Kanban là gì? Cách dùng Kanban quản lý công việc hiệu quả​

1. Kanban là gì?

Kanban là một phương pháp khá phổ biến trong quy trình quản lý công việc hoặc các dự án. Trong Tiếng Nhật, Kanban nghĩa là thẻ thị giác, phương pháp này giúp người dùng hình dung tổng thể công việc thông qua các công cụ trực quan hóa, từ đó tối ưu hóa quy trình và cải thiện hiệu suất làm việc liên tục.

Phương pháp này lần đầu tiên được Toyota phát triển và áp dụng như một hệ thống lập kế hoạch cho quy trình sản xuất tinh gọn. Phương pháp này được sáng tạo dựa trên hình thức sản xuất “kéo” (Pull), nghĩa là họ sản xuất dựa trên việc dự kiến nhu cầu của khách hàng để tránh có quá nhiều hàng hóa tồn kho.

Ý nghĩa cốt lõi của phương pháp này là giảm thiểu việc lãng phí nguồn tài nguyên mà không ảnh hưởng năng suất. Mục tiêu chính của Kanban là tạo ra nhiều giá trị hơn cho khách hàng mà vẫn giảm thiểu được các chi phí không cần thiết.

Phương pháp Kanban không chỉ sử dụng các thẻ thị giác để quản lý việc sản xuất đúng thời điểm mà còn được thiết kế để giảm bớt các điểm tắc nghẽn trong khâu sản xuất, nâng cao hiệu quả, tăng sản lượng.

Kanban là gì?

Khi sử dụng phương pháp Kanban, người dùng sẽ trực quan hóa các công việc cần thực hiện trong một quy trình bằng các công cụ như bảng trắng và giấy màu. Một bảng Kanban cơ bản chỉ gồm ba quy trình công việc: Việc cần làm, Đang tiến hành và Hoàn thành. Tuy nhiên, các cột có thể được thêm hoặc thay đổi cho phù hợp với dự án.

Mỗi nhiệm vụ được thể hiện dưới dạng một “thẻ” và được đặt trong các cột biểu thị giai đoạn hiện tại của từng công việc. Khi các tác vụ tiến triển, thẻ sẽ được di chuyển trong suốt quy trình làm việc. Mỗi thẻ sẽ chứa thông tin về nhiệm vụ, chẳng hạn như:

• Mô tả ngắn về công việc
• Tên của người chịu trách nhiệm
• Ước tính thời gian hoàn thành
• Điều kiện để chuyển tác vụ sang giai đoạn tiếp theo

Đối với các phần mềm quản lý, thẻ nhiệm vụ cũng có thể chứa các dữ liệu khác, bao gồm liên kết đến các tài liệu và tệp hỗ trợ có liên quan.

>>>> Tìm Hiểu Thêm: 13 cách quản lý công việc hiệu quả, đánh bại mọi deadline

2. 4 nguyên lý nền tảng của Kanban

Quy trình Kanban được áp dụng dựa trên 4 nguyên lý nền tảng gồm:

• Bắt đầu với những công việc đang làm: Phương pháp này cần phải được áp dụng trực tiếp cho quy trình làm việc hiện tại nhưng với tốc độ chậm rãi và dần dần thay đổi theo thời gian. Tránh gây ra sự thay đổi đột ngột khiến những nhân viên thực hiện quy trình cảm thấy bị ngợp.
• Cam kết để thay đổi: Các công việc nên được thay đổi dần dần và khiến mọi người tự nguyện điều chỉnh theo phương pháp. Điều này sẽ giúp tránh được những xung đột không đáng có giữa các cá nhân trong tổ chức.
• Từng cá nhân vẫn giữ vị trí của bản thân: Phương pháp này không làm thay đổi các vị trí và chức năng hiện tại của từng cá nhân đang làm tốt vai trò của mình. Thay vào đó mọi người sẽ cùng bàn với nhau để xác định và thực hiện các thay đổi cần thiết. Điều này sẽ giúp các nhân viên trong doanh nghiệp không cảm thấy e sợ và sẵn sàng đón nhận sự thay đổi.
• Khuyến khích các hoạt động lãnh đạo ở tất cả các cấp: Kanban nhấn mạnh rằng các hoạt động lãnh đạo không chỉ bắt nguồn từ các nhà quản lý cấp cao. Mỗi người trong tổ chức có thể đưa ra ý tưởng và thể hiện khả năng lãnh đạo để thực hiện các thay đổi nhằm cải thiện hiệu suất của công việc.

Phương pháp cần phải được áp dụng chậm rãi và dần dần thay đổi theo thời gian.

3. Lợi ích của phương pháp Kanban

Giữa làn sóng Chuyển đổi số tại Việt Nam, phương pháp Kanban càng trở nên phổ biến và trở thành phương pháp quản lý “xương sống”, được ứng dụng rất nhiều trong các Giải pháp Phần mềm Quản trị Doanh nghiệp.

Ba lợi ích được các nhà quản trị nhắc tới nhiều nhất khi sử dụng Kanban đó là:

• Theo dõi cụ thể tiến độ công việc thực tế: Không chỉ dành riêng cho nhà quản trị, mà mỗi nhân viên đều có thể theo dõi được tiến độ công việc của cá nhân, đồng nghiệp và dự án và tối ưu hóa hiệu suất công việc​. 

• Chủ động hoàn thành công việc: Nhiệm vụ của mỗi cá nhân luôn được cập nhập trạng thái một cách minh bạch giúp những người tham gia dự án có thể xác định rõ tiến độ công việc, chủ động sắp xếp để hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn mà không cần có người quản lý giám sát, nhắc nhở. Như vậy, mỗi thành viên của dự án sẽ tự quản lý chính mình.  

• Nhiệm vụ được “kéo” và sắp xếp theo khả năng hoàn thành​ Thay vì bị áp đặt deadline và bị “đẩy” vào các nhiệm vụ, mỗi nhân viên được quyền chủ động nhận và ước tính thời gian hoàn thành theo năng lực. Điều này giúp tránh việc nhân viên không làm việc hết hiệu suất. 

4. Cách tạo Kanban cá nhân

Không chỉ có ích trong các công việc sản xuất và tác vụ kinh doanh của doanh nghiệp, bảng Kanban cũng có thể được dùng trong việc quản lý các hoạt động hằng ngày. Bạn có thể sử dụng phương pháp Kanban để quản lý lịch trình làm việc của bản thân và trách được tình trạng công việc dồn dập không sao giải quyết hết.

Bạn có thể thực hiện phương pháp Kanban theo các bước sau:

• Bước 1 - Chọn công cụ: Sử dụng tường nhà hoặc một tấm bảng có thể dính được nam châm kèm với các tập giấy nhớ đủ loại màu sắc.
• Bước 2 - Xác định các cột: Một bảng Kanban cơ bản sẽ gồm 3 cột chính là Việc cần làm (To do list), Đang tiến hành (In progress) và Hoàn thành (Complete).
• Bước 3 - Phân loại công việc: Phân chia các công việc hiện tại vào từng cột, bạn có thể sử dụng màu của giấy để phân biệt sự quan trọng và mức độ ưu tiên của từng công việc.
• Bước 4 - Áp dụng: Khi bạn bắt đầu làm công việc nào, hãy chuyển giấy của công việc đó từ cột 1 sang cột 2. Khi bạn đã hoàn thành công việc ở cột 2, tiếp tục chuyển các công việc đó sáng cột 3.

Nếu bạn không muốn làm thủ công, thì có thể sử dụng một số phần mềm hoặc website giúp áp dụng phương pháp Kanban một cách trực quan và sinh động hơn.

Bảng Kanban có thể được lập thủ công hoặc nhờ sự trợ giúp của công nghệ hiện đại.

5. Áp dụng phương pháp Kanban trong quản lý công việc, dự án

Không chỉ hỗ trợ các công việc cá nhân, mô hình Kanban còn là công cụ quản lý công việc, dự án mạnh mẽ tại nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bạn có thể tham khảo cách áp dụng Kanban trong công việc và quản lý tiến độ dự án cùng phần mềm Viindoo:

5.1 Hình thành quy trình làm việc tổng quan

Ngay từ khi bắt đầu, các đội nhóm cần phân tách dự án thành một hệ thống các nhiệm vụ (thẻ Kanban) cần phải hoàn thành. Tiếp theo, để có thể áp dụng phương pháp Kanban, bạn cần có các cột, mỗi cột trong quy trình đại diện cho một giai đoạn làm việc.

Qua việc quan sát các cột, phương pháp Kanban sẽ giúp bạn hình dung rõ quy trình thực tế của dự án và tiến độ công việc.  

Giao diện Kanban trong tính năng Quản lý Dự án - Viindoo Project

Cách chia đơn giản nhất, sẽ có 3 cột được tạo: To-do (Việc cần làm), In-progress (Đang tiến hành), Done (Hoàn thành). Tuỳ thuộc vào quy trình và tính chất của mỗi dự án, số cột trong một bảng Kanban có thể nhiều hơn 3.  

Khi bạn bắt đầu một công việc, bạn sẽ kéo thẻ từ mục To-do sang In-progress và tiếp tục kéo sang mục Done sau khi hoàn tất nhiệm vụ. Nhìn từ giao diện tổng quan của bảng Kanban, bạn ngay lập tức xác định tiến độ công việc và phát hiện điểm tắc nghẽn.

Dễ dàng nhận thấy, Giao diện Kanban được ứng dụng xuyên suốt trong nhiều tính năng của phần mềm Viindoo. Hơn cả quy trình làm việc, bạn cũng có thể quan sát được khối lượng công việc của những người anh em để cùng sát cách hoàn thành nhiệm vụ.

Giao diện Kanban được áp dụng xuyên suốt nhiều tính năng của phần mềm Viindoo

5.2 Giới hạn thời lượng thực hiện nhiệm vụ

Quy trình Kanban giúp bạn có thể định hình và tính toán những công việc có thể thực hiện cùng một thời điểm để tránh quá tải. Bạn luôn luôn quan sát và giới hạn được số lượng công việc đang được thực hiện.  

Dựa trên nguyên tắc này, Viindoo Project cho phép người dùng tính toán chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc.

Viindoo Project cho phép người dùng tính toán chính xác thời gian bắt đầu và kết thúc của một công việc

Việc đặt giới hạn tối đa cho mỗi giai đoạn đảm bảo rằng thẻ Kanban chỉ có thể được “kéo” sang mục tiếp theo khi đã sẵn sàng hoặc đủ nguồn lực để thực hiện.  

Hơn nữa, bằng việc giới hạn thời gian các nhiệm vụ đang được thực hiện, chủ nhiệm dự án dễ dàng tính toán tiến độ và phát hiện ra những vấn đề còn tồn đọng để có thể kịp thời xử lý. 

Cùng với sơ đồ Gantt , tiến độ dự án và thời gian dự kiến, thời gian thực tế hoàn thành nhiệm vụ được hiển thị trực quan và minh bạch trong

Thời gian thực tế để hoàn thành nhiệm vụ được hiển thị rõ ràng và minh bạch trong Viindoo Project.

5.3 Tập trung và chủ động điều phối công việc

Phương pháp Kanban thực chất là quy hoạch cụ thể hóa quy trình làm việc sau đó tối giản và biến chúng thành những vòng lặp. Đối với các dự án hoặc quy trình làm việc của một phòng ban, vòng lặp sẽ giúp công việc được thực hiện một cách chính xác và nhanh chóng hơn vì luôn tuân thủ theo một chu trình cố định.

Đứng từ góc độ Quản lý dự án, mỗi nhân viên tham gia đều có nhận thức rõ ràng về những nhiệm vụ mình phải thực hiện và hiểu được mục tiêu chung mà dự án hướng tới.  

Họ tập trung theo “dòng chảy” của công việc, có ý thức để hoàn thành đúng hạn, chủ động điều phối công việc để không làm ảnh hưởng đến đồng nghiệp, tiến độ chung của dự án.

Viindoo Project cung cấp công cụ lọc chi tiết để cung cấp cái nhìn đa chiều và toàn diện về dự án.

Bên cạnh đó, việc duy trì các vòng lặp công việc bạn nhanh chóng phát hiện ra những công việc bị lặp lại, giúp tối ưu quy trình, rút ngắn thời gian triển khai. Chia nhỏ, phân theo giai đoạn và liên tục cải tiến cũng cách nhanh nhất để “giảm tải” tinh thần của cả bộ máy trong tiến trình thay đổi phương thức quản trị.  

Khi sử dụng phương pháp Kanban, bạn cần phải cẩn trọng với từng bước trong quy trình và phải nắm chắc các quy tắc cốt lõi để áp dụng thành công. Dưới đây là một số quy tắc mà bạn cần phải lưu ý:

• Trực quan hóa quy trình làm việc: sử dụng giấy nhớ có màu hoặc các công cụ giúp trực quan hóa những nhiệm vụ cần làm. Từ đó bạn sẽ quan sát được luồng công việc mà bản thân đang thực hiện. Nhận biết dòng chảy của công việc sẽ giúp bạn cải thiện năng suất của bản thân hiệu quả hơn.
• Giới hạn lượng công việc: Giới hạn công việc nghĩa là bạn phải bảo đảm lượng tác vụ trong một thời điểm bất kỳ không được quá nhiều hoặc quá ít. Hãy đảm bảo rằng số lượng thẻ trên bảng Kanban có thể được xử lý bằng các tài nguyên mà bạn đang có sẵn.
• Quản lý dòng chảy công việc: Một trong những mục tiêu chính khi triển khai hệ thống Kanban là tạo ra một quy trình công việc rõ ràng. Thay vì tập trung quản lý mọi người, bạn nên tập trung vào việc quản lý các quy trình làm việc và hiểu cách hoàn thành công việc đó nhanh hơn thông qua hệ thống.
• Có chính sách rõ ràng: Làm rõ các vấn đề, nhiệm vụ và quy tắc của một quy trình hoạt động. Những điều này cần được ghi lại và chia sẻ giữa từng cá nhân. Mục đích là để ngăn không để cảm xúc và quan điểm chủ quan khiến quá trình làm việc bị mất hiệu quả.
• Cùng nhau phát triển: Ở phương pháp Kanban, hợp tác và thử nghiệm luôn song hành với nhau miễn là có sự rõ ràng và đồng thuận về cách tiếp cận và xử lý công việc.

Bạn phải bảo đảm lượng tác vụ trong một thời điểm bất kỳ phù hợp với tài nguyên đang có.

Nội dung bài viết bên trên đã trả lời cho câu hỏi Kanban là gì cũng như cung cấp các thông tin cần thiết cho việc áp dụng phương pháp này. Viindoo hy vọng bạn sẽ xây được một hệ thống Kanban hiệu quả và ngày càng tiến xa hơn trong công việc.​

>>>> Tiếp Tục Với:

• Phương pháp Pomodoro là gì? Cách áp dụng phương pháp

• Getting Things Done - Quản lý công việc hiệu quả