Microsoft teams là gì? Microsoft Teams có những ưu điểm và tính năng nổi bật nào? Doanh nghiệp có cần phải trả phí để sử dụng nền tảng này không? Cùng với Phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo, hãy cùng tìm hiểu về Microsoft Teams trong nội dung dưới đây.
Phần mềm Microsoft Teams là gì?
Microsoft Teams là một công cụ họp trực tuyến tiện lợi. Ứng dụng bao gồm các chức năng như họp video, lưu trữ file và có thể tích hợp với bộ Office 365. Ngày nay, Phần mềm quản lý công việc nhóm Microsoft Teams đang trở thành ứng dụng họp trực tuyến phổ biến nhất của công ty cùng với Sky For Business và Microsoft Classroom.
Microsoft Teams là nền tảng nhắn tin nhóm dành cho doanh nghiệp của Microsoft.
Microsoft Teams bao gồm 3 thành phần chính:
- Nhóm : Nhóm người làm việc cùng nhau trên một hệ thống.
- Kênh : Nơi diễn ra các cuộc trò chuyện công việc của cùng một nhóm. Người dùng có thể trò chuyện, gọi video, tổ chức cuộc họp, lưu trữ và chia sẻ tập tin ngay trên ứng dụng.
- Tab : Công cụ giúp người dùng cùng kênh trao đổi thông tin. Kênh mặc định sẽ có 3 tab: Chat, Files và Wiki. Ngoài ra, bạn có thể linh hoạt tạo các tab khác phù hợp với nhu cầu công việc.
>>>> Tham khảo thêm: Công cụ quản lý công việc hiệu quả
Tính năng của ứng dụng Microsoft Teams
Vậy phần mềm quản lý và theo dõi công việc hỗ trợ những tính năng gì? Trên thực tế, ứng dụng này được thiết kế với 4 chức năng chính cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Hãy cùng tìm hiểu về những tính năng này trong nội dung dưới đây.
- Tổ chức cuộc họp ở mọi nơi: Với Microsoft Teams, doanh nghiệp có thể tổ chức hội nghị âm thanh, video và web với bất kỳ ai, ở bất kỳ đâu. Ngoài ra, ứng dụng cho phép người dùng lên lịch cuộc họp, ghi chú cuộc họp, chia sẻ màn hình,… Tính năng lên lịch giúp người dùng có tài khoản email hợp lệ có thể tham gia nhanh chóng. Chỉ cần nhấp vào liên kết được gửi qua email để tham gia cuộc họp.
- Tổ chức các cuộc họp lớn, sự kiện trực tiếp: Nền tảng cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp lớn, hội thảo trên web và các sự kiện toàn công ty. Số người được hỗ trợ tối đa trong mỗi sự kiện là 10.000 người. Đặc biệt, người tham gia sẽ có trải nghiệm nhất quán khi sử dụng nền tảng.
- Ghi lại thông tin cuộc họp: Teams hỗ trợ ghi lại âm thanh, video và hoạt động. Tính năng này được thực hiện thông qua chia sẻ màn hình và ghi chú cuộc họp. Hơn nữa, doanh nghiệp có thể ghi lại các cuộc họp trên nền tảng này. Những người mới tham gia cũng có thể dễ dàng nắm bắt được thông tin bị bỏ lỡ thông qua ghi chú.
- Cộng tác và chia sẻ nội dung: Microsoft Teams cho phép doanh nghiệp dễ dàng chia sẻ nội dung khi tham gia cuộc họp. Trong quá trình này, những người liên quan có thể cộng tác liền mạch. Lợi thế này đạt được nhờ việc tích hợp Teams với Office 365.
MS Teams cho phép doanh nghiệp tổ chức các cuộc họp, hội nghị, sự kiện trực tuyến ở bất cứ đâu
>>>> Xem Thêm: Slack là gì?
Microsoft Teams có tính phí người dùng không
Đến đây chắc chắn doanh nghiệp sẽ thắc mắc “Sử dụng Microsoft Teams có mất phí không”. Trên thực tế, nền tảng này cung cấp hai phiên bản, trả phí và miễn phí. Thông thường, gói dịch vụ miễn phí sẽ bị hạn chế về tính năng. Cụ thể, để đưa ra quyết định đúng đắn, doanh nghiệp nên theo dõi chi tiết dưới đây về cả hai gói dịch vụ này.
Gói miễn phí có giới hạn tính năng
Như đã đề cập, gói dịch vụ miễn phí của Teams sẽ bị giới hạn về tính năng. Khi sử dụng gói này, doanh nghiệp được trải nghiệm không giới hạn các tính năng cơ bản như nhắn tin, gọi điện. Mỗi nhóm sẽ được cung cấp 10GB dung lượng lưu trữ và thêm 2GB cho mỗi thành viên. Bằng cách đăng ký gói này, doanh nghiệp có thể tiến hành các cuộc họp nhóm với tối đa 100 người tham dự và trong 60 phút.
Khi sử dụng gói MS Teams miễn phí, người dùng có thể sử dụng các tính năng cơ bản
Gói trả phí
Ngoài nội dung được hỗ trợ miễn phí, khi trả phí, người dùng sẽ được cung cấp những tính năng tuyệt vời khác. Đặc biệt, người dùng sẽ được dùng thử miễn phí 1 tháng trước khi quyết định. Hiện tại Microsoft Teams đang cung cấp 2 gói trả phí như sau:
Riêng tư
Với phiên bản cá nhân, người dùng có thể chat, gọi video, sử dụng các ứng dụng phổ biến của Microsoft. Phiên bản này cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi giữa tài khoản cá nhân và công việc. Từ đó, các gia đình có thể kết nối với ảnh, lịch, trò chuyện và video mà không lo làm gián đoạn công việc.
Chỉ với 9,99 USD/tháng, bạn có thể đăng ký gói MS 365 dành cho gia đình cho tối đa 6 người.
Khi đăng ký phiên bản này, bạn sẽ có quyền truy cập vào các tính năng cao cấp. Đồng thời, các tài khoản sẽ được tích hợp với gói Microsoft 365 cá nhân. Để đăng ký dịch vụ này, mỗi tài khoản phải trả phí 6,99 USD mỗi tháng. Ngoài ra, bạn có thể đăng ký gói gia đình cho 6 người với giá 9,99 USD/tháng.
Kế hoạch kinh doanh
Không giống như kế hoạch cá nhân, kế hoạch kinh doanh của Teams rất đa dạng. Các tổ chức có thể sử dụng các tính năng khác nhau ở các mức giá khác nhau. Cụ thể, Microsoft Teams đang cung cấp 4 gói dịch vụ dành cho doanh nghiệp bao gồm:
- Office 365 ProPlus: Gói này có giá 12$/người/tháng. Khi đăng ký ProPlus, bạn phải thực hiện cam kết hàng năm. Phiên bản này sẽ hỗ trợ các ứng dụng Office với tính năng lưu trữ và chia sẻ đám mây tương thích với ứng dụng Office. Dịch vụ này sở hữu những tiện ích nổi bật sau:
- Dung lượng lưu trữ và chia sẻ tệp OneDrive lên tới 1TB.
- Không giới hạn số lượng người dùng tối đa.
- Gói Office 365 E1: Doanh nghiệp sẽ cam kết mức giá hàng năm là 8 USD/người dùng/tháng để đăng ký gói này. Sau đó, doanh nghiệp có thể sử dụng nhiều email, bộ nhớ, chia sẻ tệp, Office Online, cuộc họp và hơn thế nữa. Tuy nhiên, phiên bản không được tích hợp ứng dụng Office. E1 sẽ cung cấp các tiện ích sau:
- Tự chọn địa chỉ miền email và dung lượng hộp thư lên tới 50GB.
- Dung lượng lưu trữ tệp OneDrive lên tới 1TB.
- Cập nhật thông tin, tham gia các site liên lạc, site nhóm trong bất kỳ mạng nội bộ nào bằng SharePoint.
- Tổ chức cuộc họp hội nghị video HD với tối đa 250 người tham gia.
- Tổ chức các cuộc họp trực tiếp cho tối đa 10.000 người tham gia.
- Office 365 E3: Đây là gói cam kết hàng năm với giá 20 USD/người dùng/tháng. Với gói này, bạn được phép sử dụng tất cả các tính năng của ProPlus và E1 cùng với các công cụ bảo mật cao. Office 365v E3 nổi bật với những tiện ích sau:
- Tùy chọn địa chỉ miền email và được phép lưu trữ hộp thư có dung lượng 100GB.
- Lưu trữ đám mây cá nhân với dung lượng lưu trữ không giới hạn.
- Luôn cập nhật thông tin và tham gia các trang liên lạc cũng như nhóm bằng cách sử dụng SharePoint.
- Tổ chức hội nghị video trực tuyến với tối đa 250 người tham gia.
- Office 365 E5: Gói dịch vụ này có giá 35 USD/tài khoản trong một tháng và được cam kết hàng năm. Với E5, bạn có thể sử dụng tất cả các tính năng có trong phiên bản E3 với chức năng bảo mật, phân tích và giọng nói nâng cao. Phiên bản này sở hữu những điểm nổi bật như:
- Sở hữu toàn bộ tiện ích nổi bật của Office 365 E3.
- Được hỗ trợ bởi Tính năng chống mối đe dọa nâng cao của Office 365.
- Công cụ Customer Lockbox giúp kiểm soát các tác nhân truy cập vào hộp thư.
- Chức năng Quản lý dữ liệu nâng cao để phân loại tự động, nhập thông minh,...
Doanh nghiệp có thể lựa chọn 4 gói dịch vụ trả phí với tính năng khác nhau
>>>> Xem Thêm: Khó khăn khi làm việc nhóm
Ưu điểm và nhược điểm của Microsoft Team
Nếu doanh nghiệp đang thắc mắc “ Ưu nhược điểm của Microsoft Teams là gì ” thì câu trả lời sẽ có ở phần này.
Ưu điểm của nhóm Microsoft
Có thể thấy Teams hỗ trợ mọi hoạt động hợp tác của các thành viên trong tổ chức. Ưu điểm lớn nhất của công cụ này nằm ở chỗ các tính năng của nó được phát triển cả về chiều rộng và chiều sâu. Cụ thể ưu điểm của Microsoft Teams đó là:
- Chi phí: Nếu đã sử dụng bản quyền Office 365 đầy đủ, doanh nghiệp sẽ không cần phải trả thêm bất kỳ chi phí nào.
- Họp trực tuyến, chat, gọi điện mọi lúc, mọi nơi: Ứng dụng cho phép tổ chức các cuộc họp trực tuyến với tối đa 300 người.
- Dữ liệu tập trung: Dữ liệu được đặt ở một nơi duy nhất giúp các thành viên ít bị phân tâm và tập trung vào công việc.
- Tích hợp nhiều ứng dụng: Microsoft cung cấp hơn 400 ứng dụng tích hợp giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả công việc.
- Dữ liệu được bảo mật tốt: Người quản lý có thể kiểm soát và hạn chế việc sử dụng của nhân viên.
MS Teams cho phép doanh nghiệp tổ chức cuộc họp ở bất cứ đâu với tối đa 300 người tham dự.
Nhược điểm của nhóm Microsoft
Bên cạnh những ưu điểm, Microsoft Teams vẫn còn nhiều hạn chế. Vậy nhược điểm của ứng dụng Microsoft Team là gì ?
- Giới hạn số lượng kênh: Mỗi nhóm được phép tạo tối đa 100 kênh.
- Sắp xếp chia sẻ file chưa đầy đủ: Doanh nghiệp phải áp dụng quy tắc phân loại trước khi tải dữ liệu lên. Nếu không thì việc chia file khi đó sẽ rất khó khăn.
- Phân cấp hạn chế: Người quản lý chỉ có khả năng kiểm soát và hạn chế quyền của các thành viên.
- Không hỗ trợ quyền quản trị viên: Doanh nghiệp không thể phân quyền cho thành viên.
Sự bất cập trong việc sắp xếp các file chia sẻ là hạn chế lớn của MS Teams
Phần mềm quản lý công việc toàn diện Viindoo Project
Viindoo vừa giúp các doanh nghiệp tìm hiểu về Microsoft Teams thông qua chức năng chính là tạo cuộc họp. Tuy nhiên, ngoài tính năng này, MS Teams còn được biết đến với khả năng quản lý và theo dõi công việc. Tại Việt Nam, doanh nghiệp có thể tham khảo Viindoo Project - nền tảng quản lý dự án và công việc chuyên biệt.
Với Viindoo Project, lãnh đạo hoàn toàn có thể theo dõi, kiểm soát công việc từ xa. Ngoài ra, phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch kết hợp theo dõi tiến độ trên một nền tảng duy nhất. Để tìm hiểu thêm về Viindoo Project, chúng ta cùng tìm hiểu về tính năng và giá thành của ứng dụng này nhé.
Viindo Project là phần mềm quản lý dự án và công việc chuyên biệt.
Tính năng của Viindoo Project - Phần mềm quản lý công việc toàn diện
Dự án Viindoo sở hữu những tính năng nổi bật như sau:
- Giám sát tiến độ, kiểm soát quy trình làm việc: Phần mềm quản lý công việc linh hoạt để hoàn thành dự án và làm việc dễ dàng với các chức năng sau:
- Theo dõi, theo dõi tiến độ với chức năng lập kế hoạch, kiểm soát người phụ trách công việc, theo dõi thời gian làm việc.
- Quy trình làm việc được chuẩn hóa tại giao diện Kanban, thiết lập quản lý khoa học…
- Mọi tài liệu, trao đổi liên quan đến công việc đều được ghi chép và lưu trữ tại từng công việc, nhiệm vụ.
- Giao diện hiện đại; Hợp tác, minh bạch thông tin: Người dùng có thể theo dõi tiến độ thông qua các góc nhìn bằng biểu đồ trực quan như biểu đồ Gantt, Kanban, List,… Việc phân chia công việc và phối hợp giữa các phòng ban có thể được thực hiện trên cùng một giao diện.
- Hệ thống báo cáo tổng quan, tức thời nhằm dự báo nguồn lực, nhu cầu: Dữ liệu sẽ được trực quan hóa thông qua các biểu đồ, bảng phân tích,… Nhờ đó, người quản lý có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình nhân sự, công việc. Từ đó, lãnh đạo có thể dễ dàng phân bổ nguồn lực, phân công nhiệm vụ, dự báo thời gian, thời gian thực hiện cho từng dự án… Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tính toán lợi nhuận thông qua việc so sánh giữa thời gian dự kiến và thực tế.
- Đặc biệt hơn, Viindoo Project có thể tích hợp với “mạng xã hội doanh nghiệp” – ứng dụng Viindoo Discussion . Với Viindoo Discussion, doanh nghiệp có thể quản lý tập trung toàn bộ tin nhắn, thông báo trên cùng một hệ thống.
Tính năng nổi bật nhất của Viindoo Discussion chính là việc tích hợp giao diện trao đổi công việc và khung chat trên tất cả các phần mềm khác trong hệ thống phần mềm quản lý doanh nghiệp Viindoo. Nhân viên khi thực hiện bất kỳ công việc nào - từ tạo mua hàng, bán hàng, thanh toán, hóa đơn,… đều có thể trao đổi trực tiếp tại giao diện quản lý của tác vụ. Nhờ đó, mọi thông tin liên lạc trong công việc đều được tập trung, không rải rác hay bỏ sót trên mạng xã hội.
Viindoo Discussion còn cho phép người dùng gọi điện, gọi video, chia sẻ màn hình với nhau hoặc theo nhóm chỉ bằng một cú nhấp chuột.
- Tích hợp đầy đủ với các Viindoo khác: Người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý công việc Viindoo Project kết hợp với các ứng dụng quản lý bán hàng, CRM, chấm công, hóa đơn trong hệ thống phần mềm quản lý. doanh nghiệp Vindoo. Nhờ đó, mọi công việc sẽ trở nên minh bạch, được quản lý tập trung, chính xác và dễ dàng hơn.
Chi phí sử dụng phần mềm Quản lý công việc dự án Viindoo
Viindoo Project là nền tảng quản lý tác vụ tiết kiệm chi phí tốt nhất trên thị trường hiện nay. Nền tảng này phù hợp với các doanh nghiệp Việt Nam, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Bên cạnh đó, chi phí sử dụng phần mềm được tính theo số lượng người dùng thực tế. Như vậy, với mỗi tài khoản, doanh nghiệp có thể lựa chọn những tính năng khác nhau mà không bị giới hạn. Ngoài ra, trước khi quyết định thanh toán, doanh nghiệp sẽ được dùng thử miễn phí 15 ngày.
Sẵn sàng để trải nghiệm sự xuất sắc?
THỬ NGAY - Hoàn toàn miễn phí! hoặc Liên hệ chúng tôi
Bài viết đã giải đáp được câu hỏi “ Microsoft Teams là gì ?”. Tại đây, nếu bạn còn thắc mắc hãy để lại bình luận bên dưới để được hỗ trợ. Ngoài ra, khi có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý tác vụ chuyên dụng, bạn có thể tham khảo viindoo Dự án. Đây chắc chắn là một ứng dụng ưu việt, phù hợp với nhiều lĩnh vực khác nhau.
>>>> Tiếp tục với:
