Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Vai trò và phương pháp cải tiến

Kỹ năng làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là tập hợp các năng lực có liên quan với nhau nhằm hỗ trợ các cá nhân khi làm việc theo nhóm. Bằng cách này, mỗi cá nhân có thể nâng cao năng lực của bản thân và nâng cao hiệu quả làm việc. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cũng cần kết hợp những kỹ năng cá nhân này với tinh thần hợp tác để cùng nhóm hoàn thành mục tiêu chung.

Kỹ năng làm việc nhóm

>>>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc

Vai trò của kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, đội và tổ chức. Đặc biệt:

• Dành cho doanh nghiệp

• Tăng hiệu quả công việc: Các thành viên trong nhóm chia sẻ và hỗ trợ lẫn nhau trong công việc. Nhờ đó mà các công việc được hoàn thành nhanh chóng và mang lại kết quả tốt nhất.
• Gắn kết nhân viên với lãnh đạo: Nhân viên và lãnh đạo sẽ hiểu được những khó khăn của nhau trong công việc. Từ đó, sự hỗ trợ, giúp đỡ lẫn nhau sẽ được triển khai giữa các bên mà không hề do dự.
• Lựa chọn phương án tốt nhất: Làm việc nhóm hiệu quả sẽ đưa ra những quyết định và phương án phù hợp nhất với tình hình thực tế.
• Nâng cao kỷ luật: Một tập thể làm việc có kỷ luật khiến các thành viên có tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.

• Cho cả đội
• Nhờ có tập thể, kỹ năng giao tiếp của các thành viên được nâng cao, họ có cơ hội cởi mở và tự tin hơn. Ngoài ra, các cá nhân không phải làm việc một mình nên tính kỷ luật và trách nhiệm cũng được đề cao.
• Áp dụng kỹ năng làm việc nhóm vào tổ chức giúp khai thác các ý tưởng sáng tạo, từ đó đưa ra các chiến lược hoặc quyết định chính xác hơn.

• Cho cá nhân

Khi các thành viên làm việc theo nhóm, mỗi cá nhân sẽ phát triển được nhiều kỹ năng hơn. Làm việc theo nhóm mang đến cho nhân viên cơ hội rèn luyện khả năng lắng nghe nhiều hơn và giúp mỗi thành viên tự tin bày tỏ quan điểm của mình. Đồng thời, kỹ năng làm việc nhóm còn giúp cá nhân nâng cao năng lực và có tinh thần trách nhiệm cao hơn trong công việc.

Mỗi cá nhân đều có vai trò quan trọng khi làm việc nhóm

Những kỹ năng cần thiết khi làm việc nhóm

Dưới đây là những kỹ năng cần thiết khi làm việc nhóm mà nhân viên nên có:

• Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp là một trong những kỹ năng cơ bản giúp gắn kết các thành viên với nhau. Tuy nhiên, mỗi cá nhân cần tinh tế hơn trong cách dẫn dắt, thể hiện nội dung để các thành viên hiểu rõ hơn vấn đề được trình bày.
• Kỹ năng giải quyết xung đột: Kỹ năng này cũng đóng vai trò quan trọng vì trong quá trình làm việc nhóm, việc tranh cãi giữa các thành viên chắc chắn sẽ xảy ra. Vì vậy, các thành viên không nên né tránh mâu thuẫn mà phải giải quyết ngay để không ảnh hưởng đến công việc.
• Kỹ năng quản lý thời gian: Khi tham gia làm việc nhóm, mỗi thành viên cần sắp xếp thời gian của mình một cách hợp lý để tham gia các cuộc họp chung. Hơn nữa, mỗi cá nhân cần quản lý thời gian hoàn thành công việc để không ảnh hưởng đến hiệu quả của nhóm.
• Kỹ năng tư duy và tư duy phản biện: Đây là kỹ năng hỗ trợ trong quá trình chứng minh ý tưởng, chiến lược của mỗi nhân viên. Ngoài ra, trong quá trình thảo luận, các cá nhân cũng có thể có những ý kiến ​​không phù hợp hoặc bảo vệ những ý kiến ​​phù hợp.
• Kỹ năng đàm phán, thuyết phục: Đây là kỹ năng cực kỳ cần thiết khi HR muốn thuyết phục các thành viên trong nhóm tin tưởng vào ý tưởng và quyết định của mình.
• Kỹ năng ra quyết định: Kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong làm việc nhóm, đặc biệt với vai trò là người lãnh đạo nhóm. Sau khi đưa ra ý kiến, ý tưởng, các thành viên sẽ quyết định lựa chọn ý tưởng tốt nhất. Tuy nhiên, tất cả các thành viên đều phải cân nhắc kỹ lưỡng vì những quyết định này sẽ ảnh hưởng đến kết quả làm việc chung của nhóm.
• Kỹ năng tổ chức và lập kế hoạch: Các thành viên cần triển khai, phân bổ nhiệm vụ, thời gian hợp lý đảm bảo công việc không bị chậm tiến độ.
• Kỹ năng lãnh đạo và hợp tác: Kỹ năng này rất quan trọng đối với người trưởng nhóm vì đây sẽ là người đưa ra mọi quyết định cuối cùng trong các cuộc tranh luận trong nhóm.
  

Kỹ năng giao tiếp là thành phần quan trọng giúp các thành viên gắn kết với nhau

>>>> Tìm hiểu thêm: Phần mềm quản lý công việc nhóm

Giải pháp nâng cao kỹ năng làm việc nhóm

Đặt mục tiêu và nhiệm vụ chung

Khi tham gia làm việc nhóm, mỗi người phải đặt mục tiêu công việc lên trên mục tiêu cá nhân. Nếu cá nhân nào có cái tôi quá lớn, thường xuyên đặt mục tiêu cá nhân lên trên mục tiêu cốt lõi sẽ dễ dẫn đến những xung đột, tranh cãi trong tập thể. Vì vậy, người lãnh đạo nhóm cần đưa ra những chiến lược và hoài bão cụ thể để mọi thành viên cùng đóng góp và hoàn thành.

Đặt ra những nguyện vọng chung

Giao tiếp cởi mở

Hầu hết các đội thường xuyên xảy ra mâu thuẫn, bất đồng từ các tình huống giao tiếp. Để giảm thiểu những rào cản này, các thành viên cần phải nói ra suy nghĩ của mình hoặc bình luận về những khác biệt, sai lệch của nhau để giải quyết vấn đề thay vì im lặng.

Các thành viên cần giao tiếp cởi mở

Quá trình giao tiếp cũng ảnh hưởng tới niềm tin mà các thành viên dành cho nhau. Vì vậy, mỗi cá nhân trong nhóm cần cởi mở và bày tỏ ý kiến ​​của mình hơn; suy nghĩ của họ đối với người khác.

Xác định trách nhiệm của mỗi cá nhân

Nếu muốn đạt được thành công mục tiêu của nhóm, mỗi thành viên cần xác định rõ trách nhiệm của mình. Trưởng nhóm sẽ đóng vai trò phân chia họ phù hợp với năng lực của mỗi người. Sau đó, các nhiệm vụ được đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn.

Sự công nhận và khen thưởng

Thường xuyên ghi nhận và khen thưởng sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc của các thành viên trong nhóm. Bên cạnh đó, nó còn khiến cá nhân cảm thấy sự cống hiến của mình có ý nghĩa hơn cho tổ chức và tạo động lực cho họ làm việc chăm chỉ hơn.

Ghi nhận và khen thưởng các thành viên trong nhóm

Nhanh chóng giải quyết xung đột

Sẽ không có sự gắn kết giữa các thành viên khi xảy ra mâu thuẫn trong nhóm, lãng phí thời gian cũng như giảm hiệu quả công việc. Để hóa giải những tranh cãi trong nhóm, các thành viên phải giải quyết vấn đề ngay từ đầu. Hơn nữa, các thành viên có thể áp dụng các phương pháp như nói chuyện rõ ràng hoặc tìm cách tạo ra bầu không khí hòa bình… để giải quyết mọi xung đột.

Cần giải quyết nhanh chóng khi xảy ra mâu thuẫn

>>>> Xem thêm: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cân bằng công việc

Trưởng nhóm hay trưởng nhóm cần phân chia nhiệm vụ của từng thành viên một cách công bằng, phù hợp với khả năng và vị trí của thành viên. Trưởng nhóm cũng cần cân nhắc việc chia đều trách nhiệm cho các thành viên, không thiên vị bất kỳ cá nhân nào. Hơn nữa, trưởng nhóm đảm bảo rằng các thành viên không cảm thấy mình đang bị lợi dụng.

Luôn đúng giờ

Đến đúng giờ trong các cuộc họp là điều cần thiết để thể hiện tinh thần trách nhiệm. Sự đúng tiến độ không chỉ thể hiện ở thời gian mà còn ở tiến độ hoàn thành đảm bảo tiến độ công việc.

Luôn đúng giờ để thể hiện tinh thần đồng đội

Hạn chế tiêu cực

Tiêu cực ảnh hưởng rất lớn đến tinh thần làm việc của mỗi cá nhân hoặc toàn đội. Vì vậy, mỗi thành viên không nên để những mâu thuẫn hay bất cứ cảm xúc cá nhân nào ảnh hưởng đến tinh thần của tập thể.

Người lãnh đạo luôn mạnh mẽ và vững vàng

Trưởng nhóm là vị trí chủ chốt đưa ra mọi quyết định cuối cùng cho một đội. Hơn nữa, trưởng nhóm còn là người đại diện hòa giải các vấn đề trong quá trình làm việc nhóm. Vì vậy, để được mọi người tin tưởng, người trưởng nhóm cần phải đủ mạnh mẽ và vững vàng để dẫn dắt những người khác.

Tôn trọng lẫn nhau

Các cá nhân trong nhóm luôn phải tôn trọng lẫn nhau. Đây cũng được coi là quy tắc làm việc nhóm mà mỗi người nên chú ý để giảm bớt xung đột hay bất đồng. Ngoài ra, các thành viên trong nhóm cũng nên khen ngợi, động viên các thành viên khác để tạo động lực làm việc hiệu quả.

Các thành viên luôn lắng nghe và đóng góp ý kiến ​​mới

Qua bài viết trên, viindoo đã giải thích kỹ năng làm việc nhóm là gì và những kỹ năng này có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp hoặc cá nhân. Hy vọng những thông tin này sẽ giúp doanh nghiệp tìm ra phương pháp làm việc nhóm hiệu quả.

>>>> Tiếp tục với:

• 10 khó khăn khi làm việc nhóm và cách giải quyết hiệu quả
• 10 lợi ích của làm việc nhóm đối với cá nhân và doanh nghiệp