý công việc hiệu quả bằng Google trang tính đó là:

• Xây dựng kế hoạch cho dự án

• • Bắt đầu lập kế hoạch bằng cách tạo bảng tính phân chia công việc, mở quyền truy cập và gửi link đến cho các thành viên trong nhóm. 
  • Tăng độ nhận diện của các nhiệm vụ nổi bật, mức độ hoàn thành bằng cách tô màu. Cách làm này giúp cộng sự khi truy cập vào file dễ dàng tìm và nắm được công việc của mình. 
  • Google trang tính có liên kết với Email, vì vậy mọi thay đổi trên đây sẽ được thông báo về mail của người sử dụng.

Dễ dàng phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm

• Thêm người dùng chỉnh sửa công việc
• • Chủ sở hữu có thể trao quyền chỉnh sửa, quyền truy cập cho các người dùng khác để cùng nhau thao tác trên một file thống nhất.
  • Đối với dữ liệu quan trọng không được phép chỉnh sửa thì người dùng có thể chọn tính năng khóa nội dung.

Hỗ trợ nhau chỉnh sửa dữ liệu qua tính năng chia sẻ

• Sắp xếp thông tin một cách khoa học
• • Tính năng bộ lọc (filter) được trang bị trong Google trang tính giúp người dùng có thể dễ dàng chọn lọc hoặc tìm kiếm các thông tin. Tính năng này giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm dữ liệu.
  • Người dùng có thể chia các mảng thông tin khác nhau vào từng sheet khác nhau để dễ dàng quản lý.

Tìm kiếm chọn lọc thông tin quan trọng dễ dàng

4. Mẫu quản lý công việc bằng Google Sheets

Một số mẫu trong Google Sheet mà bạn có thể áp dụng để quản lý các công việc ở từng mảng khác nhau sẽ được liệt kê đầy đủ và đính kèm link tải dưới đây.

• Template trình theo dõi chi phí hàng tháng
• • Link tải: Tại đây
    

Template trình theo dõi chi phí hàng tháng

• Mẫu timeline cho dự án: Mẫu này hỗ trợ bạn theo dõi quá trình thực hiện và tiến độ của dự án.
• • Link tải: Tại đây
    

Template timeline cho dự án

• Mẫu biểu đồ Gantt: Biểu đồ Gantt mang đến cho người dùng một hình ảnh trực quan về tiến độ dự án. 
• • Link tải: Tại đây
    

Template biểu đồ Gantt

• Mẫu bảng điều khiển theo dõi dự án: 
• • Link tải: Tại đây
    

Template bảng điều khiển theo dõi dự án

• Mẫu lịch biểu: Giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch và theo dõi tần suất công việc. 
• • Link tải: Tại đây
    

Template lịch biểu theo tuần

• Mẫu CRM: Giúp doanh nghiệp dễ dàng sắp xếp và cập nhật thông tin liên hệ cho doanh nghiệp. 
• • Link tải: Tại đây
    

Template CRM hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng

Bên cạnh sự tiện lợi mà Google Sheets mang lại cho người sử dụng thì phần mềm này còn có những nhược điểm như tính bảo mật kém, khi có quá đông người truy cập thì dễ quá tải,... Để quản lý công việc tối ưu nhất thì các doanh nghiệp nên đầu tư và chọn một phần mềm có tính ổn định và bảo mật cao. 

Một trong những phần mềm được nhiều doanh nghiệp lựa chọn đó là Phần mềm Quản lý Công việc, Dự án của Viindoo. Khi sử dụng phần mềm này, các nhà quản lý sẽ nắm được tình hình và tiến độ làm việc của nhân viên. Các nhân viên dễ dàng cộng tác cùng thực hiện nhiệm vụ, thao tác trên một phần mềm duy nhất.

Vậy là ​Viindoo đã giới thiệu đầy đủ các thông tin cơ bản để người dùng quản lý công việc bằng Google Sheets một cách hiệu quả và nhanh chóng. Chúc độc giả làm việc hiệu quả với công cụ miễn phí và hữu ích này.  

Thông tin liên hệ:

• Địa chỉ: Tầng 6, Tòa nhà Taiyo, Số 97 Bạch Đằng, Phường Hạ Lý, Quận Hồng Bàng, Thành phố Hải Phòng.
• Số điện thoại: +84 225 730 9838.
• Email: 

>>>> Tiếp Tục Với:

• 4 tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên

• Workflow là gì? Cách tạo quy trình làm việc Workflow hiệu quả