10 khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả

Truyền tải thông tin không rõ ràng là một trong những nhân tố khiến hoạt động nhóm trong doanh nghiệp không hiệu quả. Khi nhiều cá nhân tham gia vào cùng một dự án, điều quan trọng là mỗi thành viên đều phải biết được chính xác những việc mình cần làm để hoàn thành các mục tiêu đề ra. Khi một thành viên không biết rằng mục đích của việc họ làm là gì, tại sao lại phải hoàn thành nhiệm vụ sẽ khiến mục tiêu của dự án khó mà hoàn thành được.

Vì vậy, ban quản lý của nhóm cần phải truyền đạt thật chi tiết tất cả các thông tin về mục đích, nhiệm vụ của dự án ngay từ ban đầu để tránh tình trạng phối hợp không đồng bộ trong một tổ chức. Đồng thời, việc quản lý quá trình làm việc, kiểm tra kết quả hoàn thành của mỗi thành viên trong nhóm cũng là việc cần thiết để đảm bảo hoạt động của dự án đang đi đúng hướng.

Trong một nhóm sẽ luôn luôn tồn tại sự khác biệt về trình độ giữa các thành viên. Một người giỏi, có kiến thức, kỹ năng vượt trội nhưng lại sở hữu cái tôi quá lớn thì đây không được xem là một điều tốt cho việc thực hiện mục tiêu chung cho doanh nghiệp.

Nếu trong nhóm có những thành viên luôn đặt “cái tôi” của mình lên quá cao và coi thường tất cả những người khác thì mâu thuẫn là điều không thể tránh khỏi. Điều này sẽ gây ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp bởi một kiến thức chỉ mang lại lợi ích khi được chia sẻ rộng rãi đến các thành viên.

Trong trường hợp này, điều mà các nhà quản lý cần làm là khuyến khích thành viên trong nhóm cởi mở với nhau nhiều hơn trong công việc. Ngoài ra, mỗi thành viên nên lắng nghe, tôn trọng quan điểm của nhau để khắc phục được các khó khăn khi làm việc nhóm. 

Niềm tin của các thành viên trong một nhóm là yếu tố quan trọng để nâng cao năng suất làm việc. Khi có sự tin tưởng lẫn nhau, các thành viên sẽ sẵn sàng hỗ trợ nhau khi cần thiết. Sự tin tưởng sẽ giúp các vấn đề trong nhóm được giải quyết một cách hiệu quả hơn.

Trong trường hợp này, cần tăng sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm bằng cách chia sẻ và kết nối nhiều hơn với nhau. Việc trao đổi những điều bất đồng ý kiến và chưa tin tưởng sẽ phần nào giảm thiểu những bất lợi khi làm việc nhóm. Thông qua việc trao đổi, hai bên sẽ dễ dàng hiểu được suy nghĩ của nhau và tin tưởng nhau hơn.

Trong một nhóm, sự xung đột giữa các thành viên là điều rất dễ xảy ra bởi sự khác biệt trong tính cách, sở thích của mỗi người. Đây chính là điểm bất lợi của làm việc nhóm mà nhiều doanh nghiệp gặp phải.

Vì mỗi cá nhân trong nhóm đều có sự khác biệt nên việc dung hòa “cái tôi” riêng biệt thành một “cái ta” chung là điều rất khó khăn và đòi hỏi nhiều thời gian. Sự mâu thuẫn giữa các thành viên sẽ là nguyên nhân dẫn đến sự giảm sút trong năng suất làm việc, gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Khi xung đột xảy ra, các nhà quản lý có thể tìm cách giải quyết mâu thuẫn để hòa giải, giúp hai bên thấu hiểu, cảm thông cho nhau nhiều hơn. Hoặc người quản lý có thể điều chỉnh lượng công việc của cả hai bên để tối thiểu sự tương tác giữa họ. Từ đó, mâu thuẫn sẽ được giảm bớt.

Sự kết nối chính là chìa khóa giúp gia tăng hiệu quả làm việc nhóm. Vấn đề này càng trở nên quan trọng khi đại dịch Covid xảy ra khiến xu hướng Hybrid working trở nên phổ biến. Nhiều doanh nghiệp phải triển khai chính sách làm việc từ xa để đảm bảo an toàn trong thời kỳ này. Từ đó, các thành viên trong nhóm sẽ thiếu sự kết nối hơn khiến hiệu quả hoạt động trở nên kém hơn.

Trong thời đại số hóa hiện nay, công nghệ đã xuất hiện trên nhiều phương diện, tạo sự thuận lợi cho cuộc sống con người. Tuy nhiên, công nghệ dù hiện đại đến đâu cũng khó có thể nâng cao được sức mạnh của tập thể. Vì vậy, các công ty nên tổ chức nhiều hoạt động để tăng cường sự tương tác của các thành viên. Ngay cả khi phải làm việc tại nhà trong điều kiện bất lợi như dịch Covid-19, doanh nghiệp vẫn có thể tổ chức các buổi họp qua zoom, google meets, các trò chơi gắn kết tập thể để các nhân viên có thể giao lưu, trao đổi.

Doanh nghiệp có thể tham khảo bài viết Employee engagement là gì? Cách nâng cao tương tác nhân sự để tìm ra giải pháp hiệu quả cho vấn đề này.

Việc chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan tới dự án sẽ giúp các nhóm có tỷ lệ thành công cao hơn. Chính vì vậy, chỉ cần một nhân viên không muốn chia sẻ, trao đổi thông tin với các thành viên khác trong nhóm thì hiệu suất làm việc sẽ bị giảm sút.

Thành viên trong nhóm sẽ hiểu sai và thực hiện công việc không hiệu quả nếu họ tiếp nhận thông tin không đầy đủ. Điều này sẽ làm ảnh hưởng nghiêm trọng tới mục tiêu chung của cả nhóm khiến hiệu quả công việc giảm xuống đáng kể.

Một trong khó khăn khi làm việc nhóm thường gặp là các thành viên ngại va chạm, lười biếng và thiếu động lực. Khi các thành viên ngại va chạm, nể nang nhau thì việc thảo luận các vấn đề khi làm việc sẽ trở nên khó khăn khi không ai đóng góp ý kiến. Việc này sẽ ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả hoạt động của nhóm.

Trong trường hợp các thành viên nhóm lười biếng, thiếu động lực làm việc thì mối quan hệ của cá nhân trong nhóm cũng sẽ bị ảnh hưởng ít nhiều. Vì vậy, trưởng nhóm nên hạn chế vấn đề này bằng cách sắp xếp công việc rõ ràng cho từng người và yêu cầu họ hoàn thành theo đúng kế hoạch, tiến độ đã đề ra.

Khi làm việc nhóm, việc cùng nhau phát triển và cạnh tranh là điều mà các doanh nghiệp nên khuyến khích các thành viên thực hiện. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nhiều người vẫn đấu đá, cạnh tranh không lành mạnh, điều đó sẽ tạo nên một môi trường làm việc kém hiệu quả.

Sự cạnh tranh độc hại trong nhóm làm sự tương tác giữa các thành viên bị kém đi. Các thành viên sẽ giảm sự phối hợp, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc để hoàn thành mục tiêu đã đề ra. Điều này dễ dẫn đến sự chia rẽ nội bộ, làm giảm hiệu quả hoạt động nhóm, nghiêm trọng hơn là khiến cho toàn bộ dự án bị chậm tiến độ do phải dành thời gian để giải quyết mâu thuẫn.

Các thành viên trong một nhóm có thể có những mục tiêu, chí hướng khác nhau ngay cả khi đang làm cùng một dự án. Điều này sẽ dẫn đến trường hợp mỗi thành viên trong nhóm đều tự làm theo ý mình khiến quá trình làm việc diễn ra không hiệu quả.

Trong trường hợp này, các nhà quản lý có thể giải quyết bằng cách cho phép mỗi thành viên có thể thoải mái nêu lên quan điểm và suy nghĩ của mình. Và người quản lý sẽ tổng hợp lại tất cả các ý kiến để đưa ra phương án vừa có thể cân bằng giữa chí hướng của các nhân viên mà vừa tiếp cận dự án một cách hiệu quả nhất.

Một trong những khó khăn khi làm việc nhóm là các thành viên không quan tâm đến công việc chung. Khi đó, các thành viên sẽ đặt lợi ích cá nhân lên trên lợi ích chung của nhóm. Họ chỉ tập trung để công việc của mình được hoàn thành sớm mà không quan tâm đến tiến độ chung của tất cả mọi người trong nhóm. Tuy nhiên, một dự án chỉ thành công được ghi có sự góp sức của tất cả mọi thành viên. Một cá nhân hoàn thành công việc không thể khiến toàn bộ dự án của nhóm đạt kết quả tốt.

Lợi ích của thành viên và nhóm không phải riêng biệt mà luôn gắn liền với nhau. Các thành viên trong nhóm nên đặt mục tiêu cá nhân và nhóm đi đôi với nhau. Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể thưởng thêm cho nhân viên mình để tinh thần làm việc trở nên tích cực hơn.