8 mẹo sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học và dễ áp dụng​

Sắp xếp công việc là khả năng quản lý công việc và thời gian một cách khoa học. Kỹ năng này sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề nhanh chóng và đạt được hiệu suất làm việc cao nhất. Hãy cùng Viindoo tìm hiểu ngay 8 mẹo giúp triển khai và sắp xếp mọi việc dễ dàng ngay tại bài viết dưới đây.

>>>> Tham Khảo Ngay:  Quản lý công việc bằng Phần mềm​

1. Kỹ năng sắp xếp công việc là gì?

Kỹ năng sắp xếp công việc là phương pháp xác định và phân chia các nhiệm vụ cần thực hiện với từng khoảng thời gian một cách hợp lý, hiệu quả. Đây là kỹ năng rất cần thiết, giúp chúng ta sắp xếp công việc khoa học và tối ưu hiệu suất làm việc. Do vậy, khi sở hữu kỹ năng này, mỗi người có thể hoàn thành công việc nhanh hơn và đạt kết quả tốt hơn.

Sắp xếp công việc là phân bổ công việc với thời gian thực hiện hợp lý

>>>> Sắp xếp và cộng tác làm việc hiệu quả cùng: Phần mềm quản lý công việc nhóm​

2. Lợi ích khi sắp xếp công việc khoa học

Mỗi người đều sở hữu quỹ thời gian như nhau. Nhiều người có thể sắp xếp công việc và hoàn thành rất tốt. Ngược lại, có những người luôn cảm thấy thời gian không đủ để hoàn thành công việc. Do đó, lợi ích của việc biết cách sắp xếp công việc hiệu quả là rất lớn, cụ thể như sau:

• Hạn chế tình trạng rối loạn khi phải làm quá nhiều công việc: Mỗi công việc thường có nhiều nhiệm vụ nhỏ đan xen nhau hoặc một số nhiệm vụ phát sinh trong quá thực thi. Việc biết cách sắp xếp công việc khoa học sẽ giúp bạn phân chia và bố trí thời gian làm việc hợp lý. Từ đó, chúng ta có thể hoàn thành công việc với tiến độ nhanh nhất.
• Nâng cao hiệu suất làm việc: Lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình công việc chi tiết và rõ ràng cũng sẽ giúp chúng ta biết được nên thực hiện những việc nào trước, việc nào sau. Điều này sẽ tạo sự chủ động trong thói quen làm việc và nâng cao hiệu suất.
• Giải quyết kịp thời khi phát sinh những vấn đề: Những người sắp xếp công việc hiệu quả luôn có một quỹ thời gian dự phòng để giải quyết kịp thời những vấn đề bất ngờ. Do đó sẽ không làm chậm tiến độ hoàn thành công việc mà kế hoạch đã đặt ra.
• Bản thân có thời gian nghỉ ngơi, thư giãn: Biết cách sắp xếp công việc hiệu quả sẽ giúp thời gian luôn được kiểm soát chặt chẽ và tối ưu nhất. Nhờ vậy, mỗi người sẽ có khoảng thời gian trống để thư giãn, thoải mái tinh thần hay dành thời gian cho những người thân xung quanh.
• Tập trung vào công việc hiệu quả: Danh sách các công việc đã được liệt kê cùng thời gian hoàn thành cụ thể sẽ giúp chúng ta thực hiện thuận lợi hơn. Ngoài ra, sắp xếp công việc khoa học từ đầu cũng giúp chúng ta tập trung, giảm thiểu sự ảnh hưởng từ các thiết bị hoặc tiếng ồn xung quanh.
• ​Được đánh giá cao: Một người có kỹ năng sắp xếp công việc sẽ luôn được các nhà quản lý đề cao. Bởi đây là những người có mục tiêu vaf thời gian hoàn thành công việc cụ thể, xử lý được những sai sót bất ngờ khi thực hiện kế hoạch.

3. Cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học

3.1 Liệt kê các công việc cần làm

Đây là phương pháp cực kỳ hiệu quả dành cho những người hay quên. Đầu tiên, hãy suy nghĩ và liệt kê danh sách các công việc cần hoàn thành theo ngày, tuần, hoặc theo tháng. Điều này sẽ giúp chúng ta có thể kiểm soát được những việc nào cần phải thực hiện và quản lý dễ dàng hơn, tránh bỏ sót một số công việc cần thực hiện.

Liệt kê các danh mục công việc cần làm

3.2 Phân loại công việc theo mức độ quan trọng

3.2 Phân loại công việc theo mức độ quan trọng
Sắp xếp và phân loại công việc là điều rất cần thiết để có thể hoàn thành mục tiêu nào đó. Hãy sắp xếp và phân chia công việc theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng, khẩn cấp nhất đến ít khẩn cấp hơn. Cách sắp xếp và phân loại như vậy sẽ khiến mỗi người nhận thấy rõ những mục tiêu, công việc nào cần ưu tiên và thực hiện trước, sau đó tiến đến hoàn thành những công việc tiếp theo. Độc giả có thể tham khao bài viết Ma trận quản lý thời gian Eisenhower và cách áp dụng hiệu quả để hiểu rõ hơn cách thức áp dụng.

Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng

3.3 Đặt bảng danh sách công việc ở nơi dễ thấy

Sau khi đã xây dựng danh sách các công việc và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, công việc tiếp theo là để bảng ghi chú tại những nơi dễ nhìn thấy. Đặt lịch làm việc trong tầm mắt sẽ tạo nhắc nhở thường xuyên và thúc đẩy chúng ta làm việc nhanh hơn. Ngoài ra, các độc giả cũng có thể ghi chú trên các phần mềm, thiết bị điện tử để thuận tiện theo dõi hơn.

Xem thêm cách tạo và thiết lập bảng danh sách công việc cần làm tại bài viết: Todolist là gì? Cách tạo, mẫu todo list và phần mềm todolist hay

3.4 Luôn tập trung khi làm việc

Giảm thiểu tối đa sự mất tập trung trong lúc làm việc. Việc mất tập trung là một trong những trở ngại lớn nhất làm ảnh hưởng đến tiến độ làm việc. Nhiều người có quỹ thời gian rất ít nhưng nhờ có sự tập trung cao độ mà có thể hoàn thành công việc nhanh hơn những người khác. Hãy ưu tiên tập trung vào một mục tiêu rõ ràng trong khoảng thời gian nào đó.

Cần tập trung tối đa khi làm việc

3.5 Có thời gian nghỉ ngơi hợp lý

Dù khối lượng làm việc có nhiều đi chăng nữa, chúng ta vẫn nên dành ra những khoảng thời gian ngắn để nghỉ ngơi hợp lý và hiệu quả. Sau khi hoàn thành công việc, nghỉ ngơi sẽ giúp mỗi người cảm thấy thoải mái và thư giãn, từ đó có thể đủ năng lượng để hoàn thành những công việc khác.

3.6 Kiểm tra tiến độ công việc thường xuyên

Thường xuyên kiểm tra danh sách và tiến độ thực hiện công việc là cách rất hiệu quả giúp tăng hiệu suất làm việc. Việc nhìn lại danh sách những công việc đã làm giúp mỗi người có thể đảm bảo các công việc được thực hiện đầy đủ và không bị bỏ sót công việc nào. Hơn nữa, việc kiểm tra tiến độ cũng giúp chúng ta kịp thời điều chỉnh những sai sót bất ngờ.

Thường xuyên theo dõi và kiểm tra tiến độ công việc

>>>> Tham Khảo Thêm: Quản lý công việc bằng Google Sheets hiệu quả, nhanh chóng​

3.7 Có khoảng thời gian dự trù

Những người thành công luôn sắp xếp cho mình một khoảng thời gian dự trù. Đây là điều vô cùng quan trọng. Một khoảng thời gian dự trù sẽ giúp quý độc giả có thể giải quyết những vấn đề hay sai sót phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.

3.8 Chú ý đến sức khỏe của bản thân

Sức khỏe là ưu tiên quan trọng. Chỉ khi đảm bảo các vấn đề về sức khỏe thì mọi công việc mới được hoàn thành hiệu quả nhất. Cách đơn giản để bảo vệ sức khỏe đó là thường xuyên ăn uống đúng giờ và đầy đủ, tập thể dục thường xuyên, để tinh thần được thư giãn và thoải mái, tránh căng thẳng hay áp lực.

Chú ý đảm bảo sức khỏe của bản thân

4. Sắp xếp và quản lý công việc hiệu quả với Viindoo Timesheets

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc và quản lý thời gian hiệu quả, trong đó có phần mềm Viindoo Timesheets. Phần mềm giúp kiểm soát tiến độ và hiệu quả công việc với khả năng hỗ trợ lên kế hoạch khoa học. Một số tính năng vượt trội mà Viindoo Timesheets mang lại cho người dùng:

• Hỗ trợ kiểm soát hiệu suất làm việc và quản lý thời gian: Người dùng sẽ có thể ghi chép lại lịch làm việc và thời gian thực hiện cho mỗi nhiệm vụ cụ thể. Ứng dụng tăng ca được tích hợp cũng giúp tính toán chính xác tổng thời gian làm việc của người lao động.
• Phân tích quy trình và tiến độ thực hiện kế hoạch: Phần mềm cho phép người dùng điều chỉnh và cập nhật lịch làm việc và tiến độ hoàn thành công việc cụ thể và rõ ràng.

>>>> TRẢI NGHIỆM MIỄN PHÍ VIINDOO TIMESHEETS <<<<

Phần mềm hỗ trợ sắp xếp công việc Viindoo Timesheets

Bài viết trên đây, Viindoo  Viindoo đã gửi đến các quý độc giả 8 mẹo sắp xếp công việc khoa học và hiệu quả nhất. Lên kế hoạch và hoàn thành công việc một cách thông minh sẽ giúp mỗi người đạt được hiệu suất cao nhất khi làm việc. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp quý độc giả có thể tích lũy và có cho mình kỹ năng sắp xếp, quản lý công việc hợp lý nhất.

>>>> Tiếp Tục Với:

• Kanban là gì? Cách dùng Kanban quản lý công việc hiệu quả
• Cách phân công công việc cho nhân viên hiệu quả [Kèm mẫu]