Todolist là gì? Để có thể hoàn thành tốt các nhiệm vụ nhanh chóng, hiệu quả và đảm bảo thời gian là điều không hề dễ dàng. Do đó, doanh nghiệp cần đến todolist để giúp nhân viên quản lý công việc hiệu quả hơn. Bài viết sau đây hãy cùng Viindoo tìm hiểu chi tiết lợi ích cũng như một số phần mềm todolist phổ biến hiện nay.
>>>> Tham Khảo Thêm: 10 phần mềm cho doanh nghiệp hiệu quả, tốt nhất hiện nay
1. Todolist là gì?
Mẫu todolist là danh sách những công việc, nhiệm vụ mà mỗi cá nhân cần phải thực hiện hoặc muốn thực hiện. Những công việc trong todolist thường được liệt kê và sắp xếp theo thứ tự từ ít quan trọng cho đến quan trọng.
Đây là cách giúp nhân viên có thể quản lý, sắp xếp công việc và sử dụng thời gian hiệu quả, tránh gặp phải tình trạng quá tải khi thực hiện nhiệm vụ.
Nhân viên có thể tạo todolist trên các tờ giấy, mẫu giấy ghi chú, sổ tay cá nhân, trên các thiết bị điện thoại di động, hoặc trên các phần mềm todolist được thiết kế sẵn. Todolist được sử dụng rộng rãi trong công việc cũng như những việc cần làm trong đời sống thường ngày.
Thông qua đó, mỗi nhân viên có thể đảm bảo thực hiện và không quên các nhiệm vụ quan trọng.
Todolist là danh sách những công việc và nhiệm vụ cần hoàn thành
>>>> Xem Thêm: 19+ Phần mềm quản lý công việc hàng ngày, giao việc cho nhân viên hiệu quả
2. Các loại Todolist thường thấy
Với những chia sẻ trên, chắc hẳn các độc giả đã hiểu được todolist là gì. Có thể thấy, những công việc và danh mục được liệt kê trong mẫu todolist thường sắp xếp một cách khoa học và có tổ chức. Sau đây, Viindoo sẽ giới thiệu đến các độc giả các mẫu todolist thường thấy.
- Bảng tầm nhìn: Đây là danh sách những mục tiêu lớn mà mỗi cá nhân muốn thực hiện trong quãng đời sự nghiệp của họ. Những mong muốn này sẽ là động lực, là cảm hứng giúp mỗi người hoàn thành những mục tiêu trong cuộc sống. Danh sách này thông thường rất dài và có thể vượt hơn 80 danh mục.
- Danh sách những việc cần thực hiện trong 100 ngày: Đây là mẫu todolist được thực hiện để sắp xếp công việc trong 3 tháng sắp tới. Mỗi người đều có thể tự hoạch định và liệt ra những công việc nào quan trọng hơn và cần được thực hiện trong thời gian 3 tháng đó.
- Liệt kê việc cần làm cho một ngày: Todolist theo ngày sẽ giúp cho công việc của mỗi cá nhân được thực hiện trơn chu hơn, đồng thời cũng là những bước đệm cho những chiến lược lâu dài hơn. Mỗi cá nhân có thể chuẩn bị todolist từng ngày vào đầu giờ sáng hoặc cuối ngày.
- Danh sách những việc cần làm hàng tuần: Liệt kê những nhiệm vụ và công việc cần làm trong một tuần. Những công việc này thường sẽ được lập vào mỗi tối chủ nhật hoặc sáng thứ hai.
- Danh sách 3T hàng ngày: Những công việc và nhiệm vụ quan trọng, cốt yếu, cần thiết nhất sẽ được liệt kê trong danh sách này. Các nhiệm vụ được sắp xếp trong danh sách này thường chứa từ 3 đến 5 mục. Hầu hết những danh mục cần phải được thực hiện nhằm hướng đến một mục tiêu chung quan trọng nào đó.
Dựa vào danh sách các công việc có thể chia todolist thành nhiều loại
>>>> Đừng Bỏ Qua: 9 app quản lý thời gian tốt, miễn phí trên điện thoại, máy tính
3. Lợi ích khi sử dụng Todolist
Vậy những lợi ích của Todolist là gì để khiến công cụ này được sử dụng phổ biến đến như vậy? Sau đây là một số lợi ích vượt trội mà phần mềm todolist đem lại cho người dùng.
- Ghi nhớ công việc cần làm: Tạo Todolist hỗ trợ người dùng ghi nhớ các công việc cần phải làm rõ ràng và cụ thể nhất. Khi những danh mục công việc được cập nhật thường xuyên sẽ giúp người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc. Ngoài ra sử dụng todolist còn giúp người dùng hệ thống thông tin liên tục, đầy đủ, tránh trường hợp công việc bị bỏ sót.
- Giúp tăng năng suất: Việc liệt kê và tạo todolist những công việc cần làm, phân loại tầm quan trọng của từng việc và ưu tiên hoàn thành những công việc quan trọng hơn. Điều này giúp người dùng có thể tận dụng, quản lý thời gian một cách hiệu quả, tránh gây lãng phí thời gian.
- Tăng cường động lực làm việc: Chia nhỏ những công việc cần làm thành các nhiệm vụ ngắn hạn, dài hạn theo từng giai đoạn giúp người dùng dễ dàng hoàn thành hơn. Ngoài ra, khi đã hoàn thành công việc cần làm và gạch bỏ ra khỏi todolist là động lực để thực hiện những nhiệm vụ tiếp theo.
- Giúp quản lý thời gian hiệu quả: Khi có quá nhiều công việc cần thực hiện trong cùng một thời điểm sẽ khiến con người cảm thấy choáng ngợp. Do đó một mẫu todolist hoàn hảo sẽ giúp chúng ta biết được những việc nào quan trọng, cần được thực hiện trước từ đó giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả hơn.
- Đo lường tiến độ làm việc: Nếu có quá nhiều danh sách những việc cần làm thì việc xây dựng todolist và theo dõi những công việc nào đã hoàn thành, đang thực hiện và cần được thực hiện sẽ giúp đo lường được tiến độ làm việc một cách hiệu quả nhất.
Một số lợi ích nổi bật mà todolist mang lại
4. Các yếu tố quan trọng khi thiết lập Todolist
Có rất nhiều những yếu tố ảnh hưởng đến việc tạo todolist. Các yếu tố đó sẽ phụ thuộc vào nhiệm vụ tổng thể cần thực hiện. Sau đây là một số yếu tố quan trọng khi tạo todolist:
- Những nhiệm vụ và công việc trong todolist cần được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.
- Những danh mục được xây dựng trong todolist nên liên quan đến các công việc, những dự định của cá nhân hoặc kết hợp cả hai.
- Thời gian để thực hiện nhiệm vụ.
- Phần mềm todolist cần phải phù hợp.
- Liệt kê các nhiệm vụ càng chi tiết, cụ thể càng tốt.
- Đơn giản hóa khả năng truy cập todolist để có thể theo dõi tiến độ và kiểm soát công việc hằng ngày.
Một số yếu tố cơ bản ảnh hưởng đến xây dựng todolist
5. Cách xây dựng Todolist
Có rất nhiều phương pháp để tạo todolist tùy thuộc vào mỗi cá nhân. Tuy nhiên để có thể xây dựng một todolist hợp lý và khoa học không phải là điều dễ dàng. Dưới đây Viindoo sẽ hướng dẫn các độc giả cách xây dựng todolist đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao.
5.1 Bước 1: Chuẩn bị danh sách Todolist
Trước tiên, hãy viết ra tất cả những danh mục công việc và nhiệm vụ cần phải thực hiện. Nếu là những công việc hay nhiệm vụ quan trọng thì nên chia nhỏ từng bước để thực hiện nhiệm vụ đó.
Viết ra những công việc, nhiệm vụ cần hoàn thành
5.2 Bước 2: Sắp xếp mức độ quan trọng
Sau khi đã viết ra tất cả những nhiệm vụ cần thực hiện, hãy phân bổ những nhiệm vụ này theo thứ tự ưu tiên. Trong những trường hợp todolist có nhiều danh mục có mức độ quan trọng cao, hãy xem lại danh sách và cố gắng đưa những nhiệm vụ ít quan trọng hơn xuống dưới.
Sắp xếp danh mục theo thứ tự ưu tiên
5.3 Bước 3: Sử dụng Todolist
Sau khi đã hoàn thiện todolist theo thứ tự ưu tiên, hãy bắt đầu sử dụng danh sách này. Người dùng chỉ cần thực hiện những công việc theo thứ tự đã được liệt kê trong todolist, ưu tiên hoàn thành những công việc từ trên xuống dưới. Sau khi đã hoàn thành thì hãy đánh dấu hoặc gạch bỏ và chuyển sang làm những nhiệm vụ tiếp theo.
Thực hiện công việc theo thứ tự đã tạo trong todolist
5.4 Mẹo nhỏ
Tuy nhiên, trong quá trình thiết lập và thực hiện todolist sẽ có một số mẹo nhỏ có thể tham khảo:
- Khi sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, nên có sự phân loại giữa những việc có mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
- Việc suy nghĩ, lên kế hoạch và thực hiện công việc của mỗi người sẽ khác nhau. Do đó, hãy nghiên cứu và xây dựng danh sách todolist theo ý kiến của mình trước khi chọn thực hiện mẫu todolist của người khác.
- Todolist chỉ thật sự hiệu quả khi bạn thực hiện khối lượng công việc nhỏ. Với trường hợp có quá nhiều danh mục cần thực hiện, cần tiến hành thực hiện nhiều hành động kết hợp để có thể quản lý mọi việc tốt hơn.
- Hãy nhớ thực hiện mọi công việc và nhiệm vụ cần thiết.
- Cố gắng hoàn thành những công việc khẩn cấp và quan trọng trước, tránh lãng phí thời gian cho những công việc không quan trọng.
- Đừng quá lo lắng đến những công việc không quan trọng.
- Dựa trên các phần mềm có sẵn để thiết lập todolist của bản thân. Những phần mềm có thể đồng bộ hóa với nhiều thiết bị khác nhau, giúp việc quản lý được dễ dàng và hiệu quả hơn.
Hãy hoàn thành todolist khoa học và hợp lý
>>>> Tìm Hiểu Về: Phần mềm OKRs quản lý mục tiêu hiệu quả, dễ sử dụng
6. Mẫu todolist dễ sử dụng
Một mẫu todolist bao gồm những danh sách việc cần làm được thiết kế khoa học có thể giúp người dùng theo dõi mọi tiến độ công việc và nhiệm vụ của mình. Bao gồm dự án, các bài tập, những sản phẩm cần mua, các công việc nhà hằng ngày. Sau đây là một số mẫu todolist các độc giả của Viindoo có thể tham khảo:
Mẫu 1: TẢI TẠI ĐÂY
Mẫu todolist đơn giản nhưng khoa học
Mẫu 2: Todolist phù hợp cho những người có nhiều công việc cần giải quyết và cần thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ.
Mẫu todolist khi có nhiều công việc cần thực hiện
Mẫu 3: Xây dựng todolist bằng cách thêm các nhiệm vụ vào những cột riêng biệt để quản lý và theo dõi tốt hơn
TẢI TẠI ĐÂY
Ghi các nhiệm vụ vào những cột riêng biệt của todolist
Mẫu 4: Liệt kê những công việc đang tiến hành và thời gian còn lại để thực hiện công việc đó là bao nhiêu.
TẢI TẠI ĐÂY
Mẫu todolist giúp theo dõi tiến độ công việc
Mẫu 5: Mẫu todolist lên kế hoạch cho từng ngày cụ thể trong cả tuần.
Mẫu todolist cụ thể cho mỗi tuần
Mẫu 6: Thiết kế todolist cho các công việc và những nhiệm vụ khác nhau trong một tuần.
Mẫu Todolist cụ thể và chi tiết
7. App, phần mềm Todolist hiệu quả
Hiện nay có rất nhiều các nhiều app, Phần mềm quản lý công việc online hỗ trợ người dùng tạo lập todolist hiệu quả. Sau đây là một số công cụ giúp thiết lập todolist khoa học phổ biến hiện nay:
7.1 Todoist
App sắp xếp công việc todoist là một trong những app hỗ trợ tạo todolist rất phổ biến và được nhiều người lựa chọn sử dụng. Ứng dụng hỗ trợ người dùng xây dựng danh sách những việc cần làm miễn phí. Tuy nhiên, nếu muốn trải nghiệm những tính năng đặc biệt, người dùng có thể trả phí $29/12 tháng.
Một số tính năng vượt trội mà ứng dụng todoist mang đến:
- Hỗ trợ sử dụng kể cả khi không kết nối mạng giúp người dùng quản lý nhiệm vụ đơn giản và dễ dàng.
- Phân loại và sắp xếp các công việc theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng dựa theo màu sắc.
- Hỗ trợ tính năng phân chia công việc và nhiệm vụ cho bạn bè.
- Một số ứng dụng được đồng bộ và tích hợp với Todoist như Google Drive, Toggl,...
App Todoist hỗ trợ tạo lập todolist hiệu quả
7.2 Due
Nếu bạn là một người có trí nhớ không tốt thì Due chắc chắn là sự lựa chọn hoàn hảo. Vậy những tính năng vượt trội của app Due todolist là gì? Khi sử dụng Due, người dùng không cần phải đăng nhập tài khoản mà chỉ cần xây dựng các công việc theo mức độ quan trọng. App sẽ giúp người dùng thực hiện những nhắc nhở cùng một số chức năng như:
- Thông báo liên tục và nhắc nhở công việc theo thời gian.
- Độ dài của chuông báo cùng âm thanh đa dạng.
- Sử dụng được kể cả trong trường hợp offline.
- Tích hợp chức năng đếm lùi.
App Due với tính năng nhắc nhở liên tục theo thời gian
7.3 Trello
Trello nổi tiếng là ứng dụng hỗ trợ tạo todolist đơn giản, dễ hiểu và phù hợp cho mọi đối tượng. Khi sử dụng Trello, người dùng có thể tạo ra nhiều Board, sau đó chia nhỏ các nhiệm vụ cần thực hiện cho mỗi Board.
Khi sử dụng Trello, người dùng có thể theo dõi tiến độ công việc chưa làm, đang làm và đã hoàn thành, tránh được tình trạng bỏ sót những việc quan trọng. Điểm đặc biệt của Trello đó là tích hợp chức năng làm việc nhóm thông qua lệnh Invite Friends. Trello cho phép sử dụng miễn phí nên thu hút lượng người sử dụng đông đảo.
App Trello với cách sử dụng đơn giản và hiệu quả
7.4 Remember the Milk
Ứng dụng Remember the Milk là phần mềm giúp quản lý nhiệm vụ khá phổ biến đối với những ai bận rộn. Đặc biệt, Remember Milk có thể tích hợp đồng bộ với những thiết bị và nền tảng khác, giúp người dùng sử dụng một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.
Phần mềm hỗ trợ lập todolist Remember the Milk
7.5 Evernote
Evernote là ứng dụng hỗ trợ tạo lập todolist được sử dụng phổ biến trên cả iphone, ipad, trình duyệt web,..Một số tính năng nổi bật của công cụ Evernote:
- Chia sẻ các danh mục nhiệm vụ.
- Thiết đặt thông báo nhắc nhở.
- Chat với mọi người trong danh sách.
- Yêu cầu người dùng trả phí trong trường hợp cần bảo mật hoặc lưu trữ khối lượng lớn công việc.
Công cụ tạo Todolist nổi tiếng Evernote
Bài viết trên đây Viindoo đã cùng các độc giả giải đáp Todolist là gì cũng như những lợi ích mà phần công cụ này mang lại. Todolist giúp mỗi người quản lý công việc hiệu quả và khoa học hơn. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp các độc giả của Viindoo có thể tham khảo và lựa chọn được công cụ hỗ trợ tạo lập Todolist hiệu quả nhất.
>>>> Tiếp Tục Với:
