Workflow là gì? Vì sao doanh nghiệp phải cần có workflow? Cách vẽ workflow như thế nào? Hãy cùng Viindoo giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Workflow là gì?
Vậy Workflow là gì? Khi phân tách ra, “Work” nghĩa là công việc, còn “flow” nghĩa là dòng chảy. Như vậy, hiểu nôm na thì workflow là dòng chảy công việc. Cụ thể hơn, workflow là quy trình làm việc được chuẩn hóa với các đầu công việc, nhiệm vụ cần phải hoàn thành theo một quy trình và quy chuẩn cụ thể.
Dựa vào Workflow, nhân viên có thể theo dõi và nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của mình trong dự án hoặc công việc. Các công việc lặp đi lặp lại được xây dựng thành quy trình sẽ giúp tối ưu hiệu suất công việc, giảm thiểu sai sót, tối ưu thời gian chết và tắc nghẽn trong công việc.
Dưới đây là hình ảnh về Quy trình Support - một ví dụ về cách thức hoạt động của Workflow được đánh giá cao hiện nay trong Phần mềm quản lý dự án.
Ví dụ về một workflow
>>>> Xem Thêm: Cách lập biểu đồ tiến độ công việc tối ưu cho quản lý
2. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng Workflow?
Vì sao các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình công việc này? Hãy cùng chúng tôi đi tìm câu trả lời trong phần dưới đây.
2.1 Hỗ trợ quản lý công việc trực quan hơn
Với phương pháp sơ đồ trực quan, Workflow sẽ cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ công việc mang tính logic có trình tự và rõ ràng. Nhờ việc, việc quản lý vận hành doanh nghiệp nói chung cũng như quản lý các đầu việc nói riêng cũng sẽ được tối ưu hóa.
Bên cạnh đó, việc sắp xếp theo sơ đồ hợp lý, cụ thể sẽ hỗ trợ nhân viên ghi nhớ nhanh chóng các quy trình và quy chuẩn công việc, giúp hạn chế sai sót xảy ra và dễ vận dụng vào thực tế.
Workflow có thể hỗ trợ quản trị doanh nghiệp một cách trực quan
2.2 Xóa bỏ các quá trình, công việc dư thừa
Đối với hoạt động hàng ngày, Workflow sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát hoạt động của nhân viên. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có thể phát hiện và loại bỏ các điểm dư thừa, các bước và hoạt động không cần thiết nhằm nâng cao hiệu suất làm việc.
Các quá trình, công việc dư thừa sẽ bị xóa bỏ khi doanh nghiệp áp dụng Workflow
>>>> Không Nên Bỏ Qua: 8 mẹo sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học, dễ áp dụng
2.3 Tăng cường trách nhiệm cho nhân viên
Mô hình Workflow được xây dựng chính xác và hiệu quả sẽ giúp nhân viên có tinh thần tự giác và tính kỷ luật trong công việc. Điều này là vì, workflow hỗ trợ nhân viên xác định rõ nhiệm vụ, làm rõ quy trình phối hợp giữa các phòng ban, tránh trường hợp lẩn tránh hoặc từ chối trách nhiệm.
2.4 Đưa công việc vào một trật tự
Khi doanh nghiệp áp dụng quy trình Workflow, nhân viên sẽ dễ dàng nhận biết công việc và nhiệm vụ cụ thể, đồng thời tiến hành nhiệm vụ đó một cách có trật tự và theo quy chuẩn. Hơn thế nữa, Workflow sẽ giúp nhân viên xác định các mục tiêu quan trọng cần đạt được và nắm được những lỗi sai nên tránh trong quy trình.
Doanh nghiệp có thể đưa công việc của nhân viên vào trật tự thông qua Workflow
2.5 Giảm thiểu chi phí vận hành
Việc áp dụng phương pháp sơ đồ Workflow sẽ giúp doanh nghiệp xác định những quy trình hiệu quả và những quy trình cần tối ưu. Qua đó, các tổ chức sẽ thực hiện đơn giản hóa quy trình và loại bỏ vấn đề tồn tại trong việc kinh doanh, từ đó giảm thiểu tối đa nguồn chi phí và tăng thêm lợi nhuận.
Áp dụng mô hình Workflow sẽ giúp các tổ chức giảm thiểu nguồn chi phí vận hành
3. Khi nào cần áp dụng Workflow?
Một số đề xuất về thời điểm doanh nghiệp nên bắt đầu sử dụng Workflow, ví dụ như:
- Khi trong doanh nghiệp có những khách hàng tiềm năng không chịu mua hàng.
- Đội kinh doanh đang cho rằng danh sách khách hàng tiềm năng hiện tại là kém chất lượng.
- Không có đủ thông tin về khách hàng tiềm năng để có thể phân cấp họ theo mục đích cụ thể mà doanh nghiệp đang cần.
- Công ty hiện đang có một số ý tưởng không hoàn toàn phù hợp với các thông tin khảo sát và nghiên cứu về khách hàng tiềm năng.
- Công ty có những công việc cố định, lặp lại thường xuyên nhưng chưa có quy trình cụ thể.
Một số ví dụ về thời điểm nên dùng workflow
4. 5 lý thuyết cải tiến quy trình làm việc hiệu quả
Hiện nay, những lý thuyết giúp cải thiện quy trình làm việc hiệu quả trong kinh doanh vẫn được duy trì và áp dụng theo công trình đồ sộ của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran từ những năm 1980. Các lý thuyết này như sau:
- Six Sigma: Đây là lý thuyết sử dụng phương trình toán học trên cơ sở thống kê để xác định nguyên nhân và xử lý lỗi để tối ưu quy trình. Mục tiêu của Six Sigma là có không quá 3, 4 lỗi trên 1 triệu sản phẩm.
- Quản lý chất lượng công việc toàn diện: Lý thuyết này được ứng dụng trong việc cải thiện chất lượng sản phẩm và môi trường làm việc nhờ việc tập trung vào sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban, giữa nhân viên và nhân viên trong doanh nghiệp.
- Tái cấu trúc quá trình kinh doanh: Một lý thuyết chuyên sử dụng các thuật toán để phân tích các cấp độ và tái cấu trúc quy trình kinh doanh theo các biến số và điều kiện thay đổi.
- Hệ thống tinh gọn (Lean Systems): Lý thuyết này thường tập trung vào việc loại bỏ chi phí và lãng phí dư thừa, với mục tiêu tạo ra một tổ chức “tinh gọn mạnh” nhằm duy trì khả năng cạnh tranh trước những bất ổn và thay đổi của thị trường.
- Lý thuyết ràng buộc (TOC): Lý thuyết này tìm ra những liên kết dễ vỡ, yếu ớt trong hệ thống để giảm bớt lỗ hổng của các liên kết này, tránh gây ra những hệ lụy xấu cho quy trình.
Six Sigma DMAIC là một trong những lý thuyết cải tiến chất lượng công việc nổi bật
5. Quy trình xây dựng Workflow cơ bản
Đã là quy trình Workflow thì dù được xây dựng bằng hình thức nào cũng đều bao gồm 7 bước cơ bản như sau:
5.1 Xác định dữ liệu ban đầu
Đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ công việc cần xây dựng workflow tại doanh nghiệp. Một số vấn đề cần xác định như:
- Người chịu trách nhiệm công việc là ai?
- Việc quản lý công việc đang thực hiện thủ công hay tự động?
- Các quyết định trong công việc này được phê duyệt bởi ai?
- Có những khó khăn, vướng mắc khi thực hiện công việc này không?
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tham vấn các nhân sự trực tiếp tham gia vào công việc để tìm ra những điểm cần phát huy, những vấn đề khó khăn và cần cải thiện trong công việc hiện tại.
Việc xác định đúng dữ liệu ban đầu sẽ tạo nên một Workflow hoàn chỉnh
5.2 Thống kê các công việc cần làm
Việc tiếp theo doanh nghiệp cần làm là thống kê danh sách các công việc cần thực hiện trong một quy trình.
- Nếu các nhiệm vụ, công việc là một chuỗi liên tiếp nhau, thì workflow sẽ có cấu trúc đơn giản.
- Nếu công việc là chuỗi các nhiệm vụ song song, thì workflow sẽ có dạng phức tạp hơn, các công việc trong workflow sẽ hỗ trợ, ảnh hưởng đến nhau.
Một workflow đơn giản thường chỉ có một chuỗi các nhiệm vụ liên tiếp nhau
5.3 Xác định người chịu trách nhiệm cho từng công việc
Sau khi đã hiểu rõ về cấu trúc cũng như bản chất của nhiệm vụ, nhà quản lý phải có trách nhiệm liệt kê ra toàn bộ các bên liên quan gắn với những trách nhiệm cụ thể và nội dung được yêu cầu trong workflow. Thông qua đó, nhà quản lý sẽ dễ dàng xác định được vai trò cụ thể của từng người và thiết lập chính xác từng nhiệm vụ cho mỗi cá nhân.
Phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng cá nhân là một bước quan trọng khi tạo Workflow
5.4 Tiến hành tạo sơ đồ quy trình làm việc
Sau khi hoàn thành các bước trên, doanh nghiệp đã có thể bắt đầu việc phác thảo mô hình quy trình công việc trong tổ chức của mình. Nếu chưa nắm rõ việc mô hình hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp có thể tham khảo các công cụ, phần mềm thiết lập workflow đơn giản. Một phần mềm chúng tôi đề cử là Viindoo Project với tính năng thiết lập quy trình quản lý công việc, workflow khoa học, hiệu quả.
Tạo một sơ đồ làm việc Workflow phù hợp là bước vô cùng quan trọng
5.5 Kiểm tra sơ đồ quy trình công việc đã tạo
Việc kiểm tra Workflow sẽ giúp doanh nghiệp thực sự biết được mô hình này có đang vận hành tốt tại tổ chức của mình hay không. Để kiểm tra quy trình công việc, trước tiên doanh nghiệp sẽ cần phải chạy một chương trình thử nghiệm. Điều này sẽ giúp công ty xác định được đâu là những bước cần thiết cũng như bước cần loại bỏ để đảm bảo cải thiện quy trình hiệu quả.
Việc kiểm tra Workflow sẽ giúp bạn biết được quy trình này có thật sự tốt khi đưa vào vận hành hay không
5.6 Hướng dẫn nhân sự áp dụng sơ đồ quy trình công việc
Khi đã quen với Workflow cũ, người dùng thường có xu hướng ngại phải thay đổi theo một phương pháp mới. Vậy nên, việc hướng dẫn và đào tạo nhân viên về workflow mới là rất quan trọng. Điều này sẽ giúp mỗi người tham gia hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình trong mô hình đó.
Một Workflow tốt sẽ có thể hướng dẫn nhân sự áp dụng sơ đồ quy trình công việc một cách hiệu quả nhất
5.7 Triển khai áp dụng quy trình công việc mới
Sau khi công tác thử nghiệm và đào tạo được tiến hành thuận lợi, doanh nghiệp sẽ có thể đưa quy trình Workflow vào hoạt động. Một lời khuyên được đưa ra là doanh nghiệp chỉ nên triển khai quy trình trên một nhóm nhỏ.
Nếu thành công, doanh nghiệp có thể triển khai quy trình rộng rãi. Ngược lại, nếu quy trình chưa thực sự hiệu quả, doanh nghiệp có thể tái kiểm tra, chỉnh sửa và tối ưu.
Sau giai đoạn thử nghiệm và đào tạo, Workflow đã sẵn sàng để đưa vào triển khai
Viindoo đã tổng hợp toàn bộ những thông tin giải đáp về Workflow là gì và cách để có thể tạo ra một quy trình làm việc Workflow hiệu quả nhất thông qua bài viết trên. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần được tư vấn về Workflow software hoặc các giải pháp quản trị công việc, hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline 0225 730 9838 để được hỗ trợ!
